Automatic Email Processor - Änderungsübersicht

• Der Protokoll-Filter bleibt jetzt zuverlässig aktiv. Bisher konnte er sich beim laufenden Aktualisieren der Anzeige selbst aufheben, sodass ausgefilterte Einträge sofort wieder auftauchten. Im Deutschen war zudem die Auswahl für die letzten Tage mit der für ältere Einträge vertauscht, sodass die alten statt der neuen Einträge angezeigt wurden. Beides ist behoben.
• Der eingestellte Protokoll-Filter bleibt jetzt über einen Neustart des Programms hinweg erhalten. Bisher war er nach jedem Neustart wieder zurückgesetzt.
• Zeitbezogene Protokoll-Filter rechnen jetzt ab dem Tagesbeginn und kalendergenau. Der gewählte Zeitraum verschiebt sich nicht mehr im Tagesverlauf, und Monate sowie Jahre werden kalendergenau statt mit 30 bzw. 365 Tagen berücksichtigt.
• Ein Protokoll-Filter lässt sich jetzt vollständig entfernen. Auch die letzte Filterzeile kann gelöscht werden, und eine Schaltfläche hilft anschließend beim Hinzufügen eines neuen Filters.
• Die zuletzt verwendeten Einstellungen für den Excel-Bericht werden jetzt gemerkt. Beim nächsten Erstellen sind Zeitraum und Optionen wieder vorausgewählt.
• Bei den Empfängern für Benachrichtigungen lassen sich zuletzt verwendete Adressen jetzt bequem über eine Liste auswählen, statt sie erneut einzutippen.
• Beim Übernehmen von Profilen aus Version 3 erkennt das Programm jetzt Konten, die in Wirklichkeit Outlook-Datendateien (PST) sind. Solche Einträge sind keine echten Postfächer und werden nicht mehr als unvollständige E-Mail-Konten angelegt, sodass der irreführende Hinweis auf unvollständig eingerichtete Konten nach der Übernahme entfällt. In einer Übersicht lässt sich pro Konto festlegen, ob es ein E-Mail-Konto oder eine PST-Datei ist; die zugehörigen Profile werden bei PST-Dateien deaktiviert.
• Bei der Installation bietet das Setup jetzt einmalig an, den automatischen Start einer noch vorhandenen Version 3 zu deaktivieren. So starten nach dem Umstieg auf Version 4 nicht mehr beide Versionen gleichzeitig mit Windows.

• Auf Microsoft-365-Konten belastet die regelmäßige vollständige Prüfung große Postfächer nicht mehr. Sie wurde dort bisher als kompletter Neuabgleich aller Ordner ausgeführt, was bei sehr großen Postfächern viel Zeit und Last kostete. Da neue und verschobene Nachrichten ohnehin vom laufenden Abgleich erkannt werden, läuft die vollständige Prüfung auf Microsoft-365-Konten jetzt schlank mit. Bei IMAP- und POP3-Konten bleibt sie unverändert.
• Bei Neuinstallationen ist die vollständige Prüfung jetzt standardmäßig ausgeschaltet. Die meisten Setups benötigen sie nicht, da neu eingehende Nachrichten ohnehin laufend erkannt werden. Wer Nachrichten von Hand mit altem Datum in einen überwachten Ordner verschiebt (nur bei IMAP und POP3 relevant), kann sie unter Optionen / Verarbeitung wieder aktivieren. Bestehende Installationen behalten ihre Einstellung.
• Die Verarbeitung läuft jetzt auch auf Konten mit sehr großen Ordnern mit zehntausenden E-Mails zuverlässig. Bei solchen Postfächern kann die regelmäßige vollständige Prüfung eines Ordners lange dauern, und unter hoher Last konnte die Verarbeitung bisher abbrechen und sich immer wieder neu starten, sodass sie scheinbar stehen blieb, bis der Rechner neu gestartet wurde. Neue E-Mails werden während der Prüfung eines großen Ordners zudem nicht mehr so lange zurückgehalten.
• Ein einzelner E-Mail-Server, der nicht mehr antwortet, blockiert nicht länger den gesamten Verarbeitungslauf. Wartet eine einzelne Aktion wie Senden, Verschieben oder Drucken zu lange auf einen nicht reagierenden Server, wird sie nun abgebrochen und als Fehler gemeldet, und die Verarbeitung fährt mit der nächsten E-Mail fort, statt zum Stillstand zu kommen.
• Ein gelöschtes und neu angelegtes E-Mail-Konto lässt sich mit wenigen Klicks wieder mit allen Profilen verknüpfen. Wird ein Konto entfernt und neu angelegt, verwiesen die betroffenen Profile bisher ins Leere („Konto nicht mehr verfügbar“). Ein neuer Protokoll-Tab listet jetzt alle betroffenen Profile auf und führt direkt zu deren Seite „Überwachte Ordner“, wo eine Schaltfläche „Konto neu verknüpfen“ die Verweise einem vorhandenen Konto zuordnet. Die Korrektur gilt für alle Profile, die dasselbe Konto verwenden, unabhängig davon, wie viele es sind.
• Eine unterbrochene Antwort des E-Mail-Servers führt nicht mehr dazu, dass ein Prüfdurchlauf unvollständig bleibt. Bei sehr großen Ordnern konnte eine umfangreiche Server-Antwort gelegentlich mitten in der Übertragung abbrechen, wodurch der Durchlauf vorzeitig mit einem Fehler endete und einzelne E-Mails möglicherweise übersehen wurden. Solche Abbrüche werden jetzt erkannt und der betroffene Abschnitt automatisch erneut abgerufen.
• Wurde eine E-Mail bereits verschoben oder gelöscht, melden nachfolgende Aktionen dafür keinen Fehler mehr. Wenn dieselbe E-Mail durch ein weiteres Profil oder einen erneuten Lauf ein zweites Mal verarbeitet wurde, konnte es vorkommen, dass eine Aktion auf die bereits verschobene Nachricht zugriff und als Fehler im Protokoll erschien, obwohl alles wie gewünscht erledigt war. Solche Aktionen gelten jetzt als bereits erledigt und erzeugen keinen Fehlereintrag mehr.
• Die Benachrichtigung bei Stillstand wird in den Einstellungen jetzt klarer empfohlen. Wer die Software unbeaufsichtigt laufen lässt, wird per E-Mail informiert, falls die Verarbeitung unerwartet stehen bleibt, und muss nicht selbst nachsehen. Wird für den Versand ein Konto gewählt, das selbst überwacht wird, weist ein Hinweis jetzt darauf hin, dass sich dafür besser ein separates Konto eignet.
• Beim Nachholen mit eingeschränktem Zeitraum stimmt die Startzeit jetzt mit der angezeigten Uhrzeit der E-Mails überein. Die im Dialog eingegebene Start- und Endzeit wurde bisher ohne Berücksichtigung der lokalen Zeitzone ausgewertet, sodass je nach Zeitzone E-Mails am Rand des gewählten Zeitraums fehlten und die Startzeit von Hand verschoben werden musste. Die eingegebene Uhrzeit wird nun als Ortszeit verstanden und stimmt mit der im E-Mail-Programm angezeigten Uhrzeit überein.
• Datumsbereiche in Filtern und im Verknüpfungs-Editor berücksichtigen jetzt die lokale Zeitzone. Beim Filtern nach „Datum zwischen“ und beim Festlegen eines Zeitraums im Verknüpfungs-Editor wurde das Empfangsdatum bisher in der koordinierten Weltzeit ausgewertet. Dadurch konnten E-Mails aus den ersten Stunden eines Tages je nach Zeitzone dem Vortag zugeordnet und am Rand des gewählten Bereichs übersehen werden. Maßgeblich ist nun das Datum, das im E-Mail-Programm angezeigt wird.
• Die erstmalige Erfassung sehr großer Postfächer wird nach einer Unterbrechung fortgesetzt statt neu begonnen. Bei Postfächern mit vielen tausend vorhandenen Nachrichten kann die erste Erfassung länger dauern. Wird sie zwischendurch unterbrochen, etwa weil eine erneute Anmeldung erforderlich wird, bleibt der bereits erfasste Teil nun erhalten und der nächste Durchlauf setzt dort fort, anstatt wieder von vorne zu beginnen.
• Der automatische Bericht wird wieder nur einmal je Intervall versendet. War der Bericht auf einen täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Versand eingestellt, konnte er zuvor bei jeder Prüfung im Tagesverlauf erneut verschickt werden. Er wird nun genau einmal pro Intervall versendet, wie eingestellt.
• Die Bericht-E-Mail zeigt die Übersicht wieder im Nachrichtentext. Zusätzlich zur angehängten Tabelle enthält die E-Mail nun die Übersichtstabelle mit der Anzahl der verarbeiteten Nachrichten je Status direkt im Text, sodass das Ergebnis ohne Öffnen des Anhangs auf einen Blick sichtbar ist.
• Ein wöchentlicher oder monatlicher Bericht wird nachgeholt, wenn der vorgesehene Tag verpasst wurde. War der Computer am eingestellten Wochentag oder Monatstag aus oder die Software nicht aktiv, fiel der Bericht zuvor für die ganze Woche oder den ganzen Monat aus. Er wird nun beim nächsten Lauf nachgeholt, weiterhin nur einmal je Zeitraum.
• Ein fehlendes Konto für den Bericht wird jetzt gemeldet, statt unbemerkt zu bleiben. Ist das für den Bericht ausgewählte E-Mail-Konto nicht mehr vorhanden, wird der Bericht weiterhin über das erste verfügbare Konto versendet, und ein Hinweis im Fehlerprotokoll macht darauf aufmerksam, damit Sie in den Einstellungen wieder ein gültiges Konto auswählen können.

