Automatic Email Processor für Outlook - E-Mails automatisiert verarbeiten

Die Komplettlösung zum automatisierten Speichern und Drucken von E-Mails und E-Mail-Anlagen aus Outlook

Mit Outlook empfangene E-Mails und E-Mail-Anhänge nach individuellen Regeln automatisch verarbeiten

Automatic Email Processor ist die Komplettlösung für Outlook, um eingehende E-Mails und deren Anhänge automatisch zu speichern und/oder sofort auszudrucken. Für diese Aufgaben stehen verschiedene Filter und Konfigurationsmöglichkeiten wie zum Beispiel dynamische Archivierungsordner für Anhänge und E-Mail-Nachrichten sowie die Möglichkeit der nachfolgenden Weiterverarbeitung zur Verfügung. Beispielsweise kann der Pfad des Ortes, an welchem Automatic Email Processor an E-Mails angehangene Dateien speichert, aus den individuellen Eigenschaften einer E-Mail dynamisch zusammengesetzt werden.

Beim Speichern von E-Mail-Nachrichten kann unter anderem das Ausgabeformat festgelegt werden (z.B. PDF, RTF oder HTML). Für das Sichern von E-Mails eignet sich dabei insbesondere das Outlook-Nachrichtenformat (speichern als MSG-Datei). Das Programm unterstützt das Anlegen unbegrenzt vieler Regeln, um für verschiedene E-Mail-Konten separate Einstellungen vornehmen zu können. Regeln lassen sich zusätzlich auf E-Mails eines bestimmten Zeitraums oder sämtliche bereits empfangenen E-Mails eines Outlook-Ordners anwenden.

Folgende Outlook-Versionen werden unterstützt (jeweils 32-bit oder 64-bit): Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007

Outlook-Ordner überwachen

Eingehende E-Mails untersuchen und passende Regeln anwenden

Automatisches Ablegen

E-Mails und E-Mail-Anhänge aus Outlook automatisch in dynamisch erstellte Ordner speichern

Optionale Weiterverarbeitung

Anschließende Aufgaben ausführen z.B. Anlagendatei als Parameter an ein Programm übergeben

E-Mails automatisch drucken

Bestimmte E-Mails und Anhänge direkt an den Drucker senden (z.B. Fax-E-Mails)

Mit Automatic Email Processor können Sie:

E-Mail-Anhänge automatisch speichern bzw. archivieren
E-Mails automatisch als PDF-Datei oder im Ursprungsformat speichern
E-Mails und E-Mail-Anhänge automatisch drucken (PDF-Dateien, Office-Dateien uvm.)
Anhänge aus ZIP-Dateien extrahieren oder drucken
Beliebig viele Outlook-Ordner überwachen
Individuelle Regeln für verschiedene Aufgaben erstellen
Filtern nach Betreff, Absender, Empfänger, Dateiname des Anhangs ...
Sich über verschiedene Status per E-Mail informieren lassen, Nachrichten weiterleiten oder den Absender informieren
Die automatische Verarbeitung der E-Mail-Nachrichten auf bestimmte Tage und Zeiten begrenzen
Kommandozeilenparameter verwenden: nur ein Durchlauf, Beenden, Zeitraum nachholen

Den Ablageort (Speicherordner) dynamisch aus Eigenschaften der E-Mail erzeugen lassen
Abschließende Aktionen ausführen z.B. ein Programm mit der gespeicherten E-Mail als Parameter starten, die E-Mail als gelesen markieren und/oder in einen beliebigen E-Mail-Ordner verschieben
Alle bereits empfangenen E-Mails (mit benutzerdefinierten Kriterien) eines Ordners nachträglich verarbeiten
E-Mails eines beliebigen Outlook-Ordners und Zeitraums archivieren bzw. sichern (beispielsweise als MSG-Dateien)
Die E-Mail nach der Verarbeitung in einen anderen Outlook-Ordner verschieben lassen und dabei Unterordner dynamisch aus Eigenschaften der E-Mail erzeugen lassen
Sich regelmäßig einen Excel-Bericht mit Übersicht und Detailinformationen zusenden lassen

E-Mails und Anhänge aus Outlook automatisch drucken

Automatic Email Processor - Druckeinstellungen

Automatic Email Processor überwacht Outlook und ermöglicht es dabei, E-Mails oder Anhänge, die zuvor festgelegte Kriterien erfüllen, direkt nach Eingang an einen Drucker zu senden. Für die Druckausgabe lassen sich jeweils unterschiedliche Einstellungen je Regel festlegen, um beispielsweise bestimmte E-Mails in einer unterschiedlichen Qualität drucken zu können. Der jeweilige Drucker kann für jede Regel sowie separat für das Drucken der E-Mail-Nachricht bzw. des Anhangs individuell definiert werden. Weiterhin kann festgelegt werden, dass nur bestimmte Seiten der E-Mail automatisch gedruckt werden sollen (z. B. nur die erste oder letzte Seite eines in der E-Mail enthaltenen PDF-Anhangs drucken).

