36 Programmoptionen
36.1 Übersicht
Die Programmoptionen enthalten zentrale Einstellungen, die für alle Profile gelten. Hier konfigurieren Sie das E-Mail-Konto zum Versenden, Verarbeitungszeiten, Backup-Einstellungen und weitere programmweite Funktionen.
Aufrufen: Schaltfläche Menü → Optionen...
36.2 Allgemein
Sprache
Wählen Sie die Programmsprache: - Deutsch (Standard) - English
Die Änderung wird nach einem Neustart des Programms wirksam.
Autostart
| Option |
Beschreibung |
| Mit Windows starten |
Das Programm wird automatisch beim Windows-Start ausgeführt |
| In den Infobereich starten |
Das Programm startet minimiert im Infobereich (System Tray) |
Verhalten bei Minimieren/Schließen
| Option |
Beschreibung |
| In den Infobereich minimieren |
Beim Minimieren wird das Programm in den Infobereich verschoben |
| Beim Schließen in den Infobereich |
Der Schließen-Button minimiert das Programm statt es zu beenden |
Zentral verwaltete Profildatei
Für Unternehmensumgebungen können Sie eine zentral verwaltete Profildatei angeben, die von allen Arbeitsplätzen gelesen wird.
| Option |
Beschreibung |
| Profildatei |
Pfad zur zentralen Profiles.json |
| Bearbeitung erlauben |
Wenn deaktiviert, können Profile nur gelesen, nicht geändert werden |
| Im Admin-Modus die automatische Anwendung von Profilen unterdrücken |
Dieser Rechner prüft und verarbeitet neue Dateien nicht von selbst, solange die Bearbeitung der zentralen Datei erlaubt ist (Admin-Modus) - zum Beispiel, weil ein Server dieselben Ordner verarbeitet. Nachholen und Berichte bleiben möglich; die Statusleiste zeigt "Automatische Verarbeitung im Admin-Modus ausgesetzt". |
Neue zentrale Profildatei anlegen: Am einfachsten über die Schaltfläche "Eigene Profildatei als zentral verwaltete Profildatei bereitstellen...". Tragen Sie stattdessen im Admin-Modus einen Pfad ein, unter dem es noch keine Datei gibt, fragt das Programm nach dem Schließen der Optionen, ob es die Datei mit den Profilen dieses Rechners anlegen soll.
Datei nicht erreichbar: Ist die zentral verwaltete Profildatei nicht erreichbar, zum Beispiel weil ein Netzlaufwerk beim Programmstart noch nicht verbunden ist, arbeitet das Programm mit den Profilen weiter, die auf diesem Rechner zuletzt geladen oder gespeichert wurden. Unter der Profilliste erscheint der Hinweis "Zentral verwaltete Profildatei nicht erreichbar".
- Solange der Hinweis steht, lassen sich Profile auch im Admin-Modus nicht bearbeiten, und die zentrale Datei wird nicht geschrieben. Aktivieren und Deaktivieren bleibt möglich.
- Das Programm prüft regelmäßig, ob die Datei wieder erreichbar ist, und lädt sie dann von selbst. Ein Klick auf den Hinweis prüft sofort.
- Fehlt nur die Datei, ihr Ordner ist aber erreichbar, bietet der Klick im Admin-Modus an, die Datei aus den angezeigten Profilen neu anzulegen.
- Ist die Datei vorhanden, lässt sich aber nicht lesen, lautet der Hinweis "Zentral verwaltete Profildatei nicht lesbar". Ursache ist meist eine beschädigte Datei oder eine Datei, die eine neuere Version des Programms gespeichert hat. Nutzen mehrere Rechner dieselbe Datei, aktualisieren Sie das Programm deshalb auf allen Rechnern.
Mehrere Rechner mit Bearbeitungsrecht: Ändert ein anderer Rechner die zentrale Datei, während das Programm hier läuft, gehen dessen Änderungen beim Speichern nicht verloren. Das Programm vergleicht die Profile einzeln:
- Hat nur einer der Rechner Profile geändert, gilt dessen Stand ohne Rückfrage. Aktivieren, Deaktivieren und Sortieren zählen nicht als Änderung, denn sie gelten je Rechner.
- Haben beide Rechner Profile geändert, fragt das Programm, ob die Änderungen zusammengeführt werden sollen, und nennt die betroffenen Profile. Wurde dasselbe Profil auf beiden Rechnern geändert, gilt beim Zusammenführen die Fassung dieses Rechners.
- Vor dem Bearbeiten eines Profils lädt das Programm die zentrale Datei neu, wenn sie inzwischen anderswo geändert wurde.
Datei beim Speichern nicht erreichbar: Ist die zentrale Datei im Admin-Modus beim Speichern nicht erreichbar, bleiben die Änderungen zunächst nur auf diesem Rechner gespeichert. Unter der Profilliste erscheint der Hinweis "Änderungen an den Profilen stehen noch nicht in der zentral verwalteten Profildatei". Sobald die Datei wieder erreichbar ist, übernimmt das Programm die Änderungen von selbst; ein Klick auf den Hinweis versucht es sofort. Wird das Programm vorher beendet, bietet es die Änderungen beim nächsten Start an. Bis die Änderungen übernommen sind, arbeiten die anderen Rechner mit dem bisherigen Stand der zentralen Datei.
Wechsel von Version 1: Alle Rechner, die dieselbe zentral verwaltete Profildatei nutzen, sollten dieselbe Hauptversion des Programms verwenden. Liegt die Datei noch im Format von Version 1 vor, wandelt Version 2 die Profile beim Laden um; die Datei selbst bleibt dabei unverändert. Erst wenn ein Rechner mit erlaubter Bearbeitung die Profile speichert, schreibt Version 2 die Datei im eigenen Format. Version 1 kann dieses Format nicht lesen und zeigt die Profile dann ohne Aufgaben. Vor dem ersten Speichern legt das Programm deshalb eine Kopie der bisherigen Datei mit dem Zusatz "(Version 1)" im selben Ordner ab und weist im Hauptfenster darauf hin. Stellen Sie zuerst alle Rechner auf Version 2 um, bevor Sie Profile ändern.
Passwortspeicherung
Mit "Passwörter im Windows-Tresor speichern" legt das Programm die Passwörter der Programmoptionen in der Windows-Anmeldeinformationsverwaltung (Windows-Tresor) Ihres Benutzerkontos ab statt verschlüsselt in den Programmoptionen. Das betrifft die Kennwörter der beiden E-Mail-Konten (Benachrichtigungen und Dateiversand) und ihrer S/MIME-Zertifikatsdateien sowie die globale Passwortliste. Passwörter in Profilen und in den eigenen Sendeeinstellungen einer E-Mail-Aufgabe bleiben verschlüsselt im Profil.
