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Mit Outlook empfangene E-Mails bzw. E-Mail-Anhänge automatisch drucken

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum automatisierten Drucken von E-Mail-Anhängen mit Automatic Email Processor für Microsoft Outlook

Ein neues Profil anlegen

Klicken Sie zunächst in der oberen Werkzeugleiste auf die Schaltfläche "Neues Profil...". Das Programm legt ein neues Profil an und öffnet es im Konfigurationseditor. Geben Sie dem Profil einen Namen (beispielsweise Rechnungen von Firma X drucken) und tragen Sie optional einen Kommentar ein. Es besteht die Möglichkeit, das Profil in der Log-Liste farblich hervorzuheben, um die durchgeführten Aufgaben schnell voneinander unterscheiden zu können. Aktivieren Sie dazu die Option "Farbliche Hervorhebung in der Log" und legen Sie über die Schaltfläche "Farbe wählen..." eine individuelle Farbe für das Profil fest.

Profilname festlegen

Zu überwachenden E-Mail-Ordner festlegen

Wählen Sie einen oder mehrere Outlook-E-Mail-Ordner aus, auf welche das aktuelle Profil angewandt werden soll. Klicken Sie auf "Hinzufügen..." und wählen Sie einen der aufgelisteten Outlook-E-Mail-Ordner. Beispielsweise könnte dies der Ordner "Posteingang" des Haupt-E-Mail-Kontos sein.

E-Mail-Ordner festlegen

Filter einrichten

Legen Sie die Filterkriterien fest, um sicherzustellen, dass ausschließlich die relevanten E-Mails automatisch gedruckt werden. Tragen Sie beispielsweise Absenderadresse, Betreff und einen Teil des Dateinamens ein.

E-Mail-Filter einrichten

Aufgabe "Drucken" aktivieren

Klicken Sie auf die Kategorie "Drucken" und setzen Sie den Aufgabenstatus auf "Aktiviert".

Drucken aktivieren

Druckeinstellungen für E-Mail-Nachricht oder -Anhang

An dieser Stelle erfolgt die Auswahl der zu druckenden Objekte. Dabei stehen folgende Optionen zur Auswahl:

  • E-Mail-Nachricht drucken
  • E-Mail-Anhänge drucken

Klicken Sie auf "Druckeinstellungen", um den Dialog zur Auswahl des Druckers zu öffnen und eventuell zusätzliche Einstellungen wie die Anzahl der Kopien festzulegen.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Seitenbereich..." können Sie optional Seiten vom Druck ausschließen bzw. nur bestimmte Seiten des Anhangs oder der E-Mail drucken.

Bei Auswahl der Option "E-Mail-Anhänge drucken" werden ausschließlich die vom Filter eingeschlossenen Anhänge ausgedruckt. Um alle E-Mail-Anlagen zu drucken, können Sie den Filter für den Dateinamen entweder leer lassen oder vorsichtshalber einen in den Namen aller erwarteten Anhänge vorkommenden Begriff festlegen (z. B. pdf).

Anhang drucken auswählen

E-Mail-Operationen (nach erfolgreicher Verarbeitung)

Hier können Optionen für die verarbeitete E-Mail festgelegt werden. Zum Beispiel kann die E-Mail nach erfolgtem Druck als gelesen markiert werden oder in einen beliebigen Outlook-Ordner verschoben werden.

Operationen nach dem E-Mail drucken

Automatische Antworten

Falls dem Absender einer Nachricht ein Status mitgeteilt werden soll, lässt sich dies hier konfigurieren. Sie können eine Nachricht senden, wenn sonstige Filterkriterien passen, jedoch keine Anhänge enthalten sind oder dem Absender eine erfolgreiche Verarbeitung mitteilen. In den Programmoptionen können Sie einstellen, ob für den Versand SMTP oder das Standard-Outlook-Konto verwendet werden soll.

E-Mail automatisch beantworten

Benachrichtigungen

Als nächstes wird festgelegt, ob Statusmeldungen zur Verarbeitung der jeweiligen E-Mail an eine bestimmte E-Mail-Adresse versandt werden soll. Für den Versand der E-Mail kann entweder das standardmäßige Outlook-E-Mail-Konto verwendet werden oder ein E-Mail-Konto mit benutzerdefinierten Eigenschaften. Nach erfolgreichem Druck der E-Mail bzw. des E-Mail-Anhangs kann eine beliebige Sound-Datei abgespielt werden.

Verarbeitungsstatus per E-Mail

Nachholen (ältere E-Mails drucken)

Abschließend besteht noch die Option, das eingerichtete Profil auf alle E-Mails bzw. die E-Mails eines bestimmten Zeitraums anzuwenden, d.h. alle passenden E-Mails auszudrucken. Markieren Sie dazu das erstellte Profil in der Profilliste und klicken Sie auf "Nachholen". Anderenfalls wird das Profil nur auf alle neu eingehenden E-Mails der überwachten Outlook-Ordner angewandt.

E-Mails eines Zeitraums ausdrucken