Automatic PDF Processor - Änderungsübersicht

Neu: Temp. OCR-Unterstützung für Dateien mit Textebene

Die Temp. OCR-Unterstützung kann jetzt auch Dateien mit Textebene erkennen: wahlweise zusätzlich den Text, der nur als Bild auf der Seite steht - zum Beispiel Briefkopf oder Fußzeile -, oder den gesamten Text neu, wenn sich die Textebene nicht richtig lesen lässt und beim Kopieren nur unsinnige Zeichen erscheinen. Filter und Extrahierungsregeln werten den erkannten Text aus, die Datei selbst bleibt unverändert; die Einstellung steht auf der Seite "Temp. OCR-Unterstützung" unter "Dateien mit Textebene". Außerdem liest die Temp. OCR-Unterstützung bestimmte PDF-Dateien, aus denen das Programm trotz sichtbarem Text nur einzelne Zeichen lesen konnte, jetzt Zeichen für Zeichen.

Neu: Fehlende OCR-Sprachen werden automatisch installiert

Verwendet ein Profil eine OCR-Sprache, die auf dem Rechner nicht installiert ist, lädt das Programm sie jetzt selbst herunter - zum Beispiel nach einem Rechnerwechsel, nach einem Profilimport oder bei einer zentral verwalteten Profildatei. Ein Hinweis unter der Profilliste zeigt den Download an. Gelingt er nicht, etwa ohne Internetzugang, nennt die Fehlermeldung im Log die fehlende Sprache.

Verbessert: Registrierung nennt den Grund, wenn ein Lizenzschlüssel nicht anerkannt wird

Wird ein Lizenzschlüssel nicht anerkannt, nennt das Programm jetzt den Grund, zum Beispiel einen Tippfehler im Schlüssel, einen nicht erreichbaren Lizenzserver oder eine abgelaufene Lizenz. Der Grund steht auch in der Titelleiste und unter "Menü" > "Über...". Bisher erschien in jedem Fall dieselbe Seite.

Verbessert: Übernahme der Daten von Version 1

Wurden die Daten von Version 1 beim ersten Start von Version 2 nicht übernommen, bietet das Programm die Übernahme jetzt beim nächsten Start an - solange in Version 2 noch keine Profile und keine Lizenz vorhanden sind. Außerdem erscheint der erste Start nach der Übernahme sofort in der Sprache, die in Version 1 eingestellt war.

Verbessert: Automatische Sicherungen kleiner und auch im Dienstbetrieb

Die Sicherung der Anwendungsdaten enthält die Daten der Texterkennung nicht mehr und ist dadurch meist nur noch wenige Megabyte groß statt mehrerer hundert; nach einer Wiederherstellung lädt das Programm die OCR-Sprachen, die Ihre Profile verwenden, bei Bedarf selbst nach. Läuft kein Hauptprogramm - etwa auf einem Rechner, auf dem nur der Windows-Dienst arbeitet -, erstellt jetzt die Hintergrundverarbeitung die automatischen Sicherungen selbst.

Verbessert: Log wird nach längerem Dienstbetrieb schneller nachgetragen

Lief die Verarbeitung längere Zeit ohne geöffnetes Hauptprogramm, zum Beispiel als Windows-Dienst, trägt das Hauptprogramm die inzwischen verarbeiteten Dateien beim nächsten Start deutlich schneller ins Log ein und bleibt dabei besser bedienbar. Außerdem schreibt das Programm seltener auf den Datenträger, wenn Dateien im überwachten Ordner liegen bleiben.

Verbessert: Versand über Outlook zuverlässiger und schneller

Bricht die Verbindung zu Outlook während des Sendens ab, zum Beispiel weil Outlook beendet oder neu gestartet wird, verbindet sich das Programm jetzt neu und sendet die Nachricht; bisher wurde die Datei als Fehler gemeldet, und die Nachricht blieb in Outlook im Ordner "Entwürfe" liegen. Ist in den Programmoptionen ein Zeitlimit für die Dateiverarbeitung eingestellt, verbindet sich das Programm außerdem schneller mit Outlook - bei vielen Nachrichten spart das Minuten.

Verbessert: Hinweise zu Netzlaufwerken im Dienstbetrieb

Übernimmt ein Windows-Dienst die Verarbeitung und liegt ein Ordner auf einem Netzlaufwerk, das der Dienst nicht sieht, nennt die Fehlermeldung jetzt die Ursache und den Ausweg: den Netzwerkpfad statt des Laufwerksbuchstabens eintragen. Beim Speichern und nach dem Import von Profilen weist das Programm auf solche Ordner hin, und die Sicherung für die Support-Unterstützung zeigt die Zuordnung der Netzlaufwerke.

Verbessert: Aufgabe "Datei durchsuchbar machen" verarbeitet auf Wunsch Dateien mit kaum Text

Die Aufgabe "Datei durchsuchbar machen" kann jetzt Dateien mit kaum Text verarbeiten, zum Beispiel Scans mit einem Stempel oder einer Seitenzahl als Text. Bisher übersprang sie solche Dateien, obwohl die Spalte "OCR empfohlen" sie als Scan einstufte. Wählen Sie dazu unter "Dateien, die bereits Text enthalten" die Einstellung "Dateien mit kaum Text verarbeiten".

Behoben: Outlook beendete sich während des Versands

War Outlook beim Versand nicht geöffnet, beendete es sich mitten im Versand. Einzelne Nachrichten wurden dann nicht gesendet und blieben im Ordner "Entwürfe", und das Speichern als Entwurf schlug meistens fehl.

Behoben: Admin-Modus verarbeitete trotz Option neue Dateien

War in den Programmoptionen "Im Admin-Modus die automatische Anwendung von Profilen unterdrücken" eingeschaltet, verarbeitete ein Rechner im Admin-Modus neue Dateien trotzdem selbst. Verarbeitete ein anderer Rechner dieselben Ordner, konnten Dateien doppelt verarbeitet werden. Das ist behoben - prüfen Sie nach dem Update bitte, ob die Option auf Ihren Rechnern so eingestellt ist, wie Sie es wünschen.

Behoben: Verarbeitungszeiten wurden falsch ausgewertet

Eigene Verarbeitungszeiten eines Profils galten nicht wie eingestellt: Zeitfenster innerhalb eines Tages galten nie, Zeitfenster über Mitternacht und manche Zeitpunkte dagegen den ganzen Tag, Nachholzeiten endeten um Mitternacht, außerhalb des Verarbeitungszeitraums der Programmoptionen galten sie gar nicht, und zu einem Zeitpunkt blieben Dateien liegen, wenn die Verarbeitung länger dauerte oder das Programm gerade beschäftigt war. Außerdem meldete das Programm außerhalb des Verarbeitungszeitraums nach einer halben Stunde, die Verarbeitung mache keinen Fortschritt mehr. Das ist behoben; Profile, deren Zeiten bisher ganztags galten, verarbeiten jetzt nur noch zu den eingestellten Zeiten, und Dateien, die bisher vergeblich auf eigene Verarbeitungszeiten gewartet haben, verarbeitet das Programm nicht von selbst nach - beides nennt es einmal in den Benachrichtigungen, die Dateien lassen sich über "Nachholen" verarbeiten.

Behoben: Probleme mit der zentral verwalteten Profildatei

War die zentral verwaltete Profildatei nicht erreichbar oder nicht lesbar - zum Beispiel, weil ein Netzlaufwerk beim Programmstart noch nicht verbunden war oder die Datei beschädigt war -, konnte die Profilliste leer erscheinen, und im Admin-Modus konnte ein Speichern in diesem Zustand die Profile überschreiben. Außerdem überschrieb beim Speichern ein Rechner im Admin-Modus die Änderungen eines anderen, und eine Änderung, die die Datei beim Speichern nicht erreichte, fehlte nach dem nächsten Programmstart. Das ist behoben; ein Hinweis unter der Profilliste zeigt an, wenn die Datei nicht erreichbar oder nicht lesbar ist.

Behoben: Probleme mit dem Windows-Dienst

Lief die Verarbeitung als Windows-Dienst und war die Programmoberfläche unter demselben Benutzerkonto geöffnet, auch nur im Infobereich, beendete sich der Dienst beim Abmelden dieses Benutzers; wartete er darauf, die Verarbeitung vom Hauptprogramm zu übernehmen, konnte er danach Dateien ein zweites Mal verarbeiten, die das Hauptprogramm inzwischen verarbeitet hatte und die im überwachten Ordner geblieben waren. Außerdem schlug das Einrichten des Dienstes in den Programmoptionen fehl, wenn der angemeldete Benutzer kein Administrator war und die Windows-Abfrage mit einem Administratorkonto bestätigt wurde; dasselbe galt für das erneute Eingeben des Dienstkennworts. Diese Fehler sind behoben.

Behoben: Alte Daten und temporäre Dateien blieben liegen

Lief das Programm längere Zeit ohne Neustart, zum Beispiel als Windows-Dienst, blieben Log-Einträge, Verarbeitungsprotokolle und Prüfsummen über die eingestellte Aufbewahrungsfrist hinaus gespeichert; alte Verarbeitungsprotokolle blieben im Dienstbetrieb und nach dem Ausschalten des Protokolls ganz liegen. Kopien sehr großer PDF-Dateien, Kopien von E-Mail-Anhängen eines abgebrochenen Versands und Bilder des Excel-Berichts blieben im Ordner für temporäre Dateien - im längeren Dienstbetrieb konnte so das Systemlaufwerk volllaufen -, und Durchläufe mit vielen Dateien belegten unnötig viel Arbeitsspeicher. Das ist behoben.

Behoben: Zeitgesteuerte Sicherung

Die zeitgesteuerte automatische Sicherung ("alle X Stunden") lief nicht mehr von selbst an. Das ist behoben.

Behoben: Kennwörter wurden nicht wie vorgesehen gespeichert

Kennwort und Verbindungszeichenfolge der Aufgabe "In Datenbank speichern" standen zusätzlich unverschlüsselt in der Profildatei und damit auch in exportierten Profilen und Sicherungen, und die Option "Passwörter im Windows-Tresor speichern" blieb ohne Wirkung. Beides ist behoben: Die Profildatei wird beim ersten Start des Hauptprogramms bereinigt (eine zentral verwaltete Profildatei, sobald ein Rechner mit Bearbeitungsrecht sie speichert), und die Passwörter der Programmoptionen wechseln beim nächsten Speichern der Optionen in den Windows-Tresor. Profile, die Sie vorher exportiert oder gesichert haben, enthalten die Zugangsdaten weiterhin - ändern Sie bei Bedarf das Kennwort der Datenbank.

Behoben: Sekundäre Profile aus Version 1 verhielten sich anders als dort

Bei Profilen aus Version 1 behielten die sekundären Profile von Dateigruppen ihr Verhalten nicht: Die Aufgabenkette brach nach "Nicht überschrieben" ab, Filter wurden nicht vor jeder Aufgabe geprüft, Abfragen mit Liste nahmen den längsten statt des ersten Treffers, und Zahlenfilter "zwischen" schlossen die Grenzwerte ein. Das ist behoben für Profile, die ab dieser Version aus Version 1 übernommen oder aus einer Profildatei von Version 1 gelesen werden.

Behoben: Kleinere Korrekturen

Die Sprachen Malaiisch und Malayalam waren bei der Texterkennung vertauscht; Profile, die Malaiisch adressierten, werden umgestellt. War die OCR-Sprache eines Profils auf dem Rechner nicht installiert, speicherten die Profileinstellungen beim Bestätigen stattdessen Deutsch oder Englisch, und "Seiten automatisch drehen" galt in einigen Fällen als erfolgreich, ohne die Seiten ausführlich zu prüfen. Ein Platzhalter für den Vormonat oder den Vortag veränderte auch Jahr und Monat anderer Datumsangaben im selben Text, zum Beispiel das Erstelljahr der Datei; jetzt gilt die Anpassung nur für dasselbe Datum. Die Tageszahlen auf den Registerkarten des Logs zeigten nach Mitternacht bis zur ersten Verarbeitung noch den Vortag, und war der Lizenzserver nicht erreichbar, wartete die Verarbeitung in manchen Fällen bei jedem Durchlauf mehrere Sekunden. Wurde die Lizenz während des Betriebs ungültig, zum Beispiel am Ende der Testphase, verarbeitete das Programm nach der Registrierung erst nach einem Neustart wieder Dateien. Bei eingeschalteter Option "Programm mit Windows starten" startete das Programm nach einem Update unter Umständen bei der nächsten Anmeldung nicht.

Verbessert: Wechsel von Version 1 übernimmt auch deaktivierte Aufgaben

Beim Wechsel von Version 1 und beim Import von Profilen aus Version 1 wurden bisher nur aktive Aufgaben übernommen. Jetzt bleiben auch deaktivierte Aufgaben mit eigenen Angaben erhalten, zum Beispiel "Datei versenden" mit E-Mail-Adressen und Anhängen. Sie werden deaktiviert übernommen.

Verbessert: Sicherung enthält die zentral verwaltete Profildatei

Ist eine zentral verwaltete Profildatei eingetragen, nimmt jede Sicherung der Anwendungsdaten jetzt eine Kopie dieser Datei auf. Bisher konnten die Profile in der Sicherung fehlen, weil sie nur in der zentralen Datei lagen. Beim Wiederherstellen wird die Kopie in den Anwendungsdatenordner gelegt; die zentrale Datei selbst bleibt unverändert.

Behoben: Zentral verwaltete Profildatei aus Version 1 wurde ohne Aufgaben geladen

Nutzten mehrere Rechner eine zentral verwaltete Profildatei und wurde einer davon auf Version 2 umgestellt, zeigte Version 2 die Profile ohne Aufgaben. Mit erlaubter Bearbeitung wurde die Datei außerdem in einem Format gespeichert, das Version 1 nicht lesen kann. Jetzt werden die Profile vollständig übernommen, und vor dem ersten Speichern im neuen Format bleibt eine Kopie der bisherigen Datei erhalten.

Behoben: Beim Wechsel von Version 1 fehlten die Aufgaben sekundärer Teilgruppen

Bei Profilen mit Dateigruppe wurden die Aufgaben der sekundären Teilgruppen nicht übernommen. Profildateien aus älteren Ständen von Version 1 und Profile mit Versand über einen lokalen Exchange-Server ließen sich nicht oder nur teilweise übernehmen. Beides ist behoben.

Behoben: Daten aus Version 1 wurden mit verbundenem Netzlaufwerk nicht übernommen

War beim ersten Start von Version 2 ein Netzlaufwerk verbunden, wurden Profile, Einstellungen und Lizenz aus Version 1 nicht übernommen. Version 2 startete leer und ohne Lizenz. Das ist behoben.

Behoben: Verschieben, Kopieren und Umbenennen dauerten bei vielen Unterordnern mehrere Sekunden je Datei

Schließt ein Profil die Unterordner des überwachten Ordners ein, las das Programm nach jedem Verschieben, Kopieren und Umbenennen alle Unterordner neu ein. Auf Netzlaufwerken mit vielen Unterordnern kostete das mehrere Sekunden je Datei. Das ist behoben.

Behoben: Temporäre Texterkennung übersprang Dateien mit kaum Text

Enthielt eine PDF-Datei nur einzelne lesbare Zeichen, stufte die Liste der Beispieldateien sie als "OCR empfohlen" ein, die temporäre Texterkennung übersprang sie aber. Textfilter und Datenextrahierung fanden dadurch nichts. Das ist behoben.

Behoben: Wiederherstellen einer Sicherung schlug fehl

Beim Wiederherstellen der Anwendungsdaten brach das Programm mit der Meldung ab, eine Datei im Ordner "OCRData" werde von einem anderen Prozess verwendet. Die Sicherung wurde nicht eingespielt. Das ist behoben.

Neu: Datumsformate im Platzhalter-Menü

Jedes Datum im Platzhalter-Menü hat jetzt das Untermenü "Formate": Ein Klick fügt das ganze Datum auf einmal ein, zum Beispiel im Format "yyyy-MM-dd". Eigene Formate legen Sie über "Verwalten..." an, sie stehen dann bei jedem Datum in jedem Profil zur Verfügung. Erstell- und Änderungsdatum von Datei und PDF sowie das aktuelle Datum bieten außerdem die 12-Stunden-Zeit und am/pm.

Verbessert: Mehrere Benutzer eines Terminalservers verarbeiten gleichzeitig

Arbeiteten mehrere Benutzer auf einem Rechner mit dem Programm, etwa auf einem Terminalserver, verarbeitete bisher nur einer von ihnen Dateien. Jetzt verarbeitet jedes Benutzerkonto seine eigenen Profile, auch gleichzeitig. Einen Ordner verarbeitet dabei immer nur ein Konto, und das Hauptfenster weist auf Ordner hin, die ein anderes Konto bereits verarbeitet.

Behoben: Nachholen wartete endlos, wenn die Verarbeitung in einer anderen Sitzung lief

Lief die Verarbeitung des eigenen Benutzerkontos in einer anderen Windows-Sitzung oder im Windows-Dienst, zeigte der Nachhol-Dialog dauerhaft "Die Verarbeitung wurde unterbrochen". Das ist behoben. Die Statusleiste zeigt außerdem an, wenn die Verarbeitung in einer anderen Sitzung läuft.

Behoben: am/pm blieb bei deutscher Ländereinstellung leer

Im Datumsformat einer Regel und in Platzhaltern mit eigenem Datumsformat lieferte "tt" bei deutscher Ländereinstellung weder AM noch PM. Das ist behoben.

Behoben: Datumsteile lieferten bei manchen Datumsformaten das ganze Datum

Hatte eine Datumsregel ein Datumsformat wie "yyyyMMdd", setzte zum Beispiel der Platzhalter für das Jahr den ganzen Wert "20260315" statt "2026" ein. Mit solchen Regeln schlugen außerdem Datumsvergleiche im Filter fehl, die Datenbank-Aufgabe übergab den Wert nicht als Datum, und das Datum wurde nicht als Dateidatum übernommen. Das ist behoben.