Die Passwörter wechseln beim Speichern der Programmoptionen den Ort: nach dem Einschalten in den Windows-Tresor, nach dem Ausschalten zurück in die Programmoptionen. Das Programm meldet, wie viele Passwörter es verlegt hat.
Bitte beachten Sie:
- Der Windows-Tresor gehört zu Ihrem Benutzerkonto auf diesem Rechner. Sicherungen enthalten die Passwörter deshalb nicht: Nach einem Umzug auf einen anderen Rechner oder in ein anderes Benutzerkonto - auch nach der Wiederherstellung einer Sicherung dort - geben Sie sie in den Programmoptionen neu ein.
- Ein Windows-Dienst erreicht die Passwörter nur, wenn er unter Ihrem Benutzerkonto läuft (empfohlen, siehe Abschnitt 37.2). Läuft er unter einem anderen Konto, weist das Programm darauf hin, sobald es Passwörter in den Windows-Tresor legt.
- Fehlt ein Passwort im Windows-Tresor, zum Beispiel weil es dort gelöscht wurde, ist sein Feld in den Programmoptionen leer und zeigt den Hinweis "Neu eingeben". Geben Sie das Passwort dort neu ein; beim Speichern nennt das Programm die Passwörter, die noch fehlen. Lassen Sie das Feld leer, ändert sich nichts. Bis das Passwort neu eingegeben ist, bricht der Versand mit einer Meldung ab, die das betroffene Konto nennt.
- E-Mail-Entwürfe, die Sie vor dem Ausschalten der Option gespeichert haben, lassen sich weiterhin senden. Sie verwenden dann das Kennwort, das in den Programmoptionen für das Konto eingetragen ist.
Arbeitsverzeichnis
Legt fest, wo das Programm seine temporären Dateien ablegt - etwa Zwischenkopien bei der Verarbeitung sehr großer PDF-Dateien, Teil-Dateien beim Aufteilen oder Zwischenstände beim Zusammenführen. Bleibt das Feld leer, wird ein Standardordner im Benutzerprofil verwendet.
Die Angabe eines eigenen Verzeichnisses ist vor allem dann sinnvoll, wenn das Systemlaufwerk wenig freien Speicherplatz hat: Bei großen Dokumenten kann vorübergehend Platz in der Größenordnung der Dateigröße benötigt werden. Wählen Sie in diesem Fall einen Ordner auf einem Laufwerk mit ausreichend Platz.
Hinweis: Ist das angegebene Verzeichnis zur Laufzeit nicht erreichbar (z. B. ein getrenntes Netzlaufwerk), verwendet das Programm automatisch wieder den Standardordner und vermerkt dies im Diagnoseprotokoll.
36.3 Verarbeitung
Prüfintervall
Legen Sie fest, wie oft das Programm die überwachten Ordner auf neue Dateien prüft.
| Einstellung |
Standard |
| Sekunden zwischen Prüfungen |
120 (2 Minuten) |
Hinweis: Ein kürzeres Intervall führt zu schnellerer Verarbeitung, erhöht aber die Systemlast.
Pause zwischen Verarbeitungen
Optional können Sie eine Pause zwischen der Verarbeitung einzelner Dateien festlegen. Dies ist nützlich bei externen Systemen, die Zeit für die Synchronisation benötigen.
Verarbeitungszeitraum einschränken
Beschränken Sie die Verarbeitung auf bestimmte Zeiten:
| Einstellung |
Beschreibung |
| Wochentage |
Nur an ausgewählten Tagen verarbeiten |
| Von/Bis |
Zeitraum für die Verarbeitung (z.B. 09:00-17:00) |
Anwendungsfall: Verarbeitung nur während der Geschäftszeiten, um beispielsweise nur bei Anwesenheit von Personal zu drucken.
Profile mit eigenen Verarbeitungszeiten (Abschnitt 8.3.1) sind ausgenommen: Für sie gelten nur ihre eigenen Zeiten, auch außerhalb dieses Zeitraums. Gibt es solche Profile, prüft das Programm außerhalb des Zeitraums nur sie, und die Statusleiste zählt weiter bis zur nächsten Prüfung herunter. Wiederholungen bei Fehlern laufen nur innerhalb des Zeitraums.
Fehlerbehandlung
Bei Fehlern benachrichtigen
Aktivieren Sie diese Option, um bei Verarbeitungsfehlern automatisch eine E-Mail zu erhalten.
| Einstellung |
Beschreibung |
| Empfänger |
E-Mail-Adressen für Fehlerbenachrichtigungen (kommagetrennt) |
Dateien bei Fehlern verschieben
| Einstellung |
Beschreibung |
| Dateien mit Fehlern verschieben |
Dateien, die nicht verarbeitet werden konnten, in einen separaten Ordner verschieben. Greift nur, wenn kein Profil die Datei erfolgreich verarbeitet hat; eine von einem Profil bereits abgelegte Datei bleibt an ihrem Ort |
| Zielordner |
Pfad zum Fehler-Ordner |
Dateien ohne Text
Optionen für PDFs, die keinen extrahierbaren Text enthalten:
| Option |
Beschreibung |
| Verschieben |
In einen separaten Ordner verschieben |
| Per E-Mail senden |
An die angegebenen Empfänger senden |
| Ignorieren |
Diese Dateien von der Verarbeitung ausschließen |
Dateien ohne Filter-Treffer
| Option |
Beschreibung |
| Verschieben |
Dateien, die keinem Profil-Filter entsprechen, in einen Ordner verschieben |
| Zielordner |
Pfad zum Ordner für nicht zugeordnete Dateien |
Dateien ohne Profil-Treffer
| Option |
Beschreibung |
| Nachricht senden, wenn eine Datei keinem Profil zugeordnet werden konnte |
Sendet einmal je Datei eine E-Mail an die angegebenen Empfänger, wenn kein Profil gegriffen hat. Die Nachricht nennt je Profil den Grund aus dem Verarbeitungsprotokoll (Reiter "Kein Treffer"). Nicht beim Nachholen und nicht, solange ein Profil die Datei zurückgestellt hat. |
Hinweis: Bis Version 2.9.8 war diese Meldung je Profil unter "Im Anschluss" einstellbar; dabei schickte jedes Profil mit gesetztem Haken eine eigene E-Mail für dieselbe Datei. Beim ersten Start nach dem Update werden Haken und Empfänger aller Profile einmalig in diese Option übernommen.
