Eingehende PDF-Dokumente mit Sammelrechnungen oder -protokollen können mit Automatic PDF Processor nach verschiedenen Kriterien getrennt werden. Sie können dafür die maximale Seitenanzahl oder Dateigröße des neuen PDF-Dokuments vorgeben, nach den Lesezeichen der obersten Ebene aufteilen oder Schlüsselwörter zum Aufteilen verwenden. Zusätzlich wird auch das Trennen von PDF-Dateien anhand von QR-Codes oder Barcodes wie Code 128, ITF, etc. unterstützt.

Um nur bestimmte Seiten aus PDF-Dateien zu extrahieren, empfiehlt sich die Verwendung von Schlüsselwörtern. Bei diesem Aufteilungstyp kann ein Start-Schlüsselwort vorgegeben werden, welches die erste Seite des jeweilig neuen Dokuments spezifiziert und ein optionales Abschluss-Schlüsselwort, um ein alternatives Ende des jeweiligen Teildokuments zu markieren. Damit werden alle passenden Teildokumente als eigenständige PDF-Dokumente extrahiert.

Automatic PDF Processor unterstützt das automatisierte Verschieben von PDF-Dokumenten, unter anderem auch basierend auf dem Vorhandensein von einem oder mehreren Schlüsselwörtern im Dokumententext. Dies lässt sich entweder durch das Setzen eines Filters "Text des Dokuments --> enthält: xyz" oder durch Verwendung des Datentyps "Abfrage mit Liste" erreichen. Definieren Sie ein Trennzeichen wie etwa das Semikolon und tragen Sie eine Liste mit Suchbegriff;Ergebnis ein.

Beispiel (Firmenname suchen, Kundennummer als Ergebnis verwenden):

• Mustermann GmbH<UND>Beispielweg 0815;KD12345
• Beispielmann GmbH<UND>Musterweg 0815;KD12349

Das Programm ermöglicht das automatische Extrahieren von Daten aus PDF-Dateien. Beispielsweise lassen sich Rechnungsdaten, wie Rechnungsnummer, -datum, -summe, IBAN etc. extrahieren und in einer CSV-Datei abspeichern. Die Reihenfolge der Spalten kann vorgegeben werden. Das Erstellen der Exportdatei kann individuell für jedes PDF-Dokument erfolgen. Alternativ ist es auch möglich, die extrahierten PDF-Daten zeilenweise an eine Sammeldatei anzufügen.

PDF-Daten können durch Angabe eines oder mehrerer Suchwörter (z. B.: Rechnungsnummer:|Rechnungsnr.:|Rechnungs-Nr.:) und Angabe der Position des Datenbereichs (z. B.: rechts daneben) spezifiziert werden oder positionsbasierend durch Verschieben eines Auswahlrechtecks. Es besteht auch die Möglichkeit, Daten aus QR-Codes oder Strichcodes zu extrahieren.

Automatic PDF Processor ermöglicht den automatisierten Versand von PDF-Dateien per E-Mail. In einem überwachten Ordner neu abgelegte PDF-Dateien werden mit einem vorab festgelegten Nachrichtentext und optional zusätzlichen Anhängen an einen oder mehrere Empfänger versandt. In den Nachrichtentext können dynamische Inhalte, also extrahierte Daten integriert werden. Für das Versenden der E-Mail lassen sich vorab in den Programmoptionen festgelegte SMTP-Einstellungen, Exchange Online oder das Outlook-Standard-Konto verwenden.

Die E-Mail-Adresse des Empfängers kann wie folgt angegeben werden:

• Feste E-Mail-Adresse
• E-Mail-Adresse aus Platzhalter (also aus extrahierten Daten)
• E-Mail-Adresse aus CSV-Zuordnung (basierend auf z.B. Kundennummer)

Automatic PDF Processor kann ZUGFeRD-/Factur-X-konforme E-Rechnungen automatisch erstellen. Die vom Benutzer bereitgestellte XML-Rechnungsdatei wird gemäß dem gewählten Profil (Basic, Comfort, Extended) in die PDF-Datei eingebettet. Unterstützt werden ZUGFeRD 2.0/2.1 sowie Factur-X 1.0.

Diese Funktion ist besonders wertvoll für:

• Automatisierte Erstellung von E-Rechnungen aus PDF und zugehöriger XML-Datei
• Einhaltung gesetzlicher Anforderungen (z.B. E-Rechnungspflicht für B2G)
• Vereinfachung der Rechnungsverarbeitung bei Geschäftspartnern

Für die revisionssichere Langzeitarchivierung können PDF-Dateien automatisch in das PDF/A-Format konvertiert werden. PDF/A ist ein ISO-Standard, der sicherstellt, dass Dokumente auch in Zukunft originalgetreu dargestellt werden können.

Unterstützte PDF/A-Varianten:

• PDF/A-1b - Grundlegende visuelle Reproduzierbarkeit, breite Kompatibilität
• PDF/A-2b - Unterstützt JPEG2000, Transparenzen, Ebenen
• PDF/A-3b - Erlaubt eingebettete Anhänge beliebiger Formate (z.B. für ZUGFeRD)

Ideal für Unternehmen mit Aufbewahrungspflichten gemäß GoBD, HGB oder anderen Compliance-Anforderungen.

PDF-Dokumente können automatisch mit Stempeln und Wasserzeichen versehen werden. Diese Funktion eignet sich für:

• Textstempel - z.B. "GEPRÜFT", "KOPIE", "VERTRAULICH" mit Datum und Uhrzeit
• Bildstempel - Firmenlogo, Unterschrift oder Prüfsiegel
• Dynamische Inhalte - aus extrahierten Daten generierte Stempeltexte
• Wasserzeichen - halbtransparente Text- oder Bildüberlagerungen

Position, Größe, Drehung und Transparenz sind frei konfigurierbar. Der Stempel kann auf allen Seiten, nur auf bestimmten Seiten oder nur auf der ersten/letzten Seite platziert werden.

Sensitive Daten in PDF-Dokumenten können automatisch durch Platzhaltertext ersetzt werden. Diese Funktion ist unverzichtbar für:

• DSGVO-Compliance - personenbezogene Daten vor Weitergabe entfernen
• Vertrauliche Informationen - Preise, Konditionen oder interne Daten anonymisieren
• Musterdokumente - Vorlagen mit anonymisierten Beispieldaten erstellen

Die zu anonymisierenden Bereiche werden über Extraktionsregeln definiert. Der gefundene Inhalt wird durch einen konfigurierbaren Ersetzungstext ausgetauscht.

Große PDF-Dateien können automatisch komprimiert werden, um Speicherplatz zu sparen und den E-Mail-Versand zu ermöglichen. Die Komprimierung optimiert:

• Bilder - Auflösung und Qualität anpassen
• Schriften - nicht verwendete Schriftzeichen entfernen
• Metadaten - unnötige Informationen entfernen
• Objektstrukturen - redundante Elemente zusammenfassen

Die Komprimierungsstärke kann individuell eingestellt werden, um das optimale Verhältnis zwischen Dateigröße und Qualität zu erreichen.

PDF-Dokumente können automatisch mit Barcodes oder QR-Codes versehen werden. Der Inhalt des Codes kann aus extrahierten Daten generiert werden.

Unterstützte Formate:

• 2D-Codes: QR-Code, DataMatrix, PDF417, Aztec
• 1D-Codes: Code 128, Code 39, EAN-13, EAN-8, UPC-A, ITF

Typische Anwendungsfälle:

• Dokumenten-ID für schnelle Zuordnung im DMS
• Link zur digitalen Version des Dokuments
• Tracking-Informationen für Logistik