Ordner überwachen - PDF-Dateien nach individuellen Regeln automatisch verarbeiten

Automatic PDF Processor

Mit Automatic PDF Processor können PDF-Dateien automatisch verarbeitet werden. Beliebig viele Ordner lassen sich überwachen, um dort eingehende PDF-Dateien unter anderem automatisiert zu drucken, umzubenennen oder in dynamisch benannte Ordner zu verschieben. Zahlreiche Metadaten des PDF-Dokuments können neben dem Inhalt verwendet werden, um beispielsweise Rechnungs­informationen in den Dateipfad einfließen zu lassen. Die zu verarbeitenden PDF-Dateien können mit verschiedenen Filtern profilspezifisch eingegrenzt werden - als Filter stehen der Dokumententext, PDF-Metadaten sowie allgemeine Dateiinformationen zur Verfügung.

Die Extrahierung von Daten aus dem Text der PDF-Dateien ist optional. Innerhalb eines Profils lassen sich unbegrenzt viele Extrahierungs­regeln erstellen. Die extrahierten Daten können (nach optionaler Validierung und Formatierung) für die Benennung von Ordnern oder des Dateinamens verwendet werden sowie als Extrakt in einer CSV-Datei gespeichert werden. Eine weitere Aufgabe, die sich mit dem Automatic PDF Processor automatisieren lässt, ist das Extrahieren von Anhängen aus PDF-Dateien, um beispielsweise ZUGFeRD-XML-Dateien, XRechnung-Anlagen o. ä. als Teil einer PDF-Rechnung im gleichen Ordner zu speichern.

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Beliebig viele Ordner überwachen

Eingehende PDF-Dateien untersuchen und passende Regeln anwenden

PDF-Dateien strukturiert ablegen

PDF-Dateien automatisch umbenennen und in dynamisch erstellten Ordnern speichern

PDF-Dateien automatisch drucken

Bestimmte PDF-Dokumente direkt an den Drucker senden (z.B. Rechnungen oder Angebote)

Optionale Weiter­verarbeitung

Anschließende Aufgaben ausführen z.B. PDF-Datei als Parameter an ein Programm übergeben

Mit Automatic PDF Processor können Sie:

  • PDF-Dateien automatisch drucken, umbenennen, verschieben, kopieren
  • Eingebettete PDF-Anhänge zur Archivierung in beliebigen Ordnern speichern
  • Textuelle Daten aus PDF-Dokumenten automatisch extrahieren und als CSV-Datei speichern
  • PDF-Dokumente nach maximaler Dateigröße, Lesezeichen, Seitenanzahl oder Schlüsselwörtern aufteilen
  • Beliebig viele Ordner überwachen
  • Individuelle Regeln für verschiedene Aufgaben erstellen
  • Filtern nach Dokumententext, Dateidatum, Anhangsname oder -anzahl, Titel ...
  • Den Ablageort (Speicherordner) dynamisch aus Eigenschaften des PDF-Dokuments erzeugen lassen
  • Sich über verschiedene Verarbeitungsstatus per E-Mail informieren lassen
  • Die automatische Verarbeitung von PDF-Dateien auf bestimmte Tage und Zeiten begrenzen, um PDF-Dateien beispielsweise nur zu Bürozeiten zu drucken
  • Einen Scan- und OCR-Vorgang mit einer anschließenden automatischen Namensvergabe durch den Automatic Email Processor kombinieren, um auch ältere PDF-Dokumente strukturiert ablegen zu können
  • Abschließende Aktionen ausführen z.B. ein Programm mit dem Pfad der gespeicherten PDF-Datei oder PDF-Anlage als Parameter starten
  • Alle PDF-Dateien eines Ordners (mit benutzerdefinierten Kriterien) nachträglich verarbeiten
  • PDF-Dateien automatisch sortieren bzw. in einen anderen Ordner verschieben lassen und dabei Unterordner dynamisch aus Eigenschaften der Datei erzeugen lassen
  • Sich regelmäßig einen Excel-Bericht mit Übersicht und Detailinformationen zusenden lassen

PDF-Dateien automatisch drucken
 

Automatic PDF Processor - Druckeinstellungen

Automatic PDF Processor überwacht die festgelegten Ordner und sendet alle PDF-Dateien, welche die zuvor festgelegten Kriterien erfüllen, direkt nach Eingang an den jeweiligen Drucker. Für die Druckausgabe lassen sich jeweils unterschiedliche Einstellungen je Profil festlegen, um beispielsweise verschiedene PDF-Dokumente auf verschiedenen Druckern oder in einer unterschiedlichen Qualität zu drucken. Weiterhin kann festgelegt werden, dass nur bestimmte Seiten einer PDF-Datei automatisch gedruckt werden sollen (z. B. nur die erste oder letzte Seite eines PDF-Dokuments drucken).

PDF-Dateien automatisch umbenennen
(u. a. PDF nach Inhalt umbenennen)

Automatic PDF Processor - PDF-Dateien umbenennen

Mit Automatic PDF Processor lassen sich alle neu eingehenden oder bestehenden PDF-Dateien automatisch umbenennen. Dafür lassen sich PDF-Metadaten oder auch der Inhalt von PDF-Dokumenten verwenden und an einer beliebigen Stelle im Namen einfügen. Der Name der PDF-Dateien kann auch komplett aus extrahierten Bestandteilen des jeweiligen Dokuments zusammengesetzt werden. Beispielsweise können Sie bei Rechnungen das extrahierte Rechnungsdatum an der ersten Stelle des Dateinamens einfügen und das umbenannte PDF-Dokument abschließend in einen Ordner mit der Jahreszahl einsortieren lassen.

PDF-Dateien automatisch aufteilen
 

Eingehende PDF-Dokumente mit Sammelrechnungen oder -protokollen können mit Automatic PDF Processor nach verschiedenen Kriterien aufgeteilt werden. Sie können dafür die maximale Seitenanzahl oder Dateigröße des neuen PDF-Dokuments vorgeben, nach den Lesezeichen der obersten Ebene aufteilen oder Schlüsselwörter zum Aufteilen verwenden. Bei der Verwendung von Schlüsselwörtern kann ein Start-Schlüsselwort vorgegeben werden, welches die erste Seite des jeweilig neuen Dokuments spezifiziert und ein optionales Abschluss-Schlüsselwort, um ein alternatives Ende des jeweiligen Teildokuments zu markieren.

Die durch die Aufteilung neu entstandenen PDF-Dokumente können mit einem weiteren Profil zusätzlich nach enthaltenen Textbestandteilen umbenannt werden, um beispielsweise eine Protokoll- oder Rechnungsnummer in den Dateinamen zu integrieren.

 
 

Automatic PDF Processor - Aufteilungseinstellungen

PDF-Verarbeitung automatisieren:


PDF-Dateien
automatisch
umbenennen

PDF-Dateien
automatisch
verschieben

PDF-Dateien
automatisch
kopieren

PDF-Anhänge
automatisch
speichern

PDF-Extrakt
automatisch
speichern

PDF-Dateien
automatisch
drucken

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