Profile auf regelmäßige Verarbeitung prüfen
Warnt, wenn ein aktives Profil längere Zeit keine Datei regulär verarbeitet hat - etwa weil sich Dateiname oder Inhalt monatlicher Rechnungen geändert haben und die Filterkriterien nicht mehr greifen. Nachholverarbeitungen zählen nicht; Profile ohne bisherige Verarbeitung zählen ab ihrem Startdatum.
| Einstellung |
Standard |
Beschreibung |
| Frist ohne reguläre Verarbeitung |
45 Tage |
Ab so vielen Tagen ohne Treffer gilt ein aktives Profil als überfällig; beim Nachholen getroffene Dateien zählen mit ihrem Eingangsdatum |
| Überfällige Profile in der Profilliste und im Hauptfenster hervorheben |
an |
Warnzeichen in der Spalte "Letzte Anwendung (regulär)" und Hinweisbalken unter der Profilliste |
| Nachricht per E-Mail senden |
aus |
Eine E-Mail an die angegebenen Empfänger mit allen überfälligen Profilen (die am längsten überfälligen zuerst, höchstens 25 einzeln genannt); die Meldung wiederholt sich je Profil erst nach einer weiteren Frist; nach Reaktivierung, Import oder kritischer Änderung eines Profils wartet sie 15 Minuten, damit Sie zuerst nachholen können |
Je Profil lässt sich die Frist unter Erweitert > Warnung bei ausbleibender Verarbeitung abweichend einstellen (eigene Frist oder keine Warnung); eine profileigene E-Mail steht unter Im Anschluss bei den Statusmeldungen und ersetzt für dieses Profil die zentralen Empfänger.
Erweiterte Einstellungen
| Option |
Standard |
Beschreibung |
| Verschobene Dateien als bekannt behandeln |
Ja |
Dateien, die vom Programm verschoben wurden, werden bei erneutem Erscheinen am Ursprungsort nicht erneut verarbeitet |
| ML für Barcode-Erkennung aktivieren |
Ja |
Maschinelles Lernen (lokal) für verbesserte Barcode-Erkennung |
| Bereits verarbeitete Dateien merken |
Ja |
Speichert Prüfsummen verarbeiteter Dateien zur Vermeidung von Mehrfachverarbeitungen. Beim Deaktivieren erscheint eine Sicherheitsabfrage mit Hinweis auf die Konsequenzen (siehe Hinweis unten) |
| Prüfsummen-Aufbewahrung (Tage) |
90 |
Wie lange Datei-Prüfsummen gespeichert werden (0 = unbegrenzt); abgelaufene werden beim Start und danach einmal am Tag gelöscht |
| Zeitlimit für die Dateiverarbeitung (Sekunden) |
0 |
Maximale Verarbeitungszeit pro Datei. Bei Überschreitung wird die Datei übersprungen und als Fehler markiert. Die Zeit, in der das Programm eine fehlende OCR-Sprache herunterlädt (Abschnitt 38.6), zählt nicht mit. 0 = deaktiviert. Empfohlen: 120 Sekunden bei großen Batch-Verarbeitungen. |
| Zeitlimit für das Lesen der Metadaten (Sekunden) |
10 |
Maximale Wartezeit beim Lesen der PDF-Metadaten. Bei Überschreitung wird die Datei als nicht lesbar behandelt. 0 = unbegrenzt. |
| Max. Wartezeit bei gesperrten Dateien (Sekunden) |
10 |
Wartezeit bevor eine gesperrte Datei übersprungen wird. Die Datei wird beim nächsten Prüfintervall erneut versucht. |
| Dateigrößen-Stabilität bei neuen Dateien (Sekunden) |
0 |
Prüft, ob sich die Dateigröße für die angegebene Anzahl Sekunden nicht verändert hat, bevor die Verarbeitung beginnt. Nützlich bei Netzlaufwerken, auf denen Dateien noch kopiert werden. 0 = deaktiviert. |
Achtung beim Deaktivieren von "Bereits verarbeitete Dateien merken": Ohne diese Option wird jede Datei in einem überwachten Ordner in jedem Scan-Zyklus erneut verarbeitet — auch wenn sie schon verarbeitet wurde. Bei Profilen ohne Verschieben- oder Löschen-Aufgabe entstehen Endlosschleifen (dieselbe Datei wird immer wieder gedruckt, per E-Mail versandt, kopiert oder umbenannt). Die profilspezifischen Optionen "Wiederkehrende Dateien als neu behandeln" und "Zusätzliche Durchläufe für die Datei" haben keine Wirkung mehr. Diese Option sollte nur deaktiviert werden, wenn alle überwachten Profile die Dateien aktiv aus dem Ordner entfernen.
36.4 Windows-Dienst
Auf dieser Seite verwalten Sie die Betriebsart der Verarbeitung und den Windows-Dienst des Hintergrundprozessors. Der Dienst kann hier direkt aus dem Programm eingerichtet, gestartet, angehalten, korrigiert und entfernt werden - als Alternative zum manuellen Weg über sc.exe (siehe Kapitel "Erweiterte Funktionen").
Betriebsart
| Option |
Standard |
Beschreibung |
| Hintergrundprozessor wird extern verwaltet |
Nein |
Aktivieren Sie diese Option, wenn der Hintergrundprozessor (PDFProcessor.exe) extern gestartet wird, z.B. als Windows-Dienst oder über die Aufgabenplanung. Die Hauptanwendung startet, überwacht und beendet den Hintergrundprozessor dann nicht mehr selbst. Die Kommunikation über IPC (z.B. Sofortprüfung, Berichterstellung) funktioniert weiterhin. |
Hinweis zum externen Prozessor-Modus: Wenn der Hintergrundprozessor extern verwaltet wird, kann er bei automatischen Sicherungen nicht angehalten werden. Einzelne Dateien, auf die der Prozessor gerade zugreift, werden bei der Sicherung übersprungen.
Status des Verarbeitungsdienstes
Die Statusanzeige aktualisiert sich automatisch alle 5 Sekunden, solange die Seite geöffnet ist, und zeigt auf einen Blick:
| Anzeige |
Bedeutung |
| Grün |
Der Dienst läuft und verarbeitet (bzw. ein externer Prozessor ohne Windows-Dienst ist aktiv). |
| Gelb |
Handlungsbedarf möglich: Dienst angehalten, kein Lebenszeichen trotz passendem Konto oder Dienst läuft, obwohl die Option deaktiviert ist (Dienst und Hauptprogramm konkurrieren dann um die Verarbeitung). |
| Rot |
Es verarbeitet niemand: Kein Dienst gefunden, obwohl die Option aktiv ist - oder der Dienst ist fehlerhaft eingerichtet (z.B. falsche Programmdatei). |
Läuft der Dienst unter einem anderen Benutzerkonto als die Oberfläche, wird der Zustand "läuft, aber keine Statusmeldungen" neutral (grau) statt gelb angezeigt: Die Statusmeldungen sind je Benutzerkonto getrennt - der Dienst arbeitet in diesem Fall normal, nur die Anzeige in dieser Sitzung bleibt leer. Eine Hinweiszeile nennt das abweichende Konto.
