Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Betrieb von Automatic Email Processor als Windows-Dienst im Hintergrund

Diese Anleitung zeigt, wie Sie Automatic Email Processor als Windows-Dienst einrichten, der dauerhaft im Hintergrund läuft - ohne dass ein Benutzer angemeldet sein oder das Programmfenster geöffnet sein muss. Das ist die richtige Betriebsart für Server und für Rechner, die rund um die Uhr E-Mails verarbeiten sollen.

Der Dienst nutzt das Programm AEPProcessor.exe, das bei der Installation neben dem normalen Programm liegt. Das Hauptfenster starten Sie danach nur noch gelegentlich, um Profile zu pflegen oder die Protokolle zu prüfen.

Hinweis: Diese Anleitung deckt den häufigsten Fall ab - den Betrieb als klassischer Windows-Dienst. Weitere Betriebsarten (NSSM, geplante Aufgabe, Headless-Modus) sowie alle Kommandozeilen-Parameter finden Sie in der Programmhilfe, Kapitel 60.3 - Service-Modus und Headless-Modus.

Schritt 1: Ein eigenes Benutzerkonto für den Dienst wählen

Legen Sie für den Dienst ein eigenes Windows-Benutzerkonto an (oder verwenden Sie ein vorhandenes Benutzer- bzw. Domänenkonto). Unter diesem Konto wird der Dienst später laufen.

Verwenden Sie nicht das Konto „Lokales System”. Der Grund: Anmeldedaten und Berechtigungen sind in Windows immer an einen bestimmten Benutzer gebunden. Läuft der Dienst unter „Lokales System”, kommt er an genau diese Dinge nicht heran:

• die Anmeldung bei Microsoft 365 (die einmal erteilte Berechtigung gilt nur für den Benutzer, der sie erteilt hat)
• gespeicherte Konto-Passwörter (im Windows-Tresor pro Benutzer abgelegt)
• Netzwerk-Drucker (Druckerfreigaben sind je Benutzer eingerichtet)

Außerdem zeigt das Hauptfenster sonst dauerhaft die Meldung „Externer Prozessor nicht aktiv” an, obwohl der Dienst in Wirklichkeit korrekt arbeitet - weil Fenster und Dienst sich nur erkennen, wenn beide unter demselben Benutzer laufen.

Empfehlung: Richten Sie ein dediziertes Konto wie AEP-Service ein und vergeben Sie ein Passwort, das nicht abläuft.

Schritt 2: Programm einmalig unter diesem Konto einrichten

Melden Sie sich einmalig mit dem Dienst-Konto an Windows an und starten Sie das normale Programm (AutomaticEmailProcessor.exe). Richten Sie hier alles fertig ein:

1. E-Mail-Konten anlegen und mit „Testnachricht senden/empfangen…” prüfen (siehe Anleitung: IMAP-Konto einrichten bzw. Microsoft-365-Konto einrichten).
2. Lizenz eintragen.
3. Profile anlegen oder importieren und mit einem Testlauf prüfen.

Dieser Schritt ist wichtig: Konto-Anmeldungen und Lizenz werden für genau dieses Benutzerkonto hinterlegt. Der Dienst kann später nur das verwenden, was hier unter seinem Konto eingerichtet wurde.

Schritt 3: Dienst einrichten

Öffnen Sie eine Eingabeaufforderung als Administrator und legen Sie den Dienst mit sc.exe an. Passen Sie den Pfad zur AEPProcessor.exe an Ihren Installationsort an (Standard ist C:\Program Files\Automatic Email Processor 4) und tragen Sie bei obj= Ihr Dienst-Konto aus Schritt 1 ein:

sc.exe create "AEP4Service" binPath= "\"C:\Program Files\Automatic Email Processor 4\AEPProcessor.exe\" --service"
sc.exe config "AEP4Service" obj= ".\AEP-Service" password= "IhrPasswort"

• binPath= verweist auf die AEPProcessor.exe mit dem Parameter --service.
• obj= ist das Benutzerkonto, unter dem der Dienst läuft - genau das Konto, unter dem Sie in Schritt 2 alles eingerichtet haben. Bei einem lokalen Konto schreiben Sie .\Kontoname, bei einem Domänenkonto Domäne\Kontoname.

Wichtig: Nach binPath=, obj= und password= steht jeweils ein Leerzeichen - das verlangt sc.exe so.

Den automatischen Start und den ersten Start des Dienstes müssen Sie hier nicht selbst einrichten - das übernimmt im nächsten Schritt das Programm für Sie. (Wer es lieber von Hand erledigt: sc.exe config "AEP4Service" start= auto und anschließend sc.exe start "AEP4Service".)

