5 Log-Werkzeugleiste
5.1 Übersicht
Die Log-Werkzeugleiste befindet sich oberhalb der Log-Liste und bietet Funktionen zur Steuerung und Auswertung der Verarbeitungsprotokolle. Rechts in der Leiste steht die Log-Suche (siehe 5.7).
Ist das Fenster zu schmal für alle Beschriftungen, zeigen einzelne Schaltflächen nur ihr Symbol. Ihr Name erscheint dann, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen.
5.2 Log-Einträge filtern
Öffnet das Fenster Log-Filter, mit dem Sie die angezeigten Protokolleinträge nach verschiedenen Kriterien einschränken. Änderungen sehen Sie sofort in der Log-Liste; übernommen werden sie mit OK, Abbrechen stellt den vorherigen Filter wieder her. Der Filter bleibt gespeichert, bis Sie ihn ändern; wie viele Einträge er ausblendet, zeigt die Statusleiste unter Log-Filter.
Filterkriterien
| Kriterium |
Beschreibung |
| Bearbeitungsdatum |
Zeitpunkt der Verarbeitung: "ist innerhalb der letzten" bzw. "ist älter als" (Tage, Wochen, Monate, Jahre) oder "ist zwischen" zwei Daten |
| Ursprünglicher Pfad / Aktueller Pfad |
Ordner der Datei vor bzw. nach der Verarbeitung |
| Ursprünglicher Dateiname / Aktueller Dateiname |
Dateiname vor bzw. nach der Verarbeitung |
| Profilname |
Name des Profils, das die Datei verarbeitet hat |
| Bearbeitungstyp |
Alle, regulär bearbeitet, wiederholt nach Fehler oder nachgeholt |
Für Pfade, Dateinamen und den Profilnamen stehen "enthält", "beginnt mit", "endet mit" und "entspricht" zur Wahl, jeweils auch verneint. Groß- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle. Mehrere Kriterien müssen alle erfüllt sein.
Anwendungsfall
Filter sind besonders nützlich, wenn Sie: - Fehler bei einem bestimmten Profil suchen - Die Verarbeitungen eines bestimmten Tages überprüfen möchten - Bestimmte Dateien in den Protokollen suchen
Für eine schnelle Suche über alle Angaben eines Eintrags nutzen Sie die Log-Suche (siehe 5.7).
5.3 Excel-Bericht erstellen
Erstellt einen detaillierten Excel-Bericht über die Verarbeitungshistorie.
Berichtsinhalt
Der Excel-Bericht enthält mehrere Arbeitsblätter:
| Arbeitsblatt |
Inhalt |
| Übersicht |
Gesamtstatistiken (Anzahl Verarbeitungen, Erfolgsquote) |
| Erfolgreiche Verarbeitung |
Alle erfolgreich verarbeiteten Dateien |
| Fehler |
Dateien mit Verarbeitungsfehlern |
| Nicht überschrieben |
Dateien, die nicht überschrieben wurden |
| Kein Treffer |
Dateien, die keinem Filter entsprachen |
| Kein Text |
PDF-Dateien ohne erkennbaren Text |
| Erfolglose Wiederholungen |
Dateien mit fehlgeschlagenen Wiederholungsversuchen |
Berichtszeitraum
Beim Erstellen des Berichts können Sie den Zeitraum wählen:
| Option |
Beschreibung |
| Heute |
Nur Einträge von heute |
| Gestern |
Nur Einträge von gestern |
| Letzte X Tage |
Einträge der letzten X Tage (Standard: 7) |
| Von-Bis |
Benutzerdefinierter Zeitraum |
| Unbegrenzt |
Alle verfügbaren Einträge |
Automatischer Versand
Der Bericht kann auch automatisch per E-Mail versendet werden. Diese Funktion konfigurieren Sie in den Programmoptionen unter Excel-Bericht per E-Mail.
5.4 Log-Einträge ausblenden
Blendet alle aktuellen Log-Einträge aus der Anzeige aus. Die Einträge werden nicht gelöscht, sondern nur ausgeblendet. Welche Einträge ausgeblendet sind, speichert das Programm bei den Anwendungsdaten. Wie das Protokoll selbst gehört diese Liste nicht zur Sicherung; eine Wiederherstellung lässt sie unverändert.
Unterschied zu "Löschen"
| Aktion |
Wirkung |
| Ausblenden |
Einträge werden aus der Ansicht entfernt, bleiben aber in der Datenbank |
| Löschen (über Menü) |
Einträge werden dauerhaft aus der Datenbank entfernt |
Tipp: Verwenden Sie "Ausblenden", um die Log-Ansicht übersichtlich zu halten, ohne Protokolldaten zu verlieren.
5.5 Log-Einträge wiederherstellen
Stellt zuvor ausgeblendete Log-Einträge wieder her. Alle ausgeblendeten Einträge werden wieder in der Log-Liste angezeigt.
5.6 Log-Bereich minimieren/maximieren
Minimiert oder maximiert den Log-Bereich im Hauptfenster.
| Zustand |
Beschreibung |
| Maximiert |
Log-Liste ist vollständig sichtbar |
| Minimiert |
Log-Bereich ist ausgeblendet, nur die Profilliste ist sichtbar |
Tipp: Minimieren Sie den Log-Bereich, wenn Sie hauptsächlich mit Profilen arbeiten und mehr Platz für die Profilliste benötigen.