Zusätzlich werden Dienstname, Status samt Starttyp, Dienstkonto, Programmpfad und der Zeitpunkt der letzten Ordnerprüfung angezeigt. Hinweiszeilen erklären typische Probleme, etwa ein Dienstkonto "Lokales System" (nicht empfohlen) oder ein vom angemeldeten Benutzer abweichendes Konto (dann kommen keine Statusmeldungen an, da diese je Benutzerkonto getrennt sind).
Aktionen
| Schaltfläche |
Beschreibung |
| Dienst einrichten... |
Legt den Windows-Dienst an und startet ihn. Abgefragt werden Dienstname, Dienstkonto und Kennwort; empfohlen ist Ihr eigenes Benutzerkonto. Das Anmelde-Recht "Als Dienst anmelden" wird automatisch vergeben, ebenso der Starttyp "Automatisch (verzögert)" und automatische Neustartversuche nach einem Absturz. (Eine Administrator-Bestätigung) |
| Starten |
Startet einen vorhandenen, angehaltenen Dienst. Steht der Starttyp nicht auf "Automatisch", wird er auf "Automatisch (verzögert)" gesetzt - der verzögerte Start vermeidet Anmeldefehler direkt nach dem Hochfahren, wenn das Netzwerk noch nicht bereit ist. Ein bereits auf "Automatisch" (ohne Verzögerung) eingestellter Dienst bleibt unverändert. |
| Anhalten |
Hält den Dienst an (wartet, bis er tatsächlich beendet ist). |
| Korrigieren |
Repariert einen fehlerhaft eingerichteten Dienst: Der Programmpfad wird auf die richtige Programmdatei umgestellt und der Starttyp auf "Automatisch (verzögert)" gesetzt; Dienstkonto und Kennwort bleiben unverändert. |
| Entfernen |
Hält den Dienst an und entfernt ihn. Anschließend wird angeboten, auch die Option "Externer Prozessor" zu deaktivieren - sonst würde niemand mehr verarbeiten. |
Hinweis: Ist der angemeldete Benutzer kein Administrator, fragt Windows beim Einrichten nach Benutzername und Kennwort eines Administratorkontos; der Dienst wird trotzdem für das im Dialog angegebene Konto eingerichtet. Das Kennwort des Dienstkontos wird dabei nicht über die Befehlszeile übergeben, sondern kurzzeitig verschlüsselt in einer Datei, die nur Sie und die Administratoren dieses Rechners lesen können, und sofort wieder gelöscht.
Anmeldefehler 1069 beim Dienststart
Schlägt der Dienststart mit dem Anmeldefehler 1069 fehl (typische Ursachen: Kennwort des Dienstkontos wurde geändert, Konto ist gesperrt, oder das Recht "Als Dienst anmelden" wurde - etwa durch eine zentrale Gruppenrichtlinie - wieder entzogen), bietet das Programm direkt an, das Kennwort des Dienstkontos neu einzugeben. Dabei wird auch das Anmelde-Recht neu vergeben und der Dienst anschließend gestartet; Dienstname, Konto und Starttyp bleiben unverändert. Ein Entfernen des Dienstes oder ein Neustart des Rechners ist nicht erforderlich.
Hinweis für zentral verwaltete Umgebungen: Wird das Recht "Als Dienst anmelden" über eine Gruppenrichtlinie verwaltet, gehört das Dienstkonto in die zentrale Rechteliste - sonst kehrt der Fehler 1069 nach jeder Richtlinien-Aktualisierung zurück, obwohl die lokale Reparatur zunächst erfolgreich war.
36.5 E-Mail-Konto zum Senden
Konfigurieren Sie das E-Mail-Konto, das für alle E-Mail-Aufgaben und Benachrichtigungen verwendet wird.
Kontotyp
| Typ |
Beschreibung |
| SMTP |
Direkter Versand über einen SMTP-Server |
| Outlook |
Versand über das installierte Microsoft Outlook (classic). Das neue Outlook darf parallel genutzt werden, der Versand läuft aber immer über das klassische Outlook, das dafür mit einem Profil eingerichtet sein muss. Nicht möglich, wenn die Verarbeitung als Windows-Dienst läuft (der Dienst erreicht das Outlook der angemeldeten Sitzung nicht); das Programm weist beim Speichern der Optionen darauf hin. |
| Exchange Online |
Versand über Microsoft 365 / Exchange Online mit moderner Authentifizierung (OAuth 2.0), siehe unten |
SMTP-Einstellungen
| Einstellung |
Beschreibung |
| Server |
Hostname des SMTP-Servers (z.B. smtp.provider.de) |
| Port |
SMTP-Port (üblich: 587 mit STARTTLS, 465 mit Verschlüsselung von Anfang an, 25 unverschlüsselt) |
| Benutzername |
Anmeldename beim SMTP-Server |
| Passwort |
Passwort für die Authentifizierung |
| Absendername |
Name, der als Absender angezeigt wird |
| Absender-E-Mail |
E-Mail-Adresse des Absenders |
Verschlüsselung
| Option |
Beschreibung |
| Automatisch aushandeln (empfohlen) |
Verschlüsselung passend zum Port: auf Port 465 von Anfang an verschlüsselt, sonst per STARTTLS, falls der Server es anbietet |
| Keine |
Unverschlüsselte Verbindung |
| Unmittelbar SSL oder TLS verwenden |
Verschlüsselung von Anfang an (Port 465) |
| Ausschließlich STARTTLS zulassen |
Verbindung unverschlüsselt beginnen und per STARTTLS verschlüsseln; der Server muss STARTTLS anbieten (Port 587) |
| STARTTLS verwenden, falls verfügbar |
STARTTLS verwenden, wenn der Server es anbietet, sonst unverschlüsselt |
Zertifikatsprüfung
| Option |
Standard |
Beschreibung |
| Prüfe, ob das TLS/SSL-Zertifikat zurückgezogen wurde |
Ja |
Prüft die Certificate Revocation List (CRL) des Serverzertifikats |
| SSL/TLS-Zertifikatsfehler ignorieren |
Nein |
Ignoriert Zertifikatsfehler wie selbstsignierte, abgelaufene oder nicht übereinstimmende Zertifikate. Sicherheitshinweis: Verwenden Sie diese Option nur, wenn Sie dem Server vertrauen und die Ursache des Zertifikatsfehlers kennen. |
S/MIME-Signierung
Für digitale Signaturen können Sie ein S/MIME-Zertifikat konfigurieren:
| Quelle |
Beschreibung |
| Windows-Zertifikatspeicher |
Zertifikat aus dem Windows-Speicher auswählen |
| Zertifikatsdatei |
PFX/P12-Datei mit privatem Schlüssel |
Häufige Meldungen beim Verbindungstest
