Automatic PDF Processor - PDF-Dateien automatisiert verarbeiten
Die Komplettlösung zur automatisierten Verarbeitung von PDF-Dokumenten
PDF-Dateien automatisch umbenennen, verschieben und kopieren PDF-Dateien automatisch drucken, trennen und per E-Mail versenden PDF-Anhänge und extrahierte Daten automatisch speichern
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Aktion gültig bis zum 30.11.2021

Ordner überwachen - PDF-Dateien nach individuellen Regeln automatisch verarbeiten

Automatic PDF Processor

Mit Automatic PDF Processor können PDF-Dateien automatisch verarbeitet werden. Beliebig viele Ordner lassen sich überwachen, um dort eingehende PDF-Dateien unter anderem automatisiert zu drucken, umzubenennen oder in dynamisch benannte Ordner zu verschieben. Zahlreiche Metadaten des PDF-Dokuments können neben dem Inhalt verwendet werden, um beispielsweise Rechnungs­informationen in den Dateipfad einfließen zu lassen. Die zu verarbeitenden PDF-Dateien können mit verschiedenen Filtern profilspezifisch eingegrenzt werden - als Filter stehen der Dokumententext, PDF-Metadaten sowie allgemeine Dateiinformationen zur Verfügung.

Die Extrahierung von Daten aus dem Text der PDF-Dateien ist optional. Innerhalb eines Profils lassen sich unbegrenzt viele Extrahierungs­regeln erstellen. Die extrahierten Daten können (nach optionaler Validierung und Formatierung) für die Benennung von Ordnern oder des Dateinamens verwendet werden sowie als Extrakt in einer CSV-Datei gespeichert werden. Eine weitere Aufgabe, die sich mit dem Automatic PDF Processor automatisieren lässt, ist das Extrahieren von Anhängen aus PDF-Dateien, um beispielsweise ZUGFeRD-XML-Dateien, XRechnung-Anlagen o. ä. als Teil einer PDF-Rechnung im gleichen Ordner zu speichern.

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Beliebig viele Ordner überwachen

Eingehende PDF-Dateien untersuchen und passende Regeln anwenden

PDF-Dateien strukturiert ablegen

PDF-Dateien automatisch umbenennen und in dynamisch erstellten Ordnern speichern

PDF-Dateien automatisch drucken

Bestimmte PDF-Dokumente direkt an den Drucker senden (z.B. Rechnungen oder Angebote)

Optionale Weiter­verarbeitung

Anschließende Aufgaben ausführen z.B. PDF-Datei als Parameter an ein Programm übergeben

Mit Automatic PDF Processor können Sie:

  • PDF-Dateien automatisch ausdrucken, umbenennen, verschieben, kopieren
  • PDF-Dokumente automatisch per E-Mail versenden (auch mit weiteren Anhängen)
  • Eingebettete PDF-Anhänge zur Archivierung in beliebigen Ordnern speichern
  • PDF-Daten automatisch extrahieren und als CSV-Datei speichern
  • PDF-Dokumente automatisch trennen (nach maximaler Dateigröße, Lesezeichen, Seitenanzahl oder Schlüsselwörtern aufteilen)
  • Beliebig viele Ordner überwachen
  • Individuelle Regeln für verschiedene Aufgaben erstellen
  • Filtern nach Dokumententext, Dateidatum, Anhangsname oder -anzahl, Titel ...
  • Den Ablageort (Speicherordner) dynamisch aus Eigenschaften des PDF-Dokuments erzeugen lassen
  • Sich über verschiedene Verarbeitungsstatus per E-Mail informieren lassen
  • Die automatische Verarbeitung von PDF-Dateien auf bestimmte Tage und Zeiten begrenzen, um PDF-Dateien beispielsweise nur zu Bürozeiten zu drucken
  • Einen Scan- und OCR-Vorgang mit einer anschließenden automatischen Namensvergabe durch den Automatic PDF Processor kombinieren, um auch ältere PDF-Dokumente strukturiert ablegen zu können
  • Abschließende Aktionen ausführen z.B. ein Programm mit dem Pfad der gespeicherten PDF-Datei oder PDF-Anlage als Parameter starten
  • Alle PDF-Dateien eines Ordners (mit benutzerdefinierten Kriterien) nachträglich verarbeiten
  • PDF-Dateien automatisch sortieren bzw. in einen anderen Ordner verschieben lassen und dabei Unterordner dynamisch aus Eigenschaften der Datei erzeugen lassen
  • Sich regelmäßig einen Excel-Bericht mit Übersicht und Detailinformationen erstellen und optional zusenden lassen