• Verschachtelte Ordnerpfade werden in den Einstellungen jetzt durchgängig im gewohnten Outlook-Stil mit dem Backslash als Trennzeichen angezeigt. Bei IMAP-Konten, deren Server den Punkt als Trennzeichen verwendet, erschienen Zielordner beim Verschieben und Kopieren bisher teils in gemischter Schreibweise (zum Beispiel „Rechnungen.2026“ statt „Rechnungen\2026“). Das Basisordner-Feld, die Ergebnisvorschau und die Anzeige im Protokoll verwenden nun einheitlich dieselbe, gut lesbare Schreibweise.
• Einige Optimierungen

• E-Mails werden bei IMAP-Konten auch dann zuverlässig in dynamische Unterordner verschoben und kopiert, wenn der Zielordner bereits Punkte als Trennzeichen enthält. Bestand der Zielpfad aus einem punktgetrennten Basisordner und einem dynamischen Unterordner (zum Beispiel einem Jahresordner über <EmailYear4>), konnte der Server den zusammengesetzten Pfad ablehnen. Der Ordnerpfad wird jetzt vor jeder Aktion automatisch auf das vom Server verwendete Trennzeichen umgestellt. Dies vervollständigt die Korrektur aus Version 4.0.25. Microsoft-365-Konten waren nicht betroffen.
• Beim Verschieben oder Kopieren neu angelegte IMAP-Ordner werden jetzt automatisch eingeblendet, sodass sie sofort in Outlook und im Webmail erscheinen. Legte die Verarbeitung einen neuen Zielordner an (zum Beispiel einen dynamischen Jahresordner), meldete sie zwar eine erfolgreiche Verarbeitung, doch je nach Server blieb der Ordner unsichtbar und die verschobene E-Mail schien zu fehlen. Ein zuvor unsichtbar angelegter Ordner wird beim nächsten Verschieben dorthin nachträglich sichtbar gemacht.
• Die Ergebnisvorschau zeigt beim Verschieben und Kopieren jetzt den tatsächlichen Zielordner mit aufgelösten Platzhaltern an. Bisher erschien der dynamische Unterordner dort noch mit den Platzhaltern selbst (zum Beispiel <EmailYear4>) statt mit den konkreten Werten der Beispielnachricht.
• Bei der Anmeldung an Microsoft 365 erscheint ein Hinweis, wenn versehentlich ein freigegebenes Postfach als Anmeldekonto eingetragen wurde. In diesem Fall führte die abweichende Anmeldung zu wiederholten Anmeldeauf­forderungen. Der Hinweis erklärt, wie das eigene Konto als Anmeldung und das freigegebene Postfach im Feld „Freigegebenes Postfach“ einzutragen sind. Nach einer erneuten Anmeldung läuft die Verarbeitung zudem sofort weiter, statt erst beim nächsten Prüfintervall.
• Beim Löschen eines Microsoft-365-Kontos wird die gespeicherte Anmeldung jetzt automatisch mit entfernt. Bisher blieb sie im Hintergrund erhalten und musste in seltenen Fällen von Hand gelöscht werden. Zusätzlich meldet die Schaltfläche „Anmeldedaten entfernen“ jetzt eindeutig zurück, wenn unter dem eingetragenen Benutzernamen keine gespeicherte Anmeldung vorhanden war.
• Der Windows-Dienst weist jetzt deutlich darauf hin, wenn er unter dem Konto „Lokales System“ ausgeführt wird. Unter diesem Konto stehen die E-Mail-Konten, die Lizenz und die Microsoft-365-Anmeldung nicht zur Verfügung, sodass keine Verarbeitung stattfindet. Der Hinweis erscheint in den Diagnose-Daten des Dienstes, sodass sich die Ursache schnell erkennen lässt. Der Dienst sollte unter dem Windows-Benutzerkonto laufen, unter dem das Programm eingerichtet wurde.
• Ist der externe Prozessor (zum Beispiel der Windows-Dienst) nicht aktiv, erläutert ein Hinweis in der Statusleiste die möglichen Ursachen. So wird etwa darauf hingewiesen, dass der Dienst nicht läuft oder unter einem anderen Windows-Benutzerkonto als das Programm ausgeführt wird.

• E-Mails werden bei IMAP-Konten wieder korrekt in dynamische Unterordner verschoben und kopiert. Wenn die Aufgabe „E-Mail verschieben“ oder „E-Mail kopieren“ in einen dynamischen Unterordner schrieb - zum Beispiel einen Jahresordner über <EmailYear4> -, wurde der Zielordner-Pfad bei IMAP-Konten falsch zusammengesetzt. Die E-Mail wurde dadurch nicht verschoben oder kopiert, und das Protokoll meldete, dass der Ordner nicht existiert. Der Ordnerpfad wird jetzt korrekt gebildet, sodass die E-Mail im vorgesehenen Unterordner landet - einschließlich der zugehörigen Zeile (z. B. „E-Mail verschoben“) in den Details des Protokolls. Microsoft-365-Konten waren nicht betroffen.

• E-Mail-Aufgaben laufen jetzt auch bei Treffern in eingebetteten Nachrichten. Wenn der Profil-Filter erst auf eine als Anhang mitgeschickte E-Mail (.eml) zutraf - etwa bei Mails, deren Anhänge in einer inneren Nachricht stecken -, wurden zwar die Inhalts-Aufgaben wie „Anhänge speichern“ ausgeführt, die Aufgaben für die äußere E-Mail selbst (verschieben, kopieren, löschen, als gelesen markieren, kennzeichnen ...) jedoch nicht. Die äußere Mail blieb dadurch unverändert im überwachten Ordner liegen. Jetzt verhält sich das Programm wieder wie AEP 3: Ein Treffer auf der inneren Nachricht zählt für die E-Mail insgesamt, und die eingestellten E-Mail-Aufgaben werden auf die äußere Mail angewendet - einschließlich der zugehörigen Zeile (z. B. „E-Mail verschoben“) in den Details des Protokolls.
• Eingebettete Nachrichten respektieren jetzt verzögerte Verarbeitung und Verarbeitungszeiten. Profile mit eingestellter Verzögerung oder eingeschränkten Verarbeitungszeiten prüfen mitgeschickte E-Mails jetzt erst zum vorgesehenen Zeitpunkt - genau wie reguläre E-Mails und wie in AEP 3. Außerdem zeigt das Protokoll bei E-Mails mit angehängter Nachricht in einem Sonderfall nicht mehr fälschlich „Kein Treffer“ an, obwohl die Verarbeitung erfolgreich war.
• Einfachere Konto-Einrichtung: Servereinstellungen werden automatisch erkannt. Bei der Einrichtung eines IMAP- oder POP3-Kontos genügt für viele bekannte Anbieter aus aller Welt (z. B. GMX, WEB.DE, T-Online, Gmail, Yahoo) jetzt die Eingabe von E-Mail-Adresse und Passwort - Server, Port und Verschlüsselung trägt das Programm automatisch ein.
• Erste-Schritte-Wegweiser für neue Anwender. Solange noch kein Profil angelegt wurde, zeigt das Hauptfenster eine kurze Anleitung in drei Schritten - mit direkten Schaltflächen zum Einrichten des E-Mail-Kontos und zum Anlegen des ersten Profils sowie einem Link auf die Anleitung „Erste Schritte“.
• Schritt-für-Schritt-Anleitungen direkt in der Symbolleiste. Die Anleitungen zu typischen Aufgaben (z. B. Anhänge automatisch speichern, E-Mail-Konto einrichten) sind jetzt über eine eigene Schaltfläche „Anleitungen“ neben dem Menü des Hauptfensters erreichbar.
• Hilfe leichter auffindbar. Die Fenster „Profileinstellungen“ und „Programmoptionen“ zeigen unten links jetzt einen dezenten Hinweis auf die Hilfe (F1); ein Klick darauf öffnet die Hilfeseite zur gerade angezeigten Seite.