Neu: Druckaufgabe druckt wahlweise nur Seiten bestimmter Formate

In der Aufgabe "Datei drucken" lassen sich jetzt gezielt Seiten bestimmter Formate drucken. So verteilen sich die Seiten einer Datei auf verschiedene Drucker, etwa A0 bis A2 auf den Plotter und A3 und A4 auf den Laserdrucker. Enthält eine Datei keine passende Seite, wird die Aufgabe übersprungen.

Neu: Seite "Übersicht" in den Profileinstellungen

Die neue Seite fasst ein Profil auf einen Blick zusammen: überwachte Ordner, Filter, Regeln, Aufgaben und Benachrichtigungen. Sie weist auf mögliche Probleme hin, etwa einen fehlenden Ordner oder eine Benachrichtigung ohne Empfänger. Mit einer Beispieldatei zeigt sie zusätzlich, was mit dieser Datei geschehen würde: ob der Filter greift, welche Werte die Regeln liefern und wohin jede Aufgabe die Datei ablegt, druckt oder sendet. Die Übersicht lässt sich kopieren und ist Teil der Sicherung für den Support.

Neu: Suche im Log-Bereich

Das neue Feld "Log-Suche" durchsucht alle Registerkarten des Protokolls auf einmal, etwa nach Dateinamen, Ordnern, Profilen oder Fehlermeldungen. Begriffe lassen sich verknüpfen und auf einzelne Angaben beschränken, eine Kurzhilfe erklärt die Möglichkeiten.

Geändert: Die Aufbewahrungsdauer gilt für alle Log-Einträge

Log-Einträge werden nach Ablauf der eingestellten Aufbewahrungsdauer jetzt ausnahmslos gelöscht. Bisher blieben sie erhalten, solange ihre Datei noch am ursprünglichen Ort lag. Bereits verarbeitete Dateien werden dadurch nicht erneut verarbeitet. Der Excel-Bericht reicht höchstens bis zum Beginn der Aufbewahrungsdauer zurück.

Verbessert: Übersichtlicheres Nachholen

Arbeiten mehrere Profile am selben Ordner, zählt eine Datei jetzt als erfolgreich, sobald ein Profil sie verarbeitet hat. Fehler weiterer Profile stehen in einer eigenen Zeile. Eine Tabelle zeigt das Ergebnis je Profil mit der häufigsten Fehlermeldung, und der Dialog bleibt nach dem Ende geöffnet. Nicht verarbeitete Dateien bietet das Programm nur noch auf Wunsch beim nächsten Nachholen erneut an. "Dateien mit Fehlern verschieben" greift nur noch, wenn kein Profil die Datei erfolgreich verarbeitet hat.

Verbessert: Schneller bei großen Datenmengen

Programmstart, Nachholen, Excel-Bericht und Hauptfenster bleiben auch bei sehr vielen Log-Einträgen, offenen Wiederholungen oder vorgemerkten Dateien zügig. Das macht sich vor allem bemerkbar, wenn Anwendungsdaten oder überwachte Ordner auf einem Netzlaufwerk liegen.

Verbessert: Speichern eines Profils meldet alle Beanstandungen auf einmal

Statt einzelner Meldungen nacheinander zeigt das Programm beim Speichern alle Beanstandungen in einem Hinweis.

Verbessert: Mehr Angaben im Protokoll und für den Support

Beim Aufteilen nennt das Protokoll jetzt verworfene Seiten. Die Sicherung für den Support enthält ein Verarbeitungsprotokoll der letzten 14 Tage, damit sich Probleme meist ohne Rückfragen klären lassen.

Verbessert: Log-Filter und Profil-Suche

Der Log-Filter unterscheidet nicht mehr zwischen Groß- und Kleinschreibung. Die Profil-Suche bleibt auch bei schmalem Fenster sichtbar.

Behoben: Ausgefilterte Dateien wurden unnötig eingelesen

Dateien, die ein Profil schon anhand von Pfad, Dateiname oder daraus gelesenen Angaben ausschließt, wurden in manchen Fällen trotzdem vollständig eingelesen. Auf Netzlaufwerken war das spürbar langsam. Solche Dateien werden jetzt übersprungen, ohne sie zu öffnen.

Behoben: "Datei verschieben" meldete Erfolg, obwohl die Datei am Ursprungsort verblieb

Konnte die Datei nach dem Kopieren nicht vom Ursprungsort entfernt werden, galt das Verschieben trotzdem als erfolgreich, und die Datei wurde später ein zweites Mal verarbeitet. Die Aufgabe meldet jetzt einen Fehler und lässt die Datei unverändert.

Behoben: Wiederholungen führten erledigte Aufgaben erneut aus

Die automatische Wiederholung führte in einigen Fällen bereits erledigte Aufgaben wie einen Versand ein zweites Mal aus. Das geschah etwa, wenn die fehlgeschlagene Aufgabe inzwischen gelöscht oder die Datei schon erneut verarbeitet worden war.

Behoben: Folgen eines kurzen Netzlaufwerk-Ausfalls

War der Ordner einer Datei vorübergehend nicht erreichbar, etwa bei einem NAS-Ausfall, gingen offene Wiederholungen verloren, und die Verzögerung vorgemerkter Dateien begann von vorn. Beides ist behoben.

Behoben: Auf Windows 7 blieb die Verarbeitung an einer Windows-Meldung hängen

Musste auf Windows 7 eine Datei per Texterkennung gelesen werden, stand die Verarbeitung still, bis jemand eine Windows-Meldung bestätigte. Die Texterkennung setzt Windows 8 oder neuer voraus. Auf Windows 7 überspringt das Programm sie jetzt mit einem Hinweis, die übrige Verarbeitung läuft weiter.

Behoben: Kleinere Korrekturen

Die Mindestseitenanzahl der Seitenauswahl beim Drucken ging beim Speichern verloren. Die Verarbeitungszeiten-Diagnose zeigte keine verarbeiteten Dateien, und das Symbol "Log-Bereich minimieren" war bei hoher Bildschirmskalierung zu klein.

Neu: Warnung, wenn ein Profil längere Zeit keine Datei verarbeitet hat

Hat ein aktives Profil länger als eine einstellbare Frist (Standard: 45 Tage) keine Datei regulär verarbeitet, zeigt die Profilliste ein Warnzeichen in der Spalte "Letzte Anwendung (regulär)" und das Hauptfenster einen Hinweisbalken unter der Profilliste; auf Wunsch geht zusätzlich eine E-Mail an frei wählbare Empfänger. So fällt auf, wenn sich Dateiname oder Inhalt regelmäßiger Dokumente geändert haben und die Filterkriterien nicht mehr greifen. Beim Nachholen getroffene Dateien zählen mit ihrem Eingangsdatum, sodass die Warnung nach einer Filterkorrektur durch Nachholen erlischt. Frist und Schalter stehen unter Optionen > Verarbeitung; je Profil lässt sich unter "Erweitert" eine eigene Frist setzen oder die Warnung abschalten, und unter "Im Anschluss" steht die E-Mail dazu wie die übrigen Statusmeldungen. Ein Klick auf den Hinweisbalken öffnet die Liste der betroffenen Profile; dort lässt sich die Warnung für markierte Profile mit einem Klick abschalten, etwa für bewusst ruhende Profile.

Geändert: Meldung bei fehlendem Profil-Treffer ist jetzt eine globale Einstellung

Die E-Mail "Kein Treffer" wurde bisher je Profil unter "Im Anschluss" eingestellt. Dadurch schickte jedes Profil mit gesetztem Haken eine eigene Nachricht für dieselbe Datei, auch wenn ein anderes Profil die Datei verarbeitet hatte. Die Meldung steht jetzt unter Optionen > Verarbeitung > "Dateien ohne Profil-Treffer" und wird einmal je Datei gesendet, wenn kein Profil gegriffen hat; sie nennt je Profil den Grund aus dem Verarbeitungsprotokoll. Beim ersten Start werden Haken und Empfänger aller Profile einmalig übernommen.

Neu: Hinweis vor Ablauf der Lizenz

Läuft eine zeitlich begrenzte Lizenz in den nächsten 30 Tagen ab, zeigt das Hauptfenster unter der Profilliste einen Hinweisbalken mit dem Ablaufdatum; nach dem Ablauf bleibt er während der wenigen Kulanztage rot sichtbar. Ein Klick öffnet die Bestellseite zur Verlängerung. Bisher stand das Datum nur in der Titelleiste, und das Programm stellte nach der Kulanzfrist ohne Vorwarnung die Arbeit ein.

Verbessert: Duplikat eines Profils wird deaktiviert angelegt

Beim Duplizieren war die Kopie sofort aktiv und verarbeitete dieselben Dateien ein zweites Mal, bevor sie angepasst werden konnte. Die Kopie ist jetzt zunächst deaktiviert und wird nach dem Anpassen von Hand aktiviert.

Verbessert: Empfängerermittlung aus einer CSV-Datei

Bei der Aufgabe "E-Mail versenden" mit dem Empfängertyp "E-Mail-Adresse aus CSV-Zuordnung" wird die Codierung der CSV-Datei jetzt automatisch erkannt: Auch mit Excel als "CSV (Trennzeichen-getrennt)" gespeicherte Dateien werden richtig gelesen, bisher blieb ein Name mit Umlaut (z. B. "Müller") ohne Treffer. Der Vergleich mit dem ausgelesenen Wert ignoriert außerdem Leerzeichen am Rand, Groß-/Kleinschreibung und die Schreibweise von Umlauten. Passt keine Zeile, meldet das Protokoll jetzt "Kein Eintrag für ... in ..." statt einer leeren Empfängeradresse.

Behoben: Bereinigung wirkte bei automatischer Zahlen- oder Datumssuche nicht wie erwartet

Bei Extrahierungsregeln mit dem Datentyp "Zahl" und aktiver Zahlensuche lief die Suche auf dem unbereinigten Text; die Schritte unter "Bereinigen" wurden erst danach auf die gefundene Zahl angewendet. Ein Zeilenfilter löschte die Zahl dadurch, das Ergebnis blieb ohne Fehlermeldung leer. Bei Regeln mit Datumssuche wurde die Bereinigung außerhalb der Ermittlung per Schlüsselwort gar nicht angewendet. Jetzt wird der Text zuerst bereinigt und dann durchsucht.

Behoben: Netzlaufwerk mit geändertem Netzwerkpfad wurde bis zum Neustart mit dem alten Pfad verwendet

Änderte sich während der Laufzeit der Netzwerkpfad hinter einem verbundenen Netzlaufwerk, verwendete das Programm bis zum Neustart den alten Pfad. Betroffen sind zum Beispiel Laufwerke, die NetDrive bereitstellt und bei jedem Verbinden unter einem neuen Namen anmeldet. Das Programm übernimmt eine geänderte Zuordnung jetzt im laufenden Betrieb.

Behoben: Benutzerdefiniertes Outlook-Konto wurde nicht übernommen

In den Optionen unter "E-Mail-Konto zum Senden" wurde ein gewähltes benutzerdefiniertes Outlook-Konto nicht gespeichert: Beim nächsten Öffnen war wieder der erste Eintrag ausgewählt, und der Versand lief unbemerkt über das Standardkonto. Der Verbindungstest meldet jetzt außerdem einen Fehler, wenn das gewählte Konto in Outlook nicht gefunden wird. Ist bei "Benutzerdefiniertes Konto" kein Konto hinterlegt, wird wie bisher das Standardkonto verwendet und dies im Fehlerprotokoll vermerkt; dasselbe gilt, wenn Benachrichtigungen oder Berichte das eingestellte Konto nicht finden.

Behoben: Outlook-Zugriff scheiterte trotz Selbstheilung an der Typbibliothek

Auf einem PC mit 32-Bit-Office und Resten einer früheren 64-Bit-Installation scheiterte der Zugriff auf Outlook weiterhin an der Registrierung der Typbibliothek, auch mit der Selbstheilung aus Version 2.9.7. Das Programm spricht Outlook jetzt ohne die Typbibliothek an; ihre Registrierung spielt für den Versand keine Rolle mehr.

Verbessert: Breiteres Auswahlfeld für die Liste bei "Abfrage mit Liste"

Im Regeleditor war das Auswahlfeld der zu verwendenden Liste so schmal, dass längere Listennamen abgeschnitten wurden und sich ähnlich benannte Listen nicht unterscheiden ließen. Das Feld ist jetzt deutlich breiter, die aufgeklappte Liste passt sich dem längsten Namen an, und der vollständige Name erscheint als Tooltip.

Behoben: Selbstheilung der Outlook-Typbibliothek fand die Datei bei 32-Bit-Office nicht

Die in Version 2.9.6 eingeführte Selbstheilung suchte die Outlook-Typbibliothek nur über die 64-Bit-Registrierung von Outlook. Bei einer 32-Bit-Installation von Office mit Resten einer früheren 64-Bit-Installation fand sie die Datei deshalb nicht, und der Zugriff auf Outlook blieb gestört. Die Support-Sicherung nennt jetzt zusätzlich die geprüften Fundorte.

Behoben: Aufteilen ohne verbleibende Seiten hinterließ keinen Protokolleintrag

Blieb bei der Aufgabe "PDFs aufteilen" nach dem Seitenausschluss keine Seite übrig, wurde kein Teildokument gespeichert und die Aufgabe erschien nicht im Protokoll. Eine nachfolgende Aufgabe "Datei löschen" entfernte die Quelldatei dann ohne erkennbaren Grund. Jetzt zeigt das Protokoll die Zeile "Kein Teildokument erzeugt (Aufteilung)", und die Datei zählt als nicht überschrieben.

Verbessert: Keine weiteren Aufgaben, wenn eine Aufgabe nichts geschrieben hat

Meldet eine Aufgabe "Nicht überschrieben", weil die Zieldatei bei der Option "Abbrechen" bereits vorhanden war oder beim Aufteilen keine Seite übrig blieb, werden die restlichen Aufgaben des Profils jetzt übersprungen, genau wie nach einem Fehler. Eine nachfolgende Aufgabe "Datei löschen" entfernt damit keine Datei mehr, die nirgends angekommen ist. Bestehende Profile behalten das bisherige Verhalten; die neue Option "Weitere Aufgaben auch ausführen, wenn eine Aufgabe nichts geschrieben hat" auf der Profilseite "Erweitert" ist dort aktiviert und bei neuen Profilen deaktiviert.

Behoben: Protokoll zeigte "Datei verschoben" bzw. "Datei kopiert" bei nicht überschriebener Datei

War bei den Aufgaben "Datei verschieben" und "Datei kopieren" die Option "Abbrechen" gewählt und die Zieldatei bereits vorhanden, stand im Protokoll trotzdem "Datei verschoben" bzw. "Datei kopiert" mit dem Zielpfad. Jetzt lautet die Zeile wie bei den anderen Aufgaben "Nicht überschrieben".

Verbessert: Selbstheilung bei beschädigter Registrierung der Outlook-Typbibliothek

Zeigt die Windows-Registrierung der Outlook-Typbibliothek auf eine fehlende Datei (typisch nach einem Wechsel zwischen 32- und 64-Bit-Office), scheiterte der Zugriff auf Outlook auch nach einer Office-Reparatur. Das Programm schreibt in diesem Fall jetzt selbst eine Benutzer-Registrierung und wiederholt den Zugriff. Die Support-Sicherung zeigt den Eintrag an.

Verbessert: Meldung "Outlook konnte nicht instanziiert werden" nennt die Ursache

Scheitert der Zugriff auf Outlook, nennt die Meldung jetzt den wahrscheinlichen Grund: Verarbeitung als Windows-Dienst, unterschiedliche Rechte von Outlook und Programm, fehlendes klassisches Outlook, eine beschädigte Registrierung der Outlook-Typbibliothek oder ein wartender Dialog wie die Profilauswahl. Bei unbekannten Ursachen wird der Fehlercode angegeben.

Verbessert: Hinweis bei Outlook-Versand mit externem Prozessor

Ist der Versand oder die Benachrichtigung auf Outlook eingestellt und die Verarbeitung übernimmt ein Windows-Dienst, weist das Programm beim Speichern der Optionen darauf hin, dass ein Dienst das Outlook der angemeldeten Sitzung nicht erreichen kann. Der Dienst vermerkt die Konstellation zusätzlich in seinem Protokoll.

Verbessert: Support-Sicherung enthält Angaben zu Outlook

Der Systemschnappschuss der Support-Sicherung zeigt jetzt, ob das klassische Outlook installiert ist (Version, 32/64-Bit), ob das neue Outlook installiert und als Standard aktiv ist, welche Outlook-Profile vorhanden sind, ob die Profilauswahl beim Start eingeschaltet ist und ob die Registrierung der Outlook-Typbibliothek auf vorhandene Dateien zeigt. Zusätzlich wird das konfigurierte Arbeitsverzeichnis mit seiner Erreichbarkeit aufgeführt.

Behoben: Profilimport protokollierte einen Scheinfehler

Beim Import einer Profildatei im Format der Profiles.json wurde ein Fehler in den Fehlerbericht geschrieben, obwohl der Import gelang.

Verbessert: Größere Vorschau der Datenermittlung im Regeleditor

Die Vorschau unterhalb der Reiter "Datei auswählen" bis "Datenbereich erweitern" zeigt jetzt mehrere Zeilen und bricht lange Texte um, statt sie abzuschneiden.

Behoben: Vorschau der Datenermittlung in der englischen Oberfläche nur eine Zeile hoch

In der englischen Programmoberfläche war die Vorschau im Regeleditor auf eine Zeile beschränkt, längere ermittelte Texte waren dadurch kaum lesbar.

Behoben: Drei Reiter des Regeleditors in der englischen Oberfläche auf Deutsch

Solange ein Profil noch keine Regel enthielt, zeigte der Regeleditor in der englischen Oberfläche die Reiter für Seitentext, Abfrage und Formularfeld mit deutscher Beschriftung.

