37 Erweiterte Funktionen

37.1 Kommandozeilenparameter

Der PDF-Prozessor (PDFProcessor.exe) kann über Kommandozeilenparameter gesteuert werden. Dies ermöglicht die Integration in Skripte, geplante Aufgaben oder den Betrieb als Windows-Dienst.

Verfügbare Parameter

Beispiele

# Einmalige Verarbeitung
PDFProcessor.exe --run_once

# Kurzform
PDFProcessor.exe -r

# Als Windows-Dienst starten
PDFProcessor.exe --service

# Als Headless-Konsole starten (Endlosschleife)
PDFProcessor.exe --headless

# Laufende Instanz beenden
PDFProcessor.exe --quit

# Headless mit einmaliger Verarbeitung
PDFProcessor.exe --headless --run_once

# Nur ein bestimmtes Profil verarbeiten
PDFProcessor.exe --headless --run_once --profile "Rechnungen Import"

# Mehrere Profile verarbeiten
PDFProcessor.exe -h -r --profiles [Rechnungen,Archiv,Backup]

Profilauswahl

Mit den Parametern --profile und --profiles können Sie die Verarbeitung auf bestimmte Profile beschränken. Dies ist besonders nützlich für den Windows-Aufgabenplaner, wenn verschiedene geplante Aufgaben unterschiedliche Profile ausführen sollen.

Einzelnes Profil:

PDFProcessor.exe -h -r -p "Rechnungen Import"
PDFProcessor.exe --headless --run_once --profile "Bestellungen"

Mehrere Profile:

PDFProcessor.exe -h -r -ps [Rechnungen,Bestellungen,Archiv]
PDFProcessor.exe --headless --run_once --profiles [Nachtverarbeitung,Backup]

Profilnamen mit Kommas:

Wenn ein Profilname selbst ein Komma enthält, muss dieser in Anführungszeichen gesetzt werden. Sowohl doppelte als auch einfache Anführungszeichen werden unterstützt:

# Profilname "Rechnungen, Import" enthält ein Komma
PDFProcessor.exe -h -r --profiles ["Rechnungen, Import",Archiv]

# Mit einfachen Anführungszeichen
PDFProcessor.exe -h -r --profiles ['Rechnungen, Import',Archiv]

# Mehrere Profile mit Kommas
PDFProcessor.exe -h -r --profiles ["Rechnungen, Eingang","Bestellungen, Ausgang",Backup]

# Gemischt: Profile mit und ohne Kommas
PDFProcessor.exe -h -r --profiles [Normal,"Mit, Komma",AuchNormal]

Verhalten: - Profilnamen sind nicht case-sensitive ("Rechnungen" = "rechnungen" = "RECHNUNGEN") - Nicht existierende Profile werden übersprungen (mit Warnung in der Konsole) - Inaktive Profile werden ebenfalls übersprungen (Active-Flag hat Vorrang) - Ohne Profilangabe werden alle aktiven Profile verarbeitet (Standardverhalten)

Konsolen-Ausgabe:

[08:00:00] Profiles filter: Rechnungen, Archiv

oder bei allen Profilen:

[08:00:00] Processing all active profiles

Kombinationen

Exit-Codes

37.2 Headless-Modus / Dienst-Betrieb

Im Headless-Modus läuft der PDFProcessor ohne Abhängigkeit von der GUI-Anwendung. Dies ist ideal für den Server-Betrieb oder die Ausführung als Windows-Dienst.

Einsatzszenarien

Installation als Windows-Dienst

Tipp - Einrichtung direkt im Programm: Der Dienst lässt sich am einfachsten über die Programmoberfläche einrichten: Menü > Optionen > Windows-Dienst > "Dienst einrichten...". Dabei werden Programmpfad, Autostart, Neustartversuche nach einem Absturz und das Anmelde-Recht "Als Dienst anmelden" automatisch korrekt gesetzt (eine Administrator-Bestätigung). Die folgenden Abschnitte beschreiben den manuellen Weg über die Befehlszeile.

Dienst-Konto (wichtig!)

