E-Rechnungen automatisch umbenennen und strukturiert ablegen

Eingehende Rechnungsdateien tragen oft kryptische Namen wie 2026-06_4711_scan.pdf oder invoice_final_v2.xml. Diese Anleitung zeigt, wie Automatic X-Invoice Processor jede E-Rechnung automatisch nach ihren echten Rechnungsdaten benennt - z. B. 2026-06-15 Mustermann Bürobedarf GmbH RE-2026-1001.pdf - und in eine geordnete Archivstruktur ablegt, etwa je ein Unterordner pro Jahr oder Lieferant.

Umbenennen oder Verschieben - was passt?

Für ein Rechnungsarchiv ist Datei verschieben meist die richtige Wahl; reines Datei umbenennen eignet sich, wenn ein Folgesystem die Dateien im selben Ordner erwartet.

Schritt 1: Profil anlegen

1. Klicken Sie in der Profil-Werkzeugleiste auf Neues Profil… und vergeben Sie einen Namen (z. B. “Eingangsrechnungen archivieren”).
2. Wählen Sie unter Modus den Dateityp: PDF-Datei verarbeiten (ZUGFeRD) oder XML-Datei verarbeiten (XRechnung).
3. Fügen Sie unter Überwachte Ordner den Eingangsordner hinzu.
4. Hinterlegen Sie unter Beispielrechnungen eine typische Rechnung - an ihr prüfen Sie gleich das Namensschema.

Die Grundeinrichtung beschreibt ausführlich die Anleitung “Erste Schritte”.

Schritt 2: Aufgabe hinzufügen und Namensschema festlegen

Klicken Sie in der Aufgabenliste auf Hinzufügen und wählen Sie Datei verschieben (oder Datei umbenennen).

Auf der Registerkarte Speicherort:

1. Verzeichnis: Tragen Sie den Archiv-Ordner ein - gern mit Platzhaltern für eine automatische Ordnerstruktur, z. B. D:\Archiv\Rechnungen\<InvoiceYear> (ein Unterordner pro Jahr) oder D:\Archiv\Rechnungen\<SellerName> (pro Lieferant).
2. Dateiname: Definieren Sie das Namensschema aus Platzhaltern, z. B. <InvoiceDateComplete> <SellerName> <InvoiceId>. Über Platzhalter einfügen öffnen Sie das nach Themen gruppierte Menü aller verfügbaren Werte (siehe Kapitel 70.1).
3. Die Vorschau zeigt sofort den aufgelösten Ergebnisnamen anhand der ausgewählten Beispielrechnung.
4. Wählen Sie das Konfliktverhalten, falls eine Datei mit diesem Namen bereits existiert - Standard ist Nummerierung anfügen, damit keine Rechnung überschrieben wird.

Nützliche Platzhalter für Namensschemata:

Ungültige Dateinamenszeichen aus Platzhalterwerten werden automatisch entfernt.

Schritt 3 (optional): Datei-Datum setzen

Auf der Registerkarte Datei-Datum setzen Sie die Zeitstempel der abgelegten Datei - z. B. Änderungsdatum setzen auf: Rechnungsdatum. So sortiert der Windows-Explorer das Archiv chronologisch nach Rechnungsdatum statt nach Verarbeitungszeitpunkt (siehe Kapitel 9.4).

Schritt 4: Prüfen und speichern

1. Kontrollieren Sie in der Ergebnisvorschau den vollständigen Zielpfad mit aufgelösten Platzhaltern (siehe Kapitel 8.11).
2. Klicken Sie auf OK und legen Sie eine Rechnung in den überwachten Ordner - oder klicken Sie in der Statusleiste auf Sofort prüfen.
3. Im Verarbeitungsprotokoll zeigt der Eintrag den neuen Dateinamen; per Kontextmenü Datei im Explorer anzeigen springen Sie direkt zur abgelegten Datei.

Gut zu wissen

• Nachfolgende Aufgaben arbeiten mit dem neuen Pfad weiter - ein anschließendes Drucken oder Versenden verwendet also bereits die umbenannte Datei.
• Bei Datei verschieben lassen sich über die Registerkarte Zusätzliche Optionen auch die restlichen Dateien des Quellordners mitnehmen (z. B. Begleitdokumente) und leere Elternordner anschließend aufräumen (siehe Kapitel 19.3).
• Bestandsdateien im Eingangsordner verarbeitet das Programm per Design nicht automatisch - dafür gibt es Nachholen… (siehe Kapitel 60.2).

Häufige Probleme

Weiterführende Themen

• Programmhilfe Kapitel 20 - Datei umbenennen im Detail
• Programmhilfe Kapitel 19 - Datei verschieben
• Programmhilfe Kapitel 70.1 - Liste aller Platzhalter
• Programmhilfe Kapitel 70.2 - CSV-Zuordnung (Werte über Zuordnungstabellen übersetzen)