Ungültige E-Rechnungen automatisch an den Rechnungssteller zurückmelden

Eine E-Rechnung, die die formale Prüfung nicht besteht, ist keine ordnungsgemäße Rechnung. Der Rechnungssteller muss sie korrigieren und neu senden. Statt jedem Lieferanten von Hand zu schreiben, lassen Sie das Programm die Rückmeldung erledigen: Ein Profil erkennt ungültige Rechnungen und schickt dem Rechnungssteller eine E-Mail mit dem Ergebnis, der Befundliste und dem Prüfbericht als Anhang.

Diese Anleitung zeigt, woher die Empfängeradresse kommt (CSV-Zuordnung, Rechnung oder Ersatzempfänger), wie Sie die Nachricht mit den Validierungs-Platzhaltern aufbauen und wie Sie den Versand zunächst über den Entwurfsordner kontrollieren.

Schritt 1: Empfängeradresse festlegen

Das Programm kann die Adresse des Rechnungsstellers auf drei Wegen ermitteln. Sie lassen sich kombinieren:

1. Aus der Rechnung: Viele E-Rechnungen nennen eine Kontakt-E-Mail des Verkäufers (BT-43) oder eine elektronische Adresse (BT-34). Das Programm nimmt zuerst die Kontakt-E-Mail, sonst die elektronische Adresse, wenn sie eine E-Mail-Adresse ist.
2. Aus einer CSV-Zuordnung: Eine Textdatei ordnet einem Merkmal der Rechnung - zum Beispiel der USt-IdNr. des Verkäufers - eine E-Mail-Adresse zu. So steuern Sie selbst, wer die Rückmeldung bekommt. Beispiel empfaenger.csv:

DE123456789;rechnungen@lieferant-a.example
DE987654321;buchhaltung@lieferant-b.example

3. Ersatzempfänger: Liefert weder CSV noch Rechnung eine Adresse, geht die Nachricht an ein internes Postfach, etwa klaerung@meine-firma.de. Von dort leiten Sie sie von Hand weiter.

Empfehlung: CSV-Zuordnung für die wichtigsten Lieferanten, Rückfall auf die Adresse aus der Rechnung, Ersatzempfänger für den Rest.

Schritt 2: Profil für ungültige Rechnungen anlegen

1. Klicken Sie auf Neues Profil... und nennen Sie es zum Beispiel "Rückmeldung an Rechnungssteller". Wählen Sie denselben Verarbeitungsmodus und denselben überwachten Ordner wie im regulären Profil.
2. Seite Filter: Hinzufügen, Eigenschaft Validierungsergebnis (Gruppe Validierung), Operator ist, Wert Ungültig. Fügen Sie eine zweite Zeile mit ODER und dem Wert Schemafehler hinzu. Rechnungen mit Warnungen sind gültig und bekommen keine Rückmeldung.
3. Sorgen Sie dafür, dass das Profil in der Profilliste vor dem regulären Profil steht. Die Profile werden in der Reihenfolge der Liste angewendet; die Liste ist nach Name sortiert.
4. Soll die ungültige Rechnung danach nicht ins normale Archiv laufen, ergänzen Sie die Aufgabe Datei verschieben in einen Klärungsordner und setzen auf der Seite Allgemein den Haken Nach erfolgreicher Verarbeitung mit diesem Profil keine weiteren Profile anwenden (siehe Anleitung "E-Rechnungen validieren und Prüfberichte speichern", Schritt 4). Ohne diesen Haken verarbeitet das reguläre Profil die Datei anschließend wie gewohnt.

Schritt 3: Aufgabe "Datei versenden" einrichten

Klicken Sie in der Aufgabenliste auf Hinzufügen → Datei versenden und füllen Sie die Registerkarte Nachricht aus:

1. Typ: E-Mail-Adresse aus CSV-Zuordnung. Tragen Sie die CSV-Datei ein, als Platzhalter <SellerVATaxRegistration>, als Trennzeichen ;, Spalte 1 für den Platzhalterwert und Spalte 2 für die E-Mail-Adresse. Wollen Sie nur die Adresse aus der Rechnung nutzen, wählen Sie stattdessen den Typ Feste E-Mail-Adresse und tragen <SellerContactEmailAddress> ein.
2. Setzen Sie den Haken Wenn kein Treffer: E-Mail-Adresse aus der Rechnung verwenden.
3. Tragen Sie unter Ersatzempfänger das interne Postfach ein, zum Beispiel klaerung@meine-firma.de.
4. Die Vorschau zeigt die Adresse, die für die erste Beispielrechnung des Profils gelten würde - mit der Quelle in Klammern, etwa DE123456789 → rechnungen@lieferant-a.example oder ... → office@lieferant.example (Adresse aus der Rechnung).
5. BCC: Ihr internes Postfach, damit jede Rückmeldung auch bei Ihnen ankommt.
6. Betreff: zum Beispiel Ihre Rechnung <InvoiceId> vom <InvoiceDate>: formale Prüfung nicht bestanden
7. Nachricht: Verwenden Sie die Platzhalter <ValidationSummary> (Ergebnis mit Zählern) und <ValidationFindings> (Befundliste). Beide stehen im Platzhalter-Menü unter Rechnungsdaten → Validierung. Ein Beispiel:

Sehr geehrte Damen und Herren,

Ihre E-Rechnung <InvoiceId> vom <InvoiceDate> hat die formale Prüfung nach EN 16931 nicht bestanden.
Ergebnis: <ValidationSummary>

Befunde:
<ValidationFindings>

Den vollständigen Prüfbericht finden Sie im Anhang. Bitte senden Sie uns eine korrigierte Rechnung.