Verbessert: Dateigruppen werden nach Ablauf der Wartezeit noch im selben Durchlauf verarbeitet

Bei Dateigruppen mit mehreren Dateien in der Primärgruppe oder mit sekundären Teilgruppen wurde eine neu entdeckte Datei bisher erst im nächsten Prüfdurchlauf verarbeitet, weil die Wartezeit auf weitere Dateien erst dann als abgelaufen galt. Bei einem Prüfintervall von zwei Minuten vergingen so bis zu vier Minuten, und die Verarbeitung lief in Schüben. Jetzt wartet der Durchlauf am Ende bis zu einer Minute auf den Ablauf der Wartezeit und verarbeitet die zurückgestellten Gruppen sofort. Längere Restwartezeiten bleiben dem nächsten Durchlauf überlassen. Die Statuszeile zeigt während des Laufs, wie viele Dateien gerade zurückgestellt sind.

Verbessert: Schnellere Verarbeitung von Dateigruppen

Nach abgelaufener Wartezeit prüfte das Programm jede Gruppe vor der Verarbeitung ein weiteres Mal mit einer Sekunde Pause. Bei großen Rückständen summierte sich das auf mehrere Minuten. Diese zusätzliche Pause entfällt. Außerdem werden Größe und Änderungszeit der Kandidatendateien nicht mehr für jede verarbeitete Datei erneut vom Dateisystem abgefragt.

Behoben: Wartezeiten wurden im Windows-Dienst nicht eingehalten

Lief die Verarbeitung als Windows-Dienst, wurden die Verzögerung vor der Verarbeitung, das Warten auf weitere Dateien beim Kopieren und Verschieben sowie die Pause nach dem E-Mail-Versand übersprungen. Die Wartezeiten von Dateigruppen und E-Mail-Anhängen liefen ohne Pause und erzeugten dabei unnötige Systemlast.

Behoben: Regeleditor meldete bei einer reinen Uhrzeit "Text enthält keine Zeichen"

Enthielt der bereinigte Text einer Datumsregel nur eine Uhrzeit wie "4:31:56 pm", zeigten die Seiten "Verifizierung" und "Formatierung" im Regeleditor "Text enthält keine Zeichen", obwohl die Verarbeitung den Wert korrekt erkannte. Die Vorschau nutzt jetzt dieselbe Erkennung wie die Verarbeitung und benennt ein fehlendes Datum als solches.

Neu: Regeloption "Ermitteltes Ergebnis darf leer sein"

Liefert eine Extraktionsregel keinen Wert, gilt sie mit dieser Option trotzdem als erfolgreich und der Platzhalter bleibt leer - statt eines Fehlers der Aufgabe. Praktisch für Angaben, die nur in manchen Dokumenten vorkommen, etwa ein Kalenderjahr im Betreff. Die Vorschau zeigt solche Ergebnisse als "leer (zulässig)".

Verbessert: Leerzeichen aus der Formatierung bleiben erhalten

Ein in der Formatierung einer Regel bewusst eingefügtes Leerzeichen am Anfang oder Ende des Werts wird beim Einsetzen in Dateinamen und andere Platzhalter nicht mehr entfernt. Damit lässt sich ein Zusatz wie " 2025" nur dann anhängen, wenn die Regel auch einen Wert liefert.

Behoben: Sehr langsame Verarbeitung bei Dateigruppen in großen Ordnern

Bei Profilen mit Dateigruppe ("Primärgruppe kann mehrere Dateien enthalten" oder Sekundärgruppen) wurden für jede verarbeitete Datei alle anderen Dateien des Ordners erneut gelesen. Bei rund 2.000 Dateien im Ordner dauerte dadurch jede einzelne Datei etwa 90 Sekunden.

Behoben: Fehlerprotokoll-Einträge im Dienstbetrieb

Unter einem Dienstkonto wurde bei jedem Ordner-Scan ein Fehler "Object reference not set" protokolliert, weil die Umgebungsvariablen der Benutzeranmeldung dort nicht vorhanden sind.

Verbessert: Stillstandserkennung bei langen Verarbeitungsläufen

Das Dauer-Protokoll wertet jetzt auch jede verarbeitete Datei als Fortschritt. Bisher meldete es bei einem mehrstündigen Lauf mit vielen Dateien fälschlich "Verarbeitung scheint zu stehen", weil währenddessen kein Ordner-Scan stattfindet. Verwaiste Batch-Dateien im Programmdaten-Ordner werden außerdem automatisch entfernt.

Verbessert: Zeitbestandteile in Legende und Einfügemenü der Datumsformate

Die Legende der Datumsformate (Seite "Formatierung" und Datumsformatslisten) sowie das Menü "Datumsbestandteil einfügen" führen jetzt auch die Zeitbestandteile HH, hh, mm, ss und tt auf. Für Platzhalter stehen zusätzlich die Datumsteile Hour24, Hour12, Minute, Second und AmPm zur Verfügung.

Neu: Uhrzeiten in benutzerdefinierten Datumsformaten

Benutzerdefinierte Datumsformate verstehen jetzt auch Uhrzeit-Bestandteile (HH, hh, mm, ss, tt). Damit lassen sich z. B. 12-Stunden-Angaben mit AM/PM aus dem Dokument lesen und über das Ausgabeformat in die 24-Stunden-Darstellung umformatieren.

Verbessert: Blättern durch die Beispieldateien

Die Pfeile zum Durchblättern der Beispieldateien liegen jetzt nebeneinander an fester Position - auf der Profilseite "Zu ermittelnde Werte", im Regeleditor und in der Vorschau der Dateigruppierung. Die Schaltfläche "Ausgewählte Beispieldatei öffnen" ist abgesetzt, sodass bei wechselnder Dateinamenslänge keine Fehlklicks mehr entstehen.

Verbessert: Hinweis bei Barcode-Trennung ohne Text

Beim Aufteilen nach Barcode mit dem Auslöser "Barcode-Daten mit dem Text" weist das Programm beim Speichern jetzt darauf hin, wenn kein Text eingetragen ist - andernfalls würde jeder gefundene Barcode als Trennmarke gelten. Die Hilfe stellt zudem klar, dass der Profilfilter nicht das Trennkriterium bestimmt.

Verbessert: Schreibweise der Dateinamen-Platzhalter in der Hilfe

Die Hilfe beschreibt die Platzhalter für Teile des Dateinamens und für den übergeordneten Ordner jetzt in der Schreibweise, die das Programm tatsächlich versteht, z. B. <FileNamePartL{0,8}> statt der bisher genannten Form mit Doppelpunkt.

Behoben: Abbruch der Vorschau beim Umbenennen

Beim Eintippen eines Dateinamen-Platzhalters mit einer Startposition hinter dem Ende des Namens (z. B. <FileNamePartL{9999,}>) brach die Vorschau des neuen Dateinamens mit einem Fehler ab. Die Vorschau zeigt jetzt in diesem Fall einen leeren Wert.

Verbessert: Hinweis bei einer Dateigruppe, die eine Ordnerkette abbildet

Überwacht ein Sekundärprofil der Dateigruppe genau den Ordner, in den das Profil per Verschieben oder Kopieren schreibt, weist das Programm beim Speichern darauf hin. Solche Profile sollen die Ausgabe weiterverarbeiten und gehören nicht in die Dateigruppe - als Teilgruppe wartete das Profil bei jeder Datei die Wartezeit ab und meldete "Keine passende Datei". Diese Meldung erklärt jetzt ebenfalls die Ursache.

Verbessert: System-Schnappschuss der Support-Sicherung

Wurde das Fehlerprotokoll kurz vor dem Erstellen der Support-Sicherung geleert, wertet der Schnappschuss jetzt auch die Sicherungskopien des Protokolls aus und vermerkt den Zeitpunkt der Leerung, statt "keine Fehler" zu melden.

Verbessert: Regeleditor - Datenquelle "Dateiname"

Die Auswahl heißt jetzt "Komplett (ohne Dateiendung)" und macht damit deutlich, dass der Dateiname ohne Endung ausgewertet wird.

Neu: Aufgabe "In Datenbank speichern"

Extrahierte Werte lassen sich jetzt direkt in eine Datenbank schreiben - je verarbeiteter Datei ein Datensatz. Die Verbindung läuft über ODBC (SQL Server per Eingabefeldern, ODBC-Datenquelle oder freie Verbindungszeichenfolge für MySQL, PostgreSQL, Oracle, Access u. a.). Zwei Arbeitsweisen: "Tabelle befüllen" (Tabelle und Spalten aus der Datenbank laden, je Spalte einen Platzhalter zuordnen) oder "Eigener SQL-Befehl" (INSERT, UPDATE, gespeicherte Prozeduren) mit Platzhaltern. Platzhalter werden als typisierte Parameter übergeben (Datum, Zahl, Text) - nie als Text im Befehl. Eine Vorschau zeigt den fertigen Befehl mit den Werten einer Beispieldatei; Verbindungsfehler lösen die Wiederholungslogik aus.

Neu: Listen-Abfragen tolerieren Prüfziffern, führende Nullen und Kürzel

Beim Datentyp "Abfrage (mit Liste)" lässt sich jetzt festlegen, dass beim Vergleich bis zu einer wählbaren Anzahl von Zeichen am Anfang bzw. Ende des Suchbegriffs unberücksichtigt bleiben. Damit trifft z. B. eine Sendungsnummer mit angehängter Prüfziffer aus einer automatisch erzeugten Versandliste den im Dokument stehenden Wert ohne Prüfziffer - die Liste selbst bleibt unverändert. Auch führende Nullen ("0004711" trifft "4711") oder vorangestellte Kürzel sind so kein Hindernis mehr.

Behoben: Kleinere Korrekturen an Listen-Abfragen

In statischen Abfragelisten wurden Zeilen mit mehr als zwei Spalten (z. B. eingefügte CSV-Zeilen mit Semikolon am Zeilenende) stillschweigend ignoriert - jetzt werden die ersten beiden Spalten verwendet. Bei der Option "längsten Treffer verwenden" konnte außerdem ein Listeneintrag mit Operatoren (z. B. <ODER>) fälschlich gegen einen längeren echten Treffer gewinnen.

Neu: Automatische Zahlenerkennung beim Datentyp "Zahl"

Der Datentyp "Zahl" kann Zahlen jetzt im ermittelten Text suchen - nach dem Vorbild der Datumserkennung und kombinierbar mit allen Ermittlungsarten: im landestypischen Zahlenformat (inklusive Schweizer Apostroph-Gruppierung), in beliebigem Format oder als Ganzzahl mit fester Stellenzahl, jeweils mit wählbarem Vorkommen (auch vom Ende - z. B. für die Endsumme neben dem Währungszeichen). Bestehende Regeln bleiben unverändert; die Suche ist standardmäßig ausgeschaltet.

Behoben: Update-Installation scheiterte bei laufendem Windows-Dienst

Lief die Hintergrundverarbeitung als Windows-Dienst, erreichte das Beenden-Signal des Update-Setups den Dienst unter Umständen nicht - die Installation konnte belegte Programmdateien dann nicht ersetzen und brach mit "Zugriff verweigert" ab. Das Setup hält betroffene Dienste jetzt automatisch an und startet sie nach der Installation wieder.

Behoben: Regel-Editor konnte beim Öffnen dauerhaft einfrieren

Passte der Auswahlrahmen einer Regel mit Positions-Ermittlung nicht vollständig in das angezeigte Seitenbild (z. B. nach dem Scrollen oder bei abweichendem Seitenformat der Beispieldatei), konnte die Oberfläche beim Öffnen des Regel-Editors oder beim Verschieben des Rahmens dauerhaft einfrieren.

Verbessert: Einstiegshilfe im Regel-Editor

Solange noch keine Regel angelegt ist, sind die Einstellungen des Regel-Editors gesperrt. Der Hinweisbereich erklärt jetzt in diesem Fall, dass die erste Regel über das Plus-Symbol angelegt wird - bisher blieb unklar, warum die Felder deaktiviert sind.

Verbessert: Schutz vor versehentlich gleichnamiger Umbenennung

Enthält der Dateiname der Aufgabe "Umbenennen" keinen Platzhalter, würden alle verarbeiteten Dateien denselben Namen erhalten - das Programm fragt jetzt beim Übernehmen der Einstellungen nach. Zusätzlich wird während der Verarbeitung eine Warnung protokolliert, wenn auffällig viele Dateien denselben Zielnamen erhalten und nur noch durch die angefügte Nummer unterschieden werden.

Verbessert: Nachholverarbeitung liest ausgefilterte Dateien nicht mehr ein

Lehnen die Filterkriterien eine Datei bereits anhand von Pfad, Dateiname oder Dateigröße ab, überspringt die Nachholverarbeitung sie jetzt, ohne sie zu öffnen - wie bei der laufenden Überwachung. Das beschleunigt das Nachholen auf Netzlaufwerken und vermeidet Lesefehler-Meldungen zu Dateien, die ohnehin nicht verarbeitet werden sollen.

Verbessert: Rückfrage beim Beenden während laufender Verarbeitung

Wird das Programm geschlossen, während gerade PDF-Dateien verarbeitet werden, fragt es jetzt nach und zeigt den Stand der Verarbeitung an (Datei X von Y). Bisher wurde die laufende Verarbeitung kommentarlos mit beendet - etwa, wenn der erste Durchlauf eines größeren Bestands fälschlich für einen Stillstand gehalten wurde.

Verbessert: Unerwartete Prozessor-Stopps sind jetzt nachvollziehbar

Das Statusprotokoll hält jetzt fest, wenn die Hintergrundverarbeitung ohne regulären Stopp endete (z. B. über den Task-Manager beendet oder abgestürzt), und benennt bei einem regulären Stopp zusätzlich die Quelle des Beenden-Signals (z. B. Sicherung oder Windows-Abmeldung). Das beschleunigt die Klärung von Support-Fällen erheblich.

Verbessert: Diagnose-Protokoll läuft jetzt immer mit

Das Diagnose-Protokoll muss für Support-Fälle nicht mehr vorab eingeschaltet werden: Statt Ein/Aus gibt es jetzt die Stufen "Standard" und "Ausführlich". In der Stufe "Standard" läuft das Protokoll dauerhaft mit und bewahrt die jüngsten Aufzeichnungen auf (ca. 10 MB) - jede Support-Sicherung enthält damit automatisch den aktuellen Verarbeitungsverlauf. Für längere Beobachtungszeiträume gibt es die Stufe "Ausführlich".

Behoben: Prüfung auf Updates schlug in Version 2.8.5 fehl

Durch den Umstieg auf eine neue Versionsverwaltung, welche die Produktversions-Kennung veränderte, schlug in Version 2.8.5 die automatische Prüfung auf neue Programmversionen ohne sichtbare Meldung fehl - über verfügbare Updates wurde nicht mehr informiert. Außerdem zeigten der Info-Dialog und die Fußzeile von Benachrichtigungs-E-Mails leeren Text hinter der Versionsnummer. Beides ist behoben.

Behoben: Regel-Editor konnte beim Öffnen einfrieren

Enthielt ein Profil Regeln mit der Quelle "Formularfeld-Wert" und lagen die Beispieldateien auf einem langsamen Netzlaufwerk, konnte die Oberfläche beim Öffnen des Regel-Editors einfrieren, bevor das Fenster erschien. Die Prüfung der Formularfelder läuft jetzt im Hintergrund mit einem abbrechbaren Warte-Dialog.

Neu: Eingebaute Hänger-Diagnose

Reagiert die Programmoberfläche länger als zehn Sekunden nicht, hält das Programm jetzt automatisch fest, an welchem Schritt es steht (z. B. "Öffne Regel-Editor"). Für Support-Fälle kann unter "Optionen > Sonstiges" zusätzlich ein automatisches Speicherabbild aktiviert werden (standardmäßig aus). Einfrier-Probleme, die sich bisher nicht nachvollziehen ließen, lassen sich damit gezielt untersuchen. Zusätzlich wird jetzt protokolliert, aus welchem Grund der Hintergrundprozessor beendet wurde (z. B. Windows-Abmeldung oder Update), und eine einzelne fehlgeschlagene Systemabfrage kann ihn nicht mehr irrtümlich beenden.

Verbessert: Sicherung wartet auf laufendes Nachholen

Die automatische Sicherung wird jetzt verschoben, solange eine Nachholverarbeitung läuft. Bisher konnte sie den Hintergrundprozessor in einer Arbeitspause anhalten, worauf das Nachholen mit dem Hinweis "Die Verarbeitung wurde unterbrochen, weil der Prozessor beendet wurde" endete, obwohl kein Fehler vorlag.

Behoben: Programm konnte bei Beispieldateien auf Netzlaufwerken einfrieren

Lagen die Beispieldatei eines Profils oder die Dateien von Abfragelisten auf einem langsamen Netzlaufwerk (z. B. NAS), konnte die Oberfläche beim Öffnen der Regel-Übersicht oder der Vorschau im Regeleditor längere Zeit einfrieren ("Keine Rückmeldung"). Dieses Problem wurde behoben.

Verbessert: Vorschau lädt im Hintergrund und lässt sich abbrechen

Die Regel-Übersicht und die Vorschauen im Regeleditor werten die Beispieldatei jetzt im Hintergrund aus. Währenddessen zeigt die Werkzeugleiste einen Fortschrittsbalken mit Abbrechen-Schaltfläche, und die Oberfläche bleibt durchgehend bedienbar - auch wenn Dateien oder Abfragelisten auf langsamen Laufwerken liegen.

Verbessert: Abfragelisten werden zwischengespeichert

Die Dateien dynamischer Abfragelisten werden jetzt zwischengespeichert und nur noch neu eingelesen, wenn sie sich geändert haben. Das reduziert die Zugriffe auf Netzlaufwerke deutlich und beschleunigt Vorschau und Verarbeitung - bisher wurde die Datei bei jeder einzelnen Auswertung erneut vollständig gelesen.

Verbessert: Klare Meldung bei nicht erreichbarer Abfrageliste

Ist die Datei einer Abfrageliste nicht erreichbar (z. B. getrenntes Netzlaufwerk oder gelöschte Datei), nennt die Meldung jetzt Listenname und Pfad. Bisher erschien nur das allgemeine "Abfrageergebnis ist leer", und die eigentliche Ursache blieb verborgen.

Verbessert: Keine unnötigen Wartezeiten bei nur zum Lesen geöffneten Dateien

Dateien, die ein anderes Programm (z. B. Virenscanner, Suchindex oder Sicherung) nur zum Lesen geöffnet hat, gelten nicht mehr als gesperrt. Bisher wartete das Programm in solchen Fällen vor jedem Lesevorgang unnötig die eingestellte Zeit auf die Dateiverfügbarkeit; echte Schreibzugriffe werden weiterhin zuverlässig erkannt und abgewartet.