Der Dienst muss unter demselben Windows-Benutzerkonto laufen, unter dem Sie auch die Programmoberfläche öffnen — nicht unter Lokales Systemkonto (SYSTEM) und nicht unter einem separaten Service-Konto.

Grund: Die Kommunikation zwischen Oberfläche und Dienst (Heartbeat-Signal, Statusmeldungen, Aktions-Trigger) läuft über die Benutzer-Registry (HKEY_CURRENT_USER) sowie den Benutzer-AppData-Ordner. Beide sind pro Windows-Konto separat. Läuft der Dienst unter SYSTEM, schreibt er seine Signale in einen Hive, den die Oberfläche nicht sehen kann. Die Oberfläche zeigt dann "Externer Prozessor nicht aktiv", obwohl der Dienst korrekt läuft.

Konto nach der Installation umstellen:

1. services.msc öffnen, den PDFProcessor-Dienst suchen → Rechtsklick → Eigenschaften
2. Tab Anmelden → Dieses Konto wählen → Ihr Windows-Benutzerkonto mit Passwort eintragen
3. Dienst beenden und neu starten

Danach sollte die Oberfläche den Dienst als aktiv erkennen.

Zusätzlich ist das Benutzerkonto für den Zugriff auf Netzlaufwerke nötig — das SYSTEM-Konto hat typischerweise keine Netzwerkberechtigungen.

Netzlaufwerke im Dienstbetrieb

Ein Windows-Dienst sieht die Netzlaufwerke nicht, die Sie in Ihrer Windows-Anmeldung verbunden haben - auch dann nicht, wenn er unter demselben Konto läuft. Einen Pfad wie Y:\Belege erreicht er nur, wenn das Programm weiß, zu welcher Freigabe der Laufwerksbuchstabe gehört. Das Programmfenster merkt sich diese Zuordnung für die Netzlaufwerke Ihrer Anmeldung, und der Dienst unter demselben Konto verwendet sie.

Fehlt die Zuordnung - typisch nach dem Import von Profilen eines anderen Rechners oder bei einem Dienst unter einem anderen Konto -, scheitern die Aufgaben mit einer Meldung wie "Could not find a part of the path ..." (ein Teil des Pfades wurde nicht gefunden). Das Programm ergänzt die Meldung dann um einen Hinweis.

• Empfohlen: Tragen Sie in den Profilen den Netzwerkpfad der Freigabe ein, zum Beispiel \\Server\Freigabe\Belege - oder den lokalen Pfad, wenn der Ordner auf dem Rechner selbst liegt.
• Ohne Änderung der Profile: Verbinden Sie das Laufwerk unter dem Konto des Dienstes (mit "Verbindung bei Anmeldung wiederherstellen") und öffnen Sie danach einmal das Programmfenster unter diesem Konto.
• Beim Speichern eines Profils und nach dem Import nennt das Programm die Ordner, die der Dienst nicht auflösen kann. Die Sicherung für die Support-Unterstützung (Abschnitt 2.6.4) enthält dazu die gespeicherte Zuordnung und die Laufwerke Ihrer Anmeldung.
• Dateien, die in der Zwischenzeit nicht verarbeitet wurden, können Sie anschließend nachholen (Abschnitt 37.4).

Mit SC (Windows Service Control) — empfohlen

PDFProcessor erkennt automatisch, wenn es vom Service Control Manager gestartet wird. Der Parameter -s ist optional:

# Dienst erstellen (automatische Erkennung)
sc create PDFProcessor binPath= "\"C:\Program Files\Automatic PDF Processor\PDFProcessor.exe\""

# Alternativ: Dienst erstellen mit explizitem Service-Parameter
sc create PDFProcessor binPath= "\"C:\Program Files\Automatic PDF Processor\PDFProcessor.exe\" -s"

# Starttyp auf "Automatisch (Verzögerter Start)" setzen
# (empfohlen: Bei einem Dienstkonto aus einer Domäne ist das Netzwerk direkt nach dem
# Hochfahren oft noch nicht bereit - der verzögerte Start vermeidet den Anmeldefehler 1069)
sc config PDFProcessor start= delayed-auto

