18 E-Mail kopieren
18.1 Übersicht ¶
Die Aufgabe E-Mail kopieren erstellt eine Kopie der eingehenden Nachricht in einem anderen E-Mail-Ordner - entweder im selben Postfach oder in einem anderen Konto. Im Unterschied zur Aktion E-Mail verschieben (siehe Kapitel 8.12.8) verbleibt die Original-Nachricht in ihrem Quellordner und wird durch die Aufgabe nicht verändert.
Hinweis: Bei POP3-Konten ist das Kopieren nicht möglich - das Protokoll unterstützt keine serverseitigen Ordner. Ein Hinweis erscheint im Editor.
18.2 Konfigurationsfelder ¶
18.2.1 E-Mail-Konto ¶
Auswahl des Ziel-Kontos aus den unter Programmoptionen → E-Mail-Konten konfigurierten Konten. Standardmäßig wird das Konto der eingehenden Nachricht verwendet - Sie können aber auch ein anderes Konto wählen, etwa um eine konsolidierte Archiv-Mailbox zu speisen.
Hinweis zu Microsoft-365-Zielkonten: Kopien in ein anderes Microsoft-365-Postfach werden über die Microsoft-Schnittstelle als fertige Nachricht eingestellt; Microsoft 365 lässt das nur über den Ordner “Entwürfe” zu und behält intern die Kennzeichnung als Entwurf bei, auch nachdem die Kopie in den Zielordner verschoben wurde. Inhalt, Anhänge, Absender, Empfänger und Eingangsdatum bleiben unverändert. In Outlook (classic) ist davon nichts zu sehen. Outlook im Web zeigt die Kopie dagegen mit der Kennzeichnung “[Entwurf]” und dem Hinweis “Diese Nachricht wurde nicht gesendet”, nennt als Datum “Gespeichert” statt des Empfangsdatums und blendet sie in der Unterhaltungsansicht auch unterhalb der Originalnachricht ein; mobile Apps verhalten sich ähnlich. Wird eine solche Kopie später in Outlook bearbeitet (etwa eine Kategorie zugewiesen), kann Outlook in der Listenansicht das Änderungsdatum statt des Eingangsdatums anzeigen. Kopien innerhalb desselben Postfachs sowie Kopien in IMAP-Postfächer sind davon nicht betroffen. Empfehlung: Kategorien und ähnliche Änderungen möglichst über das Profil zuweisen lassen statt nachträglich in Outlook. Der Profil-Editor zeigt diesen Hinweis auch beim Auswählen eines fremden Microsoft-365-Kontos an.
18.2.2 Basisverzeichnis ¶
Fester Pfad im Zielkonto, ausgewählt über die Schaltfläche …. Beispiel: Archiv\Eingangsrechnungen. Das Basisverzeichnis muss existieren.
18.2.3 Dynamische Ordner ¶
Optionaler Pfad mit Platzhaltern, der unter dem Basisverzeichnis als Unterordner-Hierarchie angelegt wird. Beispiel: <EmailYear4>\<EmailMonth>\<SenderName>.
Über Platzhalter einfügen öffnet sich ein Auswahlmenü mit allen verfügbaren Platzhaltern (siehe Kapitel 70.1).
18.2.4 Vorschau ¶
Zeigt den aufgelösten Pfad für eine Beispielnachricht an - zur Kontrolle der Platzhalter-Konfiguration. Falls keine Beispielnachrichten verfügbar sind, werden die über den Verweis Vorschau eingetragenen Vorschau-Daten verwendet.
18.3 Optionen für die Kopie ¶
Die Kopie kann beim Anlegen direkt mit zusätzlichen Eigenschaften versehen werden - die Original-Nachricht bleibt unverändert.
| Option |
Beschreibung |
| Betreff-Präfix der Kopie |
Stellt einen Text vor den Betreff der Kopie (z.B. “[Archiv]”) |
| Kopie als gelesen markieren |
Setzt den Lesestatus der Kopie auf gelesen |
| Kopie kennzeichnen |
Setzt das Kennzeichen-Flag der Kopie |
| Kategorien zuweisen |
Setzt eine oder mehrere Outlook-Kategorien (kommagetrennt) - nur für Microsoft 365/Exchange-Konten |
18.4 Erweiterte Optionen ¶
| Option |
Beschreibung |
| Kopie entschlüsseln |
Wenn die Original-Nachricht S/MIME-verschlüsselt ist, wird die Kopie ohne Verschlüsselung gespeichert - sie ist dann ohne S/MIME-Schlüssel lesbar |
| Kopie nach Anhangsersetzung erstellen |
Die Kopie wird erst angelegt, nachdem die Option Extrahierte Anhänge durch Links ersetzen der Aufgabe Anhänge speichern (siehe Kapitel 9.7.2) abgeschlossen ist, bei einer dort eingestellten Verzögerung also erst nach Ablauf der Frist. Damit landen die ausgelagerten Verlinkungen in der Kopie, nicht die Original-Anhänge |
Anwendungsfall “Entschlüsseln”: Verschlüsselte Mails sollen für ein Archiv lesbar bleiben, auch wenn der Original-Schlüssel später nicht mehr verfügbar ist.
Warnung: Beim Entschlüsseln verliert die Kopie den ursprünglichen Verschlüsselungsschutz. Speichern Sie sie nur in vertrauenswürdige Postfächer, deren Zugriff entsprechend gesichert ist.
18.5 Anwendungsfall ¶
Archiv-Postfach befüllen
Konto: archiv@firma.de. Basisverzeichnis: Eingang. Dynamische Ordner: <EmailYear4>\<EmailMonth>. So entsteht ein zentrales E-Mail-Archiv, das alle eingehenden Nachrichten gespiegelt enthält - unabhängig vom ursprünglichen Empfänger.
18.6 Tipp ¶
- Die Kombination mit Anhänge ersetzen ist mächtig - sie spart erheblich Speicher in Archiv-Postfächern, wenn die Anhänge ohnehin im Dateisystem abgelegt werden