• Filterkriterium „Beantwortet“ funktioniert jetzt auch bei Microsoft-365-Konten. Bisher wurde der Beantwortet-Status bei Microsoft-365-Konten nicht vom Server abgerufen - das Kriterium konnte dort nie zutreffen. Jetzt erkennt das Programm auch bei diesen Konten, ob eine E-Mail beantwortet wurde.
• Status-Kriterien lassen sich jetzt mit der verzögerten Verarbeitung kombinieren. Eigenschaften wie „Beantwortet“, „Gelesen“, „Markiert“ oder die Kategorie werden meist erst gesetzt, nachdem eine E-Mail eingegangen ist - bei der Prüfung direkt nach dem Eingang konnten solche Kriterien daher kaum zutreffen. Ist im Profil eine verzögerte Verarbeitung eingestellt, wird die E-Mail jetzt bis zum Ablauf der Verzögerung zurückgestellt und dann mit ihrem aktuellen Status geprüft. Damit lässt sich z. B. abbilden: „Beantwortete E-Mails zwei Stunden nach Eingang in einen anderen Ordner verschieben“.
• Hinweise zu Einschränkungen direkt im Filter-Dialog. Bei der Auswahl der Kriterien „Gelesen“, „Beantwortet“, „Markiert“ und „Kategorie“ zeigt der Dialog jetzt an, welche Kontotypen die jeweilige Eigenschaft unterstützen und wann die Prüfung erfolgt.

• Anhänge in mitgeschickten E-Mails werden wieder erkannt. Wenn eine eingehende Mail eine vollständige E-Mail als Anhang enthält (z. B. weitergeleitete Nachrichten als .eml-Datei), prüft das Profil ab dieser Version auch die Anhänge dieser inneren Mail gegen den Filter und führt darauf passende Aufgaben (Anhänge speichern, drucken, herunterladen ...) aus. Steuern lässt sich das pro Profil unter „Allgemein“ → „Behandlung eingebetteter Nachrichten“ - die aus AEP 3 übernommene Einstellung blieb in den ersten 4.x-Versionen ohne Wirkung; entsprechende Mails landeten bisher pauschal im Reiter „Kein Treffer“.
• Anhangsname-Filter verhält sich wieder wie in AEP 3. Ein Kriterium wie „Anhangsname enthält .pdf“ oder „Anhangsname enthält nicht .exe“ trifft jetzt nur zu, wenn die Mail tatsächlich mindestens einen Anhang hat - genau so, wie es in AEP 3 schon war. Die ersten AEP-4-Versionen waren von diesem Verhalten abgewichen: bei der Negativ-Variante („enthält nicht“) galten dort auch reine Text-Mails ohne Anhang als Treffer. Folge: aus AEP 3 importierte Profile, die eigentlich nur Mails mit bestimmten Anhängen verarbeiten sollten, haben in AEP 4 unbeabsichtigt jede Antwort und jeden Newsletter mit einbezogen. Bestehende Profile verhalten sich nach dem Update wieder so, wie ursprünglich konfiguriert.
• Spalte „Letzte Anwendung“ in der Profilliste ist jetzt immer aktuell. Bisher konnte die Anzeige um einen Treffer hinterherhinken und erst nach einem Neustart des Programms den richtigen Zeitpunkt zeigen. Außerdem blieb das Datum deaktivierter Profile bisher nicht dauerhaft erhalten - nach einem Neustart war die Spalte bei diesen Profilen leer. Beides ist behoben.

• Nicht erreichbare Konten werden erkannt und übersichtlich angezeigt. Wenn Microsoft für ein Konto meldet, dass das Postfach in der Cloud nicht erreichbar ist (zum Beispiel weil die Lizenz abgelaufen ist, das Postfach gelöscht wurde oder zu einem lokalen Exchange-Server umgezogen wurde), versuchte das Programm bisher bei jedem Mail-Abruf erneut, sich anzumelden - und blockierte dabei den restlichen Lauf für mehrere Minuten. Ab dieser Version werden solche Konten direkt erkannt und in einem neuen Hinweisbereich „Nicht erreichbare Konten“ im Protokoll angezeigt. Aus dem Hinweis heraus lässt sich das Microsoft-365-Admin-Center mit einem Klick öffnen, um die Ursache zu prüfen.
• Hänger bei Microsoft-365-Anmeldung deutlich verkürzt. War das Programm zuvor während einer Anmeldung abgestürzt - zum Beispiel durch das Zuklappen eines Notebooks im Standby - blockierte die nächste Anmeldung bis zu zehn Minuten, bis das Programm den vorherigen Versuch als hängengeblieben einstufte. Diese Wartezeit ist auf drei Minuten reduziert. Eine reale Anmeldung mit MFA-Bestätigung passt komfortabel hinein; eine echte Blockade löst sich aber dreimal so schnell.
• Übersicht der nicht erreichbaren Ordner und Konten nur bei Bedarf. Die beiden Protokoll-Hinweisbereiche „Nicht erreichbare E-Mail-Ordner“ und „Nicht erreichbare Konten“ sind jetzt nur sichtbar, wenn auch tatsächlich Einträge vorhanden sind. Bei sauber laufenden Konfigurationen verschwinden die leeren Reiter komplett, das Protokollfenster bleibt aufgeräumt.
• Stillstands-Erkennung reagiert schneller. Der Hinweis „Stillstand der Verarbeitung“ erscheint nun nach 20 Minuten ohne erfolgreichen Mail-Abruf (vorher: 60 Minuten). Bestehende Installationen behalten ihren bisher eingestellten Wert; nur bei einer neuen Installation gilt der neue Standardwert. Anpassen lässt sich die Schwelle weiterhin unter „Optionen / Verarbeitung“.
• AEP-3-Import warnt vor Outlook-Datendateien (PST). Wenn beim Übernehmen eines AEP-3-Profils ein überwachter Ordner aus einer eingebundenen PST-Datei stammt, erscheint im Import-Dialog ein deutlicher Hinweis - PST-Dateien werden in AEP 4 bewusst nicht unterstützt. Der Hinweis zeigt direkt den empfohlenen Workaround: die zu verarbeitenden E-Mails in Outlook in einen Server-Ordner (z. B. IMAP-Posteingang) ziehen und diesen überwachen lassen. Bisher wurde der PST-Store kommentarlos als „Konto" angelegt, wodurch das Profil nach Aktivierung sofort als „nicht erreichbar“ erschien, ohne dass der Grund klar war.
• Verzögerungs-Anzahl in Profilliste und Protokoll stimmen jetzt überein. Die Spalte „Verzögert“ in der Profilliste und die Anzahl im Reiter „Verzögerte Verarbeitungen“ konnten in Einzelfällen voneinander abweichen, weil historische Verzögerungs-Einträge im Protokoll stehen blieben, obwohl die zugehörige Mail bereits verarbeitet worden war. Solche verwaisten Einträge werden jetzt herausgefiltert.
• Anzeige „Letzte Anwendung“ aktualisiert sich zuverlässiger. In seltenen Konstellationen konnte das Datum der letzten Verarbeitung in der Profilliste bis zu einen Tag hinter dem tatsächlichen Stand zurückhängen, obwohl im Protokoll bereits ein frischer Eintrag sichtbar war.
• Verschieben/Kopieren in nicht erreichbares Ziel-Konto liefert klaren Hinweis. Verweist eine Verschieben- oder Kopieren-Aufgabe auf ein anderes Konto, das gerade als nicht erreichbar markiert ist (z. B. Postfach gelöscht oder Lizenz abgelaufen), wird die Aufgabe nicht mehr mit einer generischen Server-Fehlermeldung beendet. Stattdessen erscheint im Protokoll ein spezifischer Hinweis mit dem Namen des Ziel-Kontos und der Restwartezeit. Andere Aufgaben des Profils (Anhänge speichern, Drucken, als gelesen markieren ...) laufen wie gewohnt; der nächste Verarbeitungsdurchlauf nach Erreichbarkeit des Ziel-Kontos überträgt die noch ausstehenden E-Mails automatisch.
• Korrekturen werden sofort wirksam. Wenn Sie ein Konto in den Optionen bearbeiten und speichern (zum Beispiel nach einem Tippfehler in der Organisations-Kennung) oder im Hinweisbereich auf „Erneut versuchen“ klicken, übernimmt der Hintergrund-Prozess Ihre Änderung sofort, ohne Programm-Neustart. Gelöschte Konten hinterlassen keine internen Restposten mehr.
• Hinweis im Benachrichtigungs-Bereich beim ersten Auftreten. Tritt ein nicht erreichbares Konto erstmals auf, erscheint einmalig eine Benachrichtigung im Windows-Benachrichtigungs-Bereich mit dem Verweis auf den Protokoll-Hinweisbereich. So sehen Sie das Problem auch dann, wenn das Hauptfenster minimiert ist oder das Programm im Hintergrund läuft. Folgende Treffer für dasselbe Konto erzeugen keine weiteren Benachrichtigungen - der Eintrag im Protokoll bleibt das laufende Diagnose-Mittel.