Schlägt der Verbindungstest oder der Versand fehl, zeigt das Programm die Meldung der Verbindung bzw. des Servers und ergänzt zu den häufigsten Ursachen einen Hinweis. Die wichtigsten Fälle:
| Meldung |
Ursache |
Abhilfe |
Cannot determine the frame size or a corrupted frame was received |
Verschlüsselung von Anfang an ("Unmittelbar SSL oder TLS verwenden") auf einem Port, auf dem der Server unverschlüsselt beginnt (587 oder 25) |
Port 465 eintragen oder die Methode "Automatisch aushandeln (empfohlen)" bzw. "Ausschließlich STARTTLS zulassen" wählen |
| Keine Antwort innerhalb der Wartezeit bei Port 465 |
Methode "Keine" oder eine STARTTLS-Methode auf Port 465: Der Server wartet auf die Verschlüsselung, das Programm auf die Begrüßung des Servers |
"Unmittelbar SSL oder TLS verwenden" oder "Automatisch aushandeln (empfohlen)" wählen |
Der angegebene Host ist unbekannt |
Servername falsch geschrieben oder keine Internetverbindung |
Servername so eintragen, wie ihn der Anbieter angibt |
Es konnte keine Verbindung hergestellt werden, da der Zielcomputer die Verbindung verweigerte |
Auf diesem Port nimmt kein Server Verbindungen an, oder eine Firewall blockiert ihn |
Port prüfen (üblich: 587 oder 465), Firewall und Sicherheitssoftware prüfen |
The remote certificate is invalid ... |
Das Zertifikat des Servers kann nicht geprüft werden: Der Servername passt nicht zum Zertifikat (z. B. IP-Adresse statt Name), das Zertifikat ist abgelaufen oder selbst ausgestellt, oder die Prüfung auf zurückgezogene Zertifikate ist hinter einem Proxy nicht möglich |
Servername laut Anbieter eintragen; ggf. "Prüfe, ob das TLS/SSL-Zertifikat zurückgezogen wurde" abschalten; "SSL/TLS-Zertifikatsfehler ignorieren" nur für vertrauenswürdige Server im eigenen Netzwerk |
535 ... authentication failed |
Benutzername oder Passwort abgelehnt |
Vollständige E-Mail-Adresse als Benutzername, Passwort neu eingeben, bei Zwei-Faktor-Authentifizierung ein App-Passwort verwenden, ggf. den SMTP-Zugriff im Postfach freischalten. Für Microsoft-365-Postfächer den Kontotyp "Exchange Online" verwenden |
550 ... Sender address is not allowed |
Die Absender-E-Mail-Adresse gehört nicht zum angemeldeten Postfach; viele Anbieter (z. B. IONOS) erlauben nur Adressen des Postfachs bzw. seiner Domain |
Eine Adresse des Postfachs als Absender-E-Mail-Adresse eintragen |
554 ... Relay access denied |
Versand an fremde Empfänger ohne Anmeldung |
Benutzername und Passwort des Postfachs eintragen |
530 ... Must issue a STARTTLS command first, The SMTP server does not support authentication |
Der Server nimmt die Anmeldung nur über eine verschlüsselte Verbindung an |
"Automatisch aushandeln (empfohlen)" wählen |
552 ... Message size exceeds ... |
Die Nachricht ist dem Server zu groß |
Anhänge verkleinern (z. B. mit der Aufgabe zum Komprimieren, Kapitel 24) oder die zulässige Größe beim Anbieter erfragen |
Outlook-Einstellungen
| Einstellung |
Beschreibung |
| Standardkonto verwenden |
Das in Outlook konfigurierte Standardkonto nutzen |
| Benutzerdefiniertes Konto |
Ein bestimmtes Outlook-Konto über die SMTP-Adresse auswählen |
Exchange Online-Einstellungen
Der Kontotyp "Exchange Online" sendet über Microsoft 365 mit der modernen Authentifizierung (OAuth 2.0). Ein Kennwort wird im Programm nicht gespeichert, und die klassische Anmeldung mit Benutzername und Kennwort, die Microsoft abschaltet, wird nicht verwendet.
| Einstellung |
Beschreibung |
| Absendername |
Name des Absenders |
| Absender-E-Mail |
E-Mail-Adresse des Postfachs, über das versendet wird |
| Zeitlimit |
Zeitlimit für die Verbindung (Standard: 30 Sekunden) |
Anmeldung bei Microsoft: Klicken Sie auf Verbindung testen... und geben Sie eine Empfängeradresse für die Testnachricht an. Der Standardbrowser öffnet die Microsoft-Anmeldung. Melden Sie sich mit dem Konto an, das Zugriff auf das Postfach hat, und bestätigen Sie die angefragte Berechtigung zum Senden von E-Mails. Anschließend geht die Testnachricht hinaus. Die Anmeldung wird im Windows-Benutzerprofil abgelegt (%LOCALAPPDATA%\GillmeisterSoftware\APP\) und von selbst erneuert; eine neue Anmeldung ist nur nötig, wenn sie abläuft, zum Beispiel nach einer Kennwortänderung - das Programm meldet das beim Versand. Gespeicherte Anmeldeinformationen entfernen setzt die Anmeldung zurück.
Abweichendes Konto: Haben Sie sich mit einem anderen Konto angemeldet als der eingetragenen Absender-E-Mail, fragt das Programm nach der Anmeldung, mit welchem Konto es senden soll: mit der Absenderadresse neu anmelden (das Postfach hat ein eigenes Konto, die erste Anmeldung galt der Administratorgenehmigung oder war ein Versehen), angemeldet bleiben und als Absenderadresse senden (freigegebenes Postfach oder weitere Adresse, braucht die Berechtigung "Senden als") oder das angemeldete Konto als Absender-E-Mail übernehmen. Mit Abbrechen wird die Anmeldung verworfen. Unter den Schaltflächen zeigt die Seite, mit welchem Konto Sie angemeldet sind, und weist auf eine Abweichung zur Absender-E-Mail hin.
Bitte beachten Sie:
- Dediziertes oder freigegebenes Postfach: Melden Sie sich direkt mit dem Postfach an, wenn es ein Konto zum Anmelden hat. Sonst melden Sie sich mit einem Konto an, das für das Postfach die Berechtigung "Senden als" besitzt, und tragen die Adresse des Postfachs als Absender-E-Mail ein.
- Authentifiziertes SMTP: In Microsoft 365 muss für das Postfach "Authentifiziertes SMTP" (SMTP AUTH) aktiviert bleiben. Microsoft schaltet nur die Anmeldung mit Benutzername und Kennwort ab; der Versand mit OAuth 2.0 läuft weiterhin über SMTP AUTH.