PDF-Dateien automatisch drucken
 

Automatic PDF Processor - Druckeinstellungen

Automatic PDF Processor überwacht die festgelegten Ordner und sendet alle PDF-Dateien, welche die zuvor festgelegten Kriterien erfüllen, direkt nach Eingang an den jeweiligen Drucker. Für die Druckausgabe lassen sich jeweils unterschiedliche Einstellungen je Profil festlegen, um beispielsweise verschiedene PDF-Dokumente auf verschiedenen Druckern oder in einer unterschiedlichen Qualität zu drucken. Weiterhin kann festgelegt werden, dass nur bestimmte Seiten einer PDF-Datei automatisch gedruckt werden sollen (z. B. nur die erste oder letzte Seite eines PDF-Dokuments drucken).

PDF-Dateien automatisch umbenennen
(u. a. PDF nach Inhalt umbenennen)

Automatic PDF Processor - PDF-Dateien umbenennen

Mit Automatic PDF Processor lassen sich alle neu eingehenden oder bestehenden PDF-Dateien automatisch umbenennen. Dafür lassen sich PDF-Metadaten oder auch der Inhalt von PDF-Dokumenten verwenden und an einer beliebigen Stelle im Namen einfügen. Der Name der PDF-Dateien kann auch komplett aus extrahierten Daten des jeweiligen Dokuments zusammengesetzt werden. Beispielsweise können Sie bei Rechnungen das extrahierte Rechnungsdatum an der ersten Stelle des Dateinamens einfügen und das umbenannte PDF-Dokument abschließend in einen Ordner mit der Jahreszahl einsortieren lassen.

PDF-Dateien automatisch trennen
 

Automatic PDF Processor - Aufteilungseinstellungen

Eingehende PDF-Dokumente mit Sammelrechnungen oder -protokollen können mit Automatic PDF Processor nach verschiedenen Kriterien getrennt werden. Sie können dafür die maximale Seitenanzahl oder Dateigröße des neuen PDF-Dokuments vorgeben, nach den Lesezeichen der obersten Ebene aufteilen oder Schlüsselwörter zum Aufteilen verwenden.

Um nur bestimmte Seiten aus PDF-Dateien zu extrahieren, empfiehlt sich die Verwendung von Schlüsselwörtern. Bei diesem Aufteilungstyp kann ein Start-Schlüsselwort vorgegeben werden, welches die erste Seite des jeweilig neuen Dokuments spezifiziert und ein optionales Abschluss-Schlüsselwort, um ein alternatives Ende des jeweiligen Teildokuments zu markieren. Damit werden alle passenden Teildokumente als eigenständige PDF-Dokumente extrahiert.

Die durch die Aufteilung neu entstandenen PDF-Dokumente können mit einem weiteren Profil zusätzlich nach enthaltenen Textbestandteilen umbenannt werden, um beispielsweise eine Protokoll- oder Rechnungsnummer in den Dateinamen zu integrieren.