Schritt 4: Option „Externer Prozessor” aktivieren

Damit sich das Hauptfenster und der Dienst nicht gegenseitig stören, aktivieren Sie - weiterhin unter dem Dienst-Konto - die passende Option:

Öffnen Sie Optionen → Verarbeitung und setzen Sie ganz unten unter Externer Prozessor das Häkchen bei „Externen Prozessor verwenden (z. B. Windows-Dienst)“. Schließen Sie das Programm anschließend mit OK.

Was diese Option bewirkt: Das Hauptfenster geht davon aus, dass der Dienst die Verarbeitung übernimmt. Es startet und beendet also keinen eigenen Verarbeitungsprozess mehr, sondern dient nur noch zur Konfiguration und zur Anzeige der Protokolle. Ohne diese Option würde das Fenster bei jedem Start einen eigenen Prozessor starten und dem Dienst ins Gehege kommen.

Der Dienst wird dabei gestartet: Da Sie den Dienst in Schritt 3 bereits angelegt haben, erkennt das Programm beim Bestätigen, dass er noch nicht läuft, und bietet an, ihn direkt zu starten und auf automatischen Start zu setzen. Bestätigen Sie diese Abfrage (eine Rückfrage als Administrator) mit Ja - dann läuft der Dienst sofort und startet künftig automatisch mit Windows. Ist noch kein Dienst eingerichtet, weist ein Hinweis darauf hin.

Schritt 5: Dienst prüfen

Prüfen Sie, ob alles läuft:

1. In der Windows-Diensteverwaltung (services.msc) sollte „AEP4Service” den Status „Wird ausgeführt” und den Starttyp „Automatisch” haben.

2. Bei Problemen hilft die Datei ServiceDiagnostics.log. Sie liegt im Anwendungsdaten-Ordner des Dienst-Kontos:

   %AppData%\Automatic Email Processor 4\ServiceDiagnostics.log

   Sie enthält die Startmeldungen und - im laufenden Betrieb - den Eintrag IsWindowsService=True. Steht dort IsWindowsService=False, läuft der Dienst nicht wie erwartet.

Läuft der Dienst wider Erwarten nicht (etwa weil Sie die Start-Abfrage in Schritt 4 abgelehnt haben), starten Sie ihn von Hand und setzen den automatischen Start:

sc.exe config "AEP4Service" start= auto
sc.exe start "AEP4Service"

Die regulären Verarbeitungs- und Fehlerprotokolle erscheinen wie gewohnt im Hauptfenster unter Protokoll.

Schritt 6: Frühwarnung bei Stillstand einrichten (empfohlen)

Im unbeaufsichtigten Dauerbetrieb bemerkt niemand sofort, wenn die Verarbeitung einmal stehen bleibt. Richten Sie deshalb die Benachrichtigung bei Stillstand ein: Das Programm schickt Ihnen dann automatisch eine E-Mail, sobald über einen festgelegten Zeitraum keine Verarbeitung mehr stattgefunden hat - so erfahren Sie von einem Problem, ohne selbst nachsehen zu müssen.

Öffnen Sie Optionen → Verarbeitung → Störungsmeldung, aktivieren Sie „Nachricht senden, wenn keine Verarbeitung seit x Minuten” und tragen Sie eine Zeitspanne sowie einen oder mehrere Empfänger ein.

Schritt 7: Laufender Betrieb

Ab jetzt verarbeitet der Dienst E-Mails dauerhaft im Hintergrund - unabhängig davon, ob ein Benutzer angemeldet ist. Das Hauptfenster starten Sie nur noch bei Bedarf, um Profile zu ändern oder Protokolle anzusehen; die eigentliche Verarbeitung bleibt beim Dienst.

Möchten Sie den Dienst später anhalten oder entfernen:

sc.exe stop "AEP4Service"
sc.exe delete "AEP4Service"

Häufige Probleme

Weiterführende Themen

• Programmhilfe Kapitel 60.3 - Service-Modus und Headless-Modus (alle Parameter, NSSM, geplante Aufgaben, Exit-Codes)
• Programmhilfe Kapitel 60.4 - Sicherung und Wiederherstellung
• Anleitung: IMAP-Konto einrichten - Konto als Datenquelle anlegen
• Anleitung: Microsoft-365-Konto einrichten - Anmeldung für den Dienst-Benutzer vorbereiten
• Anleitung: Erste Schritte - vom Konto zum ersten produktiven Profil