Schritt-für-Schritt-Anleitung für das automatisierte Umbenennen von PDF-Dateien mit Automatic PDF Processor für Windows
Ein neues Profil anlegen
Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Neues Profil..." in der Werkzeugleiste legen Sie ein neues Profil an und öffnen das
Konfigurationsfenster. Tragen Sie einen passenden Namen für das Profil ein (z. B. Rechnungen von Firma Mustermann umbenennen) und fügen
Sie optional einen Kommentar hinzu, z. B. PDF-Dateien im Netzwerkordner "Projekt X" archivieren. Sie können das Profil in der
Log-Liste farblich hervorheben lassen, um die durchgeführten Aufgaben schneller voneinander unterscheiden zu können.
Den zu überwachenden Ordner bestimmen
Bestimmen Sie nun einen Ordner, der überwacht werden soll, d. h. einen oder auch mehrere Ordner, in welchen die zu
verarbeitenden PDF-Dateien eingehen. Dazu klicken Sie auf "Hinzufügen..." und wählen anschließend einen der aufgelisteten
Ordner.
Filter setzen
In dieser Kategorie können Sie bei Bedarf verschiedene Filterkriterien festlegen. Tragen Sie beispielsweise einen Begriff aus dem Dokumententext und
einen Teil des Dateinamens ein. Filterbegriffe lassen sich mit logischen UND sowie ODER kombinieren. Falls Sie keinen Filterbegriff eingeben,
werden sämtliche in den überwachten Ordner eingehende PDF-Dateien umbenannt.
Daten extrahieren
Fügen Sie einige Beispieldateien in der gleichnamigen Kategorie hinzu und wechseln Sie anschließend zur Kategorie "Datenextrahierung".
Klicken Sie auf "Regeln anlegen/bearbeiten...", um den Regel-Editor zu öffnen. Dort können Sie anhand der zuvor festgelegten Beispieldateien
Werte aus dem Text der jeweiligen PDF-Datei extrahieren.
Aufgabe "Datei umbenennen" aktivieren und konfigurieren
Wählen Sie als nächstes die Kategorie "Datei umbenennen" aus und setzen Sie den Aufgabenstatus auf "Aktiviert".
Für den Dateinamen können beliebig viele Platzhalter verwendet werden. Ein Platzhalter kann entweder für Eigenschaften der PDF-Datei
stehen oder für aus dem Dokumententext extrahierte Werte, wie beispielsweise Rechnungsdatum, Rechnungsnummer etc. Zum Verwenden der
Platzhalter klicken Sie auf den gleichnamigen Link über dem Eingabefeld "Dateiname" und wählen den entsprechenden Menüeintrag aus.
Hier können Sie auch das Verhalten des Programms für den Fall, dass bereits eine Datei gleichen Namens existiert, bestimmen. Wählen Sie
zum Beispiel "Nummerierung anfügen" oder "Vorgang abbrechen".
Optional können Sie auch das Erstell- oder Änderungsdatum der verarbeiteten Datei anpassen.
Benachrichtigungen
Abschließend kann in dieser Kategorie festgelegt werden, ob Statusmeldungen zur Verarbeitung der jeweiligen PDF-Datei (Erfolg, Fehler, Kein Treffer, Kein Text, ...)
an eine bestimmte E-Mail-Adresse versandt werden soll. Für das Versenden der Statusnachrichten kann entweder das als Standard festgelegte
Outlook-E-Mail-Konto verwendet werden oder ein beliebiges E-Mail-Konto für den Versand per SMTP.
