Eingehende PDF-Dokumente mit Sammelrechnungen oder -protokollen können mit Automatic PDF Processor nach verschiedenen Kriterien getrennt werden. Sie können dafür die maximale Seitenanzahl oder Dateigröße des neuen PDF-Dokuments vorgeben, nach den Lesezeichen der obersten Ebene aufteilen oder Schlüsselwörter zum Aufteilen verwenden. Zusätzlich wird auch das Trennen von PDF-Dateien anhand von QR-Codes oder Barcodes wie Code 128, ITF, etc. unterstützt.

Um nur bestimmte Seiten aus PDF-Dateien zu extrahieren, empfiehlt sich die Verwendung von Schlüsselwörtern. Bei diesem Aufteilungstyp kann ein Start-Schlüsselwort vorgegeben werden, welches die erste Seite des jeweilig neuen Dokuments spezifiziert und ein optionales Abschluss-Schlüsselwort, um ein alternatives Ende des jeweiligen Teildokuments zu markieren. Damit werden alle passenden Teildokumente als eigenständige PDF-Dokumente extrahiert.

Die durch die Aufteilung neu entstandenen PDF-Dokumente können mit einem weiteren Profil zusätzlich nach enthaltenen Textbestandteilen umbenannt werden, um beispielsweise eine Protokoll- oder Rechnungsnummer in den Dateinamen zu integrieren.

Automatic PDF Processor unterstützt das automatisierte Verschieben von PDF-Dokumenten, unter anderem auch basierend auf dem Vorhandensein von einem oder mehreren Schlüsselwörtern im Dokumententext. Dies lässt sich entweder durch das Setzen eines Filters "Text des Dokuments --> enthält: xyz" oder durch Verwendung des Datentyps "Abfrage mit Liste" erreichen. Definieren Sie ein Trennzeichen wie etwa das Semikolon und tragen Sie eine Liste mit Suchbegriff;Ergebnis ein.

Beispiel (Firmenname suchen, Kundennummer als Ergebnis verwenden):

• Mustermann GmbH<UND>Beispielweg 0815;KD12345
• Beispielmann GmbH<UND>Musterweg 0815;KD12349

Beispiel (IBAN suchen, Firmenname als Ergebnis verwenden):

• DE02120300000000202051<ODER>DE02 1203 0000 0000 2020 51;Mustermann GmbH
• DE02500105170137075030;Musterfrau GmbH

Das ermittelte Ergebnis wird in einem Platzhalter gespeichert und kann unter anderem für den Pfad des Zielordners verwendet werden - beispielsweise für den Namen eines Unterordners oder für den Dateinamen.

Das Programm ermöglicht das automatische Extrahieren von Daten aus PDF-Dateien. Beispielsweise lassen sich Rechnungsdaten, wie Rechnungsnummer, -datum, -summe, IBAN etc. extrahieren und in einer CSV-Datei abspeichern. Die Reihenfolge der Spalten kann vorgegeben werden. Das Erstellen der CSV-Datei kann individuell für jedes PDF-Dokument erfolgen. Alternativ ist es auch möglich, die extrahierten PDF-Daten zeilenweise an eine CSV-Sammeldatei anzufügen.

PDF-Daten können durch Angabe eines oder mehrerer Suchwörter (z. B.: Rechnungsnummer:|Rechnungsnr.:|Rechnungs-Nr.:) und Angabe der Position des Datenbereichs (z. B.: rechts daneben) spezifiziert werden oder positionsbasierend durch Verschieben eines Auswahlrechtecks. Es besteht auch die Möglichkeit, Daten aus QR-Codes oder Strichcodes zu extrahieren.

Automatic PDF Processor ermöglicht den automatisierten Versand von PDF-Dateien per E-Mail. In einem überwachten Ordner neu abgelegte PDF-Dateien werden mit einem vorab festgelegten Nachrichtentext und optional zusätzlichen Anhängen an einen oder mehrere Empfänger versandt. In den Nachrichtentext können dynamische Inhalte, also extrahierte Daten integriert werden. Für das Versenden der E-Mail lassen sich vorab in den Programmoptionen festgelegte SMTP-Einstellungen, ein Exchange-Server oder das Outlook-Standard-Konto verwenden.

Die E-Mail-Adresse des Empfängers kann wie folgt angegeben werden:

• Feste E-Mail-Adresse
• E-Mail-Adresse aus Platzhalter (also aus extrahierten Daten)
• E-Mail-Adresse aus CSV-Zuordnung (also ebenfalls aus extrahierten Daten, wie zum Beispiel eine Kundennummer und Extrahierung der E-Mail-Adresse aus einer CSV-Datei basierend auf der Kundennummer)

Dem zu versendenden Dokument lässt sich auch ein individueller Anhang beifügen, zum Beispiel ein Lieferschein. In diesem Fall müssen die Dateinamen beider Dokumente die gleiche Kennung enthalten, also zum Beispiel die Rechnungsnummer.