Schritt-für-Schritt-Anleitung für das automatische Sortieren von Bewerbungen
Personalabteilungen erhalten täglich zahlreiche Bewerbungen per E-Mail oder über Online-Portale.
Mit dem Automatic PDF Processor sortieren und archivieren Sie diese Unterlagen vollautomatisch
nach Bewerber, Stelle oder Eingangsdatum.
Typische Anwendungsfälle
- Nach Stelle sortieren: Bewerbungen in Ordner pro ausgeschriebener Position ablegen
- Nach Bewerber sortieren: Alle Unterlagen eines Bewerbers im gleichen Ordner sammeln
- Nach Datum sortieren: Chronologische Ablage nach Eingang
- Kombination: Stelle > Monat > Bewerbername
Schritt 1: Neues Profil erstellen
Erstellen Sie ein neues Profil mit einem aussagekräftigen Namen wie "Bewerbungen sortieren".
Legen Sie den Ordner fest, in dem die Bewerbungen eingehen (z.B. ein Scan-Ordner oder E-Mail-Anhang-Ordner).
Schritt 2: Extrahierungsregeln für Bewerberdaten erstellen
Um Bewerbungen korrekt zu sortieren, müssen relevante Daten aus dem Dokument extrahiert werden.
Wechseln Sie zur Registerkarte "Datenextrahierung" und erstellen Sie Regeln für:
| Datenfeld |
Typische Position |
Beispiel |
| Bewerbername |
Nach "Name:" oder im Briefkopf |
Max Mustermann |
| Stellenbezeichnung |
Nach "Bewerbung als" oder "Stelle:" |
Softwareentwickler |
| Eingangsdatum |
Briefdatum oder Dateierstellungsdatum |
15.01.2025 |
Schritt 3: Aufgabe "Datei verschieben" konfigurieren
Wechseln Sie zur Aufgabenansicht und wählen Sie die Aufgabe "Datei verschieben".
Hier legen Sie sowohl den Zielordner als auch den neuen Dateinamen fest.
Zielordner (Beispiele)
Sortierung nach Stelle und Monat:
D:\Bewerbungen\<RuleId:1(Stellenbezeichnung)>\<TodaysYear4>-<TodaysMonth>
Sortierung nach Bewerber:
D:\Bewerbungen\<RuleId:2(Bewerbername)>
Dateiname
Vergeben Sie aussagekräftige Dateinamen mit den extrahierten Daten:
<RuleId:2(Bewerbername)> - <RuleId:1(Stellenbezeichnung)> - <TodaysDate>
Ergebnis: "Max Mustermann - Softwareentwickler - 2025-01-15.pdf"
Optionale Erweiterung: Filterung nach Stellenausschreibung
Sie können verschiedene Profile für verschiedene Stellen erstellen:
- Erstellen Sie ein Profil pro offener Stelle
- Setzen Sie einen Filter, der nur Bewerbungen für diese Stelle erfasst
- Konfigurieren Sie den entsprechenden Zielordner
Alternativ: Ein Profil mit der Stellenbezeichnung als Unterordner (wie oben gezeigt).
Ergebnis
Nach der Konfiguration werden alle eingehenden Bewerbungen automatisch:
- Nach Bewerber und/oder Stelle kategorisiert
- In die entsprechenden Ordner verschoben
- Mit aussagekräftigen Dateinamen versehen