ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien automatisch drucken

Auch wenn E-Rechnungen elektronisch weiterverarbeitet werden, wird im Alltag oft ein Ausdruck gebraucht - für die Papierablage, zur Freigabe oder als Arbeitskopie. Diese Anleitung zeigt, wie Automatic X-Invoice Processor eingehende E-Rechnungen vollautomatisch druckt: ZUGFeRD-PDFs direkt, XRechnung-XML-Dateien als übersichtlich aufbereiteten, lesbaren Sichtbeleg (PDF-Visualisierung der Rechnungsdaten).

Schritt 1: Profil anlegen und Modus wählen

1. Klicken Sie in der Profil-Werkzeugleiste auf Neues Profil… und vergeben Sie unter Allgemein einen Namen (z. B. “Eingangsrechnungen drucken”).
2. Wählen Sie unter Modus den passenden Verarbeitungsmodus: PDF-Datei verarbeiten (ZUGFeRD) für ZUGFeRD-/Factur-X-PDFs oder XML-Datei verarbeiten (XRechnung) für reine XML-Rechnungen.
3. Fügen Sie unter Überwachte Ordner den Ordner hinzu, in dem Ihre E-Rechnungen ankommen.

Die Grundeinrichtung eines Profils beschreibt ausführlich die Anleitung “Erste Schritte”.

Was gedruckt wird, hängt vom Modus ab:

Schritt 2: Aufgabe “Datei drucken” hinzufügen

Klicken Sie in der Aufgabenliste auf Hinzufügen und wählen Sie Datei drucken.

Auf der Registerkarte Drucker:

1. Tragen Sie den Drucker ein - bleibt das Feld leer, wird der Windows-Standarddrucker verwendet.
2. Passen Sie bei Bedarf die Druckoptionen an: Exemplare, Sortieren, Farbe, Duplex, Ausrichtung, Größenanpassung. Die Standardwerte kommen aus den Druckvoreinstellungen der Programmoptionen (siehe Kapitel 40.11) - dort einmal konfiguriert, starten alle neuen Druckaufgaben mit Ihren Hauswerten.
3. Über Seitenbereich… beschränken Sie den Druck auf bestimmte Seiten - etwa nur die erste Seite umfangreicher Rechnungen.

Tipp - Drucken in eine Datei: Mit Über PDF-Drucker als Datei speichern wird die Druckausgabe nicht physisch gedruckt, sondern als PDF-Datei abgelegt - mit Ausgabeordner, Dateinamen-Muster (Platzhalter-Unterstützung) und Konfliktverhalten.

Schritt 3 (optional): Eingangsstempel und Anhänge

• In den XML-Modi erhält die gedruckte Visualisierung auf Wunsch eine Kopfzeile mit drei frei belegbaren Textbereichen (Links/Mitte/Rechts) - z. B. für einen Eingangsstempel-Vermerk (siehe Kapitel 12.3).
• Sollen der Rechnung beigefügte Nachweise (Lieferscheine, Zeitnachweise) mitgedruckt werden, fügen Sie zusätzlich die Aufgabe Anhänge drucken hinzu - sie druckt eingebettete PDF- und Bilddateien, filterbar über den Anhangsnamen (siehe Kapitel 16).

Schritt 4: Ablage nach dem Druck

Damit gedruckte Rechnungen nicht erneut im Eingangsordner liegen bleiben, fügen Sie als weitere Aufgabe Datei verschieben hinzu und verschieben die Datei in ein Archiv - mit Platzhaltern im Zielpfad, z. B. ein Jahres-Unterordner <InvoiceYear> (siehe Kapitel 19).

Schritt 5: Prüfen und speichern

1. Hinterlegen Sie unter Beispielrechnungen eine typische Rechnung; die Ergebnisvorschau zeigt je Aufgabe das Ergebnis, beim Drucken den Zieldrucker (siehe Kapitel 8.11).
2. Klicken Sie auf OK und legen Sie eine Rechnung in den überwachten Ordner - oder klicken Sie in der Statusleiste auf Sofort prüfen.
3. Jeder Druck erscheint als Eintrag im Verarbeitungsprotokoll.

Verhalten bei Druckerproblemen

Vor dem Druck prüft das Programm, ob der Drucker existiert und bereit ist. Bei Problemen entsteht ein Fehler-Eintrag im Verarbeitungsprotokoll - die Datei geht nicht verloren und lässt sich nach Behebung per Kontextmenü Datei noch einmal verarbeiten erneut drucken. Meldet ein Druckertreiber falsche Statuswerte, lässt sich die erweiterte Verfügbarkeitsprüfung in den Programmoptionen unter Sonstiges vereinfachen (siehe Kapitel 40.17).

Häufige Probleme

Weiterführende Themen

• Programmhilfe Kapitel 15 - Datei drucken im Detail
• Programmhilfe Kapitel 16 - Anhänge drucken
• Programmhilfe Kapitel 40.11 - Druckvoreinstellungen
• Programmhilfe Kapitel 12 - Die PDF-Visualisierung