Verbessert: Langsame Dateizugriffe werden protokolliert

Dateizugriffe, die länger als zwei Sekunden dauern, werden jetzt mit Dauer und Pfad im Diagnose-Log festgehalten. Bei Problemen mit langsamen Netzlaufwerken lässt sich die Ursache damit deutlich schneller eingrenzen.

Behoben: Doppelte Einträge bei gescheiterten Platzhalter-Verweisen

Scheiterte eine Regel mit der Quelle "Platzhalter-Wert" (etwa weil die verwiesene Regel kein gültiges Ergebnis lieferte), erschien die Regel in der Regel-Übersicht doppelt - einmal mit der eigentlichen Ursache und einmal mit einer allgemeinen Leer-Meldung. Bei anderen Datentypen konnte zudem ein leerer Wert als gültiges Ergebnis an verkettete Folgeregeln weitergereicht werden, statt als Fehler sichtbar zu sein. Beides wurde behoben; angezeigt wird jetzt genau eine Meldung mit der konkreten Ursache.

Verbessert: Windows-Dienst startet zuverlässig nach dem Hochfahren

Der Verarbeitungs-Dienst wird jetzt mit dem Starttyp "Automatisch (verzögert)" eingerichtet; bestehende Dienste werden beim Update einmalig umgestellt. Direkt nach dem Hochfahren ist das Netzwerk oft noch nicht bereit - insbesondere bei Dienstkonten aus einer Domäne schlug der Dienststart dann mit einem Anmeldefehler fehl und der Dienst blieb bis zum manuellen Eingreifen stehen. Wird der Starttyp danach bewusst wieder geändert, bleibt diese Wahl auch bei künftigen Updates erhalten. In der Startphase nach dem Hochfahren zeigt die Statuszeile statt "Externer Prozessor nicht aktiv" einen Countdown, bis wann der Dienst spätestens startet.

Neu: Kennwort des Dienstkontos direkt im Programm neu eingeben

Scheitert der Start des Verarbeitungs-Dienstes an der Anmeldung des Dienstkontos (Windows-Fehler 1069 - etwa nach einer Kennwortänderung, bei gesperrtem Konto oder wenn eine zentrale Gruppenrichtlinie das Recht "Als Dienst anmelden" entzogen hat), nennt das Programm jetzt die möglichen Ursachen und bietet die Kennwort-Neueingabe direkt an. Dabei wird auch das Anmelde-Recht neu vergeben und der Dienst anschließend gestartet - ein Entfernen des Dienstes oder ein Neustart des Rechners ist nicht mehr nötig.

Verbessert: Aussagekräftigere Statusseite "Windows-Dienst"

Die Statusseite unterscheidet jetzt die Starttypen "Automatisch" und "Automatisch (verzögert)". Läuft der Dienst unter einem anderen Benutzerkonto als die Programmoberfläche, wird der Zustand neutral statt als Warnung angezeigt - der Dienst arbeitet in diesem Fall normal, nur die Statusmeldungen sind je Benutzerkonto getrennt. Außerdem aktualisiert sich die Anzeige nach dem Aktivieren der Betriebsart-Option jetzt korrekt weiter - bisher blieb sie bis zum erneuten Öffnen des Optionen-Dialogs bei "kein Lebenszeichen" stehen.

Behoben: Dienst beendete sich nach dem Start sofort wieder

Wurde der Verarbeitungs-Dienst unmittelbar nach dem Aktivieren der Option "Hintergrundprozessor wird extern verwaltet" gestartet, beendete er sich sofort wieder und blieb angehalten: Der bisherige Hintergrundprozessor des Hauptprogramms lief zu diesem Zeitpunkt noch einige Sekunden nach. Der Dienst wartet jetzt in diesem Fall und übernimmt die Verarbeitung automatisch, sobald der bisherige Prozessor beendet ist. Dasselbe konnte bei einem schnellen Dienst-Neustart passieren, solange der Prozess des vorherigen Dienstlaufs noch am Beenden war.

Behoben: Nach einem Programm-Update blieb der Verarbeitungs-Dienst angehalten

Der Installer beendet den laufenden Verarbeitungs-Dienst für den Austausch der Programmdateien. Bisher wurde der Dienst danach nicht wieder gestartet - die Verarbeitung stand nach jedem Update still, bis der Rechner neu gestartet oder der Dienst von Hand gestartet wurde. Der Installer startet den Dienst jetzt nach der Installation automatisch wieder (bei Starttyp "Automatisch").

Neu: Hinweis beim Programmstart, wenn kein Verarbeitungs-Dienst läuft

Ist die Option "Hintergrundprozessor wird extern verwaltet" aktiv, aber es verarbeitet niemand, bietet das Programm jetzt etwa 90 Sekunden nach dem Start das Starten bzw. die Korrektur des Dienstes direkt an - bisher war das Problem nur an der Statuszeile erkennbar. Nach einem Windows-Start wartet der Hinweis zunächst die Startphase eines verzögert startenden Dienstes ab.

Verbessert: Verständliche Meldung bei vollem Ziellaufwerk

Läuft beim Erstellen einer Zieldatei das Laufwerk voll, zeigt das Verarbeitungslog jetzt eine verständliche Meldung mit Handlungsempfehlung statt des technischen Fehlertextes - unabhängig von der Sprache des Betriebssystems.

Neu: Anzeige des aktuellen Dateinamens im Log

Das Log zeigt stets den Namen, unter dem eine Datei aufgegriffen wurde. Mit der neuen Option "Zusätzlich zum ursprünglichen den aktuellen Dateinamen anzeigen" (Programmoptionen, Kategorie "Log") wird bei Dateien, die während der Verarbeitung umbenannt wurden, zusätzlich der aktuelle Name in einer eigenen Zeile angezeigt - sowohl im Logbereich als auch in den Verarbeitungsdetails. Ist die Option deaktiviert, erscheint der aktuelle Name als Tooltip.

Verbessert: Prüfung auf Überschneidungen erkennt mögliche Doppelverarbeitung

Die Registerkarte "Prüfung auf Überschneidungen" in den Filtereinstellungen meldet jetzt auch, wenn die Beispieldateien anderer Profile die Filterkriterien des Profils vollständig erfüllen - solche Dateien würden von mehreren Profilen nacheinander verarbeitet, was etwa zu doppelten Ausgabedateien führen kann. Außerdem berücksichtigt der Ordnervergleich der Prüfung jetzt auch unterschiedliche Schreibweisen und Netzlaufwerk-Pfade.

Behoben: Beim Import von Profildateien gingen die Aufgaben der Profile verloren

Beim Importieren einer zuvor exportierten Profildatei gingen die in den Profilen enthaltenen Aufgaben mitsamt ihren Einstellungen verloren. Die importierten Profile führten dadurch keine Aufgaben mehr aus, und beim Öffnen eines betroffenen Profils erschien die Fehlermeldung "Unknown task".

Verbessert: Klarere Rückmeldungen beim Profil-Import

Der Profil-Import prüft die ausgewählte Datei jetzt vor der Übernahme und meldet unlesbare oder unvollständige Profildateien mit einer klaren Fehlermeldung - bisher passierte in solchen Fällen kommentarlos nichts.

Verbessert: Fehlerberichte nennen die eigentliche Ursache

Bei verschachtelten Fehlern enthielt der Fehlerbericht bisher teilweise nur eine allgemeine Zwischenmeldung (z.B. "Exception has been thrown by the target of an invocation"). Jetzt wird die zugrunde liegende Ursache protokolliert, was die Diagnose im Support-Fall deutlich erleichtert.

Neu: Suche nach einem Datum ohne Tag (Monatsname und Jahr)

Bei Extrahierungsregeln mit dem Datentyp "Datum" gibt es eine neue Suchoption für Datumsangaben ohne Tag, die nur aus Monatsname und Jahr bestehen (z.B. "April 2026" in Monatsberichten oder Zeitschriften). Das gefundene Datum erhält den 1. als Tag. Bislang ließen sich solche Angaben nur über eine benutzerdefinierte Datumsformatsliste erkennen.

Verbessert: Datumserkennung bei Monatsnamen in Großbuchstaben

Datumsangaben mit komplett groß geschriebenem Monatsnamen (z.B. "APRIL 2021" im Dateinamen oder im Dokumenttext) werden bei der Datumssuche jetzt erkannt.

Verbessert: Datumserkennung bei doppelten Leerzeichen

Gerade bei eingescannten Dokumenten enthält der erkannte Text häufig doppelte Leerzeichen (z.B. "15. Dezember  2024"). Solche Datumsangaben werden jetzt ebenfalls erkannt.

Behoben: Regeln mit der Verifizierung "Datum liegt zwischen" konnten sich gegenseitig beeinflussen

Verarbeiteten mehrere Datums-Regeln mit identischen Sucheinstellungen, aber unterschiedlichen "Datum liegt zwischen"-Zeiträumen dieselbe Datei, konnte eine Regel fälschlich die Treffer einer anderen übernehmen - ein Datum wurde dann trotz passendem Zeitraum verworfen oder trotz Einschränkung geliefert.

Behoben: Automatische Sicherung konnte die laufende Verarbeitung abbrechen

Die automatische Sicherung nach Profiländerungen konnte die laufende Verarbeitung wiederholt abbrechen (u.a. Abbruch der Texterkennung nach wenigen Sekunden) und das Schließen des Profileditors stark verzögern.

Verbessert: Kleinere Sicherung für den Support

Die Sicherung für den Support enthält die OCR-Sprachdaten nicht mehr und ist dadurch deutlich kleiner - sie lässt sich damit wieder problemlos per E-Mail versenden. Welche Sprachpakete installiert sind, hält die beiliegende Zustandsübersicht fest.

Geändert: Profil-Kategorie "OCR-Unterstützung" heißt jetzt "Temp. OCR-Unterstützung"

Der neue Name macht deutlicher, dass diese Kategorie den Text von Scans nur vorübergehend für Filter und Datenextrahierung erkennt - die Datei selbst bleibt unverändert. Sie ist keine Voraussetzung für die Aufgabe "Datei durchsuchbar machen" und muss dort auch nicht zusätzlich aktiviert werden.

Verbessert: Deutlich geringerer Speicherbedarf bei großen und umfangreichen PDF-Dateien

Die Verarbeitung sehr großer PDF-Dateien (z.B. umfangreiche Scans) sowie von Dokumenten mit sehr vielen Seiten benötigt jetzt über alle Aufgaben hinweg nur noch einen Bruchteil des bisherigen Arbeitsspeichers - beim Aufteilen eines 280-MB-Scans beispielsweise rund 300 MB statt bisher über 1,7 GB. Damit lassen sich solche Dokumente auch auf Systemen mit wenig Arbeitsspeicher (z.B. 8 GB) zuverlässig verarbeiten. Auch Dateien über 2 GB werden jetzt unterstützt.

Neu: Programmoption "Arbeitsverzeichnis"

In den Programmoptionen (Seite "Allgemein") kann jetzt festgelegt werden, wo das Programm temporäre Dateien ablegt - etwa Zwischenstände beim Aufteilen oder Zusammenfügen sehr großer Dokumente. Das ist hilfreich, wenn das Systemlaufwerk wenig freien Speicherplatz hat.

Neu: Optionen-Seite "Windows-Dienst" mit Statusanzeige und Dienst-Verwaltung

Der Verarbeitungsdienst lässt sich jetzt direkt aus dem Programm einrichten, starten, anhalten, korrigieren und entfernen - der bisherige manuelle Weg über die Befehlszeile ist damit nicht mehr nötig. Eine Statusanzeige mit Ampel zeigt auf einen Blick, ob der Dienst läuft und verarbeitet, und weist auf typische Probleme hin - etwa einen angehaltenen Dienst, fehlenden automatischen Start oder ein Dienstkonto, das vom angemeldeten Benutzer abweicht. Die Option "Externer Prozessor" ist von der Seite "Verarbeitung" auf die neue Seite umgezogen. Bei der Einrichtung aus dem Programm werden Programmpfad, automatischer Start, Neustartversuche nach einem Absturz und das Anmelde-Recht "Als Dienst anmelden" automatisch korrekt gesetzt.

Neu: Fehlerhaft eingerichtete Dienste werden erkannt und können per Klick korrigiert werden

Zeigt ein von Hand angelegter Dienst auf die falsche Programmdatei, meldete das Programm bisher nur pauschal, dass kein Dienst gefunden wurde - obwohl in der Dienste-Verwaltung einer stand. Jetzt wird das Problem konkret benannt und eine Ein-Klick-Korrektur angeboten; Dienstkonto und Kennwort bleiben dabei unverändert.

Verbessert: Deinstallation entfernt eingerichtete Verarbeitungsdienste

Beim Deinstallieren des Programms werden jetzt auch die für diese Installation eingerichteten Windows-Dienste angehalten und entfernt - bisher blieb ein eingerichteter Dienst als verwaister Eintrag zurück und meldete nach jedem Windows-Start einen Startfehler. Bei Programm-Updates bleibt der Dienst dagegen wie gewohnt bestehen.

Behoben: Versehentlich als Dienst eingerichtetes Hauptprogramm blieb unsichtbar hängen

Wurde beim manuellen Einrichten des Dienstes versehentlich die Hauptprogrammdatei statt des Hintergrundprozessors angegeben, blieb der Dienststart endlos hängen bzw. brach mit Fehler 1053 ab, und ein unsichtbarer Programmprozess blieb im Task-Manager zurück. Dieses Problem wurde behoben; der Fehlversuch wird jetzt sofort sichtbar gemeldet.

Behoben: Aufteilen mit Quelle "Originaldokument" konnte bei vielen Formularfeldern extrem lange dauern

Beim Aufteilen mit der Einstellung "Quelle für neue Dokumente: Originaldokument" konnte die Verarbeitung von Sammeldokumenten mit vielen Formularfeldern (z.B. 50 Feldern je Seite) scheinbar endlos dauern oder mit Zeitüberschreitung abbrechen. Dieses Problem wurde behoben; die Aufteilung solcher Dokumente dauert jetzt nur noch Sekunden.

Behoben: Aufteilen mit Quelle "Originaldokument" konnte Formularfelder anderer Teile zurücklassen

In den Teildokumenten konnten Formularfelder verbleiben, die zu den entfernten Seiten anderer Teile gehörten. Dieses Problem wurde behoben; jedes Teildokument enthält jetzt nur noch die Felder seiner eigenen Seiten.

Verbessert: Aufteilen nach Dateigröße deutlich schneller

Das Aufteilen nach maximaler Dateigröße ermittelt die passenden Seitenbereiche jetzt erheblich schneller; das Ergebnis ist unverändert.

Behoben: Bereits verarbeitete Dateien konnten nach einem unerwarteten Programmende erneut verarbeitet werden

Das Programm merkt sich, welche Dateien es bereits verarbeitet hat, damit dieselbe Datei nicht ein zweites Mal gedruckt, versendet oder kopiert wird. Endete das Programm zur Unzeit - etwa durch einen Stromausfall oder das Herunterfahren von Windows -, konnte diese Merkliste unvollständig zurückbleiben; die darin fehlenden Dateien galten anschließend wieder als neu und wurden ein weiteres Mal verarbeitet. Dieses Problem wurde behoben.

Behoben: Vorhandene Zieldatei konnte verloren gehen, wenn eine Aufgabe fehlschlug

War für eine bereits vorhandene Zieldatei die Einstellung "Überschreiben" gewählt und schlug die Aufgabe fehl - etwa bei einer beschädigten PDF-Datei oder einem vollen Datenträger -, konnte die vorhandene Datei verloren gehen, ohne dass eine neue entstand. Betroffen waren alle Aufgaben, die eine Datei am Zielort erzeugen - etwa "Kopieren", "Umbenennen" und "Komprimieren". Dieses Problem wurde behoben.

Behoben: Wiederherstellung konnte einen halb überschriebenen Stand hinterlassen

Brach das Wiederherstellen der Anwendungsdaten mittendrin ab, waren einige Dateien bereits ersetzt und andere nicht - etwa die Einstellungen neu und die Profile alt -, und der vorherige Stand war unwiederbringlich verloren. Dieses Problem wurde behoben; zudem fragt das Programm vor einer Wiederherstellung jetzt nach, und das Fenster friert währenddessen nicht mehr ein.

Behoben: Unvollständige Sicherung galt als erfolgreich

Konnte eine Datei während des Sicherns nicht gelesen werden, weil sie gerade gesperrt war, wurde sie stillschweigend übersprungen und die Sicherung trotzdem als gelungen gemeldet - auch dann, wenn ausgerechnet die Einstellungen oder die Profile fehlten. Dieses Problem wurde behoben; eine unvollständige Sicherung wird jetzt als Fehlschlag gemeldet.

Geändert: Nur noch eine Sicherungsvariante

Bisher gab es "Anwendungsdaten sichern..." und "Anwendungsdaten sichern (für neuen PC)...". Die Unterscheidung ist überflüssig geworden; der Menüpunkt heißt wieder schlicht "Anwendungsdaten sichern...". Nach einer Wiederherstellung wird der aktuelle Bestand der überwachten Ordner grundsätzlich als bereits bekannt erfasst und nicht erneut verarbeitet.

Behoben: Unterbrochene Verarbeitung konnte angefangene Dateien am Zielort hinterlassen

Wurde die Verarbeitung unterbrochen, konnte bei einigen Aufgaben eine angefangene und damit unbrauchbare PDF-Datei am Zielort liegen bleiben. Betroffen waren "Seiten glätten", "Seiten automatisch drehen", "Seiten entfernen", "Text schwärzen" und "Inhalte ersetzen". Dieses Problem wurde behoben.

Behoben: Anhaltende Störungen konnten eine Flut von Fehler-E-Mails auslösen

Ist die Benachrichtigung bei Fehlern eingeschaltet, verschickte das Programm zu jedem einzelnen Vorfall eine E-Mail. Bei einer Ursache, die viele Dateien gleichermaßen betrifft - etwa ein nicht mehr erreichbarer überwachter Ordner -, konnten daraus über Nacht tausende E-Mails werden. Gleichartige Meldungen werden jetzt zusammengefasst und nur noch in großen Abständen versendet.

