Automatic Email Processor - E-Mails automatisch verarbeiten

Automatic Email Processor - E-Mails automatisiert verarbeiten

Die Komplettlösung zum automatisierten Speichern und Drucken von E-Mails und E-Mail-Anlagen aus IMAP-, POP3- und Microsoft 365-Konten

E-Mails und E-Mail-Anhänge nach individuellen Regeln automatisch verarbeiten

Automatic Email Processor ist die Komplettlösung, um eingehende E-Mails und deren Anhänge automatisch zu speichern und/oder sofort auszudrucken. Das Programm verbindet sich dafür direkt mit Ihren E-Mail-Konten - eine zusätzliche Installation eines E-Mail-Clients ist nicht erforderlich. Für die Verarbeitung stehen verschiedene Filter und Konfigurationsmöglichkeiten wie zum Beispiel dynamische Archivierungsordner für Anhänge und E-Mail-Nachrichten sowie die Möglichkeit der nachfolgenden Weiterverarbeitung zur Verfügung. Beispielsweise kann der Pfad des Ortes, an welchem Automatic Email Processor E-Mail-Anhänge oder E-Mails speichert, aus den individuellen Eigenschaften einer E-Mail dynamisch zusammengesetzt werden.

Beim Speichern von E-Mail-Nachrichten kann unter anderem das Ausgabeformat festgelegt werden (z.B. PDF, EML, MSG oder HTML). Für das Archivieren wichtiger Nachrichten eignet sich dabei insbesondere das EML- oder das MSG-Nachrichtenformat (kompatibel mit Microsoft Outlook). Das Programm unterstützt das Anlegen unbegrenzt vieler Regeln, um für verschiedene E-Mail-Konten separate Einstellungen vornehmen zu können. Regeln lassen sich zusätzlich auf E-Mails eines bestimmten Zeitraums oder sämtliche bereits empfangenen E-Mails eines E-Mail-Ordners anwenden.

Unterstützte E-Mail-Konten: IMAP (jeder Anbieter mit IMAP-Zugang, einschließlich Exchange Server mit aktiviertem IMAP-Dienst), POP3 sowie Microsoft 365 und Outlook.com.

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E-Mail-Ordner überwachen

Eingehende E-Mails untersuchen und passende Regeln anwenden

E-Mails und Anhänge automatisch speichern

E-Mails und E-Mail-Anhänge automatisch in dynamisch erstellte Ordner speichern

E-Mails automatisch drucken

Bestimmte E-Mails und Anhänge direkt an den Drucker senden (z.B. Fax-E-Mails)

Optionale Weiterverarbeitung

Anschließende Aufgaben ausführen z.B. Anlagendatei als Parameter an ein Programm übergeben

Mit Automatic Email Processor können Sie:

E-Mail-Anhänge automatisch speichern bzw. archivieren
E-Mails speichern - beispielsweise mit Anhängen als PDF-Datei exportieren oder im MSG-Nachrichtenformat sichern
E-Mails und E-Mail-Anhänge automatisch drucken (PDF-Dateien, Office-Dateien u.v.m.)
Ausgewählte Dateien aus ZIP-Archiven extrahieren oder drucken
Beliebig viele E-Mail-Konten und E-Mail-Ordner gleichzeitig überwachen (IMAP, POP3, Microsoft 365)
E-Mails weiterleiten, kategorisieren, als gelesen markieren, mit Markierungen versehen oder beantworten
Filtern nach Betreff, Absender, Empfänger, Dateiname des Anhangs, enthält/enthält nicht => ZUGFeRD-Rechnung, X-Rechnung, ZUGFeRD- oder X-Rechnung ...
Sich über verschiedene Status per E-Mail informieren lassen, beliebige E-Mails automatisch weiterleiten oder den Absender informieren
Die automatische Verarbeitung von E-Mail-Nachrichten auf bestimmte Tage und Zeiten begrenzen
Kommandozeilenparameter verwenden: nur ein Durchlauf, Beenden, Zeitraum nachholen