# Empfohlen: Automatische Neustartversuche nach einem Absturz des Dienstprozesses einrichten
# (greift nur, wenn sich der laufende Dienstprozess unerwartet beendet - nicht bei
# Startfehlern wie dem Anmeldefehler 1069)
sc failure PDFProcessor reset= 86400 actions= restart/60000/restart/60000/restart/60000

# Dienst starten
sc start PDFProcessor

# Dienst stoppen
sc stop PDFProcessor

# Dienst entfernen
sc delete PDFProcessor

Wichtig: Nach jedem Gleichheitszeichen (z. B. binPath= "...") muss ein Leerzeichen stehen. Pfade mit Leerzeichen (wie "Program Files") müssen zusätzlich in maskierte innere Anführungszeichen (\"...\") gesetzt werden - andernfalls meldet der Dienststart später den Fehler "Das System kann die angegebene Datei nicht finden".

Mit NSSM (Non-Sucking Service Manager)

NSSM verwaltet den Prozess extern und benötigt daher den Headless-Modus (--headless):

# Dienst installieren
nssm install PDFProcessor "C:\...\PDFProcessor.exe" --headless

# Dienst starten
nssm start PDFProcessor

# Dienst stoppen
nssm stop PDFProcessor

# Dienst entfernen
nssm remove PDFProcessor

Unterschied: --service vs. --headless

Hinweis: Wenn PDFProcessor vom Service Control Manager gestartet wird, erkennt es dies automatisch — auch ohne den -s Parameter. Der Parameter dient als explizite Absicherung.

Diagnose

Bei Problemen mit dem Windows-Dienst wird automatisch eine Diagnose-Datei erstellt:

• Datei: ServiceDiagnostics.log im Anwendungsdatenordner des Kontos, unter dem der Dienst läuft (%APPDATA%\Automatic PDF Processor 2)
• Inhalt: Startmeldungen, Fehlermeldungen, Modus-Erkennung

Geplante Aufgabe einrichten

Für regelmäßige Verarbeitungen ohne Dauerbetrieb:

1. Aufgabenplanung öffnen (taskschd.msc)
2. Neue Aufgabe erstellen
3. Aktion: Programm starten → PDFProcessor.exe -r
4. Trigger: Nach Bedarf (z.B. stündlich, täglich)

# Beispiel: Tägliche Verarbeitung um 8:00 Uhr (alle aktiven Profile)
schtasks /create /sc daily /tn "PDFProcessor" /tr "\"C:\...\PDFProcessor.exe\" -r" /st 08:00

# Beispiel: Tägliche Rechnungsverarbeitung um 9:00 Uhr (nur bestimmtes Profil)
schtasks /create /sc daily /tn "PDF Rechnungen" /tr "\"C:\...\PDFProcessor.exe\" -h -r -p \"Rechnungen Import\"" /st 09:00

# Beispiel: Nächtliche Archivierung um 2:00 Uhr (mehrere Profile)
schtasks /create /sc daily /tn "PDF Nachtarchiv" /tr "\"C:\...\PDFProcessor.exe\" -h -r --profiles [Archiv,Backup,Bereinigung]" /st 02:00

Tipp: Mit verschiedenen geplanten Aufgaben für unterschiedliche Profile können Sie flexible Verarbeitungsszenarien einrichten - z.B. Rechnungen tagsüber stündlich, Archivierung nachts einmal täglich.

Konsolen-Ausgaben

Im Headless-Modus gibt der Prozessor Statusinformationen aus:

[08:00:00] Automatic PDF Processor 2.0.0 started
[08:00:00] Version: 2.0.0
[08:00:00] License: VALID
[08:00:00] Mode: Headless + RunOnce + Profiles: [Rechnungen, Archiv]
[08:00:00] Profiles filter: Rechnungen, Archiv
[08:00:00] Culture: de-DE
[08:00:00] AppData: C:\Users\...\AppData\...

Konfiguration

Der Headless-Modus verwendet dieselbe Konfiguration wie die GUI-Anwendung: - Konfigurationspfad: %APPDATA%\Automatic PDF Processor 2\ - Profile: Profiles.json - Optionen: Options.json

Hinweis: Bei zentraler Profilverwaltung wird der in den Optionen konfigurierte Pfad verwendet.

