20 Anhänge speichern

20.1 Beschreibung

Die Aufgabe Anhänge speichern extrahiert eingebettete Dateien aus einem PDF-Dokument und speichert sie als separate Dateien. PDF-Anhänge können beliebige Dateitypen sein, wie z.B. Excel-Tabellen, Word-Dokumente, Bilder oder weitere PDFs.

Typische Anwendungsfälle

E-Rechnung: XML-Daten aus ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnungen extrahieren
Dokumentenarchivierung: Beigefügte Quelldateien separat archivieren
Datenverarbeitung: Eingebettete Tabellen für die Weiterverarbeitung extrahieren
Backup: Alle Anhänge einer PDF-Datei sichern

20.2 Allgemeine Einstellungen

Aktiviert

Aktivieren Sie diese Option, damit die Aufgabe bei passenden PDF-Dateien ausgeführt wird. Deaktivierte Aufgaben werden übersprungen.

20.3 Anhangfilter

Anhangname enthält

Geben Sie einen Text ein, der im Namen des Anhangs enthalten sein muss. Nur Anhänge, deren Name diesen Text enthält, werden extrahiert.

Beispiele: - factur-x - Nur ZUGFeRD-XML-Dateien - .xlsx - Nur Excel-Dateien - (leer) - Alle Anhänge

Anhangname enthält nicht

Geben Sie einen Text ein, der im Namen des Anhangs nicht enthalten sein darf. Anhänge mit diesem Text im Namen werden ausgeschlossen.

Beispiel: - thumbnail - Vorschaubilder ausschließen - .tmp - Temporäre Dateien ausschließen

Kombinierte Filterung

Sie können beide Filter kombinieren: - Enthält: .xml - Enthält nicht: metadata

Ergebnis: Alle XML-Dateien außer Metadaten-Dateien werden extrahiert.

20.4 Speicherort

Verzeichnis

Geben Sie das Zielverzeichnis für die extrahierten Anhänge an. Sie können: - Einen festen Pfad eingeben (z.B. D:\Anhaenge) - Den Ordner über Durchsuchen… auswählen - Platzhalter für dynamische Ordnerpfade verwenden

Beispiele mit Platzhaltern:

Eingabe	Ergebnis
`D:\Anhaenge\<TodaysYear4>\<TodaysMonth>`	`D:\Anhaenge\2024\12`
`D:\Kunden\<RuleId:1(Kunde)>\Anhaenge`	`D:\Kunden\Mustermann GmbH\Anhaenge`

Hinweis: Es wird empfohlen, für jeden Verarbeitungsschritt einen eigenen Ordner zu verwenden, um eine klare Trennung zu gewährleisten.

Dateiname

Der Dateiname des Anhangs wird standardmäßig beibehalten. Sie können jedoch einen eigenen Namen festlegen:

Das Feld leer lassen (Originalname des Anhangs wird verwendet)
Einen festen Namen eingeben
Platzhalter für dynamische Namen verwenden

Hinweis: Wenn mehrere Anhänge vorhanden sind und Sie einen festen Namen verwenden, werden die Dateien bei Namenskollisionen entsprechend der gewählten Option behandelt.

Namenskollisionen

Wählen Sie, was passieren soll, wenn bereits eine Datei mit dem Zielnamen existiert:

Option	Beschreibung
Überschreiben	Die vorhandene Datei wird ersetzt
Nummerierung anfügen	Fügt eine Nummer an: `Anhang.pdf`, `Anhang(1).pdf`
Datum anfügen	Fügt das Verarbeitungsdatum an
Datum und Uhrzeit anfügen	Fügt Datum und Uhrzeit an
Vorgang abbrechen	Der Anhang wird nicht gespeichert

20.5 Dateidatum

Erstellungs- und Änderungsdatum anpassen

Optional können Sie das Dateidatum der extrahierten Anhänge ändern:

Option	Beschreibung
Nicht ändern	Die Datei erhält automatisch das aktuelle Datum
Erstellungsdatum der Originaldatei	Übernimmt das Erstellungsdatum der PDF
Änderungsdatum der Originaldatei	Übernimmt das Änderungsdatum der PDF
PDF-Erstellungsdatum	Datum aus den PDF-Metadaten
Extrahiertes Datum	Ein mit einer Extrahierungsregel gewonnenes Datum
Aktuelles Datum	Setzt das heutige Datum

20.6 Im Anschluss

Externes Programm aufrufen

Nach dem Speichern jedes Anhangs kann automatisch ein externes Programm gestartet werden.

