Outlook automatisieren - E-Mails und E-Mail-Anhänge nach individuellen Regeln automatisch verarbeiten

Automatic Email Processor

Automatic Email Processor ist die Komplettlösung für Outlook, um eingehende E-Mails und deren Anhänge automatisch zu speichern und/oder sofort auszudrucken. Für diese Aufgaben stehen verschiedene Filter und Konfigurations­möglichkeiten wie zum Beispiel dynamische Archivierungs­ordner für Anhänge und E-Mail-Nachrichten sowie die Möglichkeit der nachfolgenden Weiterverarbeitung zur Verfügung. Beispiels­weise kann der Pfad des Ortes, an welchem Automatic Email Processor E-Mail-Anhänge oder E-Mails speichert, aus den individuellen Eigenschaften einer E-Mail dynamisch zusammengesetzt werden.

Beim Speichern von E-Mail-Nachrichten kann unter anderem das Ausgabeformat festgelegt werden (z.B. PDF, RTF oder HTML). Für das Archivieren wichtiger Nachrichten eignet sich dabei insbesondere das Standard-Nachrichtenformat von Outlook (E-Mail speichern als MSG-Datei). Das Programm unterstützt das Anlegen unbegrenzt vieler Regeln, um für verschiedene E-Mail-Konten separate Einstellungen vornehmen zu können. Regeln lassen sich zusätzlich auf E-Mails eines bestimmten Zeitraums oder sämtliche bereits empfangenen E-Mails eines Outlook-Ordners anwenden.

Folgende Microsoft Outlook-Versionen werden unterstützt (jeweils 32-bit oder 64-bit): Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007
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Outlook-Ordner überwachen

Eingehende E-Mails untersuchen und passende Regeln anwenden

E-Mails und Anhänge automatisch speichern

E-Mails und E-Mail-Anhänge aus Outlook heraus automatisch in dynamisch erstellte Ordner speichern

E-Mails automatisch drucken

Bestimmte E-Mails und Anhänge direkt an den Drucker senden (z.B. Fax-E-Mails)

Optionale Weiter­verarbeitung

Anschließende Aufgaben ausführen z.B. Anlagendatei als Parameter an ein Programm übergeben

Mit Automatic Email Processor können Sie:

  • E-Mail-Anhänge automatisch speichern bzw. archivieren
  • E-Mails speichern - beispielsweise mit Anhängen als PDF-Datei exportieren oder im Outlook-Nachrichtenformat sichern
  • E-Mails und E-Mail-Anhänge automatisch drucken (PDF-Dateien, Office-Dateien uvm.)
  • Ausgewählte Dateien aus ZIP-Archiven extrahieren oder drucken
  • Beliebig viele Outlook-Ordner überwachen
  • Individuelle Regeln für verschiedene Aufgaben erstellen
  • Filtern nach Betreff, Absender, Empfänger, Dateiname des Anhangs ...
  • Sich über verschiedene Status per E-Mail informieren lassen, beliebige Outlook-E-Mails automatisch weiterleiten oder den Absender informieren
  • Die automatische Verarbeitung von E-Mail-Nachrichten auf bestimmte Tage und Zeiten begrenzen
  • Kommandozeilenparameter verwenden: nur ein Durchlauf, Beenden, Zeitraum nachholen
  • Den Ablageort (Speicherordner) dynamisch aus Eigenschaften der E-Mail erzeugen lassen
  • Abschließende Aktionen ausführen z.B. ein Programm mit der gespeicherten E-Mail als Parameter starten, die E-Mail als gelesen markieren und/oder in einen beliebigen E-Mail-Ordner verschieben oder kopieren (Kopien optional unverschlüsselt sowie ohne digitale Signatur)
  • Alle bereits empfangenen E-Mails (mit benutzerdefinierten Kriterien) eines Ordners nachträglich verarbeiten
  • E-Mails sichern - Nachrichten eines beliebigen Outlook-Ordners und Zeitraums archivieren (beispielsweise als MSG-Dateien)
  • Die E-Mail nach der Verarbeitung automatisch in einen anderen Outlook-Ordner verschieben lassen und dabei Unterordner dynamisch aus Eigenschaften der E-Mail erzeugen lassen
  • Sich regelmäßig einen Excel-Bericht mit Übersicht und Detailinformationen zusenden lassen