• Selbst angelegte Microsoft-365-Ordner werden vom Hintergrund-Prozess jetzt zuverlässig erkannt. Bisher konnte ein eigener Top-Level-Ordner (z. B. „Ausgelagert UO” oder „Auto-Mails-DJ” - kein Microsoft-Standardordner wie „Posteingang” oder „Gesendete Elemente”) vom Hintergrund-Prozess als „nicht erreichbar” gemeldet werden, obwohl der Ordner in Outlook und im Auswahldialog von AEP eindeutig vorhanden war. Hintergrund: die Microsoft-365-Verbindung des Hintergrund-Prozesses füllte ihre interne Ordnerliste nur bei aktivierter Option „Unterordner einbeziehen”. Ohne diese Option blieb die Liste leer und die Auflösung des Ordnernamens schlug fehl. Diese Liste wird jetzt bei der ersten Mail-Abfrage automatisch befüllt, unabhängig von der Unterordner-Option. Betrifft Profile mit eigenen Top-Level-Ordnern oder Profilpfaden aus einem AEP-3-Import unter „Archiv/…”.
• Der „Korrigieren…”-Knopf im Reiter „Nicht erreichbare E-Mail-Ordner” fragt jetzt auch nach den Verschieben- und Kopieren-Zielen, wenn diese mit dem alten Pfad beginnen. Wird ein nicht erreichbarer Ordner per „Korrigieren…” auf einen neuen Pfad umgestellt, wurden bisher nur die überwachten Ordner in den betroffenen Profilen umgeschrieben. Sind in denselben Profilen aber Verschieben- oder Kopieren-Aufgaben konfiguriert, deren Zielordner mit dem alten Pfad beginnt (z. B. überwacht: „Archiv/Rechnungen”, Verschieben-Ziel: „Archiv/Rechnungen/<EmailYear4>-<EmailMonth>”), blieben diese Ziele ungemappt zurück - bei der nächsten Verarbeitung tauchte derselbe Pfad erneut als Fehler auf. Vor dem Speichern erscheint jetzt ein Bestätigungsdialog, der die Anzahl betroffener Verschieben-/Kopieren-Aufgaben und ein konkretes Beispiel-Mapping zeigt; mit „Ja, alle umstellen” wird der Pfad-Anfang dort auch ersetzt, mit „Nein, nur Quellordner” bleibt das bisherige Verhalten. Sicherheitsnetz für Profile, in denen die automatische Aufteilung von Basis- und dynamischem Pfad-Anteil aus einem früheren Import hinterher manuell wieder zusammengeschoben wurde.

• Neue Diagnose-Hinweise für nicht erreichbare E-Mail-Ordner. Wenn ein Profil-Ordner unter „Archiv/…” bei einem Microsoft-365-Konto nicht aufgelöst werden kann, weist AEP 4 jetzt im Fehlertext direkt auf die wahrscheinlichste Ursache hin: das „Online-Archiv”, das in Microsoft 365 als separates Postfach geführt wird und für AEP 4 nicht direkt erreichbar ist. Zusätzlich zeigt jeder Eintrag im Reiter „Nicht erreichbare E-Mail-Ordner”, wann der Pfad zuletzt erfolgreich aufgelöst wurde - so erkennt man, ob es sich um einen seit Jahren funktionierenden Ordner handelt (transienter Fehler) oder um einen Pfad, der noch nie funktioniert hat (Hinweis auf einen falschen Import-Pfad).
• Hinweis bei V2/V3-Import von Outlook-Profilen mit Archiv-Pfaden. Werden beim Import von AEP-2-/AEP-3-Profilen Pfade unter „Archiv/…” auf einem Microsoft-365-Konto erkannt, erscheint pro betroffenes Konto im Import-Bericht ein Hinweis, dass diese Pfade möglicherweise auf das Online-Archiv-Postfach zeigen und vor Aktivierung der Profile geprüft werden sollten.
• Voller Pfad sichtbar im Ordner-Auswahldialog. Der Ordner-Auswahldialog zeigt unter dem Baum jetzt den vollen Pfad des markierten Ordners. Bei mehrdeutigen Ordnernamen erkennt man dadurch sicher, welchen Zweig man gerade wirklich gewählt hat.
• Englischsprachige Programmoberfläche durchgängig übersetzt. In früheren Beta-Versionen waren einige Texte für englische Kunden weiterhin auf Deutsch sichtbar - insbesondere die Profil-Import-Warnungen aus AEP 2 und AEP 3, die Fehlermeldungen aus den Aufgaben „In Datenbank-Tabelle speichern”, „Datei herunterladen”, „HTTP-Aufruf” sowie die Datei-Auswahldialoge (Zielordner, Programm, Sound-Datei) und Platzhalter-Menüs in den Aufgaben-Einstellungen. Diese Bereiche sprechen jetzt durchgängig Deutsch oder Englisch, passend zur eingestellten Programmsprache.
• Beta-Status aufgehoben

• Platzhalter im Betreff-Präfix funktionieren jetzt in allen Aufgaben, die einen Betreff-Präfix kennen. Bisher wurden in den Aufgaben „Im Anschluss” (Präfix nach erfolgreicher Verarbeitung), „E-Mail kopieren” (Betreff-Präfix der Kopie) und „Weiterleiten” (Betreff-Präfix der weitergeleiteten Nachricht) Platzhalter wie <EmailYear4>, <EmailMonth>, <EmailDay> oder <SenderAddress> wörtlich übernommen statt ersetzt. Der Präfix „<EmailYear4>-<EmailMonth>-<EmailDay> ” wird jetzt korrekt zu „2026-06-02 ” aufgelöst.
• Direkt neben dem Betreff-Präfix-Eingabefeld erscheint jetzt eine Schaltfläche „Platzhalter einfügen”. Über diese Schaltfläche kann ein Platzhalter aus einem strukturierten Menü ausgewählt und an der aktuellen Cursor-Position in den Präfix eingefügt werden, ohne dass die Syntax aus dem Kopf abgerufen werden muss.
• Neue Option „Primärer Anhang ist optional” in der Aufgabe „In Datenbank-Tabelle speichern”. Sobald in der Aufgabe eine anhangbezogene Spalte aktiv ist (Name des primären Anhangs, Primärer Anhang als Blob oder Anhänge als ZIP-Datei), wurde eine Nachricht ohne passenden Anhang bisher zwingend mit dem Status „Kein passender Anhang” übersprungen und kam nicht in die Datenbank. Mit der neuen Option auf der Registerkarte „Optionen” lässt sich dieses Verhalten umkehren - die Nachricht wird auch ohne Anhang in die Datenbank geschrieben, die Anhang-Spalten bleiben dann leer. Hilfreich für Bestellbestätigungen und ähnliche reine Benachrichtigungs-Mails, die zwar einen Anhang haben können, aber nicht müssen.

