Schritt-für-Schritt-Anleitung zum automatisierten Extrahieren von PDF-Anhängen mit Automatic PDF Processor für Windows
Ein neues Profil anlegen
Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf "Neues Profil...", um ein neues Profil anzulegen und das Dialogfenster zur Konfiguration zu
öffnen. Geben Sie dem Profil einen aussagekräftigen Namen wie etwa "Rechnungen von Firma Mustermann" und tragen Sie bei Bedarf
einen Kommentar ein, z. B. ZUGFeRD-XML-Dateien, XRechnung-Anlagen extrahieren. Optional können Sie das Profil
farblich kennzeichnen lassen, um die durchgeführten Aufgaben in der Log-Liste schnell voneinander unterscheiden zu können.
Festlegen des zu überwachenden Ordners
Bestimmen Sie als nächstes einen Ordner, den Sie überwachen lassen möchten, d. h. einen Ordner, in welchen PDF-Dateien eingehen,
deren Anhänge automatisch extrahiert werden sollen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Hinzufügen..." und wählen Sie einen
der aufgelisteten Ordner.
Einen oder mehrere Filter einrichten
Sofern Sie nur von bestimmten PDF-Dateien die Anhänge speichern möchten, können Sie hier verschiedene Filterkriterien festlegen. Tragen Sie dazu
zum Beispiel einen Teil des Dateinamens ein. Um ausschließlich ZUGFerd-Anhänge zu speichern, können Sie auf der Registerkarte "PDF-Daten"
im Eingabefeld "Anhangsname enthält" den Begriff "ZUGFerd-invoice.xml" eingeben. Filterbegriffe können auch mit logischen UND sowie ODER
kombiniert werden. Falls Sie keinen Filterbegriff eingeben, werden von sämtlichen in den überwachten Ordner abgelegten PDF-Dateien
die Anhänge gespeichert.
Aufgabe "Anhang speichern" aktivieren und konfigurieren
In dieser Kategorie legen Sie das Verzeichnis fest, in welches Sie alle passenden Anhänge automatisch speichern lassen möchten und bestimmen
optional dynamische Inhalte, die für die Ordnerstruktur und/oder den Namen der zu speichernden Anhänge verwendet werden sollen. Definieren
Sie zunächst das Basisverzeichnis, z. B. "D:\Rechnungen". In das Feld "Unterordner" können Sie dynamische Eigenschaften
(z. B. Name oder ähnliches) der jeweiligen PDF-Datei verwenden. Klicken Sie auf "Platzhalter" und wählen Sie den passenden Eintrag aus.
Auch in den Dateinamen des Anhangs können verschiedene PDF-Datei-Eigenschaften integriert werden.
Die Vorschau wird anhand der zuvor hinzugefügten Beispieldateien berechnet.
Weiterhin können Sie hier vorgeben, wie sich das Programm verhalten soll, wenn bereits eine Datei mit dem gleichen Namen existiert.
In der Kategorie "Im Anschluss" finden Sie Optionen, um den Pfad des gespeicherten Anhangs an eine ausführbare Datei zu übergeben
(z. B. ein Batch-Skript).
Benachrichtigungen
Als nächstes wird festgelegt, ob Statusmeldungen zur Verarbeitung der jeweiligen PDF-Datei (Erfolg, Fehler, Kein Treffer, Kein Text, ...) an eine bestimmte
E-Mail-Adresse versandt werden soll. Für das Versenden der Statusnachricht kann entweder das als Standard festgelegte Outlook-E-Mail-Konto
verwendet werden oder ein E-Mail-Konto mit benutzerdefinierten Eigenschaften. Nach erfolgreichem Speichern eines PDF-Anhangs kann zudem
eine beliebige Wave-Datei abgespielt werden.