E-Mails und Anhänge aus Outlook automatisch drucken

Automatic Email Processor - Druckeinstellungen

Automatic Email Processor überwacht Outlook und ermöglicht es dabei, E-Mails oder Anhänge, die zuvor festgelegte Kriterien erfüllen, direkt nach Eingang an einen Drucker zu senden. Für die Druckausgabe lassen sich jeweils unterschiedliche Einstellungen je Regel festlegen, um beispielsweise bestimmte E-Mails in einer unterschiedlichen Qualität drucken zu können. Der jeweilige Drucker kann für jede Regel sowie separat für das Drucken der E-Mail-Nachricht bzw. des Anhangs individuell definiert werden. Weiterhin kann festgelegt werden, dass nur bestimmte Seiten der E-Mail automatisch gedruckt werden sollen (z. B. nur die erste oder letzte Seite eines PDF-Anhangs der E-Mail drucken).

Eingehende E-Mails automatisch als PDF speichern

Auswahl: E-Mail als PDF speichern

Mit Automatic Email Processor lassen sich in Outlook eingegangene E-Mails automatisch speichern. Unter anderem lässt sich die E-Mail als PDF speichern, um beispielsweise eine Kopie der E-Mail zur Archivierung vorrätig zu halten. Beim Konvertieren können in die PDF-Datei zusätzlich die Anhänge sowie die E-Mail (als MSG-Datei mit oder ohne digitaler Signatur) eingebettet werden. Der Pfad sowie Ordner- und Dateiname der zu speichernden PDF-Datei kann aus verschiedenen Eigenschaften der E-Mail, wie dem Datum und beispielsweise einem Teil des Betreffs zusammengesetzt werden.

Outlook-E-Mails automatisch speichern:


als PDF-Datei (optional Anhänge und/oder E-Mail eingebettet)

als HTML-Datei oder MHT-Datei

als RTF-Datei oder DOC-Datei (jeweils im Rich-Text-Format)

als TXT-Datei

als MSG-Datei (Im Outlook-Nachrichtenformat)

im ursprünglichen Format der Nachricht

Outlook-E-Mail-Anhänge automatisch speichern und optional abtrennen

Neben der Archivierung der kompletten E-Mail lassen sich mit Automatic Email Processor auch E-Mail-Anhänge automatisch speichern. Dabei können Eigenschaften der E-Mail sowie der Name des Anhangs Bestandteil des Pfades werden, d. h. Eigenschaften wie der Absendername können in Ordner- sowie Dateiname integriert werden. Nach erfolgreichen Speichern der Anhänge können diese abgetrennt bzw. genauer gesagt durch eine Linkdatei, die nur den Pfad des gespeicherten Anhangs enthält, ersetzt werden. Dies kann Probleme durch zu große Outlook-PST-Dateien verhindern und Speicherplatz einsparen. Das Abtrennen des Anhangs kann optional auch mit einer zeitlichen Verzögerung von beispielsweise zwei Wochen erfolgen.

Für die automatisierte Weiterverarbeitung besteht die Option, den Pfad der gespeicherten Anhänge an eine ausführbare Datei als Parameter zu übergeben. Anhänge können auch aus in der E-Mail enthaltenden ZIP-Archiven extrahiert werden. Damit lässt sich in zahlreichen Fällen ein weiterer Arbeitsschritt einsparen.

Für wen ist das Programm geeignet?