• Die Uhrzeit in Dateinamen entspricht jetzt der lokalen Empfangszeit der Nachricht, genau wie im Ausdruck. Bisher wurde - wenn das Dateinamen-Muster einen Zeit-Platzhalter wie <EmailHour> oder <EmailMinute> enthielt - der Wert in UTC statt in der lokalen Zeitzone in den Dateinamen geschrieben. Auf einem Rechner in der mitteleuropäischen Sommerzeit lag der Dateinamen-Zeitstempel damit zwei Stunden vor der Uhrzeit, die im Nachrichtenkopf des Ausdrucks oder der erzeugten PDF-Datei zu sehen war. Die Platzhalter-Engine wandelt die Nachrichtenzeit jetzt vor dem Einsetzen in die lokale Zeit um, sodass Dateiname und im Dokument sichtbare Uhrzeit wieder übereinstimmen.
• Inline-Bilder wie Logos und Signatur-Stempel sind im Ausdruck und in der PDF-Datei wieder sichtbar. Bisher wurden bei der Aufgabe „Nachricht drucken” - sowohl auf einem physischen Drucker als auch auf einem PDF-Drucker - Bilder, die direkt im Nachrichtentext eingebettet sind, vom Renderer nicht aufgelöst und erschienen als leerer Rahmen mit einem kleinen „x”.

• Der Hinweisbalken zu unvollständig eingerichteten E-Mail-Konten verdeckt nicht mehr die letzte Profilzeile.
• Die Funktion „Profil duplizieren” markiert das neu erzeugte Profil und springt in der Liste dorthin. Bisher wurde die Kopie zwar erzeugt, blieb aber am Ende der Liste stehen, ohne dass der Anwender es bemerken konnte - insbesondere bei vielen Profilen mit Bildlauf war unklar, ob die Aktion überhaupt ausgeführt wurde. Jetzt wechselt die Auswahl direkt auf die neue Kopie und die Listenansicht scrollt zu ihr hin.
• Die Kategorie-Auswahl in der Aufgabe „Kategorie setzen” ist deutlich angenehmer zu bedienen. Drei Verbesserungen auf einmal: Die Vorschläge erscheinen jetzt alphabetisch sortiert (bisher in der Server-Reihenfolge der Microsoft-365-Postfachliste); die Filterung beim Tippen ist unabhängig von Groß- und Kleinschreibung; und sobald der Anwender mit dem Mausrad scrollt, schließt sich die Vorschlagsliste automatisch, sodass die zuvor angeklickte Kategorie sofort als Chip unterhalb der Eingabezeile sichtbar wird.
• Der Tab „Verzögerte Verarbeitungen” zeigt jetzt den gleichen Stand wie die Spalte „Verzög.” in der Profilliste. Bisher konnte der Tab-Zähler eine Verzögerung mehr ausweisen, als die Profilliste in Summe anzeigte - etwa wenn ein Profil mit ausstehenden Verzögerungen deaktiviert wurde. Verwaiste Einträge werden beim nächsten Verarbeitungs-Durchlauf automatisch aufgeräumt.

• Beim Anmelden an Microsoft 365 wird der Konten-Auswahl-Dialog nicht mehr unnötig angezeigt. Bisher konnte beim Token-Refresh - z.B. nach Ablauf der Anmeldung oder beim erneuten Verbinden - der Microsoft-Konten-Auswahl-Dialog auch dann erscheinen, wenn der konfigurierte Benutzername bereits eindeutig war.
• Mehrere Verbesserungen gegen das vorzeitige Stoppen des Hintergrund-Prozesses durch die interne Stillstand-Überwachung. Bei langlaufenden Anmelde-Vorgängen, beim erstmaligen Indizieren großer Postfächer und beim Auflösen der Microsoft-365-Standardordner gibt der Hintergrund-Prozess jetzt regelmäßig Lebenszeichen ab, sodass die Stillstand-Erkennung nicht versehentlich greift. Zusätzlich werden die Standardordner-Anfragen entzerrt (eine nach der anderen mit kurzer Pause), damit Microsoft 365 keine kurzfristige Drosselung auslöst. Wirkt sich vor allem auf Konten mit vielen tausend E-Mails im Posteingang und auf strengere Microsoft-365-Tenants aus.
• Der Filter „Nachrichtenkopf enthält ..." greift jetzt auch bei .msg-Beispielnachrichten in der Ergebnisvorschau. Bisher zeigte die Vorschau "Nein" für eine .msg-Datei, obwohl die gesuchte Adresse (z.B. eine spezifische Empfänger-Adresse) eindeutig im Internet-Header der Nachricht stand - typischerweise betraf das von Microsoft 365 oder Outlook (classic) exportierte .msg-Dateien. Jetzt wird der Internet-Header beim Laden der .msg-Datei aus der zugehörigen Outlook-Eigenschaft übernommen; bei intern zugestellten Nachrichten ohne Internet-Header wird ein synthetischer Header aus den ausgelesenen Adressen und dem Betreff erzeugt, sodass der Filter unabhängig vom Ursprung der Datei zuverlässig auswertet.
• Aus Vorgänger-Versionen importierte Profile mit dynamischen Platzhaltern im Verschieben- oder Kopieren-Pfad werden jetzt korrekt aufgeteilt. In aus Automatic Email Processor 3 importierten Profilen, die einen Ordnerpfad mit Platzhaltern wie Posteingang\Rechnungen\<Absenderdomain> verwendeten, blieb der Platzhalter bisher zusammen mit dem statischen Anteil im "Dynamische Unterordner"-Feld stehen, sodass das Basisverzeichnis leer war und beim Verarbeiten Ordner wie Posteingang/Rechnungen/<Absenderdomain> (literal, mit spitzen Klammern) entstehen konnten. Beim Import und beim Öffnen vorhandener Profile wird der Pfad jetzt automatisch in "Basisverzeichnis" (statischer Anteil) und "Dynamische Unterordner" (Platzhalter-Anteil) aufgeteilt. Ein Hinweis im Profil-Editor weist auf die Auto-Korrektur hin, wenn eine vorhandene Konfiguration angepasst wurde.
• Veraltete Hinweis-Meldungen im Benachrichtigungsbereich werden jetzt automatisch entfernt. Meldungen, die der Hintergrund-Prozess für die spätere Anzeige hinterlegt hatte (z.B. ein Hinweis auf einen vorübergehenden Verarbeitungs-Stillstand und dessen Aufhebung), werden beim Programmstart entfernt, wenn sie älter als sieben Tage sind. So bleiben Hinweise aus bereits überwundenen Episoden nicht endlos im UI hängen.
• Stabilere Iteration über die interne Nachrichten-Datenbank. In sehr seltenen Fällen, in denen ein Eintrag in der internen Datenbank unvollständig war (z.B. nach einem unsauberen Herunterfahren während des Schreibens), führte die Auswertung beim nächsten Start zu Folgefehlern. Solche Einträge werden jetzt übersprungen, statt den gesamten Iterationsvorgang abzubrechen.