- Zustimmung im Mandanten: Ist in Ihrem Microsoft-365-Mandanten die Zustimmung durch Benutzer eingeschränkt, muss ein Administrator die Berechtigung für die Anwendung einmalig freigeben. Die Abfrage erscheint beim ersten Anmelden.
- Windows-Dienst: Die Anmeldung ist je Windows-Benutzer gespeichert, und der Dienst kann kein Anmeldefenster öffnen. Führen Sie die Anmeldung im Programmfenster unter demselben Windows-Konto durch, unter dem der Dienst läuft (Abschnitt 37.2).
- Firewall und Proxy: Der Browser gibt die Anmeldung über
http://localhost an das Programm zurück. Wird dieser Weg blockiert, scheitert der Verbindungstest mit einem entsprechenden Hinweis.
Antworten des Microsoft-Servers
Lehnt der Microsoft-Server die Anmeldung ab, steht seine Antwort im Protokoll bzw. im Ergebnis des Verbindungstests. Zu den häufigsten Antworten ergänzt das Programm einen Hinweis:
| Antwort des Servers |
Bedeutung |
Abhilfe |
550 5.2.1 Mailbox cannot be accessed |
Das bei Microsoft angemeldete Konto hat kein zugängliches Postfach: keine Exchange-Online-Lizenz (z. B. ein reines Administratorkonto), Postfach deaktiviert, ein freigegebenes Postfach, mit dem man sich nicht direkt anmelden kann, oder ein Postfach auf einem lokalen Exchange-Server. Entscheidend ist das Konto der Anmeldung, nicht die Absender-E-Mail. |
Gespeicherte Anmeldeinformationen entfernen und über Verbindung testen... mit einem lizenzierten Benutzerkonto anmelden, das ein eigenes Postfach hat; bei einem freigegebenen Postfach mit einem Konto, das dafür "Senden als" besitzt. |
535 5.7.139 ... SmtpClientAuthentication is disabled |
Für das Postfach ist "Authentifiziertes SMTP" abgeschaltet. |
Ein Administrator schaltet es im Microsoft 365 Admin Center unter Benutzer > Aktive Benutzer > E-Mail > E-Mail-Apps verwalten ein. |
550 5.7.60 ... Client does not have permissions to send as this sender |
Das angemeldete Konto darf nicht mit der eingetragenen Absender-E-Mail senden. |
Mit dem Konto des Postfachs anmelden oder dem Konto die Berechtigung "Senden als" für das Postfach geben. |
Pause nach dem Senden
Optional können Sie eine Pause zwischen E-Mail-Sendungen festlegen, um Begrenzungen des E-Mail-Servers zu beachten.
36.6 Excel-Bericht per E-Mail
Automatischer Versand eines Excel-Berichts mit Verarbeitungsstatistiken.
Bericht versenden
| Einstellung |
Beschreibung |
| Bericht per E-Mail senden |
Aktiviert den automatischen Berichtversand |
| Empfänger |
E-Mail-Adressen für den Bericht (kommagetrennt) |
Bericht speichern
| Einstellung |
Beschreibung |
| Bericht lokal speichern |
Speichert den Bericht als Excel-Datei |
| Verzeichnis |
Speicherort für die Berichtsdateien |
Intervall
Wann soll der Bericht erstellt werden?
| Intervall |
Beschreibung |
| Täglich |
Jeden Tag zur angegebenen Uhrzeit |
| Wöchentlich |
An einem bestimmten Wochentag |
| Monatlich |
An einem bestimmten Tag des Monats |
Berichtszeitraum
Welchen Zeitraum soll der Bericht abdecken?
| Zeitraum |
Beschreibung |
| Aktueller Tag |
Nur der heutige Tag |
| Vortag |
Der gestrige Tag |
| Vorwoche |
Die komplette Vorwoche (Mo-So) |
| Vormonat |
Der komplette Vormonat |
| Letzte X Tage |
Die letzten N Tage |
| Vom Ersten des Monats bis heute |
Vom Monatsanfang bis heute |
36.7 Log
Aufbewahrungsdauer
| Einstellung |
Standard |
| Tage |
365 |
Log-Einträge, deren letzte Verarbeitung länger als dieser Zeitraum zurückliegt, werden automatisch gelöscht - beim Start und danach einmal am Tag, auch wenn das Programm oder der Windows-Dienst wochenlang ohne Neustart läuft. Im Hauptfenster geschieht das im Hintergrund. Ein Excel-Bericht reicht deshalb höchstens bis zum Beginn dieses Zeitraums zurück. Dateien, die noch im überwachten Ordner liegen, werden dadurch nicht erneut verarbeitet: Welche Dateien bereits verarbeitet wurden, merkt sich das Programm getrennt davon (siehe Bereits verarbeitete Dateien merken).
Anzeigelimit
| Einstellung |
Standard |
| Maximale Anzahl angezeigter Einträge |
25.000 |
Begrenzt die Anzahl der im Hauptfenster angezeigten Log-Einträge, um die Performance zu optimieren. Beim Programmstart werden nur die neuesten Einträge bis zu dieser Anzahl geladen; die Log-Liste und die Log-Suche umfassen genau diese Einträge. Eine höhere Anzahl wirkt nach dem nächsten Programmstart.
Aktuellen Dateinamen anzeigen
| Einstellung |
Standard |
| Zusätzlich zum ursprünglichen den aktuellen Dateinamen anzeigen |
Nein |
Wird eine Datei während der Verarbeitung umbenannt (z.B. durch die Aufgabe "Datei umbenennen"), zeigt das Log stets den Namen an, unter dem die Datei aufgegriffen wurde. Mit dieser Option wird zusätzlich der aktuelle Dateiname in einer eigenen Zeile unterhalb des ursprünglichen Namens angezeigt - sowohl im Logbereich als auch in den Verarbeitungsdetails.
Ist die Option deaktiviert, erscheint der aktuelle Dateiname stattdessen als Tooltip, wenn Sie den Mauszeiger über den Log-Eintrag bewegen. Die Zusatzzeile bzw. der Tooltip erscheint nur bei Dateien, deren Name sich tatsächlich geändert hat.
36.8 Verarbeitungsprotokoll
Erstellt ein tägliches CSV-Protokoll aller verarbeiteten Dateien. Das Protokoll wird nach jeder Dateiverarbeitung automatisch erweitert.