37.3 Verarbeitungszeiten-Diagnose

Das Diagnose-Fenster bietet einen Überblick über Verarbeitungszeiten und Programmaktivität.

Aufrufen: Schaltfläche Menü → Weiteres → Verarbeitungszeiten-Diagnose...

Registerkarte: Laufzeiten

Zeigt die Programmaktivität der letzten 7 Tage.

Registerkarte: Globale Verarbeitungszeiten

Zeigt die in den Programmoptionen konfigurierten globalen Zeitfenster: - Aktive Wochentage - Verarbeitungszeitraum (Von/Bis) - Nächster geplanter Zeitpunkt

Registerkarte: Profilspezifische Verarbeitungszeiten

Listet alle Profile auf, die eigene Verarbeitungszeiten verwenden:

Registerkarte: Wartende Dateien

Zeigt Dateien, die auf ihr Zeitfenster warten:

37.4 Nachholverarbeitung (Nachholen)

Die Funktion "Nachholen" ermöglicht es, ein oder mehrere Profile auf alle PDF-Dateien eines bestimmten Zeitraums anzuwenden.

Funktionsweise

1. Profile auswählen: Markieren Sie die gewünschten Profile in der Profilliste (Mehrfachauswahl mit Strg+Klick oder Umschalt+Klick möglich)
2. Nachholen starten: Klicken Sie auf Nachholen in der Werkzeugleiste oberhalb der Profilliste
3. Zeitraum festlegen: Bei Bedarf können Sie den Zeitraum einschränken (Von/Bis)
4. Verarbeitung: Die ausgewählten Profile werden auf alle PDF-Dateien in ihren überwachten Ordnern angewendet

Optionen im Dialog

Anwendungsfälle

• Historische Daten: Altbestand in ein neues Archiv migrieren
• Fehlerkorrektur: Nach Profilanpassung Dateien erneut verarbeiten
• Manuelle Trigger: Dateien aus einem anderen Quellordner verarbeiten
• Test: Neue Profile mit bestehenden Dateien testen

37.5 Wiederholungen bei Fehlern (Retry)

Das Retry-System ermöglicht die automatische Wiederholung fehlgeschlagener Verarbeitungen.

Konfiguration (pro Profil)

Die Retry-Einstellungen finden Sie in den Profileinstellungen auf der Seite Erweitert unter Wiederholungen bei Fehlern (Abschnitt 8.3.2).

Intervallberechnung

Die Versuche werden gleichmäßig über den Zeitraum verteilt:

Zeitraum-Optionen

Ablauf

1. Fehler bei Verarbeitung → Datei wird in die Retry-Liste aufgenommen
2. Wartezeit → System wartet das berechnete Intervall ab
3. Wiederholung → Verarbeitung wird erneut versucht. Dabei laufen nur die Aufgaben, die noch ausstanden; bereits erfolgreich erledigte Aufgaben (etwa ein Versand) werden nicht noch einmal ausgeführt, auch wenn das Profil inzwischen geändert wurde
4. Bei Erfolg → Datei wird aus der Retry-Liste entfernt
5. Bei erneutem Fehler → Nächster Versuch nach weiterem Intervall

Automatische Bereinigung

• 7-Tage-Regel: Einträge, deren letzter Fehler mehr als 7 Tage zurückliegt, werden automatisch entfernt
• Maximale Versuche: Nach Erreichen der maximalen Versuche wird keine weitere Wiederholung durchgeführt
• Datei nicht mehr vorhanden: Fehlt die Datei einer Wiederholung, entfernt das Programm den Eintrag. Ist nur ihr Ordner vorübergehend nicht erreichbar, etwa bei einem NAS-Ausfall, bleibt der Eintrag erhalten
• Gelöschtes Profil: Wiederholungen eines gelöschten Profils entfernt das Programm und vermerkt das im Diagnoseprotokoll
• Erneute Verarbeitung: Wird die Datei vor dem nächsten Versuch erneut verarbeitet - mit "Datei noch einmal verarbeiten" im Log oder beim Nachholen -, entfällt ihre offene Wiederholung, denn diese Verarbeitung führt alle Aufgaben des Profils aus. Scheitert sie, beginnt eine neue Wiederholung
• Unlesbare Einträge: Lässt sich eine Wiederholungsdatei nicht lesen, legt das Programm sie im Unterordner "Unreadable" des Ordners "RetryInfos" bei den Anwendungsdaten ab und vermerkt das im Diagnoseprotokoll