Das Programm richtet sich an Outlook-Anwender, welche häufig bzw. in regelmäßigen zeitlichen Abständen E-Mails empfangen, deren Inhalt und/oder Anhang archiviert, gedruckt und/oder automatisch weiterverarbeitet werden muss. Dies können beispielsweise PDF-Dateien mit Bestellungen, Rechnungen oder Faxe sein, die sofort nach Eingang gedruckt werden sollen oder ZIP-Dateien, welche in ein bestimmtes Verzeichnis gespeichert und anschließend einem festgelegten Programm als Parameter zur Weiter­verarbeitung übergeben werden sollen. Besonders bei einer hohen Anzahl von eingehenden E-Mails kann eine manuelle Prüfung und Einsortierung der E-Mails sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und viel Arbeitsleistung binden. Automatic Email Processor kann diese Aufgaben nach einem einmaligen Einrichten selbst­ständig im Hintergrund erledigen und Ihnen somit viel Zeit sparen.

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Verschiedene Filter­möglichkeiten

Automatic Email Processor bietet flexible Filter, um die zu verarbeitenden E-Mails anhand ihrer Attribute eingrenzen zu können. Sämtliche Kriterien sind miteinander kombinierbar. Sofern alle Filterkriterien erfüllt sind, werden die aktivierten Aufgaben der jeweiligen Regel ausgeführt (zum Beispiel die betreffende E-Mail in eine PDF-Datei umwandeln und alle enthaltenen Anhänge speichern). Beispielsweise lässt sich festlegen, dass ausschließlich PDF-Dateien gespeichert oder direkt gedruckt werden sollen, die zudem ein bestimmtes Wort im Namen des Anhangs enthalten und von einem bestimmten Absender kommen.

Regeln flexibel anpassen

Die Software ist leicht zu konfigurieren und bietet durch die Unterstützung von unbegrenzt vielen Regeln die Möglichkeit, flexible Filterregeln aufzustellen und diese individuell auf ein Outlook-E-Mail-Konto anzuwenden. Da mehrere Regeln auf jeden Outlook-E-Mail-Ordner anwenden werden können, lassen sich beispielsweise E-Mails und Anhänge mehrfach bzw. in mehreren Verzeichnissen speichern. So kann etwa eine Regel erstellt werden, um die PDF-Rechnung einer eingegangenen E-Mail für die Buchhaltung abzulegen sowie um die E-Mail-Nachricht automatisch als PDF-Datei zu speichern (mitsamt eingebetteter Rechnung und E-Mail). Eine zweite Regel könnte dazu dienen, die PDF-Rechnung in einem weiteren Netzwerk-Ordner zur Archivierung oder Weiterverarbeitung zu speichern, eventuell noch zwei Kopien der Nachricht zu drucken und die E-Mail abschließend in einen beliebigen E-Mail-Ordner innerhalb von Outlook zu verschieben.

E-Mail-Eigenschaften für Speicherort und Dateiname verwenden

Der Pfad und Name des Ablage-Ordners für die zu speichernde E-Mail-Nachricht bzw. zu extrahierende E-Mail-Anlagen kann von Automatic Email Processor bei Bedarf aus verschiedenen Eigenschaften der jeweiligen E-Mail kombiniert werden. Beispielsweise kann das Eingangsdatum der E-Mail kombiniert mit dem Betreff der Nachricht als Unterordner verwendet werden. Weiterhin kann für E-Mail-Anhänge auch ein Teil des ursprünglichen Anlagen-Dateinamens für den Ordner- oder Dateinamen genutzt werden, unter welchem Sie das Programm entsprechende E-Mail-Anhänge speichern lassen möchten.

Verfügbare E-Mail-Eigenschaften:

  • Empfängername, Empfänger-E-Mail-Adresse, Empfängerdomäne
  • Absendername, Absender-E-Mail-Adresse, Absenderdomäne
  • Betreff (komplett oder einen Teil)
  • Eingangsdatum (Zusammensetzbar aus Jahr, Monat, Tag ...)
  • Aktuelles Datum (Zusammensetzbar aus Jahr, Monat, Tag ...)
  • Anhangsdateiname (komplett oder einen Teil)
  • Name eines beliebigen übergeordneten Outlook-E-Mail-Ordners