Behoben: Sicherung und Wiederherstellung übersahen eine als Dienst laufende Hintergrundverarbeitung

Läuft die Hintergrundverarbeitung als Windows-Dienst, konnte das Programm sie beim Sichern und Wiederherstellen nicht erkennen und arbeitete weiter, während der Dienst dieselben Dateien schrieb. Dieses Problem wurde behoben; vor einer Wiederherstellung bietet das Programm jetzt an, den Dienst zu beenden und ihn danach wieder zu starten.

Behoben: Einstellungen oder Profile konnten bei einem harten Programmende unvollständig zurückbleiben

Endete das Programm genau während des Speicherns, konnte die Einstellungs- oder Profildatei unvollständig zurückbleiben. Dieses Problem wurde behoben.

Behoben: Vorübergehende Zugriffsfehler brachen laufende Vorgänge ab

Ein vorübergehender Lesefehler beim Zustandsaustausch zwischen Programmfenster und Hintergrundverarbeitung konnte den umgebenden Vorgang abbrechen, obwohl er folgenlos hätte bleiben können. Dieses Problem wurde behoben.

Behoben: Unterbrochene Verarbeitung konnte angefangene Dateien am Zielort hinterlassen (weitere Aufgaben)

Auch bei den Aufgaben "Kopieren", "Verschieben", "Umbenennen", "Aufteilen", "Anhänge speichern" und "Vorlage verwenden" sowie beim Verschieben in den Fehlerordner konnte eine unterbrochene Verarbeitung eine angefangene, unbrauchbare PDF-Datei am Zielort hinterlassen - bei angehängter Nummerierung oder Datum blieb sie sogar dauerhaft liegen. Dieses Problem wurde behoben; große Dateien belasten beim Kopieren und Verschieben zudem nicht mehr unnötig den Arbeitsspeicher.

Behoben: Nach einem harten Programmende konnten Dateien doppelt versendet oder gedruckt werden

Wurde die Hintergrundverarbeitung hart beendet - etwa durch einen Stromausfall -, nachdem für eine Datei bereits eine E-Mail versendet oder ein Druck ausgelöst worden war, konnte die Datei beim nächsten Start erneut verarbeitet werden - mitsamt zweiter E-Mail bzw. zweitem Ausdruck. Dieses Problem wurde behoben.

Behoben: Ein fehlgeschlagener Berichtsversand galt als zugestellt

Konnte der automatische Excel-Bericht nicht versendet werden - etwa weil der E-Mail-Server vorübergehend nicht erreichbar war -, galt er trotzdem als erledigt: Es gab keinen weiteren Versuch, und auch die Archivkopie im Berichtsverzeichnis fehlte. Dieses Problem wurde behoben; ein fehlgeschlagener Versand wird jetzt automatisch wiederholt.

Behoben: Vormerkungen für spätere Verarbeitung konnten verloren gehen

Trifft eine Datei außerhalb der festgelegten Verarbeitungszeiten ein, merkt sich das Programm sie für später vor. Diese Vormerkung konnte bei einem Abbruch verloren gehen - die Datei wäre dann nicht nachgeholt worden, ohne dass davon irgendwo etwas stand. Dieses Problem wurde behoben.

Behoben: Eine beschädigte Optionsdatei konnte den Programmstart dauerhaft verhindern

Fehlte in der Einstellungsdatei ein kompletter Abschnitt - etwa nach der Bearbeitung mit einem Fremdwerkzeug -, brach das Programm bei jedem Start mit einem Fehler ab. Dieses Problem wurde behoben; die übrigen Einstellungen bleiben in einem solchen Fall erhalten.

Behoben: Geänderte Einstellungen konnten von der Hintergrundverarbeitung verspätet oder unvollständig übernommen werden

War die Einstellungsdatei genau in dem Moment nicht lesbar, in dem die Hintergrundverarbeitung geänderte Einstellungen übernehmen wollte - etwa weil ein Virenscanner sie kurz gesperrt hatte -, konnte die Änderung unbemerkt erst mit der nächsten wirksam werden; für einen kurzen Moment war zudem eine Mischung aus alten und neuen Einstellungen möglich. Dieses Problem wurde behoben.

Behoben: Ungültige Eingaben im Optionsfenster ließen andere Seiten ungespeichert wirksam werden

Enthielt beim Bestätigen des Optionsfensters eine spätere Seite eine ungültige Eingabe, waren die zuvor geprüften Seiten bereits in der laufenden Anwendung wirksam, obwohl nichts gespeichert wurde - auch "Abbrechen" nahm sie bis zum nächsten Programmstart nicht zurück. Dieses Problem wurde behoben; bei einem Fehler wird jetzt direkt die betroffene Seite angezeigt.

Behoben: Protokolleinträge konnten bei der Übernahme ins Programmfenster verloren gehen

Neue Protokolleinträge werden von der Hintergrundverarbeitung an das Programmfenster übergeben. Schlug das Speichern dort im falschen Moment fehl, konnten Einträge unwiederbringlich verloren gehen. Dieses Problem wurde behoben.

Behoben: Programmfenster konnte beim Nachladen vieler Protokolleinträge einfrieren

Lief die Hintergrundverarbeitung längere Zeit bei geschlossenem Programmfenster - etwa als Windows-Dienst über Wochen -, konnte das Fenster beim nächsten Start beim Nachladen des Protokoll-Rückstands minutenlang einfrieren. Dieses Problem wurde behoben; die Oberfläche bleibt jetzt bedienbar, während sich der Rückstand von selbst abarbeitet.

Verbessert: Sicherung hält eine als Dienst laufende Hintergrundverarbeitung jetzt kurz an

Läuft die Hintergrundverarbeitung als Windows-Dienst, entstand die Sicherung bisher unter Vorbehalt, weil das Programm den Dienst nicht anhalten kann. Jetzt wird der Dienst für die Dauer der Sicherung um eine kurze Verarbeitungspause gebeten; die Sicherung entsteht dann bei ruhender Verarbeitung. Bestätigt der Dienst die Pause nicht - etwa weil er unter einem anderen Benutzerkonto läuft -, bleibt es beim bisherigen Verhalten samt Hinweis.

Behoben: Eine beschädigte Protokoll-Datenbank legte das Verarbeitungsprotokoll dauerhaft still

War die Datenbank der Protokollansicht beschädigt - etwa nach einem Stromausfall -, blieb die Ansicht dauerhaft leer, und es wurden auch keine neuen Einträge mehr übernommen. Dieses Problem wurde behoben; eine beschädigte Datenbank wird jetzt automatisch ersetzt - nach Möglichkeit so, dass die bisherigen Einträge erhalten bleiben -, und das Programm weist darauf hin.

Behoben: Dienst blieb bei ungültiger Lizenz scheinbar laufend zurück

Lief die Hintergrundverarbeitung als Windows-Dienst und war die Lizenz abgelaufen oder ungültig, stellte der Dienst die Arbeit zwar ein, blieb aber im Zustand "Wird ausgeführt" stehen - von außen war nicht erkennbar, dass nichts mehr verarbeitet wurde. Dieses Problem wurde behoben; der Dienst beendet sich in diesem Fall jetzt selbst und hinterlässt einen Hinweis im Diagnoseprotokoll.

Verbessert: Optionsfenster weist auf fehlende Pflichtangaben hin

Wurde eine Option aktiviert, die eine zusätzliche Angabe braucht - etwa "Bei Fehlern benachrichtigen" ohne Empfängeradresse oder eine Verschieben-Option ohne Zielordner -, wurde die unvollständige Einstellung bisher kommentarlos gespeichert; im Betrieb passierte dann stillschweigend nichts. Beim Speichern erscheint jetzt ein Hinweis, der die betroffene Option benennt, und die zugehörige Seite wird angewählt. Geprüft werden die Empfänger von Fehler-Benachrichtigung, Bericht und Dateien ohne Text, das Ablageverzeichnis des Berichts sowie die Zielordner der Verschieben-Optionen.

Behoben: Zeichensatz "ANSI" richtete sich nach der Programmsprache

Wurde für eine Ausgabedatei der Zeichensatz "ANSI" gewählt, verwendete das Programm nicht den ANSI-Zeichensatz des Windows-Systems, sondern den der eingestellten Programmsprache (Deutsch bzw. Englisch). Auf Systemen mit abweichendem Windows-Zeichensatz - etwa mit mitteleuropäischer, kyrillischer, griechischer oder türkischer Spracheinstellung sowie bei aktivierter Windows-Option "Unicode UTF-8 für weltweite Sprachunterstützung" - wurden landesspezifische Sonderzeichen dadurch falsch geschrieben bzw. eingelesen. Betroffen waren die Aufgabe "Vorlage verwenden", das Verarbeitungsprotokoll und der Export der Aufgabe "Extrahierungen speichern". Auf deutschen und westeuropäischen Systemen trat der Fehler nicht auf.

Verbessert: Datumserkennung bei fehlendem Leerzeichen nach dem Komma

Bei eingescannten Dokumenten lässt die Texterkennung das Leerzeichen nach dem Komma häufig weg - im Text steht dann etwa "September 16,2024" statt "September 16, 2024". Solche Datumsangaben wurden bisher nicht erkannt. In der Folge blieb eine Datei entweder ganz ohne Datum, oder es wurde ein anderes, weiter hinten im Dokument stehendes Datum verwendet. Das Leerzeichen nach dem Komma ist jetzt optional; beide Schreibweisen werden erkannt. Das gilt für alle Datumsformate - landestypische, beliebige und selbst definierte.

Verbessert: Klare Meldung, wenn eine Datums-Regel kein Datum erkennt

Erkannte eine Extrahierungsregel vom Datentyp "Datum" im gelesenen Text kein Datum, meldete das Programm bisher "Text enthält keine Zeichen" - obwohl der Text vorhanden war und lediglich kein Datum in einem der aktivierten Datumsformate gefunden wurde. Das führte bei der Fehlersuche in die falsche Richtung, etwa wenn das Datum im Dokument mit ausgeschriebenem Monatsnamen steht, die Regel aber nur nach dem landestypischen Format sucht. Jetzt erscheint in diesem Fall die eindeutige Meldung "Kein Datum im Text gefunden". Die Regelübersicht in den Profileinstellungen zeigt bei Fehlern außerdem die Ursache direkt mit an.

Behoben: "Inhalte ersetzen" entfernte manchmal ein Zeichen zu viel

Beim Ersetzen von Inhalten konnte das erste Zeichen des unmittelbar folgenden Wortes mit verschwinden, wenn es direkt an den festgelegten Bereich grenzte - aus "Rechnung Nr. 4711" wurde dann etwa "[ERSETZT] r. 4711". Das betraf auch Folgeersetzungen: Eine zweite Ersetzung, die ein Schlüsselwort direkt neben der ersten suchte, fand es anschließend nicht mehr. Dieses Problem wurde behoben.

Behoben: "Fehlerprotokolle leeren" wirkte nicht auf die Hintergrundverarbeitung

Nach dem Leeren der Fehlerprotokolle konnten die gelöschten Einträge wieder auftauchen, sobald in der Hintergrundverarbeitung der nächste Fehler auftrat. Dieses Problem wurde behoben; das Leeren wirkt jetzt programmübergreifend.

Verbessert: Automatischer Neustart des Verarbeitungsdienstes

Wird der über die Einstellung "Externer Prozessor" gestartete Windows-Dienst unerwartet beendet, startet Windows ihn jetzt automatisch neu - zuvor blieb die Verarbeitung in diesem Fall stehen, bis es jemandem auffiel.

Verbessert: Fehlerprotokollierung unter Last

Traten mehrere Fehler gleichzeitig auf oder war die Protokolldatei kurzzeitig durch ein anderes Programm gesperrt (Virenscanner, Sicherung, Synchronisierungsdienst), konnte das die Verarbeitung spürbar ausbremsen; bei dauerhaft gesperrter Protokolldatei war zudem eine Endlosschleife möglich. Beides wurde behoben.

Neu: Extrahierte Daten als Filterkriterien

Der bislang am häufigsten geäußerte Funktionswunsch: Im Profil-Filter gibt es jetzt den neuen Tab "Extrahierte Daten". Dort lassen sich die Ergebnisse der Extrahierungsregeln direkt als Filterkriterien verwenden - pro Regel kann festgelegt werden, ob die Extrahierung einen Wert liefern muss (oder keinen liefern darf), und der extrahierte Wert lässt sich je nach Datentyp per Text-, Datums- oder Zahlenvergleich prüfen (inklusive der gewohnten Filtersyntax mit Listen, Platzhaltern und UND/ODER-Verknüpfung). Damit lassen sich z. B. nur Rechnungen ab einem bestimmten Betrag oder nur Dokumente mit erkannter Rechnungsnummer verarbeiten.

Neu: OCR-Unterstützung für Scans ohne Textebene

Neue Profil-Kategorie "OCR-Unterstützung" (oberhalb des Filters): Für gescannte PDF-Dateien ohne Textebene kann eine temporäre Texterkennung aktiviert werden. Textfilter, Zeichenzahl-Filter und Extrahierungsregeln arbeiten dann mit dem erkannten Text, während alle Dateioperationen weiterhin das unveränderte Original verwenden. Die Texterkennung verwendet dieselben vollständigen OCR-Einstellungen wie die Aufgabe "Datei durchsuchbar machen" und kann zur Beschleunigung auf die ersten Seiten begrenzt werden. Die temporäre Kopie wird nach Abschluss der Verarbeitung automatisch gelöscht. Auch der Regeleditor nutzt die OCR-Unterstützung (Checkbox unten links, mit der Kategorie-Einstellung vorbelegt): Die Regelvorschau erkennt eingescannte Beispieldateien dann temporär - Extrahierungsregeln lassen sich damit direkt am Scan einrichten und zeigen exakt die Werte, die auch die Verarbeitung ermittelt (inklusive Fortschrittsfenster mit Seitenanzeige). Dasselbe gilt für alle übrigen Vorschauen der Profileinstellungen (Ergebnisvorschau des Filters, Extraktionsergebnis-Übersicht, Platzhalter-Vorschauen) - jede Beispieldatei wird dabei pro geöffnetem Einstellungsfenster nur einmal erkannt. Zur schnellen Diagnose zeigt die Liste der Beispieldateien jetzt zusätzlich die Spalten "Zeichenanzahl" und "OCR empfohlen", und die Vorschau im Regeleditor weist bei deaktivierter OCR-Unterstützung auf Scans ohne Textebene hin.

Geändert: Option "Arbeitsverzeichnis" entfernt

Die Programmoption "Arbeitsverzeichnis" wurde entfernt. Temporäre Dateien werden jetzt immer im lokalen Anwendungsdaten-Ordner abgelegt.

Behoben: Filterkriterium "Änderungsdatum" zeigte falsche Werte an

Im Filter-Dialog lud das PDF-Kriterium "Änderungsdatum" beim Öffnen die Einstellungen des Kriteriums "Erstelldatum"; dadurch konnten beim Speichern die Werte des falschen Kriteriums übernommen werden.

Behoben: "Ermittelter Datenbereich ist ungültig" bei gedrehten Scans

PDF-Seiten, die vom Scanner quer gespeichert und nur über das Rotations-Kennzeichen der Seite aufgerichtet werden, führten bei der schlüsselwortbasierten Datenextrahierung stets zu "Ermittelter Datenbereich ist ungültig". Betroffen waren auch die Vorschau im Regeleditor sowie die Aufgabe "Inhalte ersetzen" bei schlüsselwortbasierter Bereichsbestimmung. Diese Probleme wurden behoben. Außerdem wird ein durch zu starke negative Erweiterungen in sich zusammengefallener Datenbereich jetzt als ungültig gemeldet, statt zufälligen Text zu extrahieren oder an falscher Stelle zu ersetzen.

Behoben: Datei doppelt im Ergebnis beim Zusammenfügen per Dateigruppe auf Netzlaufwerken

Lag der überwachte Ordner auf einem verbundenen Netzlaufwerk (z. B. L:\...), konnte beim Zusammenfügen über eine Dateigruppe die zuerst gefundene Datei doppelt in der Zieldatei landen. Dieses Problem wurde behoben.

Behoben: Bestandsdateien wurden bei neuen Profilen auf Netzlaufwerken nicht übersprungen

Der Schutzmechanismus, der bei einem neu angelegten oder geänderten Profil die zum Zeitpunkt der Einrichtung bereits vorhandenen Dateien überspringt (damit z. B. kein Mehrfach-Druck oder -Versand des Bestands ausgelöst wird), griff nicht, wenn der überwachte Ordner auf einem verbundenen Netzlaufwerk lag. Dieses Problem wurde behoben.

Behoben: Dynamische E-Mail-Anhänge von Netzlaufwerk-Ordnern

Im Dienst-Modus schlug bei der Aufgabe "Datei versenden" das Sammeln dynamischer Anhänge aus einem Ordner auf einem verbundenen Netzlaufwerk fehl; außerdem konnte die Hauptdatei fälschlich als zusätzlicher Treffer zählen und bei der Einstellung "Mehrfachtreffer melden" einen unberechtigten Fehler auslösen. Diese Probleme wurden behoben.

Behoben: Doppelte Seiten beim Zusammenfügen von PDF-Dateien

Bei der Aufgabe "Dateien zusammenfügen" mit aktivierter Option "Zusätzlich alle PDF-Dateien des Elternordners anfügen" konnten einzelne Dokumente doppelt in die Zieldatei gelangen - etwa ein fest ausgewähltes Deckblatt aus dem überwachten Ordner oder Dateien einer Dateigruppe. Dieses Problem wurde behoben.

Behoben: Deutsche Beschriftungen in der englischen Programmversion

Bei den Aufgaben "Datei komprimieren", "In PDF/A umwandeln" und "Seiten automatisch drehen" wurden die Einstellungsbeschriftungen auch in der englischen Programmversion auf Deutsch angezeigt. Alle drei Aufgaben sind jetzt vollständig lokalisiert.