Retry-Status im Protokoll

Fehler mit aktiver Retry-Funktion zeigen zusätzliche Informationen:

Anwendungsfälle

Beispiel

Konfiguration: - Maximale Versuche: 3 - Zeitraum: 1 Stunde

Ablauf bei Fehler um 10:00: 1. Erster Fehler: 10:00 2. Zweiter Versuch: 10:20 3. Dritter Versuch: 10:40 4. Finaler Versuch: 11:00

Nach dem finalen Versuch wird die Datei als "fehlgeschlagen" markiert und erscheint im Protokoll unter "Erfolglose Wiederholungen".

Benachrichtigung bei erschöpften Versuchen

In den Profil-Benachrichtigungseinstellungen können Sie eine E-Mail-Benachrichtigung aktivieren, wenn alle Wiederholungsversuche fehlgeschlagen sind.

37.6 Tipps und Hinweise

Dienst-Betrieb

• Dienst-Konto: Der Dienst muss unter demselben Benutzerkonto wie die Oberfläche laufen, sonst erscheint "Externer Prozessor nicht aktiv". Siehe Abschnitt 37.2 → Dienst-Konto (wichtig!).
• Protokollierung: Im Headless- und Dienst-Modus werden Fehler in die Konsole und das Error-Log geschrieben. Zusätzlich entsteht ServiceDiagnostics.log im Anwendungsdatenordner.
• Konfigurationsänderungen: Änderungen an Profilen werden automatisch übernommen.

Retry-Strategie

• Temporäre Fehler: Kurze Intervalle (Minuten) für Netzwerkprobleme, Drucker-Verfügbarkeit
• Externe Abhängigkeiten: Längere Intervalle (Stunden) für externe Systeme, die möglicherweise gewartet werden
• Nicht zu viele Versuche: Zu viele Wiederholungen können das System belasten

Nachholverarbeitung

• Mehrere Profile: Sie können mehrere Profile gleichzeitig auswählen, um diese gemeinsam auf einen Zeitraum anzuwenden
• Filter beachten: Nur Dateien, die den Profilfiltern entsprechen, werden verarbeitet
• Große Zeiträume: Bei sehr großen Zeiträumen kann die Verarbeitung länger dauern

37.7 Mehrere Benutzer auf einem Rechner (Terminalserver)

Auf einem Terminalserver oder einem anderen Rechner mit mehreren Benutzern arbeitet jedes Benutzerkonto mit eigenen Profilen, Einstellungen und eigenem Lizenzeintrag. Seit Version 2.11.1 verarbeiten mehrere Benutzerkonten auch gleichzeitig.

• Eine Verarbeitung je Benutzerkonto: Ist das Programm unter demselben Konto in einer zweiten Sitzung geöffnet oder läuft die Verarbeitung als Windows-Dienst unter diesem Konto, startet das Programm keine zweite Verarbeitung. Die Statusleiste zeigt dann "Verarbeitung läuft in einer anderen Windows-Sitzung oder im Dienst".
• Jeden Ordner verarbeitet nur ein Konto: So wird keine Datei doppelt verarbeitet. Das Konto, das einen Ordner zuerst verarbeitet, behält ihn; das andere übergeht ihn und zeigt unter der Profilliste den Hinweis "... wird von einem anderen Benutzerkonto dieses Rechners verarbeitet". Überwacht ein Konto einen Ordner samt Unterordnern und ein anderes einen dieser Unterordner, gehört der Unterordner dem Konto, das ihn selbst überwacht.
• Nachholen: Auch beim Nachholen übergeht das Programm Ordner, die ein anderes Konto verarbeitet.
• Dieselben Ordner für mehrere Benutzer: Sollen die Dateien derselben Ordner für mehrere Benutzer verarbeitet werden, richten Sie die Profile in einem Benutzerkonto ein oder verwenden Sie den Windows-Dienst (Abschnitt 37.2).
• Grenzen: Zwischen verschiedenen Rechnern ist diese Abstimmung nicht möglich - ein überwachter Ordner sollte immer nur von einer Installation verarbeitet werden. Derselbe Ordner unter verschiedenen Netzwerknamen, etwa Servername und IP-Adresse, gilt als verschieden.

