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Ordner überwachen - neue PDF-Dateien automatisch per E-Mail versenden

Schritt-für-Schritt-Anleitung für das automatisierte Versenden von PDF-Dateien als E-Mail-Anhang mit Automatic PDF Processor für Windows

Ein neues Profil anlegen

Klicken Sie in der oberen Werkzeugleiste auf die Schaltfläche "Neues Profil...", um ein neues Profil anzulegen und das Dialogfenster zur Konfiguration zu öffnen. Geben Sie dem Profil einen passenden Namen (beispielsweise Rechnungen per E-Mail versenden) und tragen Sie optional einen Kommentar ein. Sie können das Profil farblich kennzeichnen lassen, um durchgeführte Aufgaben in der Log-Liste besser voneinander unterscheiden zu können. Bei Bedarf kann im darunterliegenden Eingabefeld das Passwort für die PDF-Dateien eingetragen werden.

Profil anlegen - Rechnungen versenden

Zu überwachende Ordner festlegen

Bestimmen Sie als nächsten Schritt einen (optional auch mehrere Ordner), der überwacht werden soll. Sobald in diesem Ordner neue PDF-Dateien eingehen, werden sie vom Programm erkannt und (sofern die Filterkriterien erfüllt werden) automatisch verarbeitet - in diesem Fall also als E-Mail-Anhang versendet. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen..." und wählen Sie einen der dort aufgelisteten Ordner.

Ordnerüberwachung konfigurieren

Einen oder mehrere Filter setzen

Legen Sie hier optional verschiedene Filterkriterien fest, um nur bestimmte PDF-Dateien per Mail zu versenden. Tragen Sie dazu beispielsweise einen Teil des Dateinamens ein. Zusätzlich können Sie unter anderem einen Begriff aus dem Dokumententext eintragen, beispielsweise "Rechnung". Unterstützt wird auch die Verwendung einer Liste, die beispielsweise sämtliche Kundennamen oder -nummern enthält und von denen zumindest ein Wert im Dokument enthalten sein muss. Filterbegriffe können mit logischen UND sowie ODER kombiniert werden. Auf der danebenliegenden Registerkarte "Ergebnisvorschau" wird angezeigt, ob die (im nächsten Schritt) hinzugefügten Beispieldateien die Filterkriterien erfüllen. Falls Sie keinen Filterbegriff eingeben, werden von sämtliche neu in den überwachten Ordner abgelegte PDF-Dateien versandt.

PDF-Filter setzen

Einige Beispieldateien hinzufügen

Geben Sie hier 5 oder mehr PDF-Dateien an, welche den zu verarbeitenden Dateien entsprechen. In den Profileinstellungen erhalten Sie basierend auf diesen Beispieldateien eine Vorschau auf die extrahierten Daten, Verifizierungsergebnisse etc. Falls die PDF-Dateien ausschließlich gedruckt werden sollen, ist diese Angabe nicht erforderlich. Da jedoch auch die Ergebnisvorschau der Filterergebnisse auf den Beispieldateien beruht, ist diese Angabe zu empfehlen. Wählen Sie hier am besten Dateien, die in einem separaten Verzeichnis liegen und nicht verarbeitet werden, insbesondere nicht umbenannt oder verschoben werden.

PDF-Beispieldateien hinzufügen

Sendeeinstellungen in den Programmoptionen vornehmen

Öffnen Sie zunächst die Programmoptionen mittels Menü -> Programmoptionen. Konfigurieren Sie anschließend in der Kategorie "E-Mail-Konto zum Senden" auf der Registerkarte "Dateiversand" das Konto, über welches der Versand der E-Mails erfolgen soll. Wählen Sie dort zwischen:

  • dem standardmäßigen Outlook-E-Mail-Konto
  • einem SMTP-Server
  • oder einem Exchange-Server.
Sendeeinstellungen

Aufgabe "Datei versenden" aktivieren

Wählen Sie den Aufgabentyp "Datei versenden" aus und setzen Sie den Aufgabenstatus auf "Aktiviert".