Eingehende E-Mails automatisch als PDF speichern

Automatic Email Processor - Auswahl: als PDF speichern

In Outlook eingegangene E-Mails lassen sich mit Automatic Email Processor automatisch in festgelegte Verzeichnisse unter anderem als PDF speichern, um beispielsweise für Sicherungszwecke eine Kopie der Nachricht vorrätig zu halten. In die PDF-Datei können zusätzlich die Anhänge sowie die E-Mail (als MSG-Datei mit oder ohne digitaler Signatur) eingebettet werden. Der Pfad sowie Ordner- und Dateiname der zu speichernden PDF-Datei kann aus verschiedenen Eigenschaften der E-Mail, wie dem Datum und beispielsweise einem Teil des Betreffs zusammengesetzt werden.

E-Mail-Inhalt automatisch speichern:

als PDF-Datei (optional Anhänge und/oder E-Mail eingebettet)

als HTML-Datei oder MHT-Datei

als RTF-Datei oder DOC-Datei (jeweils im Rich-Text-Format)

als TXT-Datei

als MSG-Datei (Im Outlook-Nachrichtenformat)

im ursprünglichen Format der Nachricht

Automatic Email Processor - E-Mail-Filter

Automatic Email Processor - Aufgabeneinstellungen

Für wen ist das Programm geeignet?

Das Programm richtet sich an Outlook-Anwender, welche häufig bzw. in regelmäßigen zeitlichen Abständen E-Mails empfangen, deren Inhalt und/oder Anhang archiviert, gedruckt und/oder automatisch weiterverarbeitet werden muss. Dies können beispielsweise PDF-Dateien mit Bestellungen sein, die sofort nach Eingang gedruckt werden sollen oder ZIP-Dateien, welche in ein bestimmtes Verzeichnis gespeichert und anschließend einem festgelegten Programm als Parameter zur Weiterverarbeitung übergeben werden sollen. Besonders bei einer hohen Anzahl von eingehenden E-Mails kann eine manuelle Prüfung und Einsortierung der E-Mails sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und viel Arbeitsleistung binden. Automatic Email Processor kann diese Aufgaben nach einem einmaligen Einrichten selbstständig im Hintergrund erledigen und Ihnen somit viel Zeit sparen.

Verschiedene Filtermöglichkeiten

Automatic Email Processor bietet flexible Filter, um die zu verarbeitenden E-Mails anhand ihrer Attribute eingrenzen zu können. Sämtliche Kriterien sind miteinander kombinierbar. Sofern alle Filterkriterien erfüllt sind, wird die Aufgabe der jeweiligen Regel ausgeführt (zum Beispiel die betreffende E-Mail in eine PDF-Datei umgewandelt oder alle enthaltenen Anhänge gespeichert). Beispielsweise lässt sich festlegen, dass ausschließlich PDF-Dateien gespeichert oder direkt gedruckt werden sollen, die zudem ein bestimmtes Wort im Anhangsdateinamen enthalten und von einem bestimmten Absender kommen.

Regeln flexibel anpassen

Die Software ist leicht zu konfigurieren und bietet durch die Unterstützung von unbegrenzt vielen Regeln die Möglichkeit, flexible Filterregeln aufzustellen und diese individuell auf ein Outlook-E-Mail-Konto anzuwenden. Da Sie mehrere Regeln auf jeden Outlook-E-Mail-Ordner anwenden können, lassen sich beispielsweise E-Mails und Anhänge mehrfach bzw. in mehreren Verzeichnissen speichern sowie verschiedene Aufgabentypen auf eine E-Mail anwenden. So kann etwa eine Aufgabe erstellt werden, um den Anhang einer eingegangenen E-Mail zu speichern, eine weitere, um die E-Mail-Nachricht automatisch als PDF-Datei zu speichern und eine dritte, um direkt nach Empfang zwei Kopien der Nachricht zu drucken.

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E-Mail-Eigenschaften für Speicherort und Dateiname verwenden

Der Pfad und Name des Ablage-Ordners für die zu speichernde E-Mail-Nachricht bzw. zu extrahierende Anlagen kann von Automatic Email Processor bei Bedarf aus verschiedenen Eigenschaften der jeweiligen E-Mail kombiniert werden. Beispielsweise kann das Eingangsdatum der E-Mail kombiniert mit dem Betreff der Nachricht als Unterordner verwendet werden. Weiterhin kann für E-Mail- Anhänge auch ein Teil des ursprünglichen Anlagen-Dateinamens für den Ordner- oder Dateinamen, unter welchem der Anhang gespeichert wird, genutzt werden.

Automatic Email Processor - E-Mail-Eigenschaften verwenden

Verfügbare E-Mail-Eigenschaften:

Empfängername, Empfänger-E-Mail-Adresse, Empfängerdomäne
Absendername, Absender-E-Mail-Adresse, Absenderdomäne
Betreff (komplett oder einen Teil)
Eingangsdatum (Zusammensetzbar aus Jahr, Monat, Tag ...)
Aktuelles Datum (Zusammensetzbar aus Jahr, Monat, Tag ...)
Anhangsdateiname (komplett oder einen Teil)

Schritt-für-Schritt-Anleitungen

E-Mails oder E-Mail-Anhänge automatisch drucken