37.8 Datenschutz: gespeicherte Daten und Verbindungen

Diese Übersicht hilft bei der datenschutzrechtlichen Bewertung des Programms. Automatic PDF Processor ist eine lokal installierte Windows-Anwendung. Die Verarbeitung findet auf dem Rechner statt, auf dem das Programm läuft, und an den Zielen, die Sie in den Profilen festlegen, zum Beispiel Ordner, Drucker, E-Mail-Empfänger oder Datenbanken. Das Programm sendet weder Inhalte Ihrer Dateien noch Fehlerberichte an uns; welche Verbindungen es zu unseren Servern aufbaut, steht unten unter "Verbindungen". Texterkennung und Barcode-Erkennung laufen auf dem Rechner selbst.

Speicherorte

Alle Daten liegen im Benutzerprofil des Windows-Kontos, unter dem das Programm läuft - beim Betrieb als Windows-Dienst im Profil des Dienstkontos.

Gespeicherte Daten und Fristen

Welche personenbezogenen Daten anfallen, hängt von Ihren Dokumenten und Profilen ab.

Kennwörter: Kennwörter für E-Mail-Konten und PDF-Dateien speichert das Programm verschlüsselt, ebenso Kennwort und Verbindungszeichenfolge der Aufgabe "In Datenbank speichern". Mit der Option "Passwörter im Windows-Tresor speichern" (Abschnitt 36.2) liegen die Kennwörter der Programmoptionen stattdessen im Windows-Tresor Ihres Benutzerkontos. Ihr Kennwort für Microsoft 365 (Exchange Online) kennt das Programm nicht: Sie melden sich im Browser direkt bei Microsoft an, gespeichert wird nur die Anmeldung für den späteren Versand.

Sicherungen, Support-Sicherung und Fehlerbericht

• Automatische Sicherungen (Abschnitt 36.9; Standard alle 4 Stunden, die letzten 50 bleiben erhalten) enthalten die Konfiguration, die Protokolle, die Liste bereits verarbeiteter Dateien, Wiederholungen und E-Mail-Entwürfe, nicht aber das Log und die Kennwörter im Windows-Tresor. Es sind ZIP-Dateien - legen Sie sie an einem geschützten Ort ab.
• Die Sicherung für die Support-Unterstützung (Abschnitt 2.6.4) entsteht nur, wenn Sie sie selbst erstellen. Kennwörter, Kontonamen und Lizenzdateien entfernt das Programm dabei aus Optionen und Profilen. Sie enthält zusätzlich eine Übersicht der Profile, auf Wunsch mit einem Probelauf der Beispieldateien, und einen Auszug des Logs der letzten 14 Tage. Gespeicherte E-Mail-Entwürfe sind nicht enthalten.
• Einen Fehlerbericht (Textdatei auf dem Desktop, Abschnitt 2.6.1) legt das Programm auf Anforderung an und nach einem unerwarteten Programmfehler. Er enthält die Programmversionen und die Fehlermeldungen.
• Nichts davon wird automatisch an uns gesendet. Wir erhalten Daten nur, wenn Sie sie uns zusenden, etwa zu einer Supportanfrage.

Verbindungen

Wie bei jedem Abruf einer Webseite fallen bei unseren Servern die üblichen Verbindungsdaten an; Einzelheiten nennt unsere Datenschutzerklärung (www.gillmeister-software.de/datenschutz.aspx). Online-Hilfe, Bestellung und Downloads öffnen sich nur auf Klick im Browser.

Zugriff

Auf die lokalen Daten haben der Windows-Benutzer, unter dem das Programm läuft, und die Administratoren des Rechners Zugriff; das Programm hat keine eigene Benutzerverwaltung. Wer Dateien und Nachrichten erhält, legen Sie in den Profilen fest. Wir als Hersteller haben keinen Zugriff auf Ihre Daten.