Verbessert: Aufgabe "Extrakt speichern" ohne ausgewählte Werte

Beim Hinzufügen einer neuen Aufgabe "Extrakt speichern" sind jetzt alle vorhandenen Datenextrahierungsregeln als zu speichernde Werte vorausgewählt. Zusätzlich weist das Programm beim Speichern darauf hin, wenn kein einziger Wert angehakt ist - eine solche Aufgabe würde eine leere Ausgabedatei erzeugen.

Behoben: Datenextrahierungsregeln blockierten die Texterkennung bei eingescannten Dateien

Enthielt ein Profil Datenextrahierungsregeln und eine Aufgabe "Datei durchsuchbar machen" (Texterkennung), konnten eingescannte PDF-Dateien ohne Textebene nie verarbeitet werden. Dieses Problem wurde behoben: Ein Fehlschlag der Datenextrahierung bricht nur noch die Aufgaben ab, die extrahierte Werte tatsächlich verwenden.

Neu: "Original überschreiben" auch beim Drucken als PDF-Datei

Beim Drucken über einen PDF-Drucker lässt sich am Speicherort jetzt direkt die Option "Original überschreiben" wählen - die gedruckte PDF-Datei ersetzt dann die Quelldatei. Bisher war das nur über den Umweg möglich, Quellordner und Dateiname manuell als Ziel einzutragen.

Neu: Hinweis beim Kombinieren von Dokumententext-Filter und Texterkennung

Enthält ein Profil die Aufgabe "Datei durchsuchbar machen" und filtert zugleich nach dem Dokumententext, weist das Programm beim Speichern jetzt darauf hin, dass der Dokumententext bei eingescannten Dateien erst nach dem Durchsuchbarmachen zur Verfügung steht - und empfiehlt die Aufteilung in zwei Profile (erst durchsuchbar machen, dann filtern).

Verbessert: Unerwartete Aufgabenfehler erscheinen jetzt immer im Protokoll

Trat in einer Aufgabe ein unerwarteter interner Fehler auf, konnte die Aufgabe bisher in seltenen Fällen kommentarlos aus dem Verarbeitungsprotokoll und dem Bericht fehlen. Solche Fehler werden jetzt zuverlässig als Fehler der jeweiligen Aufgabe ausgewiesen.

Verbessert: Zuverlässigere Aufgabenketten mit "Drucken als PDF-Datei"

Beim Drucken über einen PDF-Drucker (z. B. "Microsoft Print to PDF") konnte die nächste Aufgabe starten, bevor der Druckertreiber die Zieldatei vollständig geschrieben hatte. Nachfolgende Aufgaben arbeiten jetzt garantiert mit dem fertigen Dateistand.

Behoben: Lange Verarbeitungsvorgänge konnten nach 10 Minuten abgebrochen werden

Benötigte die Verarbeitung einer einzelnen Datei länger als 10 Minuten - etwa die Texterkennung (OCR) eines großen Dokuments -, stufte die interne Absturzsicherung den Verarbeitungsprozess fälschlich als hängend ein: Der Vorgang wurde abgebrochen und die Datei anschließend übersprungen. Dieses Problem wurde behoben; kommt es dennoch zu einem Abbruch, wird die Ursache jetzt präzise im Verarbeitungsprotokoll und im Fehlerbericht ausgewiesen.

Behoben: Bei eingescannten Dokumenten konnten unter dem Schwärzungsbalken Textreste sichtbar bleiben

Bei eingescannten und per Texterkennung durchsuchbar gemachten Dateien deckte der schwarze Balken der Aufgabe "Text schwärzen" die Unterlängen des gedruckten Textes (z. B. bei "g", "p" oder "y") nicht immer vollständig ab. Dieses Problem wurde behoben; bei rein digitalen PDFs bleibt das bisherige, Nachbarzeilen schonende Verhalten unverändert.

Verbessert: Ein während eines laufenden Verarbeitungslaufs deaktiviertes Profil wird sofort übersprungen

Bisher wirkte das Deaktivieren eines Profils erst beim nächsten Prüflauf. Jetzt hört ein während des Laufs deaktiviertes oder gelöschtes Profil sofort auf, weitere Dateien zu verarbeiten; die übrigen Profile laufen normal weiter. Das Aktivieren oder Hinzufügen eines Profils wirkt sich weiterhin erst auf den nächsten Lauf aus.

Verbessert: Reihenfolge bei der Aufgabe "Inhalte ersetzen" spielt keine Rolle mehr

Waren mehrere Ersetzungen konfiguriert, bei denen ein kürzerer Wert in einem längeren enthalten ist (z. B. "Faust" und "Dr. Faust"), konnte je nach Reihenfolge der längere Wert nicht mehr gefunden werden, nachdem der kürzere bereits ersetzt war. Dieses Problem wurde behoben; die konfigurierte Reihenfolge muss nicht beachtet werden. Die Aufgabe "Text schwärzen" war von der Reihenfolge nie abhängig.

Behoben: PDF-Datei konnte beim E-Mail-Versand doppelt angehängt werden

Erfasste ein dynamischer Anhang oder eine Dateigruppe dieselbe Datei, die bereits als Hauptanhang versendet wurde, konnte die PDF-Datei zweimal mit identischem Namen in der E-Mail landen - insbesondere bei aktivierter Option "Sonderzeichen in Anhangsnamen ersetzen" oder bei überwachten Ordnern auf Netzlaufwerken. Dieses Problem wurde behoben.

Neu: Verarbeitungsprotokoll zeigt bei "Kein Treffer" die nicht erfüllten Filterkriterien

Wird eine Datei von keinem Profil verarbeitet, ist in den Details des Protokolleintrags jetzt für jedes ablehnende Profil ersichtlich, welche Filterkriterien nicht erfüllt waren. Das erleichtert die Ursachensuche bei unerwarteten "Kein Treffer"-Meldungen erheblich.

Neu: Prüfung des Arbeitsverzeichnisses beim Programmstart

Ist das in den Optionen konfigurierte Arbeitsverzeichnis nicht verfügbar oder nicht beschreibbar - etwa nach einem Wechsel des Windows-Benutzerkontos - weist das Programm jetzt beim Start darauf hin und bietet das Zurücksetzen auf das Standardverzeichnis an. Bisher scheiterten Temp-Datei-Operationen in diesem Fall ohne sichtbaren Hinweis.

Verbessert: Schutz vor Doppelverarbeitung bei mehreren Windows-Benutzerkonten

Läuft das Programm versehentlich gleichzeitig unter zwei Windows-Benutzerkonten desselben Computers (z. B. während eines Konto-Umzugs), verarbeitete bisher jede Instanz die Dateien separat - mit doppelten Ergebnissen wie zweifach versendeten E-Mails. Die Sperre gegen parallele Verarbeitung greift jetzt auch über Benutzerkonten hinweg. Bitte beachten: Über Computergrenzen hinweg ist eine solche Erkennung technisch nicht möglich - ein überwachter Ordner sollte immer nur von einer Installation verarbeitet werden (siehe Hinweis in der Programmhilfe, Kapitel "Überwachte Ordner").

Neu: Aufgabe "Extraktionen speichern" unterstützt jetzt auch XML und JSON

Extrahierte Werte - etwa aus PDF-Formularfeldern oder Textbereichen - lassen sich neben CSV jetzt auch als XML- oder JSON-Datei ausgeben, ideal für die Weiterverarbeitung durch andere Programme und Schnittstellen. Bei XML kann gewählt werden, ob die Regelnamen als Attribut oder als Elementname geschrieben werden; die Eignung der Regelnamen wird beim Speichern der Aufgabe geprüft. Pro verarbeiteter PDF-Datei entsteht eine eigene Ausgabedatei.

Neu: Mehrzeilige Werte als Liste ausgeben (XML/JSON)

Für ausgewählte Regeln können mehrzeilige Werte - z. B. Rechnungspositionen - an den Zeilenumbrüchen aufgeteilt und als Liste geschrieben werden (XML: Unterelemente mit frei wählbarer Bezeichnung, JSON: Array). Angehakte Regeln werden dabei immer als Liste ausgegeben, damit die Struktur der Ausgabedatei für nachgelagerte Programme stets gleich bleibt.

Verbessert: Programmhilfe überarbeitet

Die als PDF verfügbare Programmhilfe enthält jetzt alle Abbildungen. Zudem wurde das Beispiel zur Einrichtung des PDF-Prozessors als Windows-Dienst per "sc create" korrigiert: Bei Pfaden mit Leerzeichen sind maskierte innere Anführungszeichen erforderlich, andernfalls startet der Dienst nicht.

Behoben: Nachholverarbeitung meldete auf Netzlaufwerken fälschlich „Kein Treffer“

Lagen die überwachten Ordner auf einem verbundenen Netzlaufwerk (z. B. „H:\“), konnte die Nachholverarbeitung seit Version 2.5.0 sämtliche Dateien mit „Kein Treffer“ ablehnen, obwohl die Profile unverändert waren und die reguläre Überwachung dieselben Dateien korrekt verarbeitete. Dieses Problem wurde behoben.

Verbessert: „Wiederkehrende Dateien als neu behandeln“ greift jetzt auch bei manuell verschobenen Dateien

Die Profil-Option „Wiederkehrende Dateien als neu behandeln“ wirkte bisher nur bei Dateien, die das Programm selbst verschoben, umbenannt oder gelöscht hatte. Wurde eine bereits verarbeitete Datei dagegen vom Anwender aus dem überwachten Ordner bewegt und später wieder dorthin zurückgelegt, blieb sie unverarbeitet. Das Programm erkennt solche manuell entfernten Dateien jetzt ebenfalls und verarbeitet sie beim Wiederauftauchen erneut, sofern die Option aktiviert ist. Für Profile ohne diese Option ändert sich nichts.

Behoben: Texterkennung konnte auf einzelnen Systemen gar nicht starten

In seltenen Fällen wurde eine benötigte OCR-Sprachdatei beim ersten Einrichten nicht an den erwarteten Ort gelegt, sodass die Texterkennung dauerhaft mit einer Initialisierungs-Meldung abbrach. Dieses Problem wurde behoben; über das Menü „Weiteres → OCR-Daten reparieren“ lässt sich die Wiederherstellung zusätzlich jederzeit manuell anstoßen.

Behoben: Texterkennung scheiterte in seltenen Fällen für eine ganze Stapelverarbeitung

Auf einzelnen Systemen konnte die Texterkennung (OCR) mit der Meldung abbrechen, dass sie sich nicht initialisieren lasse – meist, weil ein Echtzeit-Virenscanner kurzzeitig eine benötigte OCR-Datei sperrte; in der Folge schlugen alle weiteren Dateien desselben Durchlaufs ebenfalls fehl. Dieses Problem wurde behoben. Tipp: Nehmen Sie den Programmordner und den Ordner „OCRData“ in die Ausnahmen Ihres Virenscanners auf, um solche Verzögerungen ganz zu vermeiden.

Behoben: Verzögerung beim Herunterfahren von Windows

In seltenen Fällen zeigte Windows beim Herunterfahren die Meldung, dass sich die Hintergrundverarbeitung nicht beenden lasse. Dieses Problem wurde behoben.

Verbessert: OCR-Daten werden beim Start geprüft und automatisch wiederhergestellt

In seltenen Fällen war der Datenordner für die Texterkennung (OCR) unvollständig, sodass die Texterkennung mit einer Fehlermeldung abbrach. Fehlende Bestandteile werden jetzt automatisch wiederhergestellt; zusätzlich lässt sich die Wiederherstellung jederzeit manuell über das Menü „Weiteres → OCR-Daten reparieren“ anstoßen. Bereits heruntergeladene Sprachpakete bleiben dabei erhalten.

Behoben: Verdrehte Textebene bei der automatischen Seitenkorrektur

War in einer Texterkennungs-Aufgabe die Option „Seitenorientierung automatisch korrigieren“ aktiv, konnte bei bestimmten im Querformat eingescannten Dokumenten die erkannte Textebene verdreht abgelegt werden. Suche, Datenextraktion und das Umbenennen nach erkanntem Text schlugen dadurch fehl. Dieses Problem wurde behoben.

Neu: Profil-Export nimmt verwendete Listen und Zähler mit

Beim Export von Profilen werden die darin verwendeten Abfragelisten und benannten fortlaufenden Zähler (einschließlich des aktuellen Zählerstands) jetzt automatisch mitgespeichert. Nach einem Import – etwa auf einem neuen Rechner oder nach einer Neuinstallation – stehen sie wieder zur Verfügung, ohne dass sie von Hand neu angelegt werden müssen. Bereits vorhandene gleichnamige Listen und Zähler bleiben dabei unverändert erhalten. Verweist eine Regel nach dem Import weiterhin auf eine fehlende Liste oder eine nicht gefundene Listendatei, weist ein Hinweis darauf hin.

Behoben: Verständliche Meldung bei fehlerhafter E-Mail-Adresse

Enthielt eine Empfängeradresse einen Fehler, erschien bisher eine technische, schwer verständliche Meldung. Jetzt nennt das Programm klar die betroffene Adresse, sodass sich der Fehler leichter finden und beheben lässt.

Verbessert: Übersichtlicheres Fehlerprotokoll bei Netzwerkproblemen

Ein dauerhaft nicht erreichbarer überwachter Netzwerkordner füllte das Fehlerprotokoll bisher mit hunderten gleichartigen Einträgen, sodass wichtige Meldungen untergingen. Solche wiederkehrenden Umgebungsmeldungen werden jetzt zusammengefasst, und der an den Support gesendete Fehlerbericht bleibt übersichtlich und aussagekräftig.

Neu: Warnung, wenn ein Profil andere Profile blockiert

Ist bei einem Profil die Option „Verarbeitung nach Anwendung stoppen“ gesetzt und besitzt es zugleich keine Filterkriterien, trifft es jede Datei in seinen überwachten Ordnern und beendet damit die Verarbeitung. Da Profile in alphabetischer Reihenfolge ihres Namens angewendet werden, kommen spätere Profile mit denselben Ordnern dann nicht mehr zum Zug. Beim Speichern weist das Programm jetzt auf diese Situation hin und nennt die betroffenen Profile, sodass sich der Fehler leicht vermeiden lässt (z. B. ein ungefiltertes Sammel-Profil „Alle Belege“, das das alphabetisch spätere Profil „Buchhaltung“ überdeckt).

Verbessert: Netzlaufwerke jetzt vollständig im Windows-Dienst nutzbar

Überwacht ein Profil ein Netzlaufwerk oder legt es Dateien darauf ab (z. B. Laufwerk S:), erkennt das Programm den zugehörigen Netzwerkpfad jetzt automatisch. Dadurch werden Dateien auch dann zuverlässig gefunden und gespeichert, wenn die Verarbeitung über den Windows-Dienst erfolgt, der einzelne Laufwerksbuchstaben sonst nicht sehen kann. Die Pfadangaben in den Profilen bleiben unverändert.

Behoben: Schutz vor doppelter Verarbeitung bei gleichzeitigem Betrieb

Wenn der Windows-Dienst und das Programmfenster versehentlich gleichzeitig liefen, konnten Dateien doppelt verarbeitet werden. Das Programm stellt jetzt sicher, dass immer nur eine Instanz gleichzeitig verarbeitet, und vermeidet so doppelten Zugriff und Konflikte.

Neu: Hinweis und automatischer Start des Verarbeitungs-Dienstes

Aktiviert man die Option „Externer Prozessor“, prüft das Programm jetzt, ob der zugehörige Windows-Dienst läuft. Ist er vorhanden, aber gestoppt, lässt er sich direkt starten und auf automatischen Start setzen. Fehlt ein Dienst, weist ein Hinweis darauf hin. So wird die häufige Verwechslung vermieden, das Häkchen allein würde die Verarbeitung bereits übernehmen.

Neu: Sicherung für die Support-Unterstützung

Über das Menü „Weiteres“ lässt sich jetzt eine spezielle Sicherung erstellen, die Sie gefahrlos an den Support senden können. Lizenzdateien werden ausgeschlossen, und sämtliche Passwörter (PDF-Passwörter aus Optionen und Profileinstellungen sowie die Konto-Passwörter für den E-Mail-Versand) werden automatisch entfernt; Benutzername und Absenderadresse des E-Mail-Kontos werden durch einen Platzhalter ersetzt. Einstellungen, Profile und Fehlerprotokolle bleiben zur Fehlersuche erhalten. Eine beigelegte Info-Datei listet transparent auf, was in der Sicherung enthalten ist und was nicht. Zusätzlich enthält die Sicherung einen Zustands-Schnappschuss (SystemSnapshot.txt) mit Versionen, Lizenz- und Profilstatus, der Erreichbarkeit der überwachten Ordner sowie den Fehlern der letzten sieben Tage – damit lassen sich Probleme schneller eingrenzen.

Neu: Durchgehendes Diagnoseprotokoll

Der Hintergrundprozessor führt jetzt ein dauerhaftes, tagesweise rotierendes Protokoll (Ordner „Health“, bis zu 14 Tage) mit regelmäßigen Lebenszeichen sowie wenigen wichtigen Ereignissen: Start und Stopp, ein nicht erreichbarer überwachter Ordner (z. B. ein getrenntes Netzlaufwerk), Zeitüberschreitungen bei der Dateiverarbeitung und Wiederanläufe nach einem Absturz. Hinzu kommen eine regelmäßige Scan-Zusammenfassung (wie viele Dateien gesehen, neu erkannt bzw. warum übersprungen wurden) und eine Warnung, falls die Verarbeitung trotz erlaubter Ausführung längere Zeit keinen Fortschritt mehr macht. So bleiben auch länger zurückliegende Störungen nachvollziehbar – ganz ohne zuvor ein ausführliches Diagnoseprotokoll einschalten zu müssen. Das Protokoll liegt der Support-Sicherung bei.

Erkennt das Programm einen solchen Stillstand, kann es zusätzlich aktiv benachrichtigen: Ist die Option „Allgemeine Fehler melden“ aktiviert, geht eine Hinweis-E-Mail an die dort hinterlegten Empfänger (und eine Entwarnung, sobald die Verarbeitung wieder läuft). Unabhängig davon wird der Vorfall in das Windows-Ereignisprotokoll geschrieben – auch im Dienstbetrieb ohne geöffnetes Programmfenster.