Programm: Pfad zur ausführbaren Datei

Parameter: Kommandozeilenparameter. Verfügbare Platzhalter: - <PathIncludingFilename> - Vollständiger Pfad des Anhangs - <ParentDirectory> - Pfad des Elternordners - <Filename> - Dateiname des Anhangs

Beispiel: Extrahierte Excel-Datei automatisch öffnen: - Programm: cmd.exe - Parameter: /c start "" "<PathIncludingFilename>"

20.7 Beispiel: ZUGFeRD-XML extrahieren

Ausgangssituation

Sie erhalten elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Diese enthalten eine eingebettete XML-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten, die Sie für Ihre Buchhaltungssoftware extrahieren möchten.

Konfiguration

Aktiviert: Ja
Anhangname enthält: factur-x oder zugferd
Anhangname enthält nicht: (leer)
Verzeichnis: D:\ZUGFeRD\XML
Dateiname: <RuleId:1(Rechnungsnr)>.xml
Bei Namenskollision: Nummerierung anfügen

Ergebnis

PDF-Datei	Extrahierter Anhang
`Rechnung_2024001.pdf` (enthält `factur-x.xml`)	`D:\ZUGFeRD\XML\2024001.xml`

20.8 Beispiel: Alle Anhänge einer Dokumentensammlung extrahieren

Ausgangssituation

Sie erhalten PDF-Dokumente mit verschiedenen eingebetteten Dateien (Bilder, Tabellen, weitere PDFs), die alle extrahiert werden sollen.

Konfiguration

Aktiviert: Ja
Anhangname enthält: (leer - alle Anhänge)
Anhangname enthält nicht: (leer)
Verzeichnis: D:\Extrahiert\<FileName>
Dateiname: (leer - Originalnamen beibehalten)
Bei Namenskollision: Nummerierung anfügen

Ergebnis

Für jede PDF wird ein Unterordner mit dem PDF-Namen erstellt, der alle extrahierten Anhänge enthält:

D:\Extrahiert\
├── Bericht2024\
│   ├── Tabelle.xlsx
│   ├── Diagramm.png
│   └── Quelldaten.csv
└── Präsentation\
    ├── Logo.png
    └── Notizen.docx

20.5 Tipps und Hinweise

Keine Anhänge vorhanden

Wenn ein PDF keine Anhänge enthält, wird die Aufgabe ohne Fehler übersprungen. Es werden lediglich keine Dateien extrahiert.

Anhänge prüfen

Um zu prüfen, ob ein PDF Anhänge enthält: 1. Öffnen Sie das PDF in einem PDF-Viewer 2. Suchen Sie nach einem Büroklammer-Symbol oder einem Anhänge-Bereich 3. Oder verwenden Sie den Filter “Anhanganzahl” in den Profileinstellungen

Filterung mit regulären Ausdrücken

Die Felder “Anhangname enthält” und “Anhangname enthält nicht” unterstützen reguläre Ausdrücke: - <BeginOfRegex>.*\.xml$<EndOfRegex> - Alle Dateien mit .xml-Endung

Kombinieren mit anderen Aufgaben

Typische Kombinationen: 1. Anhänge speichern + Datei kopieren: Rechnung archivieren und XML extrahieren 2. Anhänge speichern + E-Mail versenden: XML an Buchhaltung senden 3. Anhänge speichern + Datei umbenennen: PDF nach extrahierten Daten umbenennen

ZUGFeRD-/Factur-X-Standard

Bei ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnungen heißt die eingebettete XML-Datei typischerweise: - factur-x.xml (Factur-X) - zugferd-invoice.xml (ZUGFeRD 1.0) - xrechnung.xml (XRechnung)

Dateitypen

PDF-Anhänge können jeden Dateityp haben. Die Aufgabe extrahiert die Dateien unverändert. Die Dateiendung bleibt erhalten.

OCR-Texterkennung Extraktionen speichern