• Das Eingangsdatum einer kopierten oder verschobenen E-Mail bleibt jetzt im Ziel-Postfach erhalten. Wirkt für alle unterstützten Kombinationen (Microsoft 365 ↔ Microsoft 365, IMAP ↔ IMAP, Microsoft 365 ↔ IMAP).
• Auch das Hinzufügen eines Betreff-Präfixes und das Ersetzen von Anhängen behalten jetzt das ursprüngliche Eingangsdatum bei.
• Beim Deinstallieren bietet AEP jetzt an, die Anwendungsdaten zu löschen. Der Deinstallations-Assistent fragt am Ende einmalig, ob Profile, Optionen, Konten, OAuth-Anmeldungen, Verarbeitungs-Historie und Protokolle zusammen mit dem Programm entfernt werden sollen. Standard ist "Nein" - vorhandene Daten bleiben erhalten, es sei denn, Sie bestätigen aktiv. Bei stillen Deinstallationen (z.B. per Gruppenrichtlinie) wird die Abfrage übersprungen und es werden grundsätzlich keine Benutzerdaten gelöscht, so dass unbeaufsichtigte Rollouts an Arbeitsplätzen nicht versehentlich Profile vernichten.
• Die Spalte "Nachricht" in der Datenbank enthält jetzt auch dann einen Kopf-Block, wenn die E-Mail selbst keinen Text-Inhalt hat. Das Verhalten wird über die bestehende Option "Nachrichten-Kopfzeilen aus Text entfernen" in den Aufgaben-Einstellungen gesteuert - Standard ist aus (d.h. Kopf-Block einschließen), wie schon in Version 3. Aus Version 3 importierte Profile behalten ihre frühere Einstellung; neue Profile bekommen den Kopf-Block standardmäßig.
• Alle Uhrzeit-Eingabefelder im Programm wurden vereinheitlicht. Zwei schmale Textfelder mit einem Doppelpunkt dazwischen, die nur Ziffern annehmen.

• E-Mails können jetzt von einem Postfach in ein anderes Postfach kopiert oder verschoben werden. Bisher landete eine Kopie- oder Verschiebe-Aufgabe mit Konto-Wechsel versehentlich im Quellordner (Mehrfach-Eintrag), weil das ausgewählte Ziel-Konto ignoriert wurde. Jetzt wird die E-Mail komplett mit Anhängen und Kopf-Daten an das Ziel-Konto übertragen und beim Verschieben anschließend im Quell-Postfach gelöscht. Wenn das Anhängen am Ziel fehlschlägt, bleibt die Quell-E-Mail erhalten - kein Datenverlust. Unterstützt werden Microsoft 365 und IMAP in allen Kombinationen (Microsoft 365 ↔ Microsoft 365, IMAP ↔ IMAP, Microsoft 365 ↔ IMAP). POP3 als Ziel ist technisch nicht möglich (kein Ordner-Konzept).
  Hinweis bei Microsoft-365-zu-Microsoft-365-Kopien: Die Kopie wird im Ziel-Postfach als "Entwurf" angezeigt. Inhalt, Anhänge, Absender und Empfänger bleiben unverändert; betroffen ist ausschließlich die Status-Markierung in Outlook. Hintergrund ist eine Vorgabe der Microsoft-Graph-API, die einen Postfach-übergreifenden Upload nur in den Entwurfs-Ordner zulässt. Der Profil-Editor weist beim Einrichten einer solchen Kopier-Aufgabe explizit darauf hin.
• In der Profilliste erscheint bei Microsoft-365-Freigabe-Postfächern jetzt die Freigabe-Adresse statt des angemeldeten Benutzers. Bisher stand in der Spalte "Überwachte E-Mail-Ordner" der zugrundeliegende Benutzer (z.B. info@firma.onmicrosoft.com), auch wenn das Profil eine Freigabe wie team@firma.de überwachte. Die Anzeige folgt jetzt der eingestellten Freigabe-Adresse, sodass auf einen Blick erkennbar ist, welches Postfach das Profil tatsächlich verarbeitet.
• Beim Windows-Herunterfahren oder Abmelden erscheint nicht mehr die Warnung "Diese App verhindert das Herunterfahren". AEP erkennt jetzt den Unterschied zwischen einem normalen Schließen des Programmfensters und einem System-Shutdown und gibt im letzten Fall sofort frei. Daten, die bis dahin verarbeitet wurden, sind durch das fortlaufende Speichern bereits gesichert.
• Die Option "Kopie entschlüsseln / ohne digitale Signatur speichern" funktioniert wieder. Bei einer S/MIME-verschlüsselten E-Mail wird die Kopie jetzt im Klartext im Zielordner abgelegt - lesbar auch ohne den privaten Schlüssel des Empfängers. Voraussetzung ist, dass der zugehörige private Schlüssel im Zertifikatsspeicher des aktuellen Benutzers (Eigene Zertifikate) hinterlegt ist; ist das nicht der Fall, erscheint im Verarbeitungslog ein klarer Hinweis statt einer stillschweigend immer noch verschlüsselten Kopie.
• Die Option "Falls Anhänge ersetzt werden, die Kopie erst im Anschluss daran erstellen" funktioniert wieder. Wenn das Profil sowohl extrahierte Anhänge durch Verknüpfungen (.attlnk) ersetzt als auch eine Kopie der E-Mail anlegt, enthält die Kopie jetzt die Verknüpfungen statt der Originalanhänge. So bleibt das Archiv schlank, auch wenn jede Kopie nur ein paar Kilobyte statt mehrerer Megabyte belegt.
• Die Kategorie-Option im Kopier-Dialog ist jetzt nur noch aktiv, wenn das Zielkonto Microsoft 365 ist. Bei IMAP- und POP3-Konten gibt es kein Kategorien-Konzept; bisher konnte man die Option dort aktivieren, sie hatte aber keine Wirkung. Ein kurzer Hinweis im Dialog erklärt jetzt, warum die Option deaktiviert ist.
• Beim Speichern in eine SQL-Datenbank werden die Spalten Nachricht und Empfaengernamen/Absendername jetzt auch bei reinen HTML-Mails und Mails ohne hinterlegten Anzeigenamen sinnvoll gefüllt. Bisher blieben diese Spalten leer, wenn die eingehende E-Mail nur einen HTML-Teil ohne Plain-Text hatte (heute der Normalfall bei automatisch versendeten Rechnungen) oder wenn der Absender im An:-Header nur die nackte Adresse ohne Display-Namen geschrieben hatte. Jetzt wird der Nachrichtentext bei Bedarf aus dem HTML-Teil als reiner Text abgeleitet (ohne Tags), und bei den Namens-Spalten wird auf die E-Mail-Adresse zurückgefallen, wenn kein Anzeigename vorhanden ist. Damit ist die Lücke gegenüber dem Verhalten von Automatic Email Processor 3 geschlossen, das diese Auflösung früher über Outlook bezogen hat.
• Die Plain-Text-Wiedergabe von HTML-Mails behält jetzt die Absatzstruktur. Bisher wurden Absätze und Zeilenumbrüche beim Umwandeln von HTML in reinen Text als einzelne Leerzeichen zusammengefügt, sodass eine längere E-Mail in der Datenbank-Spalte Nachricht, in einer Text-Datei (Aufgabe "Nachricht speichern"), in zitierten Antworten und Weiterleitungen sowie in Filter-Vergleichen als unleserliche Wand aus einem einzigen Absatz erschien.
• Sehr große E-Mails (über 100 MB) werden bei Kontowechsel-Kopien mit einer klaren Fehlermeldung abgelehnt.

