Schritt-für-Schritt-Anleitung für das automatisierte Umbenennen von ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien mit Automatic X-Invoice Processor für Windows
Ein neues Profil anlegen
Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Neues Profil..." in der Werkzeugleiste legen Sie ein neues Profil an und öffnen das
Konfigurationsfenster. Tragen Sie einen passenden Namen für das Profil ein und fügen Sie optional einen Kommentar hinzu. Sie können
das Profil in der Log-Liste farblich hervorheben lassen, um die durchgeführten Aufgaben schneller voneinander unterscheiden zu können.
Den zu überwachenden Ordner bestimmen
Bestimmen Sie nun einen Ordner, der überwacht werden soll, d. h. einen oder auch mehrere Ordner, in welchen die zu
verarbeitenden ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien eingehen. Dazu klicken Sie auf "Hinzufügen..." und wählen
anschließend einen der aufgelisteten Ordner.
Filter setzen
In dieser Kategorie können Sie bei Bedarf verschiedene Filterkriterien festlegen. Tragen Sie beispielsweise einen Begriff aus dem Dokumententext und
einen Teil des Dateinamens ein. Filterbegriffe lassen sich mit logischen UND sowie ODER kombinieren. Falls Sie keinen Filterbegriff eingeben,
werden sämtliche in den überwachten Ordner eingehende ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien umbenannt. Auf der Registerkarte "Ergebnisvorschau" wird angezeigt, ob
die hinzugefügten Beispieldateien die Filterkriterien erfüllen.
Beispieldateien hinzufügen
Geben Sie hier 5 oder mehr PDF- und/oder XML-Dateien an, welche den zu verarbeitenden Dateien entsprechen. In den Profileinstellungen erhalten Sie basierend
auf diesen Beispieldateien eine Vorschau auf die extrahierten Daten, Verifizierungsergebnisse etc. Falls die Dateien ausschließlich gedruckt
werden sollen, ist diese Angabe nicht erforderlich. Da jedoch auch die Ergebnisvorschau der Filterergebnisse auf den Beispieldateien beruht, ist
diese Angabe zu empfehlen. Wählen Sie hier am besten Dateien, die in einem separaten Verzeichnis liegen und nicht verarbeitet werden, insbesondere
nicht umbenannt oder verschoben werden.
Aufgabe "Datei umbenennen" aktivieren und konfigurieren
Wählen Sie als nächstes die Kategorie "Datei umbenennen" aus und setzen Sie den Aufgabenstatus auf "Aktiviert".
Für den Dateinamen können beliebig viele Platzhalter verwendet werden. Ein Platzhalter kann entweder für Eigenschaften der PDF-Datei
stehen oder für aus den Rechnungsdaten extrahierte Werte, wie beispielsweise Rechnungsdatum, Rechnungsnummer etc. Zum Verwenden der
Platzhalter klicken Sie auf den gleichnamigen Link über dem Eingabefeld "Dateiname" und wählen den entsprechenden Menüeintrag aus.
Hier können Sie auch das Verhalten des Programms für den Fall, dass bereits eine Datei gleichen Namens existiert, bestimmen. Wählen Sie
zum Beispiel "Nummerierung anfügen" oder "Vorgang abbrechen".
Optional können Sie auch das Erstell- oder Änderungsdatum der verarbeiteten Datei anpassen, beispielsweise auf das Rechnungsdatum setzen.
Benachrichtigungen
Abschließend kann in dieser Kategorie festgelegt werden, ob Statusmeldungen zur Verarbeitung der jeweiligen Datei (Erfolg, Fehler, Kein Treffer, ...)
an eine bestimmte E-Mail-Adresse versandt werden soll. Für das Versenden der Statusnachrichten kann entweder das als Standard festgelegte
Outlook-E-Mail-Konto verwendet werden oder ein beliebiges E-Mail-Konto für den Versand per SMTP.