Konfiguration - PDF-Datei versenden

Empfänger konfigurieren

Für den Empfängertyp stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

  • Feste E-Mail-Adresse
    Bei diesem Typ werden alle passenden PDF-Dokumente an die bereitgestellte E-Mail-Adresse versandt.

    Feste E-Mail-Adresse
  • E-Mail-Adresse aus Platzhalter
    Bei diesem Typ ist die Empfänger-E-Mail-Adresse im Text des jeweiligen Dokuments enthalten und wird über einen vorab definierten Platzhalter bereitgestellt. Eine Anleitung zum Extrahieren von Daten aus dem Dokumententext finden Sie auf nachfolgender Seite: PDF-Daten extrahieren.

    E-Mail-Adresse aus Platzhalter
  • E-Mail-Adresse aus CSV-Zuordnung
    Bei diesem Typ ist nicht die Empfänger-E-Mail-Adresse im Text des jeweiligen Dokuments enthalten, sondern ein anderes Merkmal wie die Kundennummer. Sofern dann eine CSV-Datei bereitsteht, die zur Kundennummer die zugeordnete E-Mail-Adresse enthält, kann der Empfänger auf diesem Weg ermittelt werden.

    E-Mail-Adresse aus CSV-Zuordnung

    Konfiguration - E-Mail-Empfänger extrahieren

Nachrichtentext eingeben

Der Nachrichtentext kann als einfacher Text oder HTML-formatiert versandt werden. Bei Verwendung der Option "Als HTML-Nachricht senden" muss der Text im HTML-Format eingegeben werden.

Einfacher Nachrichtentext
HTML-Nachrichtentext

Zusätzliche statische Anhänge

Hier können Anhänge festgelegt werden, die der Nachricht beigefügt werden sollen. Der Begriff "statisch" bedeutet hier, dass der Pfad und Dateiname dieser E-Mail-Anhänge für jede Nachricht gleich ist.

Statische Anhänge festlegen

Zusätzliche dynamische Anhänge

Hier können zusätzliche Anhänge festgelegt werden, die zusammen mit jeder Nachricht, jedoch individuell für jeden Empfänger versandt werden sollen. Beispielsweise kann dies ein Lieferschein sein, der immer zusammen mit einer Rechnung versendet werden soll. Dazu wird für alle variablen Bestandteile des Dateinamens jeweils ein individueller, selbst gewählter Platzhalter in geschweiften Klammern eingetragen, z. B.: {firma}, {kd_nr}, {re_nr}, {irgendwas}. Als Primärdatei wird der Dateiname der aktuell verarbeiteten bzw. neu aufgefundenen PDF-Datei eingetragen, welcher als Quelle für die Werte der Platzhalter dient.

Beispiel:

Primärdatei: {firma} {kd_nr}.pdf
1. dazugehörige Datei: {firma} {kd_nr} - Lieferschein.pdf

oder

Primärdatei: Rechnung Nr. {re_nr}.pdf
1. dazugehörige Datei: Lieferschein Nr. {re_nr}.pdf

Dynamische Anhänge hinzufügen

Empfehlungen

Die versandte Nachricht sollte zusätzlich möglichst in einen anderen Ordner mit dem Namen "Verarbeitet" o. ä. verschoben werden. Aktivieren Sie dazu die Aufgabe "Datei verschieben" und geben Sie den Zielpfad an. Damit wird sichergestellt, dass auch ohne Logdaten oder bei beschädigten Logdaten feststeht, welche Dateien bereits versandt wurden und eine Mehrfachverarbeitung somit zweifelsfrei ausgeschlossen werden kann.

Konfiguration - PDF-Datei verschieben

Benachrichtigungen versenden lassen

In dieser Kategorie kann festgelegt werden, ob Statusmeldungen zur Verarbeitung der jeweiligen PDF-Datei (Erfolg, Fehler, Kein Treffer, Kein Text, ...) an eine bestimmte E-Mail-Adresse versandt werden soll.

Benachrichtigung per E-Mail

Weitere Schritt-für-Schritt-Anleitungen


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