• Beim ersten Anmelden an Microsoft 365 öffnet sich nur noch ein Browser-Fenster. Falls Sie sich nach längerer Suche nach dem Passwort fragten, warum plötzlich ein weiteres Login-Fenster erschien: das passiert nicht mehr, AEP wartet geduldig auf Ihre Eingabe.
• Erweiterte Erkennung der Standard-Postfach-Ordner bei Microsoft 365.
• Verbesserte Hinweise bei nicht gefundenen Postfach-Ordnern.
• Einige Optimierungen
• Durch die Änderungen in AEP 3.8.25 können beide AEP-Versionen zeitgleich laufen

• Microsoft 365: Anmeldedrosselung (AAD-Throttling) wird beim Verbinden zuverlässig erkannt. Wenn Microsoft den Token-Abruf für ein Konto wegen zu vieler Anfragen drosselt (z.B. während eines Postfach-Umzugs auf einen anderen Exchange-Server), pausiert AEP das betroffene Konto jetzt bereits ab dem Verbindungsaufbau für 5 bis 30 Minuten (mit ansteigender Wartezeit bei wiederholten Treffern).
• Einige Optimierungen

• Filterlisten und Nachschlagetabellen prüfen die hinterlegte Datei beim Speichern. Wer beim Anlegen oder Bearbeiten einer Filterliste bzw. Nachschlagetabelle einen Pfad einträgt, der nicht existiert (Tippfehler im Dateinamen, gelöschte Datei, falsches Laufwerk), bekommt jetzt direkt beim Klick auf OK den Hinweis „Datei nicht gefunden - bitte Pfad prüfen.“ in der Titelleiste des Fensters und kann den Eintrag sofort korrigieren. Bisher wurde die fehlende Datei erst zur Laufzeit beim Verarbeiten einer E-Mail bemerkt - mit entsprechenden Einträgen im Fehlerprotokoll und unerwarteten Profil-Resultaten.
• Einzelnes Profil exportieren: Profilname wird als Vorgabe-Dateiname genutzt. Beim Kontextmenü-Befehl „Profil exportieren...“ schlägt AEP jetzt den Profilnamen als Dateinamen vor (z.B. Eingangsrechnungen.json statt einer leeren Vorgabe). Unzulässige Dateinamen-Zeichen werden dabei automatisch durch einen Bindestrich ersetzt, sodass ein Profil mit dem Namen „Auftragsbestätigungen: Kunde XY“ als Auftragsbestätigungen- Kunde XY.json abgelegt werden kann.
• Filterlisten unterstützen jetzt auch das XLSX-Format. Eine Filterliste kann jetzt direkt auf eine Excel-Arbeitsmappe (.xlsx oder .xls) verweisen - bisher waren nur reine Textdateien (.txt, .csv, .lst) möglich. Im Bearbeiten-Dialog werden Excel-Dateien automatisch erkannt; Trennzeichen und Zeichenkodierung sind in diesem Fall nicht relevant und werden ausgeblendet. Die zu verwendende Spalte wird wie gewohnt über die Spaltennummer ausgewählt (1-basiert), und die erste Zeile kann optional als Kopfzeile gekennzeichnet werden. Damit lassen sich Wartungs-Tabellen (z.B. Kunden- oder Lieferantenlisten), die ohnehin in Excel gepflegt werden, ohne Zwischenschritt einbinden.
• Statusanzeige reagiert sofort auf geänderte Prüfintervalle. Wenn das Intervall der schnellen Prüfung in den Optionen verkleinert wird (z.B. von 2 Minuten auf 1 Minute), übernimmt die bereits laufende Wartezeit den neuen Wert sofort und startet die nächste Prüfung entsprechend früher. Bisher lief die alte Wartezeit zunächst vollständig zu Ende - die Statuszeile stand in dieser Zeit bei „Nächste Prüfung in 0 Sekunden“, was wie ein Programmstillstand wirkte.
• Einige Optimierungen

• Betreff-Präfix in Microsoft 365 funktioniert wieder. Bei Microsoft-365-Konten schlug die Aufgabe "Betreff-Präfix hinzufügen" fehl. In der Folge wurden alle nachgelagerten Aufgaben am gleichen Profil-Treffer mit "Übersprungen - vorherige Aufgabe fehlgeschlagen" abgewiesen (Kategorie setzen, als gelesen markieren, Verschieben).
• Anhang-Ersetzen und Anhang-Wiederherstellen in Microsoft 365 funktioniert wieder. Die Aufgabe "Anhänge ersetzen" (durch .attlnk-Verweise) sowie das Wiederherstellen ersetzter Anhänge über die Protokoll-Ansicht waren auf Microsoft-365-Konten von demselben Microsoft-API-Limit betroffen wie das Betreff-Präfix.

• Microsoft 365-Verarbeitung bleibt nach abgelaufenem Zugangs-Token nicht mehr stecken.
• Gedrosselte Microsoft-Konten werden für den restlichen Lauf übersprungen.
• Drosselungen werden sichtbar gemacht. AEP zeigt bei einer Microsoft-Drosselung jetzt eine Warnmeldung in der Bedienoberfläche an (Konto-Name + Hinweis auf die 5-Minuten-Pause), sodass spürbare Hänger bei der Profil-Verarbeitung nicht mehr unerklärlich aussehen.
• Beim Nachholen werden gesperrte Konten angezeigt. Wenn ein im Nachhol-Lauf beteiligtes Konto gerade wegen einer Server-Drosselung gesperrt ist, fragt AEP jetzt vor dem Start nach, ob das Konto trotzdem versucht oder übersprungen werden soll - mit Anzeige der Endezeit der Sperre. Bisher übersprang AEP solche Konten kommentarlos, und der Anwender wunderte sich, warum sein Nachhol-Lauf das betroffene Konto wieder nicht verarbeitet hat.
• Sicherheitsupdate für die Verarbeitung von Outlook-.msg-Dateien.

• Rückschritt behoben: AEP wartete nach jeder einzelnen geprüften Nachricht den unter Optionen > Verarbeitung > Pause bis zur Verarbeitung der nächsten Nachricht eingestellten Zeitraum ab - auch wenn die Nachricht zu keinem Profil passte und damit kein externes System angefasst wurde. Die Pause wird jetzt - wie bereits in AEP 3 - nur noch nach Nachrichten angewendet, die tatsächlich von einem Profil verarbeitet wurden, sowie vorsorglich nach Fehlern. Für Nachrichten ohne Treffer entfällt sie.
• Microsoft 365-Profile werden bei langen Verarbeitungs-Läufen nicht mehr blockiert. Bei umfangreichen Postfächern oder vielen freigegebenen Konten kann eine vollständige Prüfung Stunden dauern. In dieser Zeit lief die Microsoft-Anmeldung des einmal beim Verbinden geholten Zugangs-Tokens ab, woraufhin alle weiteren Abrufe gegen das betroffene Konto fehlschlugen. Die Folge: einzelne Profile schienen ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr zu laufen, ein manuelles "Nachholen..." funktionierte aber sofort. AEP erkennt diesen Zustand jetzt und holt automatisch eine frische Anmeldung nach.
• Besserer Umgang mit laufenden Microsoft-Postfach-Migrationen. Wenn Microsoft ein Postfach gerade auf einen anderen Server verschiebt, wird der aktuelle Durchlauf für das betroffene Postfach jetzt sofort beendet und beim nächsten Durchlauf erneut versucht.
• Spürbar früheres Lebenszeichen nach Programmstart. Bisher führte AEP nach jedem Start bei aktivierter Option zuerst die vollständige Prüfung aus - bei großen Postfächern dauerte es entsprechend lang, bis das erste Profil ein Ergebnis lieferte. Stattdessen wird jetzt zunächst eine schnelle Prüfung des aktuellen Zeitfensters durchgeführt, die binnen Sekunden Treffer in der Protokoll-Liste produziert. Die vollständige Prüfung läuft direkt anschließend.
• Statusleiste zeigt bei IMAP-IDLE-Push genau an, von welchem Konto die Benachrichtigung kommt. Bisher war die Meldung generisch ("IMAP-IDLE: Push-Benachrichtigung empfangen ..."). Bei mehreren IMAP-Konten konnte man so nicht erkennen, welches Postfach gerade gefeuert hat. Jetzt wird das Konto und der überwachte Ordner mit angegeben, z.B. "IMAP-IDLE-Push für 'info@meinedomain.de\Posteingang' empfangen ...".
• Sicherungs-Verzeichnis-Pfade aus AEP-3-Installationen werden beim Programmstart erkannt. Wer von AEP 3 auf AEP 4 migriert hat und unter Optionen > Sicherungen den AEP-3-Standardpfad eingetragen hatte, schrieb seine Sicherungen weiterhin in das AEP-3-Verzeichnis. Beim Programmstart wird ein exakter AEP-3-Standard-Pfad jetzt automatisch und still auf den AEP-4-Standard-Pfad umgestellt. Bei abweichenden, aber "Automatic Email Processor 3"-beinhaltenden Pfaden bleibt der Wert unverändert, AEP gibt aber einen Hinweis aus, dass der Pfad zu prüfen ist.