Mit freundlichen Grüßen
Buchhaltung Meine Firma GmbH

8. Setzen Sie den Haken Prüfbericht der Validierung (HTML) anhängen. Der Bericht nennt zu jedem Befund Regel, Regeltext und Fundstelle sowie den Hashwert der geprüften Daten; der Rechnungssteller kann ihn mit dem KoSIT-Validator nachvollziehen.
9. Zur Einführung setzen Sie zusätzlich den Haken Nachricht nicht versenden, sondern nur im Entwurfsordner speichern. So prüfen Sie die ersten Rückmeldungen, bevor etwas das Haus verlässt.

Formatieren Sie die Nachricht als HTML (Haken Nachricht als HTML formatieren), setzt das Programm die Befundliste mit Zeilenumbrüchen (<br>) ein. In Klartext-Nachrichten steht jeder Befund in einer eigenen Zeile.

Schritt 4: Mit Entwürfen testen

1. Öffnen Sie die Ergebnisvorschau des Profils mit einer ungültigen Beispielrechnung. Die Zeile Validierung zeigt das Ergebnis, die Aufgabe Datei versenden den Empfänger und den Zusatz + ...-Pruefbericht.html.
2. Legen Sie eine ungültige Rechnung in den überwachten Ordner. Nach der Verarbeitung erscheint in der Werkzeugleiste die Schaltfläche E-Mail-Entwürfe (1). Öffnen Sie den Entwurf und prüfen Sie Empfänger, Text, Befundliste und Anhänge (siehe Kapitel 50.4).
3. Im Protokoll steht in der Ergebnisspalte der Empfänger - bei einem Rückfall mit der Quelle in Klammern, zum Beispiel klaerung@meine-firma.de (Ersatzempfänger).

Schritt 5: Versand freischalten

Entfernen Sie den Haken Nachricht nicht versenden, sondern nur im Entwurfsordner speichern. Den BCC-Empfänger behalten Sie bei. Versenden Sie viele Rückmeldungen, hilft die Pause zwischen E-Mail-Versendungen in den Programmoptionen gegen Versandlimits des Providers (siehe Kapitel 40.4).

Gut zu wissen

• Die Rückmeldung betrifft nur ungültige Rechnungen und Schemafehler. Rechnungen mit Warnungen sind gültig.
• <ValidationFindings> führt Fehler vor Warnungen auf, höchstens 50 Befunde; Hinweise fehlen. Weitere Befunde nennt der angehängte Prüfbericht.
• Bei ZUGFeRD-PDFs enthält der Bericht auch das Ergebnis des PDF-Umschlags (PDF/A-3, Factur-X-Metadaten, Einbettung; siehe Kapitel 50.5.4). Befunde BR-HYBRID-... muss die Rechnungssoftware des Absenders beheben.
• Die formale Prüfung ersetzt keine inhaltliche Prüfung. Ob eine Rechnung zurückgewiesen wird, entscheidet weiterhin Ihre Buchhaltung.
• Die interne Meldung Bei ungültigen E-Rechnungen Nachricht senden (Optionen → Verarbeitung, siehe Kapitel 40.6.6) arbeitet unabhängig davon und informiert Ihr eigenes Team.
• Eine fehlende CSV-Datei bleibt ein Fehler im Protokoll; die Rückfälle überdecken keine Konfigurationsfehler.

Häufige Probleme

Weiterführende Themen

• Programmhilfe Kapitel 17 - Aufgabe Datei versenden: Empfänger aus CSV-Zuordnung, Rückfallkette, Anhänge
• Programmhilfe Kapitel 50.5 - Validierung (formale Prüfung): Ergebnisse, PDF-Umschlag, Prüfbericht
• Programmhilfe Kapitel 30.11 - Validierungs-Kriterien im Filter
• Programmhilfe Kapitel 70.1 - Platzhalter, darunter <ValidationSummary> und <ValidationFindings>
• Programmhilfe Kapitel 50.4 - E-Mail-Entwürfe
• Anleitung: E-Rechnungen validieren und Prüfberichte speichern - Grundlagen der Validierung, Klärungsordner, interne Benachrichtigung
• Anleitung: CSV-Zuordnung - Verkäufer zu Zielordner und Konto - Nachschlagetabellen für weitere Zuordnungen