Protokoll aktivieren
| Einstellung |
Standard |
| Verarbeitungsprotokoll als CSV-Datei erstellen |
Nein |
| Format |
Beschreibung |
| Kompakt |
Eine Zeile pro Datei mit einer Details-Spalte (wie im Log-Bereich) |
| Erweitert |
Eine Zeile pro Datei mit einer Spalte pro Aufgabentyp (wie im Excel-Bericht) |
| Aufgabenebene |
Eine Zeile pro ausgeführter Aufgabe — ideal für automatisierte Auswertung und Datenbank-Import |
Speicherort
Standardmäßig werden die Protokolldateien im AppData-Verzeichnis unter Logs/ gespeichert. Sie können ein alternatives Verzeichnis angeben.
Dateiname: ProcessingLog_JJJJ-MM-TT.csv (ein Protokoll pro Tag)
Trennzeichen
| Option |
Zeichen |
| Semikolon |
; (Standard) |
| Komma |
, |
| Tabulator |
Tab |
Encoding
Wählen Sie die Zeichenkodierung für die CSV-Datei (Standard: UTF-8 mit BOM).
Aufbewahrung
| Einstellung |
Standard |
| Aufbewahrung in Tagen |
30 |
Ältere Protokolldateien werden automatisch gelöscht: beim Start des Hintergrundprozessors oder des Windows-Dienstes und danach einmal am Tag - auch, nachdem Sie das Protokoll ausgeschaltet haben. Die Aufbewahrung lässt sich deshalb auch bei ausgeschaltetem Protokoll einstellen.
Hinweis: Die Statuswerte im Protokoll (z.B. "Erfolg", "Fehler") folgen der eingestellten Programmsprache.
36.9 Sicherungen
Automatische Backups der Programmkonfiguration.
Eine Sicherung enthält Profile, Programmoptionen, Lizenzdateien und weitere Konfigurationsdateien. Nicht enthalten sind die Log-Datenbank und die Daten der Texterkennung (Ordner OCRData): Deutsch und Englisch gehören zum Programm, weitere OCR-Sprachen lädt das Programm bei Bedarf selbst nach (Abschnitt 38.6). Eine Sicherung ist dadurch meist nur wenige Megabyte groß.
Die automatischen Sicherungen erstellt das Hauptprogramm, solange es läuft - auch wenn es nur im Infobereich steht. Für eine Sicherung hält es die Verarbeitung kurz an. Läuft gerade das Nachholen oder lässt sich die Verarbeitung nicht sofort anhalten, wird die Sicherung verschoben und kurz darauf erneut versucht. Läuft das Hauptprogramm nicht - zum Beispiel auf einem Rechner, auf dem nur der Windows-Dienst arbeitet -, erstellt die Hintergrundverarbeitung die Sicherungen selbst, jeweils zwischen zwei Prüfläufen.
Backup aktivieren
| Einstellung |
Standard |
| Sicherungen erstellen |
Ja |
Backup-Intervall
| Einstellung |
Standard |
Beschreibung |
| Alle X Stunden |
4 |
Zeitbasiertes Backup |
| Nach Profiländerungen |
Nein |
Backup nach jeder Profiländerung |
Backup-Verzeichnis
Ohne Angabe liegen die Backups im Ordner %APPDATA%\Automatic PDF Processor 2 - Backups\, also neben dem Anwendungsdaten-Ordner. Sie können ein anderes Verzeichnis angeben (z.B. ein Netzlaufwerk). Läuft die Verarbeitung als Windows-Dienst, tragen Sie ein Netzlaufwerk am besten als Netzwerkpfad ein (zum Beispiel \\Server\Freigabe\Sicherungen): Einen Laufwerksbuchstaben erreicht der Dienst nur über die Zuordnung, die sich das Programmfenster gemerkt hat (Abschnitt 37.2). Scheitert eine Sicherung des Dienstes, steht der Grund im Statusprotokoll.
Maximale Anzahl
| Einstellung |
Standard |
| Maximale Anzahl Sicherungen |
50 |
Ältere Backups werden automatisch gelöscht, wenn diese Anzahl überschritten wird.
Zentral verwaltete Profildatei
Ist eine zentral verwaltete Profildatei eingetragen, enthält jede Sicherung zusätzlich eine Kopie dieser Datei. Sie heißt BackupOfCentrallyManagedProfiles (Datum Uhrzeit).json; Datum und Uhrzeit nennen die letzte Änderung der zentralen Datei. Beim Wiederherstellen einer Sicherung wird die Kopie in den Anwendungsdatenordner gelegt - die zentrale Datei selbst bleibt unverändert. Um den gesicherten Stand zurückzuholen, kopieren Sie die Datei an den Ort der zentralen Profildatei.
36.10 Druckeinstellungen
Standardeinstellungen für die Druckaufgabe.
Profilvoreinstellungen
| Einstellung |
Standard |
Beschreibung |
| Nach Anwendung des Profils alle nachfolgenden Profile ignorieren |
Ja |
Weitere Profile werden nicht mehr auf dieselbe Datei angewandt (Kapitel 8.2.5) |
| Wiederkehrende Dateien als neu behandeln |
Nein |
Dateien, die erneut im Ordner erscheinen, werden wieder verarbeitet |
Druckoptionen
| Einstellung |
Standard |
Beschreibung |
| Seiten automatisch drehen |
Ja |
Seiten werden optimal zur Papiergröße ausgerichtet |
| Inhalt automatisch zentrieren |
Nein |
Druckinhalt wird auf der Seite zentriert |
| Größenmodus |
Einpassen |
Wie der Inhalt an das Papier angepasst wird |
| Skalierung |
100% |
Prozentuale Skalierung des Druckinhalts |
Größenmodus
| Modus |
Beschreibung |
| Einpassen |
Inhalt wird auf die Seitengröße skaliert |
| Originalgröße |
Inhalt wird in Originalgröße gedruckt |
| Benutzerdefiniert |
Manuelle Skalierung in Prozent |
36.11 Dynamische Listen
Dynamische Listen ermöglichen die zentrale Verwaltung von Werten, die in Extrahierungsregeln oder für den Filter verwendet werden können.
Listenverwaltung
| Aktion |
Beschreibung |
| Neu |
Neue dynamische Liste erstellen |
| Bearbeiten |
Ausgewählte Liste bearbeiten |
| Löschen |
Ausgewählte Liste entfernen |
| Format |
Beschreibung |
| Textdatei (CSV) |
Eine Zeile je Eintrag; die Spalten trennt das eingestellte Spaltentrennzeichen. Die Zeichenkodierung wählen Sie passend zur Datei. |
| Excel-Datei (.xlsx, .xls) |
Gelesen wird das erste Tabellenblatt. Die Spaltennummern gelten wie in Excel (Spalte A = 1, Spalte B = 2). Spaltentrennzeichen und Zeichenkodierung spielen keine Rolle und sind gesperrt. |
Beide Formate werden gleich behandelt: Eine Kopfzeile wird mit "Liste enthält Kopfzeile" übersprungen, Zeilen ohne Suchwert werden ausgelassen, und eine Spaltennummer, die in keiner Zeile belegt ist, meldet "Ungültiger Spaltenindex". Feste Werte, die keine Datei brauchen, tragen Sie in der Regel selbst ein (Datentyp "Abfrage (mit Liste)", Typ "Statische Liste").
