Ordner überwachen - PDF-Anhänge automatisch speichern

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum automatisierten Extrahieren von PDF-Anhängen mit Automatic PDF Processor für Windows

Ein neues Profil anlegen

Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf "Neues Profil...", um ein neues Profil anzulegen und das Dialogfenster zur Konfiguration zu öffnen. Geben Sie dem Profil einen aussagekräftigen Namen wie etwa "Rechnungen von Firma Mustermann" und tragen Sie bei Bedarf einen Kommentar ein, z. B. ZUGFeRD-XML-Dateien, XRechnung-Anlagen extrahieren. Optional können Sie das Profil farblich kennzeichnen lassen, um die durchgeführten Aufgaben in der Log-Liste schnell voneinander unterscheiden zu können.

Profilerstellung - PDF-Anhänge speichern

Festlegen des zu überwachenden Ordners

Bestimmen Sie als nächstes einen Ordner, den Sie überwachen lassen möchten, d. h. einen Ordner, in welchen PDF-Dateien eingehen, deren Anhänge automatisch extrahiert werden sollen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Hinzufügen..." und wählen Sie einen der aufgelisteten Ordner.

Ordner auswählen

Einen oder mehrere Filter einrichten

Sofern Sie nur von bestimmten PDF-Dateien die Anhänge speichern möchten, können Sie hier verschiedene Filterkriterien festlegen. Tragen Sie dazu zum Beispiel einen Teil des Dateinamens ein. Um ausschließlich ZUGFerd-Anhänge zu speichern, können Sie auf der Registerkarte "PDF-Daten" im Eingabefeld "Anhangsname enthält" den Begriff "ZUGFerd-invoice.xml" eingeben. Filterbegriffe können auch mit logischen UND sowie ODER kombiniert werden. Falls Sie keinen Filterbegriff eingeben, werden von sämtlichen in den überwachten Ordner abgelegten PDF-Dateien die Anhänge gespeichert.

PDF-Datei - Filter setzen

Aufgabe "Anhang speichern" aktivieren und konfigurieren

In dieser Kategorie legen Sie das Verzeichnis fest, in welches Sie alle passenden Anhänge automatisch speichern lassen möchten und bestimmen optional dynamische Inhalte, die für die Ordnerstruktur und/oder den Namen der zu speichernden Anhänge verwendet werden sollen. Definieren Sie zunächst das Basisverzeichnis, z. B. "D:\Rechnungen". In das Feld "Unterordner" können Sie dynamische Eigenschaften (z. B. Name oder ähnliches) der jeweiligen PDF-Datei verwenden. Klicken Sie auf "Platzhalter" und wählen Sie den passenden Eintrag aus. Auch in den Dateinamen des Anhangs können verschiedene PDF-Datei-Eigenschaften integriert werden. Die Vorschau wird anhand der zuvor hinzugefügten Beispieldateien berechnet.

Weiterhin können Sie hier vorgeben, wie sich das Programm verhalten soll, wenn bereits eine Datei mit dem gleichen Namen existiert.

In der Kategorie "Im Anschluss" finden Sie Optionen, um den Pfad des gespeicherten Anhangs an eine ausführbare Datei zu übergeben (z. B. ein Batch-Skript).

Speicherort für Anhänge

Benachrichtigungen

Als nächstes wird festgelegt, ob Statusmeldungen zur Verarbeitung der jeweiligen PDF-Datei (Erfolg, Fehler, Kein Treffer, Kein Text, ...) an eine bestimmte E-Mail-Adresse versandt werden soll. Für das Versenden der Statusnachricht kann entweder das als Standard festgelegte Outlook-E-Mail-Konto verwendet werden oder ein E-Mail-Konto mit benutzerdefinierten Eigenschaften. Nach erfolgreichem Speichern eines PDF-Anhangs kann zudem eine beliebige Wave-Datei abgespielt werden.

Statusbericht per E-Mail
Automatic PDF Processor jetzt unverbindlich 30 Tage testen ...     Zum Download