Den Ablageort (Speicherordner) dynamisch aus Eigenschaften der E-Mail erzeugen lassen
Direkt im Nachrichtentext verlinkte Dateien herunterladen lassen
Abschließende Aktionen ausführen z.B. ein Programm mit der gespeicherten E-Mail als Parameter starten, die E-Mail als gelesen markieren und/oder in einen beliebigen E-Mail-Ordner verschieben oder kopieren
Alle bereits empfangenen E-Mails (mit benutzerdefinierten Kriterien) eines Ordners nachträglich verarbeiten
E-Mails sichern - Nachrichten eines beliebigen E-Mail-Ordners und Zeitraums archivieren (beispielsweise als MSG-Dateien)
Die E-Mail nach der Verarbeitung automatisch in einen anderen E-Mail-Ordner verschieben lassen und dabei Unterordner dynamisch aus Eigenschaften der E-Mail erzeugen lassen
E-Mails verzögert verarbeiten - z.B. erst nach Ablauf eines definierten Zeitraums
Sich regelmäßig einen Excel-Bericht mit Übersicht und Detailinformationen zusenden lassen

E-Mails und Anhänge automatisch drucken

Aufgabe 'Nachricht drucken' - Druckeinstellungen

Automatic Email Processor überwacht Ihre E-Mail-Konten und ermöglicht es dabei, E-Mails oder Anhänge, die zuvor festgelegte Kriterien erfüllen, direkt nach Eingang an einen Drucker zu senden. Für die Druckausgabe lassen sich jeweils unterschiedliche Einstellungen je Regel festlegen, um beispielsweise bestimmte E-Mails in einer unterschiedlichen Qualität drucken zu können. Der jeweilige Drucker kann für jede Regel sowie separat für das Drucken der E-Mail-Nachricht bzw. des Anhangs individuell definiert werden. Weiterhin kann festgelegt werden, dass nur bestimmte Seiten der E-Mail automatisch gedruckt werden sollen (z. B. nur die erste oder letzte Seite eines PDF-Anhangs der E-Mail drucken).

Eingehende E-Mails automatisch als PDF speichern

Aufgabe 'Nachricht speichern' - E-Mail als PDF speichern

Mit Automatic Email Processor lassen sich eingegangene E-Mails automatisch speichern. Unter anderem lässt sich die E-Mail als PDF speichern, um beispielsweise eine Kopie der E-Mail zur Archivierung vorrätig zu halten. Beim Konvertieren können in die PDF-Datei zusätzlich die Anhänge sowie die E-Mail (als MSG-Datei mit oder ohne digitale Signatur) eingebettet werden. Der Pfad sowie Ordner- und Dateiname der zu speichernden PDF-Datei kann aus verschiedenen Eigenschaften der E-Mail, wie dem Datum und beispielsweise einem Teil des Betreffs zusammengesetzt werden.

E-Mails automatisch speichern:

als PDF-Datei (optional Anhänge und/oder E-Mail eingebettet)

als HTML-Datei

als TXT-Datei

als MSG-Datei (kompatibel mit Microsoft Outlook)

als EML-Datei (kompatibel mit vielen E-Mail-Clients)

Aufgabeneinstellungen - Anhänge speichern

E-Mail-Anhänge automatisch speichern und optional abtrennen

Aufgabe 'Anhänge speichern' - Speicherort festlegen

Neben der Archivierung der kompletten E-Mail lassen sich mit Automatic Email Processor auch E-Mail-Anhänge automatisch speichern. Dabei können Eigenschaften der E-Mail sowie der Name des Anhangs Bestandteil des Pfades werden, d. h. Eigenschaften wie der Absendername können in Ordner- sowie Dateiname integriert werden. Nach erfolgreichem Speichern der Anhänge können diese abgetrennt bzw. genauer gesagt durch eine Linkdatei, die nur den Pfad des gespeicherten Anhangs enthält, ersetzt werden. Dies kann Probleme durch zu große Postfächer verhindern und Speicherplatz im E-Mail-Konto einsparen. Das Abtrennen des Anhangs kann optional auch mit einer zeitlichen Verzögerung von beispielsweise zwei Wochen erfolgen.

Für die automatisierte Weiterverarbeitung besteht die Option, den Pfad der gespeicherten Anhänge an eine ausführbare Datei als Parameter zu übergeben. Anhänge können auch aus in der E-Mail enthaltenen ZIP-Archiven extrahiert werden. Damit lässt sich in zahlreichen Fällen ein weiterer Arbeitsschritt einsparen.

Für wen ist das Programm geeignet?