Verwendung
In Extrahierungsregeln können Sie dynamische Listen referenzieren mit: - <QueryWithList{Listenname}> - Wert aus der Liste abfragen - <EntryFromList{Listenname}> - Im Filter: Prüfen ob Wert in Liste enthalten
Anwendungsfall: Eine Liste von Kundennummern, die regelmäßig aktualisiert wird, kann zentral gepflegt werden und steht allen Regeln zur Verfügung.
Hinweis: Sofern Listen als Filter eingesetzt werden, ist das Spaltentrennzeichen bei einspaltigen Listen optional und die Spaltenangabe für das Ergebnis irrelevant. Beim Einsatz für den Datentyp "Abfrage (mit Liste)" muss das Trennzeichen jedoch zwingend angegeben werden.
36.12 Passwortliste
Zentrale Verwaltung von Passwörtern für verschlüsselte PDF-Dateien.
Passwörter hinzufügen
Fügen Sie Passwörter hinzu, die das Programm automatisch beim Öffnen verschlüsselter PDFs probiert.
| Aktion |
Beschreibung |
| Hinzufügen |
Neues Passwort zur Liste hinzufügen |
| Entfernen |
Ausgewähltes Passwort löschen |
Funktionsweise
Wenn das Programm eine verschlüsselte PDF-Datei erkennt: 1. Passwörter aus dem aktuellen Profil werden probiert 2. Passwörter aus dieser globalen Liste werden probiert 3. Bei Erfolg wird die Datei mit dem gefundenen Passwort geöffnet
Sicherheitshinweis: Die Passwörter werden verschlüsselt gespeichert, abhängig von der Einstellung unter "Allgemein" → "Passwortspeicherung".
36.13 Sonstiges
Ordnerüberlappung prüfen
| Einstellung |
Standard |
| Überwachte Ordner auf Überlappung prüfen |
Nein |
Wenn aktiviert, warnt das Programm beim Speichern, wenn mehrere Profile mit nicht ausreichenden Filterkriterien denselben Ordner oder überlappende Ordner überwachen.
Hinweis auf frühere Stopp-Profile
| Einstellung |
Standard |
| Beim Speichern eines Profils auf frühere Profile hinweisen, die die Verarbeitung stoppen |
Ja |
Wenn aktiviert, weist das Programm beim Speichern eines Profils auf alphabetisch frühere Profile hin, die dieselben Ordner überwachen und mit "Nach Anwendung dieses Profils alle nachfolgenden Profile ignorieren" die Verarbeitung stoppen (Kapitel 8.2.5). Je Profil erscheint der Hinweis, bis Sie ihn mit "Trotzdem speichern" bestätigen, und danach erst wieder, wenn weitere solche Profile hinzukommen. Haben Sie im Hinweis "Auf frühere Profile, die die Verarbeitung stoppen, nicht mehr hinweisen" gewählt, ist dieser Haken hier entfernt; setzen Sie ihn, um den Hinweis wieder zu erhalten.
Trim-Funktion bei neuen Regeln
| Einstellung |
Standard |
| Trim-Funktion automatisch hinzufügen |
Ja |
Neue Extrahierungsregeln erhalten automatisch die Bereinigungsfunktion "Leerzeichen am Anfang und Ende entfernen".
Druckerverfügbarkeitsprüfung
| Einstellung |
Standard |
| Vereinfachte Druckerverfügbarkeitsprüfung |
Ja |
Bei aktivierter Option wird nur geprüft, ob der Drucker installiert ist, nicht ob er verfügbar ist. Dies kann Probleme mit Netzwerkdruckern vermeiden.
Diagnose-Protokoll
| Einstellung |
Standard |
| Diagnose-Protokoll |
Standard |
Das Programm zeichnet fortlaufend ein Diagnose-Protokoll auf (Datei "ServiceDiagnostics.log" im Datenordner). Es enthält detaillierte Informationen zur Datei-Erkennung und Profil-Auswahl und hilft dem Support bei Fragen wie "Warum wurde diese Datei nicht verarbeitet?".
- Standard: Es werden nur die jüngsten Aufzeichnungen aufbewahrt (insgesamt ca. 10 MB). Für die meisten Fälle ausreichend - jede Support-Sicherung enthält damit automatisch den aktuellen Verarbeitungsverlauf.
- Ausführlich: Die Aufbewahrung wird deutlich vergrößert (bis ca. 200 MB). Wählen Sie diese Stufe nur auf Anraten des Supports, wenn ein Problem über einen längeren Zeitraum beobachtet werden soll.
Ordner für verschlüsselte Dateien ohne Passwort
Geben Sie Ordner an, in denen verschlüsselte PDF-Dateien auch ohne Passwort verarbeitet werden sollen. Die Dateien werden in dem Zustand verarbeitet, wie sie zugänglich sind.
Anwendungsfall: PDFs mit Berechtigungspasswort, die lesbar sind, aber nicht bearbeitet werden dürfen.
36.14 Tipps und Hinweise
Konfiguration sichern
Nutzen Sie die automatische Backup-Funktion, um Ihre Konfiguration zu schützen. Bei Problemen können Sie einen früheren Stand wiederherstellen.
Backup-Pfad (ohne eigens eingetragenes Verzeichnis): %APPDATA%\Automatic PDF Processor 2 - Backups\
E-Mail-Test
Bevor Sie E-Mail-Aufgaben produktiv einsetzen, testen Sie die E-Mail-Einstellungen mit der Test-Funktion im Optionen-Dialog.
Verarbeitungszeiten
Die Einstellung "Verarbeitungszeitraum einschränken" ist nützlich für: - Druckaufgaben, die nur bei Anwesenheit von Personal ausgeführt werden sollen - Umgebungen, in denen nur zu bestimmten Zeiten Dateien erwartet werden - Systeme, die nachts für Wartung oder Backups reserviert sind
Zentrale Profilverwaltung
Für Unternehmen mit mehreren Arbeitsplätzen: 1. Profile auf einem Netzlaufwerk speichern 2. Pfad unter "Zentral verwaltete Profildatei" eintragen 3. Optional: "Bearbeitung erlauben" deaktivieren für Endbenutzer 4. Optional: "Im Admin-Modus die automatische Anwendung von Profilen unterdrücken" für den Administrator aktivieren, wenn ein anderer Rechner (zum Beispiel ein Server) die Verarbeitung übernimmt