Tastenkombination
Die Größe des Log-Bereichs kann auch durch Ziehen des Trennbalkens zwischen Profilliste und Log-Liste stufenlos angepasst werden.
5.7 Im Protokoll suchen
Rechts in der Log-Werkzeugleiste finden Sie das Feld Log-Suche. Es durchsucht die Registerkarten Erfolgreiche Verarbeitung, Fehler, Kein Treffer, Kein Text, Wiederholen und Aktuell nicht verarbeitbar gleichzeitig - über alle Angaben eines Eintrags: Profil, ursprünglicher und aktueller Pfad, Anhänge, Aufgaben mit Ziel und Fehlermeldung, Datum und Verarbeitungstyp. Die Suche greift beim Tippen; daneben steht die Anzahl der Treffer.
Solange gesucht wird, zeigen die Registerkarten "Treffer / Gesamt", zum Beispiel "Fehler: 3 / 120". Liegen alle Treffer in einer Registerkarte, wechselt die Log-Liste dorthin. Esc oder die Schaltfläche × leert das Suchfeld, die Eingabetaste sucht sofort. Die Registerkarten Verzögerte Verarbeitungen und Verarbeitungsdetails werden nicht durchsucht, die Statusleiste bezieht sich weiterhin nur auf den Log-Filter.
Mehrere Begriffe verknüpfen
| Eingabe |
Bedeutung |
rechnung 2026 |
UND - ein Leerzeichen verknüpft die Begriffe, beide müssen vorkommen |
rechnung ODER mahnung |
ODER - einer der Begriffe genügt (auch OR oder |) |
rechnung -entwurf |
NICHT - schließt Einträge mit "entwurf" aus (auch NICHT oder NOT) |
"nicht gefunden" |
Genaue Wortfolge in Anführungszeichen |
(rechnung ODER mahnung) -entwurf |
Klammern zum Gruppieren |
Platzhalter
| Platzhalter |
Bedeutung |
Beispiel |
* |
beliebig viele Zeichen |
rechn* |
? |
genau ein Zeichen |
2026-0?-15 |
In einem bestimmten Feld suchen
Mit feld:wert schränken Sie die Suche auf ein Feld ein, etwa ordner:eingang oder status:fehler.
| Feld |
Durchsucht |
profil: |
Profilname |
datei: |
ursprünglicher und aktueller Dateiname |
ordner: |
ursprünglicher und aktueller Ordner |
pfad: |
vollständiger ursprünglicher und aktueller Pfad |
anhang: |
Namen der in der PDF-Datei enthaltenen Anhänge |
status: (auch aufgabe: oder fehler:) |
Aufgabenzeilen mit Ziel, Empfänger und Fehlermeldung sowie das Ergebnis |
datum: |
Verarbeitungszeitpunkt, PDF-Änderungsdatum und Dateierstellungsdatum |
typ: |
Verarbeitungstyp: regulär, wiederholt oder nachgeholt |
Datumswerte finden Sie in der angezeigten Form (28.09.2026) und in der Form Jahr-Monat-Tag: datum:2026-09 findet alle Einträge aus dem September 2026. Beispiel: ordner:eingang status:"nicht gefunden" findet Einträge aus einem Eingangsordner, bei denen eine Datei nicht gefunden wurde. Groß- und Kleinschreibung wird immer ignoriert; die englischen Feldnamen wie file: oder folder: funktionieren ebenso.
Schaltflächen neben dem Suchfeld
| Schaltfläche |
Funktion |
| Trichter-Symbol |
"Log-Filter beachten" (standardmäßig an): Ist ein Log-Filter gesetzt, sucht die Suche nur in den Einträgen, die der Filter zeigt. Ausgeschaltet findet sie auch die ausgeblendeten Einträge. Ohne Suchtext gilt immer der Log-Filter. |
.* |
Sucht per regulärem Ausdruck über alle Angaben eines Eintrags (für Fortgeschrittene). Ein ungültiger Ausdruck wird rot markiert und filtert nichts. |
? |
Öffnet eine Kurzhilfe mit allen Suchmöglichkeiten. |
5.8 Tipps zur Log-Nutzung
Regelmäßige Überprüfung
Überprüfen Sie regelmäßig die Log-Liste, um: - Fehler frühzeitig zu erkennen - Die Verarbeitung zu überwachen - Unerwartete Ergebnisse zu identifizieren
Fehleranalyse
Bei Fehlern in der Verarbeitung:
- Wechseln Sie zur Registerkarte Fehler in der Log-Liste
- Doppelklicken Sie auf den Eintrag für Details
- Die Fehlermeldung gibt Hinweise auf die Ursache
- Prüfen Sie die Profileinstellungen
Mit der Log-Suche finden Sie alle Einträge mit derselben Meldung, etwa status:"Zugriff verweigert".
Berichterstellung für Audits
Nutzen Sie die Excel-Berichtsfunktion, um: - Verarbeitungsstatistiken zu dokumentieren - Nachweise für Audits zu erstellen - Trends über längere Zeiträume zu analysieren