Das Programm richtet sich an Anwender, welche häufig bzw. in regelmäßigen zeitlichen Abständen E-Mails empfangen, deren Inhalt und/oder Anhang archiviert, gedruckt und/oder automatisch weiterverarbeitet werden muss. Dies können beispielsweise PDF-Dateien mit Bestellungen, Rechnungen oder Faxe sein, die sofort nach Eingang gedruckt werden sollen oder ZIP-Dateien, welche in ein bestimmtes Verzeichnis gespeichert und anschließend einem festgelegten Programm als Parameter zur Weiterverarbeitung übergeben werden sollen. Besonders bei einer hohen Anzahl von eingehenden E-Mails kann eine manuelle Prüfung und Einsortierung der E-Mails sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und viel Arbeitsleistung binden. Automatic Email Processor kann diese Aufgaben nach einem einmaligen Einrichten selbstständig im Hintergrund erledigen und Ihnen somit viel Zeit sparen.

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Verschiedene Filtermöglichkeiten

Automatic Email Processor bietet flexible Filter, um die zu verarbeitenden E-Mails anhand ihrer Attribute eingrenzen zu können. Sämtliche Kriterien sind miteinander kombinierbar. Sofern alle Filterkriterien erfüllt sind, werden die aktivierten Aufgaben der jeweiligen Regel ausgeführt (zum Beispiel die betreffende E-Mail in eine PDF-Datei umwandeln und alle enthaltenen Anhänge speichern). Beispielsweise lässt sich festlegen, dass ausschließlich PDF-Dateien gespeichert oder direkt gedruckt werden sollen, die zudem ein bestimmtes Wort im Namen des Anhangs enthalten und von einem bestimmten Absender kommen.

Regeln flexibel anpassen

Die Software ist leicht zu konfigurieren und bietet durch die Unterstützung von unbegrenzt vielen Regeln die Möglichkeit, flexible Filterregeln aufzustellen und diese individuell auf ein E-Mail-Konto anzuwenden. Da mehrere Regeln auf jeden E-Mail-Ordner anwendbar sind, lassen sich beispielsweise E-Mails und Anhänge mehrfach bzw. in mehreren Verzeichnissen speichern. So kann etwa eine Regel erstellt werden, um die PDF-Rechnung einer eingegangenen E-Mail für die Buchhaltung abzulegen sowie um die E-Mail-Nachricht automatisch als PDF-Datei zu speichern (mitsamt eingebetteter Rechnung und E-Mail). Eine zweite Regel könnte dazu dienen, die PDF-Rechnung in einem weiteren Netzwerk-Ordner zur Archivierung oder Weiterverarbeitung zu speichern, eventuell noch zwei Kopien der Nachricht zu drucken und die E-Mail abschließend in einen beliebigen E-Mail-Ordner zu verschieben.

E-Mail-Eigenschaften für Speicherort und Dateiname verwenden

Der Pfad und Name des Ablage-Ordners für die zu speichernde E-Mail-Nachricht bzw. zu extrahierende E-Mail-Anlagen kann von Automatic Email Processor bei Bedarf aus verschiedenen Eigenschaften der jeweiligen E-Mail kombiniert werden. Beispielsweise kann das Eingangsdatum der E-Mail kombiniert mit dem Betreff der Nachricht als Unterordner verwendet werden. Weiterhin kann für E-Mail-Anhänge auch ein Teil des ursprünglichen Anlagen-Dateinamens für den Ordner- oder Dateinamen genutzt werden, unter welchem Sie das Programm entsprechende E-Mail-Anhänge speichern lassen möchten.

Automatic Email Processor - E-Mail-Eigenschaften im Pfad verwenden

Verfügbare E-Mail-Eigenschaften:

Empfängername, Empfänger-E-Mail-Adresse, Empfängerdomäne
Absendername, Absender-E-Mail-Adresse, Absenderdomäne
Betreff (komplett oder einen Teil)
Eingangsdatum (Zusammensetzbar aus Jahr, Monat, Tag ...)
Aktuelles Datum (Zusammensetzbar aus Jahr, Monat, Tag ...)
Anhangsdateiname (komplett oder einen Teil)
Name eines beliebigen übergeordneten E-Mail-Ordners

Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Erste Schritte mit Automatic Email Processor
E-Mails automatisch speichern
E-Mail-Anhänge automatisch speichern
E-Mails oder E-Mail-Anhänge automatisch drucken
E-Mails automatisch weiterleiten
IMAP-Konto einrichten
Microsoft 365-Konto einrichten