Behoben: Vorübergehend nicht lesbare Dateien gehen nicht mehr verloren

War eine PDF-Datei beim Einlesen kurzzeitig nicht verfügbar – etwa weil sie noch in einem anderen Programm geöffnet war, ein Netzlaufwerk kurz aussetzte oder der Zugriff verzögert war –, wurde sie bisher dauerhaft übersprungen und nicht erneut versucht. Solche vorübergehenden Lesefehler werden jetzt bis zu vier Stunden lang automatisch wiederholt (ohne Fehler-Mail-Flut), sodass die Datei verarbeitet wird, sobald sie wieder verfügbar ist. Erst danach gilt sie als dauerhaft fehlerhaft. Echte Lesefehler (z. B. eine beschädigte Datei) werden weiterhin sofort als Fehler behandelt.

Beim Nachholen (Catch-up) werden solche vorübergehend nicht verarbeitbaren Dateien nun in der Abschluss-Übersicht aufgeführt – gemeinsam mit gesperrten Dateien und mit Angabe des Grundes – und automatisch in den nächsten Nachhol-Lauf übernommen, statt verloren zu gehen.

Der bisherige Protokoll-Reiter „Gesperrte Dateien“ heißt jetzt „Aktuell nicht verarbeitbar“ und zeigt zusätzlich zu gesperrten Dateien auch die gerade in Wiederholung befindlichen an – mit einer Statusspalte (z. B. „Gesperrt“ oder „Wird wiederholt: Lesefehler“). So sieht man auf einen Blick, welche Dateien gerade hängen.

Behoben: Per Zeitlimit übersprungene Dateien werden jetzt im Fehlerprotokoll angezeigt

Überschritt eine Datei das eingestellte Zeitlimit für die Dateiverarbeitung und wurde übersprungen, erschien dies bisher nur als Zähler, aber nicht als Eintrag im Protokoll – die betroffene Datei blieb damit unsichtbar. Solche Dateien werden nun korrekt im Bereich „Fehler“ aufgeführt, mit Angabe des Profils und der Meldung, dass das Zeitlimit überschritten wurde.

Zusätzlich behoben: Wurde die Verarbeitung einer Datei unerwartet beendet (Zeitlimit, Abbruch oder Programmende), konnte der zugehörige Eintrag in den Verarbeitungsdetails endlos eine laufende Dauer anzeigen. Solche unterbrochenen Vorgänge werden jetzt sauber als „abgebrochen“ abgeschlossen.

Verbessert: Datei mit einmaligem Absturz wird nicht mehr sofort dauerhaft übersprungen

Verursachte eine Datei einen Absturz der Verarbeitung, wurde sie bisher sofort dauerhaft übersprungen, um eine Endlosschleife zu vermeiden. Ein einmaliger, vorübergehender Absturz konnte dadurch eine eigentlich verarbeitbare Datei für immer blockieren. Solche Dateien werden jetzt einige Male erneut versucht und erst dann übersprungen, wenn sie wiederholt einen Absturz auslösen – der Schutz vor Endlosschleifen bleibt dabei erhalten.

Verbessert: Höhere Stabilität bei hängenden oder fehlerhaften Dateien

Eine einzelne hängende oder fehlerhafte Datei (etwa eine defekte PDF-Datei während der Texterkennung) konnte bisher die gesamte Verarbeitung einfrieren oder zum Absturz bringen. Jetzt wird nur die betroffene Datei übersprungen; die übrigen Dateien werden normal weiterverarbeitet.

Behoben: Nachholen wird nach einem Neustart des Prozessors fortgesetzt

Wird der Hintergrundprozessor während eines Nachhol-Laufs (Catch-up) neu gestartet oder beendet, erkennt das Fortschrittsfenster dies jetzt, weist mit einem Hinweis darauf hin und setzt die verbleibenden Dateien nach dem Neustart automatisch fort – statt stehen zu bleiben. Die noch offenen Dateien bleiben in der Warteschlange erhalten, sodass nichts verloren geht.

Behoben: Datei wurde bei einem Neustart während der Verarbeitung fälschlich als Fehler gemeldet

Wurde das Programm (oder der Hintergrunddienst) genau in dem Moment beendet bzw. neu gestartet, in dem eine Datei gerade verarbeitet wurde, konnte diese Datei anschließend fälschlich als „absturzverursachend“ eingestuft und dauerhaft übersprungen werden – obwohl gar kein Absturz vorlag. Eine durch ein Beenden oder Neustarten unterbrochene Datei wird jetzt einfach beim nächsten Lauf erneut verarbeitet – ohne Fehlermeldung und ohne Überspringen. Nur wenn eine Datei tatsächlich einen Absturz der Verarbeitung verursacht, wird sie übersprungen, um eine Endlosschleife zu vermeiden; diese Absturzerkennung bleibt unverändert wirksam.

Behoben: Hängen beim wiederholten Speichern von Profilen in einer Sitzung

Wurden innerhalb einer Programmsitzung nacheinander mehrere Profile geöffnet und gespeichert, konnte das Programm ab dem zweiten Speichervorgang nicht mehr reagieren. Betroffen waren vor allem Umgebungen mit vielen Profilen, etwa zur Rechnungsverarbeitung. Dieses Problem wurde behoben.

Neu: Profilübergreifende, benannte Zähler

Die fortlaufende Nummer lässt sich jetzt als benannter Zähler anlegen, der über mehrere Regeln und sogar über alle Profile hinweg gemeinsam genutzt werden kann – so entsteht eine durchgehend eindeutige Nummerierung ohne Dubletten. Über das neue Fenster „Zähler verwalten“ lassen sich Zähler anlegen, benennen und mit Startwert, Schrittweite, Format und optionalem Rücksetz-Intervall versehen. Im Reiter „Allgemein“ einer Regel wird der gewünschte Zähler einfach aus einer Liste ausgewählt. Bestehende Profile werden automatisch übernommen.

Neu: Vorschau der Ergebnis-Spalten beim Speichern von Extraktionen

Bei der Aufgabe „Extraktionen speichern“ zeigt eine neue Vorschau direkt an, welche Spalten die erzeugte Datei in welcher Reihenfolge enthalten wird. So ist die Spaltenauswahl auf einen Blick nachvollziehbar, ohne im Auswahlbereich scrollen zu müssen.

Behoben: Vereinzelte fehlende englische Übersetzungen

Einzelne Texte wurden in der englischen Oberfläche noch auf Deutsch angezeigt und sind nun korrekt übersetzt.

Neu: Eigenes Ausgabeformat für Datums-Werte

Beim Datentyp „Datum“ lässt sich jetzt im Reiter „Formatierung“ ein eigenes Ausgabeformat festlegen (z. B. „yyyy-MM-dd“ für 2026-06-15). Über die Schaltfläche „Datumsbestandteil einfügen“ und die zugehörige Legende lassen sich Jahr, Monat und Tag bequem zusammenstellen; eine Live-Vorschau zeigt das Ergebnis sofort. Bleibt das Feld leer, wird wie bisher das Standard-Datumsformat des Systems verwendet. Das so formatierte Datum steht zudem im Platzhalter-Menü an oberster Stelle zur Verfügung und kann damit direkt in Dateinamen, E-Mails oder Stempeln eingefügt werden.

Neu: Zahlen-Werte formatieren

Beim Datentyp „Zahl“ kann die Ausgabe jetzt gezielt aufbereitet werden: Anzahl der Nachkommastellen, führende Nullen, Tausender-Trennzeichen sowie das Dezimaltrennzeichen lassen sich über einfache Eingabefelder einstellen. Eine Live-Vorschau zeigt das Ergebnis sofort. Die Formatierung ist optional und standardmäßig deaktiviert, sodass sich für bestehende Profile nichts ändert.

Neu: Spalte „Letzte Änderung“ und klareres „Startdatum“

Die Profilliste zeigt jetzt zusätzlich die Spalte „Letzte Änderung“, die angibt, wann ein Profil zuletzt bearbeitet wurde. Die bisherige Spalte „Erstellt/Geändert am“ heißt nun „Startdatum“ und zeigt klarer, ab welchem Zeitpunkt ein Profil Dateien regulär verarbeitet.

Neu: Ausstehende Vorgänge beim Ändern oder Deaktivieren aufräumen

Wird ein Profil so geändert, dass sich die Dateiauswahl ändert (Filter, überwachte Ordner oder verzögerte Verarbeitung), oder wird ein Profil deaktiviert, fragt das Programm jetzt nach, wie mit noch ausstehenden Vorgängen dieses Profils umzugehen ist – also mit für die verzögerte Verarbeitung vorgemerkten Dateien und mit anstehenden Wiederholungen. So laufen keine veralteten Vorgänge mehr unter geänderten Einstellungen.

Verbessert: Wiederholungen inaktiver Profile werden pausiert

Anstehende Wiederholungen (etwa nach einem zuvor fehlgeschlagenen Druck) eines deaktivierten Profils werden jetzt pausiert statt ausgeführt und erst fortgesetzt, sobald das Profil wieder aktiviert wird.

Behoben: Verzögerte Verarbeitung über Zeitzonen hinweg

Ein Fehler in der verzögerten Verarbeitung wurde behoben, durch den vorgemerkte Dateien je nach Zeitzone fälschlich verworfen werden konnten.

Behoben: Fehlende englische Beschriftungen im Regeleditor

Im Regeleditor wurden bei der Datenbestimmung „Text der Seite(n)“ fehlende englische Beschriftungen ergänzt.

Fehlerbehebung: Zeitzonen-Abweichung bei PDF-Datumsangaben

Speichert das erzeugende Programm (z. B. ein Scanner) das PDF-Erstell- bzw. PDF-Änderungsdatum in Weltzeit (UTC), wurde die Zeitangabe bisher nicht in die lokale Zeit umgerechnet. Dadurch konnte etwa die Option „Setze Änderungsdatum auf: PDF-Änderungsdatum“ ein um mehrere Stunden abweichendes Dateidatum setzen. PDF-Datumsangaben mit Zeitzonen-Information werden jetzt korrekt in die lokale Zeit umgerechnet. Die Korrektur wirkt überall, wo PDF-Datumsangaben verwendet werden (Dateidatum setzen, Platzhalter, Filter, Nachholverarbeitung).

Nachholverarbeitung: Live-Fortschritt bereits während der Dateiermittlung

Das Fortschrittsfenster informiert jetzt schon während der Ermittlung der zu verarbeitenden Dateien über den Fortschritt. Bisher stand die Anzeige bei großen Dateibeständen in dieser Phase längere Zeit scheinbar eingefroren auf „0“.

• Während der Ermittlung werden eine Laufanimation sowie ein Live-Zähler angezeigt („X geprüft, davon Y im Zeitraum“).
• Der Fortschrittsbalken zeigt während der anschließenden Verarbeitung jetzt den tatsächlichen Fortschritt an.

Fehlerbehebung: Abgeschnittener Nachhol-Dialog

Im Dialog „Profile nachträglich anwenden“ konnten die untersten Optionen je nach Schriftgröße bzw. Bildschirmskalierung abgeschnitten und nicht erreichbar sein. Der Dialog passt seine Größe jetzt automatisch an den Inhalt an.

Fehlerbehebung: Leerseiten bei der Texterkennung (OCR)

Bei bestimmten PDF-Dateien mit fehlerhafter interner Struktur konnte die Aufgabe „Datei durchsuchbar machen“ eine Ausgabe mit eingeschobenen Leerseiten erzeugen (Fehlermeldung „Die Seitenanzahl der OCR-Ausgabe weicht von der Originaldatei ab“). Dieses Problem wurde behoben; die Ausgabe enthält jetzt exakt die Seiten des Originals.

Neu: Verzögerte Verarbeitung

Profile können Dateien jetzt zeitversetzt verarbeiten: Eine passende Datei wird beim Erkennen vorgemerkt und erst nach einer einstellbaren Wartezeit verarbeitet. Ideal etwa für Aufräum-Profile nach dem Muster „lösche Dateien eine bestimmte Zeit nach ihrem Eingang“.

• Aktivierbar pro Profil unter Erweitert → Verzögerte Verarbeitung mit frei wählbarer Verzögerung (Sekunden bis Jahre).
• Die Wartezeit zählt ab dem Zeitpunkt, zu dem die Datei erstmals erkannt wurde. Bereits vor dem Aktivieren vorhandene Dateien bleiben unberührt — es werden nur künftig eingehende Dateien vorgemerkt.
• Vorgemerkte Dateien werden bis zur Fälligkeit nicht erneut eingelesen und blähen die Statusanzeige nicht auf; sobald die Wartezeit abgelaufen ist, werden sie automatisch verarbeitet.
• Die Anzahl ausstehender Verzögerungen ist in der Profilliste (Spalte „Verzög.“) sichtbar.
• Bei der Nachholverarbeitung lassen sich aktive Verzögerungen wahlweise ignorieren (Dateien sofort verarbeiten) oder betroffene Profile auslassen.

Umbenennung: „Pausiere vor der Verarbeitung“

Die bisherige Option „Verzögerung vor der Verarbeitung“ (eine kurze Wartezeit, bevor ein Profil mit der Verarbeitung beginnt) heißt zur klaren Abgrenzung von der neuen Funktion jetzt „Pausiere vor der Verarbeitung“. Die Funktionsweise bleibt unverändert.

Profileinstellungen: neue Seite „Erweitert“

Die Profilseite „Allgemein“ wurde entschlackt: Seltener benötigte Optionen sind jetzt auf einer eigenen Seite „Erweitert“ zusammengefasst — das macht den Einstieg übersichtlicher, ohne dass Funktionen verloren gehen.

• Auf „Erweitert“ liegen unter anderem: Werte nur einmal extrahieren, Warten auf Dateigruppen, profilspezifische Verarbeitungszeiten, Pausiere vor der Verarbeitung, Filter vor jeder Aufgabe erneut prüfen, die Wiederholungs-Optionen sowie die verzögerte Verarbeitung.
• Weicht eine dieser Optionen vom Standard ab, zeigt die Seitenbezeichnung einen Zähler an (z. B. „Erweitert (2)“) — so ist auf einen Blick erkennbar, ob ein Profil erweiterte Einstellungen nutzt.

Nachholverarbeitung: schnelleres Filtern großer Dateibestände

Wird die Nachholverarbeitung auf einen Zeitraum eingegrenzt, werden außerhalb des Zeitraums liegende Dateien jetzt übersprungen, ohne sie vorher einzulesen. Bei großen Ordnern mit mehreren tausend Dateien ist die Prüfung dadurch erheblich schneller.

• Dies greift bei den Datumstypen „Datei-Änderungsdatum“ und „Datei-Erstelldatum“, da diese Werte direkt aus dem Dateisystem gelesen werden können.
• Bei den PDF-internen Datumstypen („PDF-Änderungsdatum“ und „PDF-Erstelldatum“) muss jede Datei weiterhin geöffnet werden, um das im Dokument gespeicherte Datum zu lesen. Wer einen sehr großen Bestand auf einen kurzen Zeitraum eingrenzt, wählt daher am besten einen der beiden Datei-Datumstypen.

Bereits korrekt benannte Dateien werden nicht mehr in jeder Prüfung erneut erkannt

Benennt eine Aufgabe eine Datei im selben Ordner um und ist die Datei bereits korrekt benannt (Quelle und Ziel sind identisch, z. B. bei einer aus der Cloud zurück-synchronisierten Datei), so geschieht nichts — und die Datei wird nun auch nicht mehr fälschlich als „wiederkehrend“ behandelt.

• Bisher konnten solche Dateien in jedem Prüfzyklus erneut erkannt werden („Datei X von Y“), obwohl sie unverändert liegen blieben und ohnehin übersprungen wurden — das hat die Anzeige aufgebläht und die Dateien unnötig wiederholt eingelesen.
• Zusätzlich werden wiederkehrende Dateien gar nicht erst erneut geprüft, wenn kein Profil sie ohnehin erneut verarbeiten würde. Bereits bestehende Einträge dieser Art verschwinden automatisch — ein Eingriff ist nicht erforderlich.

Einige Optimierungen

Rückschritt behoben: Wieder schnellere Verarbeitung großer Ordner bei Namensfilter

Beim Verarbeiten vieler Dateien — etwa mehrerer tausend PDFs auf einem Netzlaufwerk (NAS) — prüft das Programm jetzt wieder zuerst den Dateinamen, bevor eine Datei tatsächlich geöffnet und gelesen wird.

• Dateien, die dem Dateinamen-, Pfad- oder Größenfilter nicht entsprechen, werden übersprungen, ohne dass ihr Inhalt vom Datenträger gelesen werden muss.
• Gerade bei langsamen Netzlaufwerken verkürzt das die Gesamtdauer erheblich, wenn nur ein Teil der Dateien verarbeitet werden soll.
• Profile, die nach PDF-Inhalt, Metadaten oder Datum filtern, öffnen die betreffenden Dateien wie bisher — es werden nur Dateien ausgelassen, die anhand von Name, Pfad oder Größe ohnehin nicht in Frage kommen.

Mehr Informationen während der Verarbeitung

Die Statusanzeige zeigt während der Verarbeitung jetzt den Fortschritt als „Datei X von Y“ sowie den Namen und den Ordner der aktuell verarbeiteten Datei an.

• So ist auf einen Blick erkennbar, wie viele der dem Zeitraum und den Filterkriterien entsprechenden Dateien bereits verarbeitet wurden und welche Datei gerade bearbeitet wird.

Textschwärzung: keine Zeichen mehr aus der Zeile darüber entfernt

Beim Schwärzen von Text (Aufgabe „Text schwärzen“) konnte bei sehr engem Zeilenabstand versehentlich auch ein Teil der unmittelbar darüberliegenden Textzeile mitentfernt werden — etwa wurde aus „Alltagssituationen“ der Bestandteil „ation“ gelöscht, wenn direkt darunter ein Name geschwärzt wurde.