PDF-Dateien automatisch verschieben
 

Automatic PDF Processor - Einstellungen

Automatic PDF Processor unterstützt das automatisierte Verschieben von PDF-Dokumenten, unter anderem auch basierend auf dem Vorhandensein von einem oder mehreren Schlüsselwörtern im Dokumententext. Dies lässt sich entweder durch das Setzen eines Filters "Text des Dokuments --> enthält: xyz" oder durch Verwendung des Datentyps "Abfrage mit Liste" erreichen. Definieren Sie ein Trennzeichen wie etwa das Semikolon und tragen Sie eine Liste mit Suchbegriff;Ergebnis ein.

Beispiel (Firmenname suchen, Kundennummer als Ergebnis verwenden):

  • Mustermann GmbH<UND>Beispielweg 0815;KD12345
  • Beispielmann GmbH<UND>Musterweg 0815;KD12349

Beispiel (IBAN suchen, Firmenname als Ergebnis verwenden):

  • DE02120300000000202051<ODER>DE02 1203 0000 0000 2020 51;Mustermann GmbH
  • DE02500105170137075030;Musterfrau GmbH

Das ermittelte Ergebnis wird in einem Platzhalter gespeichert und kann unter anderem für den Pfad des Zielordners verwendet werden - beispielsweise für den Namen eines Unterordners oder für den Dateinamen.

PDF-Daten automatisch extrahieren
 

Automatic PDF Processor - Extrahierungseinstellungen

Das Programm ermöglicht das automatische Extrahieren von Daten aus PDF-Dateien. Beispielsweise lassen sich Rechnungsdaten, wie Rechnungsnummer, -datum, -summe, IBAN etc. extrahieren und in einer CSV-Datei abspeichern. Die Reihenfolge der Spalten kann vorgegeben werden. Das Erstellen der CSV-Datei kann individuell für jedes PDF-Dokument erfolgen. Alternativ ist es auch möglich, die extrahierten PDF-Daten zeilenweise an eine CSV-Sammeldatei anzufügen.

PDF-Daten können durch Angabe eines oder mehrerer Suchwörter (z. B.: Rechnungsnummer:|Rechnungsnr.:|Rechnungs-Nr.:) und Angabe der Position des Datenbereichs (z. B.: rechts daneben) spezifiziert werden oder positionsbasierend durch Verschieben eines Auswahlrechtecks.

PDF-Dateien automatisch per E-Mail versenden

Automatic PDF Processor - E-Mail-Einstellungen

Automatic PDF Processor ermöglicht den automatisierten Versand von PDF-Dateien per E-Mail. In einem überwachten Ordner neu abgelegte PDF-Dateien werden mit einem vorab festgelegten Nachrichtentext und optional zusätzlichen Anhängen an einen oder mehrere Empfänger versandt. In den Nachrichtentext können dynamische Inhalte, also extrahierte Daten integriert werden. Für das Versenden der E-Mail lassen sich vorab in den Programmoptionen festgelegte SMTP-Einstellungen, ein Exchange-Server oder das Outlook-Standard-Konto verwenden.

Die E-Mail-Adresse des Empfängers kann wie folgt angegeben werden:

  • Feste E-Mail-Adresse
  • E-Mail-Adresse aus Platzhalter (also aus extrahierten Daten)
  • E-Mail-Adresse aus CSV-Zuordnung (also ebenfalls aus extrahierten Daten, wie zum Beispiel eine Kundennummer und Extrahierung der E-Mail-Adresse aus einer CSV-Datei basierend auf der Kundennummer)

Dem zu versendenden Dokument lässt sich auch ein individueller Anhang beifügen, zum Beispiel ein Lieferschein. In diesem Fall müssen die Dateinamen beider Dokumente die gleiche Kennung enthalten, also zum Beispiel die Rechnungsnummer.

PDF-Verarbeitung automatisieren unter anderem:


PDF-Dateien
automatisch
umbenennen

PDF-Dateien
automatisch
verschieben

PDF-Dateien
automatisch
trennen

PDF-Anhänge
automatisch
speichern

PDF-Daten
automatisch
extrahieren

PDF-Dateien
automatisch
drucken

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