• Wenn zwei aktive Profile dasselbe Konto und denselben physischen Ordner überwachten, der überwachte Ordnerpfad aber in unterschiedlicher Groß-/Kleinschreibung gespeichert war (z.B. "Rechnungen" und "rechnungen"), behandelte AEP beides als getrennte Ordner. Der Ordnervergleich erfolgt jetzt durchgehend ohne Rücksicht auf Groß-/Kleinschreibung.
• Beim Anhaken von "Profilspezifische Verarbeitungszeiten verwenden" im Profil-Bereich Allgemein erschien die Bearbeiten-Schaltfläche in manchen Konstellationen erst nach dem Schließen und erneuten Öffnen der Profil-Einstellungen. Der Bereich verhält sich jetzt wie die übrigen optionsabhängigen Eingabefelder: vor dem Anhaken ausgegraut, danach unmittelbar bedienbar.

• Microsoft 365: Zugriff auf delegierte Postfächer ohne vorherige Postfach-Konvertierung. Bisher funktionierte der Stellvertretungs-Zugriff in AEP nur auf echte freigegebene Postfächer (lizenzfrei, ohne eigenen Login). Reguläre Benutzer-Postfächer, die ein Administrator per Vollzugriff-Berechtigung delegiert hat, lehnte der Microsoft-Graph-Dienst mit "403 ErrorAccessDenied" ab - obwohl der Berechtigte vollen Zugriff hatte. Mit den erweiterten Berechtigungs-Bereichen funktioniert jetzt beides ohne Postfach-Umwandlung.
  • Beim erstmaligen Verbinden eines bestehenden Microsoft 365-Kontos kann ein erneuter Microsoft-Login-Dialog erscheinen, um die zusätzlichen Berechtigungen zu bestätigen.
  • Die Absender-Adresse bei Stellvertretung wird automatisch auf die Adresse des freigegebenen Postfachs gesetzt - ohne expliziten "Absender überschreiben"-Wert würde sonst der Login-Benutzer im Von-Header erscheinen.
  • Wird die Adresse des freigegebenen Postfachs oder ein anderer Verbindungs-Parameter (Client-ID, Mandanten-ID, Login-Name) nachträglich geändert, verwirft AEP automatisch die internen Synchronisations-Marker. Vorher konnten neue Mails im Hintergrund gegen das alte Postfach abgefragt werden und tauchten erst bei einem manuellen "Nachholen..."-Lauf auf.
• Importierte Microsoft 365-Profile mit Unterordnern unter dem Posteingang werden jetzt vollständig erkannt.

• Microsoft 365: alle Unterordner werden im Ordner-Auswahldialog wieder angezeigt. Bei einzelnen Microsoft 365-Postfächern (wahrscheinlich nur bei einigen Drittanbietern) lieferte der Graph-Dienst für Top-Level-Ordner einen falschen Unterordner-Zähler, sodass im Auswahldialog nur Posteingang, Gesendete Elemente und ähnliche Standardordner sichtbar waren. Selbst angelegte Unterordner fehlten komplett.
• Keine ruckelnde Oberfläche mehr beim Laden sehr umfangreicher Ordnerstrukturen. Die Ordner-Abfrage läuft jetzt im Hintergrund; ein Fortschrittsbalken signalisiert "Lädt...", während die Liste aufgebaut wird.
• Robusterer Ordner-Auswahldialog mit klarerer Fehlermeldung. Bei Server-Problemen oder ungewöhnlich tiefen Ordnerhierarchien greift jetzt ein 15-Sekunden-Zeitlimit, statt den Anwender minutenlang warten zu lassen.

• Anhänge aus Apple Mail, etc. werden jetzt korrekt als reguläre Anhänge erkannt. Einseitige PDFs (z.B. Air Waybills, Tickets), die diese Mail-Programme mit einer internen Vorschau-Kennung versehen, wurden zuvor fälschlich als eingebettete Bilder behandelt und von Filtern wie "Anhänge drucken" oder "Anhänge speichern" übersprungen.
  • Profile mit dem Filterkriterium "Hat Anhänge" berücksichtigen solche Mails jetzt ebenfalls.
• Ordner-Pfade werden konsistent im Outlook-Stil angezeigt.
• Mindest-Intervall für die schnelle Prüfung wieder auf 1 Minute herabsetzbar. Standard bleibt 2 Minuten; wer auf 1 Minute heruntergeht, sieht jetzt einen deutlichen Warnhinweis im Optionen-Dialog. Beim Import einer Sicherung werden Werte unter 2 Minuten weiterhin auf 2 Minuten angehoben, damit der aktuelle Anwender nicht ungesehen mit einem instabilen Intervall startet.
• Bei der Konto-Einrichtung wird der SMTP-Server nicht mehr während des Tippens aus dem IMAP-Server vorausgefüllt.

• Schnellere Erholung nach Verbindungsproblemen.
• Meldung "Verarbeitung läuft wieder normal", sobald die Verbindung wieder möglich ist.
• Mindest-Intervall für die schnelle Prüfung wurde auf 2 Minuten angehoben. Bei Konten mit mehreren überwachten Ordnern verhindert das Server-Rate-Limits. Bestehende Konfigurationen mit kürzeren Intervallen werden beim nächsten Laden automatisch angepasst.
• Neuer Menüpunkt: "Sicherung für Support-Unterstützung erstellen..."
  • Erstellt eine reduzierte Sicherung, die Sie an den Support schicken können.
  • Schließt sensible Daten automatisch aus: E-Mail-Konten, Datenbank-Verbindungen, Lizenz-Daten und Verarbeitungs-Historie.
  • Enthält eine Info-Datei, die transparent auflistet, was im Archiv steckt und was nicht.

• Filterlisten und Betreff-Präfixe wurden beim Import vergessen
• Filter 'Empfänger-Typ' wird jetzt richtig übernommen
• Kleinere Korrekturen

Automatic Email Processor 4 ist eine vollständig neu entwickelte Hauptversion. Das Programm benötigt kein installiertes Outlook mehr, sondern verbindet sich direkt mit Ihren E-Mail-Konten - über IMAP, POP3 oder die Microsoft Graph API für Microsoft 365 und Outlook.com. Exchange-Server-Postfächer lassen sich weiterhin anbinden, sofern der IMAP-Dienst des Servers aktiviert ist.

• Direkter Zugriff auf E-Mail-Konten - eine Outlook-Installation ist nicht mehr erforderlich; IMAP, POP3 sowie Microsoft 365 und Outlook.com (über die Microsoft Graph API) werden nativ unterstützt
• Echtzeit-Erkennung neuer E-Mails über IMAP IDLE und Microsoft Graph Delta-Sync
• Neu gestaltete Bedienoberfläche mit übersichtlicher Profilliste, Status- und Verarbeitungsanzeige sowie durchgehender Tastaturbedienung
• Bounce-Erkennung für weitergeleitete E-Mails - automatische Erkennung unzustellbarer Nachrichten (DSN/NDR) und Benachrichtigung des Absenders
• Service- und Headless-Modus für unbeaufsichtigten Betrieb mit separater Programminstanz
• Profilimport aus Vorgängerversionen - bestehende Profile aus Automatic Email Processor 2 und 3 werden mit automatischer Format-Erkennung übernommen
• Erweiterte Sicherheit - AES-V2-Verschlüsselung, TLS-Zertifikats-Pinning, Passwortspeicherung im Windows-Anmeldeinformations-Manager (DPAPI) sowie Schutz vor ZIP-Bomben und Pfad-Manipulationen
• Umfassende Online-Hilfe und Schritt-für-Schritt-Anleitungen, direkt aus dem Programm aufrufbar