Textschwärzung: keine Zeichen mehr aus der Zeile darüber entfernt

Beim Schwärzen von Text (Aufgabe „Text schwärzen“) konnte bei sehr engem Zeilenabstand versehentlich auch ein Teil der unmittelbar darüberliegenden Textzeile mitentfernt werden — etwa wurde aus „Alltagssituationen“ der Bestandteil „ation“ gelöscht, wenn direkt darunter ein Name geschwärzt wurde.

Deutlich kleinere interne Verarbeitungs-Datenbank

In der internen Datenbank, die das Verarbeitungsprotokoll speichert, konnten sich über längere Laufzeit leere Karteikarten ansammeln, die nicht mehr automatisch entfernt wurden.

• Beim ersten Programmstart nach dem Update wird die Datenbank einmalig bereinigt und komprimiert.
• Erwartete Größenreduktion: typischerweise von mehreren hundert MB auf wenige MB.
• Einträge mit echten Verarbeitungs-Informationen (Erfolg, Fehler, Wiederholungen) bleiben vollständig erhalten.

Filter „Seitenanzahl“ um Vergleich „entspricht“ erweitert

• Der Filter für Seitenanzahl, Anhangsanzahl und Zeichenanzahl bietet jetzt zusätzlich den Vergleich „ist gleich“. Damit lassen sich Dokumente mit einer exakten Anzahl direkt filtern.

Filter „Seitenanzahl liegt zwischen“ korrigiert (einschließend)

Der Vergleich „liegt zwischen“ war bisher streng ausschließend (offenes Intervall). Für den Wert 2 mussten 1 und 3 eingetragen werden. Das war wenig intuitiv und entsprach nicht der gängigen Konvention (Excel, SQL).

• Ab sofort gilt die einschließende Bedeutung: „zwischen 2 und 5“ entspricht 2, 3, 4, 5.
• Bestehende Profile werden beim ersten Programmstart automatisch migriert — die Treffermenge bleibt identisch.

Beispieldateien sortierbar (Profileinstellungen)

• In den Profileinstellungen → Beispieldateien können Einträge jetzt über zwei Pfeil-Schaltflächen nach oben und unten verschoben werden.
• Für die Vorschauberechnung (Umbenennen, Speicherort, E-Mail-Empfänger, …) wird bevorzugt die erste vorhandene Beispieldatei verwendet. Ist die erste Datei in der Liste nicht (mehr) auf der Festplatte, wird automatisch die nächste existierende genommen, statt einen Fehler zu melden.

Fehlende Beispieldateien werden klar angezeigt

• Die Seite Beispieldateien zeigt jetzt in einer ersten Spalte „Existiert“ (Ja/Nein) an, ob jede hinterlegte Datei noch auf der Festplatte vorhanden ist; fehlende Dateien werden rot hervorgehoben. Die Anzeige aktualisiert sich automatisch — kopieren Sie eine Datei zurück, erscheint sie kurz darauf wieder als vorhanden.
• In den Auswahllisten der Beispieldatei (z.B. im Regeleditor) werden nicht mehr vorhandene Dateien ausgeblendet.
• In der Vorschau „Zu ermittelnde Werte“ erscheint bei einer fehlenden Beispieldatei nun der klare Hinweis „Beispieldatei existiert nicht mehr“ statt einer technischen Fehlermeldung — und veraltete Vorschau-Ergebnisse bleiben nicht mehr stehen.
• Beim Öffnen des Regeleditors weisen wir darauf hin, wenn keine der hinterlegten Beispieldateien mehr existiert.

Verarbeitungsprotokoll: Anzeige „Größe/Seiten“

• Im Verarbeitungsprotokoll wird die bisherige „Dateigröße“ jetzt zusammen mit der Seitenanzahl angezeigt: z.B. „139 KB / 3 Seiten“.

Reagiert sauberer auf Windows-Herunterfahren

• Beim Herunterfahren oder Abmelden von Windows beendet sich die Anwendung jetzt zuverlässig. Die gelegntliche Meldung „Diese Anwendung verhindert das Herunterfahren“ sollte nicht mehr erscheinen.

Diagnose-Protokoll für Support-Fälle

In den Programmoptionen → Sonstiges kann jetzt das Diagnose-Protokoll aktiviert werden:

• Schreibt detaillierte Informationen zum Verarbeitungsablauf in eine Log-Datei im AppData-Verzeichnis
• Standardmäßig deaktiviert – kann gezielt eingeschaltet und nach der Diagnose wieder deaktiviert werden

Datenextraktion: „Text der Seite(n)“ mit „Keine Bestimmung notwendig“

• Wenn als Datenquelle Text der Seite(n) und als Seitenbestimmung Keine Bestimmung notwendig ausgewählt war, zeigte die Vorschau fälschlicherweise „Schlüsselwort nicht gefunden“ an
• Korrigiert: Die Vorschau liefert jetzt zuverlässig den Text aller Seiten und zeigt die extrahierten Daten

Weiteres

• Beim Export eines einzelnen Profils aus dem Kontextmenü wird der Profilname als Vorgabe-Dateiname verwendet
• Kleinere Korrekturen und Optimierungen

Neue Stempel-Varianten

Die Aufgabe Stempel/Wasserzeichen hinzufügen bietet jetzt drei Stil-Varianten für Text-Stempel:

• Mit Rahmen (klassisch) - der bisherige Stempel-Look mit Rahmen, ideal für Status-Markierungen wie „BEZAHLT“ oder „GENEHMIGT“
• Nur Text - reiner Text ohne Rahmen und Hintergrund, passend für dezente Beschriftungen wie Bearbeiter-Kürzel
• Text mit Hintergrund (Marker) - Text mit farbigem Hintergrund im Highlighter-Look, optimal für kompakte Sortier-Kennungen auf archivierten E-Mails und Belegen

Mehr Gestaltungsfreiheit

• Schriftart frei wählbar - alle installierten Systemschriften stehen zur Verfügung
• Schriftgröße und Fett-Stil separat einstellbar
• Hintergrundfarbe und Innenabstand für den Marker-Stil konfigurierbar (Standard: gelber Marker)

Bestehende Profile

• Profile aus früheren Versionen behalten ihren bisherigen Stempel-Look. Die neuen Varianten lassen sich pro Profil aktivieren, ohne dass etwas migriert werden muss

• Einige Optimierungen

• Einige Optimierungen

• Einige Optimierungen
• Neue Option in der Kategorie "Verarbeitung" - Bei Abfrage-Regeln mit Rückfall-Wert leeren Eingabetext zulassen

Greift bei Datenermittlungs-Regeln vom Typ "Abfrage" oder "Abfrage (mit Liste)". Wenn aktiv, führt ein leerer Eingabetext (z. B. nach fehlgeschlagener OCR) NICHT zum Fehler "Text enthält keine Zeichen", sofern entweder die Option "Abfrageergebnis darf leer sein" gesetzt ist oder ein Rückfall-Wert ("Wert wenn nicht gefunden" bzw. "Wenn kein Eintrag gefunden") konfiguriert wurde.

Beispiel: Gescannte Rechnungen ohne erkennbaren OCR-Text bekommen so trotzdem den Rückfall-Namen (z. B. "nicht verfügbar") und werden weiterverarbeitet, statt mit einer Fehlermeldung abgebrochen zu werden.

• Anhänge speichern + Anhangsname-Filter: factur-x.xml / ZUGFeRD-Anhänge wurden bei manchen Drittsystem-PDFs nicht gefunden
• Unnötige Ermittlung von Barcode-Daten bereits beim Öffnen der Profileinstellungen

• Datumserkennung: Benutzerdefinierte Formate ohne Tagesangabe (z. B. `MMMM yyyy`) wurden nicht erkannt
• Einige Optimierungen

• Einige Optimierungen und Korrekturen

• Problem mit dem Filter behoben

• In den Optionen waren bei bestimmter Auflösung einige Einstellungen abgeschnitten

• Optionen -> Verarbeitungsprotokoll ermöglicht das Anlegen von CSV-Logs zu den Verarbeitungen in einem Ordner
• Einige Optimierungen

• Beim automatischen Senden eines Excel-Berichts war in bestimmten Fällen der Zeitraum des Berichts falsch

• Neue Option Verarbeitung -> Hintergrundprozessor wird extern verwaltet. Diese Option sollte beim Einsatz als Dienstanwendung oder beim regelmäßigen Starten über den Windows-Aufgabenplaner aktiviert werden, damit das Programm keinen doppelten Hintergrundprozess erstellt.
• Einige Optimierungen und Korrekturen

• "Als Entwurf speichern" wird jetzt auch für den Versand über SMTP und Online Exchange unterstützt.
  Wenn Sie die Nachrichten vor dem tatsächlichen Versand noch einmal prüfen möchten, aktivieren Sie in den Versandoptionen der Aufgabe "Datei versenden" die Option "Als Entwurf speichern". Die Nachrichten werden dann nicht sofort versendet, sondern zunächst im Entwürfe-Fenster gespeichert, wo Sie Empfänger, Betreff, Nachrichtentext und Anhänge prüfen und bei Bedarf anpassen können, bevor Sie den Versand für die aktivierten Einträge manuell auslösen.
  Die Schaltfläche zum Öffnen des Entwurfs-Fensters wird bei Vorhandensein von Entwürfen in der obersten Leiste des Hauptfensters verfügbar gemacht.
• Dateigrößen-Stabilitätsprüfung: Neue Option in den Programmoptionen, die sicherstellt, dass sich die Dateigröße einer neuen Datei für eine konfigurierbare Dauer nicht verändert, bevor die Verarbeitung beginnt. Verhindert potentielle Fehler bei Dateien auf Netzlaufwerken, die noch kopiert werden.
• Konfigurierbares Dateiverfügbarkeits-Timeout: Die maximale Wartezeit bei gesperrten Dateien ist jetzt in den Programmoptionen einstellbar (Standard: 10 Sekunden, bisher fest 5 Sekunden).
• Ursprüngliche Datei überschreiben für Zusammenfügen: Die Option "Ursprüngliche Datei überschreiben" ist jetzt auch für die Aufgabe "PDFs zusammenfügen" verfügbar.
• Extrahierter Text wird automatisch getrimmt: Führende und abschließende Leerzeilen werden bei der Datenextraktion automatisch entfernt (Datenbereich und Text der Seiten).
• Aufgabe "Seiten entfernen" -> Neue Optionen: QR-Code-Wert enthält/enthält nicht + Seiten ohne QR-Code entfernen

• Bei älteren Barcodes kann die Zeichenkodierung falsch hinterlegt sein. Bei Bedarf wird diese jetzt korrigiert ausgelesen.

• In den Profileinstellung, Kategorie "Allgemein" kann jetzt die Prüfung der Filterkriterien vor jeder Aufgabe aktiviert oder deaktiviert werden
• Beim Zusammenfügen kann die Primärdatei, wie bei den anderen Aufgaben auch, überschrieben werden
• Problem behoben, dass zu einem Hängen beim Speichern eines Profils führen konnte

• Neue Optionen beim Seiten entfernen: QR-Code-Wert enthält/enthält nicht + Seiten ohne QR-Code entfernen
• Optionale Verzögerung vor Anwendung eines Profils (Profileinstellungen -> Kategorie "Allgemein")
• Neue Option für den Versand über SMTP: SSL/TLS-Zertifikatsfehler ignorieren

• Durch die Auslieferung einer nur teilweise kompatiblen Version einer PDF-Bibliothek konnte es bei einigen PDF-Dateien zu Abstürzen kommen

• Neues Format für Log-Dateien

• Exchange On-Premise wird in Version 2 nicht mehr unterstützt. Beim Import der Optionen aus Version 1 führte diese Sendemethode (wenn gesetzt) zu einem Absturz.
• Einige Optimierungen

• Problem bei Verwendung des Datenbereichs unterhalb der Fundstelle des Schlüsselworts behoben
• Ein Bereich in den Optionen war nicht vollständig zu sehen.
• Einige Optimierungen

• Profilimport aus Version 1 - Inkompatibilität behoben
• Optionale maximale Dauer pro Dateiverarbeitung (Optionen -> Verarbeitung)
• Nach Umbenennen oder Verschieben in den Ursprungsordner wurde eine neue Verarbeitung ausgelöst, wenn dies nicht durch Filterkriterien verhindert wurde
• Einfache Dateigruppierung - verbesserter Schutz vor erneuter Verarbeitung
• Nachholvorgang kann bei Abstürzen durch externe Bibliotheken fortgesetzt werden

• Problem mit dem Lauf als Dienstanwendung behoben. Wenn PDFProcessor.exe vom Service Control Manager gestartet wird, darf der Parameter -h nicht mehr verwendet werden (siehe Hilfe).

• Beim Datentyp "Abfrage (mit Liste)" gibt es jetzt eine neue Option "Längsten Treffer verwenden". Bei neuen Regeln ist diese standardmäßig aktiviert, bei bestehenden Regeln deaktiviert. Eine Aktivierung wird dennoch empfohlen.

• Problem bei Verwendung der fortlaufenden Nummer behoben
• Profile, Optionen und Lizenz können jetzt auch aus V1-Sicherungen importiert werden

• Bei der Vorschau der Datenextrahierungsergebnisse war die zweite Reihe der oberen Werkzeugleiste gelegentlich erst nach einem Wechsel der Kategorie und zurück vollständig sichtbar
• Bei der Konfiguration der Aufgabe "Datei versenden" war bei einer bestimmten Konfiguration ein Steuerelement nicht vollständig zu sehen

• Erweiterte Filtermöglichkeiten für dynamische Anhänge
• Neue Option bei den Druckeinstellungen: Mit Standarddrucker drucken
• Anmerkung hinzufügen: Platzhaltermenü und optionale Größenangabe ergänzt
• Beta-Status wurde verlassen

• Aufteilen nach Schlüsselwort: die Option 'Wenn der Suchbegriff nicht im Dokument vorkommt, einen Fehler ausgeben' wurde aufgeteilt in zwei Optionen. Zusätzlich 'Bei unveränderter Seitenanzahl einen Fehler ausgeben'
• Filter erweitert. Es wird jetzt auch 'Kunde <EntryFromList...> <BeginOfRegex...>' unterstützt, also auch Kombinationen von Text und Platzhaltern zwischen <UND> und <ODER>
• Enthält nicht + UND-Fehler behoben: jetzt korrekt 'NOT(A AND B)'
• Barcode einfügen: optionale Beschriftung oben, unten, rechts oder links
• Fehlerkorrekturen

• Neue Datenquelle 'Fortlaufende Nummer'
• Platzhalter-Menü bei 'Barcode einfügen' ergänzt

Version 2 ist ein umfassendes Update mit vielen neuen Funktionen und Verbesserungen.

Neue Aufgabentypen

• PDF-Dateien komprimieren - Dateigröße reduzieren durch Bildoptimierung und Entfernen unnötiger Elemente
• ZUGFeRD-/Factur-X-E-Rechnungen erstellen - Vom Benutzer bereitgestellte XML-Rechnungsdatei in PDF einbetten (ZUGFeRD 2.0/2.1, Factur-X 1.0)
• In PDF/A konvertieren - Für revisionssichere Langzeitarchivierung (PDF/A-1b, PDF/A-2b, PDF/A-3b)
• Stempel und Wasserzeichen hinzufügen - Text, Bilder oder dynamische Inhalte aus extrahierten Daten
• Barcodes einfügen - QR-Codes, Code 128, DataMatrix, Aztec und weitere Formate
• Dokumente anonymisieren - Sensible Daten automatisch durch Platzhaltertext ersetzen
• Seiten entfernen - Deckblätter, Leerseiten oder bestimmte Seitenbereiche löschen
• Anhänge einbetten - Belege, Lieferscheine oder andere Dokumente in PDF integrieren

Erweiterte Aufgabenverwaltung

• 21 Aufgabentypen - Umbenennen, Verschieben, Kopieren, Löschen, Drucken, E-Mail versenden, Zusammenführen, Trennen, OCR, Anhänge speichern, Extraktionen speichern, Vorlage anwenden, Dateischutz ändern, Komprimieren, Anhänge einbetten, ZUGFeRD erstellen, PDF/A konvertieren, Seiten entfernen, Stempel hinzufügen, Barcodes einfügen, Inhalte ersetzen
• Beliebig viele Aufgaben pro Profil - Nicht mehr auf 3 gleichartige Aufgaben beschränkt
• Frei wählbare Reihenfolge - Aufgaben können per Drag & Drop sortiert werden

Verarbeitungszeiten

• Zeitfenster für Profile - Verarbeitung nur zu bestimmten Zeiten (z.B. nur während der Bürozeiten)
• Wochentagsbasierte Planung - Unterschiedliche Zeiten für verschiedene Wochentage
• Diagnose-Ansicht - Übersicht aller konfigurierten Verarbeitungszeiten

Stapeldruck für große Dokumente

• Automatisches Aufteilen großer Druckaufträge in kleinere Stapel
• Verhindert Systeminstabilität und lange Spooling-Zeiten bei Dokumenten mit vielen Seiten
• Konfigurierbare Schwellenwerte und Stapelgrößen

Kommandozeilen-Erweiterungen

• Profilauswahl im Headless-Modus für Windows-Aufgabenplaner
• Verschiedene Scheduled Tasks können unterschiedliche Profile ausführen
• Beispiel: PDFProcessor.exe --headless --run_once --profile "Rechnungen"

Neue Platzhalter für Datumsangaben

• Vorjahr-Platzhalter: Für Dokumente, die sich auf den Vorjahreszeitraum beziehen
• Vormonat-Platzhalter: Ideal für monatliche Abrechnungen und Archivierung
• Vortag-Platzhalter: Für tägliche Berichte mit Rückbezug

Weitere Verbesserungen

• Modernisiertes .NET 8.0 Framework für bessere Leistung und Stabilität
• Verbesserte Barcode- und QR-Code-Erkennung mit maschinellem Lernen
• Erweiterte Filteroptionen für gerade/ungerade Seitenzahlen
• Optimierte Speicherverwaltung bei der Verarbeitung großer PDF-Dateien
• Aktualisierte OCR-Engine für verbesserte Texterkennung
• Automatische Bereinigung für bekannte Dateien (zeitbasierte Bereinigung)

• Optimierungen und Fehlerkorrekturen