Automatic X-Invoice Processor - ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien automatisiert verarbeiten
Die Komplettlösung zur automatisierten Verarbeitung von E-Rechnungs-Dateien
ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien automatisch umbenennen, verschieben und kopieren ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien automatisch drucken und per E-Mail versenden Anhänge und extrahierte Daten automatisch speichern

Ordner überwachen - E-Rechnungs-Dateien nach individuellen Regeln automatisch verarbeiten

Automatic X-Invoice Processor

Automatic X-Invoice Processor unterstützt bei der automatischen Verarbeitung von E-Rechnungen in allen gängigen EN 16931-Formaten, einschließlich ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung (sowohl CII als auch UBL). Beliebig viele Ordner lassen sich überwachen, um dort eingehende E-Rechnungen unter anderem automatisiert zu drucken, umzubenennen oder in dynamisch benannte Ordner zu verschieben. Dafür können zahlreiche Rechnungsdaten verwendet werden, um diese beispielsweise mit in den Dateipfad oder -namen einfließen zu lassen. Das Programm unterstützt den Druck beider Formate, also von ZUGFeRD-/Factur-X-PDF-Rechnungen und von XRechnung-XML-Rechnungen, welche grafisch aufbereitet werden, um auch für dieses Format eine kompakte, übersichtliche Ausgabe zu ermöglichen.

Die zu verarbeitenden ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien können mit verschiedenen Filtern profilspezifisch eingegrenzt werden - als Filter stehen Rechnungsdaten sowie allgemeine Dateiinformationen zur Verfügung. Damit lassen sich beispielsweise die Rechnungen von bestimmten Lieferanten in verschiedene Ordner ablegen. Profitieren Sie von den vielfältigen Möglichkeiten und lassen Sie sich durch die intelligente Verarbeitung Ihrer ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien unterstützen.

E-Rechnungs-Verarbeitung automatisieren unter anderem:


Rechnungen
automatisch
umbenennen

Rechnungen
automatisch
drucken

Rechnungen
automatisch
verschieben

Rechnungen
automatisch
versenden

Rechnungs-Anhänge
automatisch
speichern

Rechnungs-Daten
automatisch
extrahieren
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Mit Automatic X-Invoice Processor können Sie:

  • ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien automatisch ausdrucken, umbenennen, kopieren oder verschieben
  • XML-Rechnungen grafisch aufbereitet wie eine normale Rechnung drucken oder speichern, nicht als kryptische XML-Datei
  • E-Rechnungen automatisch per E-Mail versenden (auch mit weiteren Anhängen)
  • In Rechnungen eingebettete Anhänge zur Archivierung in beliebigen Ordnern speichern
  • Rechnungsdaten automatisch extrahieren und als CSV-Datei speichern
  • Beliebig viele Ordner überwachen
  • Individuelle Regeln für verschiedene Aufgaben erstellen
  • Filtern nach Rechnungsdaten und Dateiinformationen
  • Den Ablageort (Speicherordner) dynamisch aus Eigenschaften von ZUGFeRD- und X-Rechnungen erzeugen lassen
  • Sich über verschiedene Verarbeitungsstatus per E-Mail informieren lassen
  • Die automatische Verarbeitung von Rechnungsdateien auf bestimmte Tage und Zeiten begrenzen, um Rechnungen beispielsweise nur zu Bürozeiten zu drucken
  • Abschließende Aktionen ausführen z.B. ein Programm mit dem Pfad einer extrahierten XML-Datei oder XML-Anlage als Parameter starten
  • Alle ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien eines Ordners (mit benutzerdefinierten Kriterien) nachträglich verarbeiten
  • ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien automatisch sortieren bzw. in einen anderen Ordner verschieben lassen und dabei Unterordner dynamisch aus Eigenschaften der Datei erzeugen lassen
  • Sich regelmäßig einen Excel-Bericht mit Übersicht und Detailinformationen erstellen und optional zusenden lassen

ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien automatisch drucken

Automatic X-Invoice Processor - Druckeinstellungen

Automatic X-Invoice Processor überwacht die festgelegten Ordner und sendet alle PDF- und XML-Dateien, welche die zuvor festgelegten Kriterien erfüllen, direkt nach Eingang an den jeweiligen Drucker. XML-Dateien werden vor dem Druck grafisch aufbereitet. Für die Druckausgabe lassen sich jeweils unterschiedliche Einstellungen je Profil festlegen, um beispielsweise verschiedene Rechnungen auf verschiedenen Druckern oder in einer unterschiedlichen Qualität zu drucken. Weiterhin kann festgelegt werden, dass nur bestimmte Seiten einer E-Rechnung automatisch gedruckt werden sollen (z. B. nur die erste oder letzte Seite eines XRechnungs-Dokuments drucken).

ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien automatisch umbenennen/verschieben

Automatic X-Invoice Processor - PDF- und XML-Dateien umbenennen

Mit Automatic X-Invoice Processor lassen sich alle neu eingehenden oder bestehenden ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien automatisch umbenennen. Dafür lassen sich Rechnungsdaten verwenden und an einer beliebigen Stelle im Namen einfügen. Der Name der PDF- oder XML-Dateien kann auch komplett aus extrahierten Daten des jeweiligen Dokuments zusammengesetzt werden. Beispielsweise können Sie das extrahierte Rechnungsdatum an der ersten Stelle des Dateinamens einfügen und das umbenannte Dokument abschließend in einen Ordner mit der Jahreszahl einsortieren lassen.

Rechnungsdaten automatisch extrahieren

Automatic X-Invoice Processor - Extrahierungseinstellungen

Das Programm ermöglicht das automatische Extrahieren von Daten aus ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien. Beispielsweise lassen sich Rechnungsnummer, -datum, -summe, IBAN etc. extrahieren und in einer CSV-Datei abspeichern. Die Reihenfolge der Spalten kann vorgegeben werden. Das Erstellen der CSV-Datei kann individuell für jede Rechnung erfolgen. Alternativ ist es auch möglich, die extrahierten Rechnungsdaten zeilenweise an eine CSV-Sammeldatei anzufügen.

ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien automatisch per E-Mail versenden

Automatic X-Invoice Processor - E-Mail-Einstellungen

Automatic X-Invoice Processor ermöglicht den automatisierten Versand von PDF- und XML-Dateien per E-Mail. In einem überwachten Ordner neu abgelegte Rechnungsdateien werden mit einem vorab festgelegten Nachrichtentext und optional zusätzlichen Anhängen an einen oder mehrere Empfänger versandt. In den Nachrichtentext können dynamische Inhalte, also extrahierte Daten integriert werden. Für das Versenden der E-Mail lassen sich vorab in den Programmoptionen festgelegte SMTP-Einstellungen, ein Exchange-Server oder das Outlook-Standard-Konto verwenden.

Die E-Mail-Adresse des Empfängers kann wie folgt angegeben werden:

  • Feste E-Mail-Adresse (mit Unterstützung von Platzhaltern)
  • E-Mail-Adresse aus CSV-Zuordnung (also aus extrahierten Daten, wie zum Beispiel einer Kundennummer und Extrahierung der E-Mail-Adresse aus einer CSV-Datei basierend auf der Kundennummer)

Dem zu versendenden Dokument lässt sich auch ein individueller Anhang beifügen, zum Beispiel ein Lieferschein. In diesem Fall müssen die Dateinamen beider Dokumente die gleiche Kennung enthalten, also zum Beispiel die Rechnungsnummer.

Beliebig viele Ordner überwachen

Eingehende ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien untersuchen und passende Regeln anwenden

E-Rechnungen strukturiert ablegen

ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien automatisch umbenennen und in dynamisch erstellten Ordnern speichern

ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien automatisch drucken

PDF- und aufbereitete XML-Rechnungen direkt an den Drucker senden

Optionale Weiter­verarbeitung

Anschließende Aufgaben ausführen z.B. PDF- oder XML-Datei als Parameter an ein Programm übergeben

Profil - Allgemeine Einstellungen
PDF-Filter
Benachrichtigungen
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Schritt-für-Schritt-Anleitungen