16 E-Mail versenden

16.1 Beschreibung

Die Aufgabe E-Mail versenden sendet die PDF-Datei automatisch per E-Mail an einen oder mehrere Empfänger. Sie können feste Empfänger angeben, Empfänger aus extrahierten Daten ermitteln oder aus einer CSV-Datei auslesen.

Typische Anwendungsfälle

Rechnungsversand: Rechnungen automatisch an Kunden senden
Dokumentenverteilung: Berichte an Abteilungen weiterleiten
Benachrichtigung: Eingehende Dokumente zur Kenntnis weiterleiten
Archivierung: Kopie per E-Mail an ein E-Mail-Archiv senden

16.2 Allgemeine Einstellungen

Aktiviert

Aktivieren Sie diese Option, damit die Aufgabe bei passenden PDF-Dateien ausgeführt wird. Deaktivierte Aufgaben werden übersprungen.

16.3 Empfänger

Empfängertyp

Sie können zwischen drei Methoden zur Empfängerbestimmung wählen:

Feste E-Mail-Adresse

Geben Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen direkt ein. Mehrere Adressen trennen Sie durch Semikolon (;).

Beispiel: buchhaltung@firma.de; archiv@firma.de

Platzhalter

Die E-Mail-Adresse wird aus extrahierten Daten ermittelt.

Beispiel: <RuleId:1(KundenEmail)>

Die Extrahierungsregel muss eine gültige E-Mail-Adresse liefern.

CSV-Datei

Die E-Mail-Adresse wird aus einer externen CSV-Datei ermittelt, basierend auf einem extrahierten Schlüsselwert.

Konfiguration: - CSV-Datei: Pfad zur Zuordnungsdatei - Trennzeichen: Spaltentrennzeichen (Standard: Semikolon) - Spalte Schlüsselwert: Spalte mit dem Suchwert (z.B. Kundennummer) - Spalte E-Mail-Adresse: Spalte mit der E-Mail-Adresse

Beispiel CSV-Datei:

Kundennr;Firmenname;Email
K001;Mustermann GmbH;rechnung@mustermann.de
K002;Schmidt AG;buchhaltung@schmidt.de

Das Programm sucht den extrahierten Schlüsselwert in der ersten Spalte und verwendet die E-Mail-Adresse aus der dritten Spalte.

CC (Kopie)

Weitere Empfänger, die eine Kopie der E-Mail erhalten. Diese Adressen sind für alle Empfänger sichtbar.

BCC (Blindkopie)

Weitere Empfänger, die eine Kopie der E-Mail erhalten. Diese Adressen sind für andere Empfänger nicht sichtbar.

16.4 E-Mail-Inhalt

Betreff

Die Betreffzeile der E-Mail. Sie können: - Festen Text eingeben - Platzhalter verwenden

Beispiel: Rechnung <RuleId:1(Rechnungsnr)> vom <RuleId:2(Datum)>

Ergebnis: “Rechnung RE-12345 vom 15.12.2024”

Nachricht

Der Textkörper der E-Mail. Sie können: - Festen Text eingeben - Platzhalter für dynamische Inhalte verwenden - Zeilenumbrüche verwenden

Beispiel:

Sehr geehrte Damen und Herren,

anbei erhalten Sie die Rechnung <RuleId:1(Rechnungsnr)> über <RuleId:2(Betrag)> EUR.

Mit freundlichen Grüßen
Mustermann GmbH

HTML-Nachricht

Aktivieren Sie diese Option, um die Nachricht als HTML zu formatieren. Dies ermöglicht: - Formatierungen (fett, kursiv, unterstrichen) - Farben und Schriftarten - Tabellen und Listen - Eingebettete Bilder

Beispiel HTML:

<html>
<body>
<p>Sehr geehrte Damen und Herren,</p>
<p>anbei erhalten Sie die <b>Rechnung <RuleId:1(Rechnungsnr)></b>.</p>
<p>Mit freundlichen Grüßen<br>
<i>Mustermann GmbH</i></p>
</body>
</html>

16.5 Anhänge

PDF-Datei anhängen

Standardmäßig wird die verarbeitete PDF-Datei als Anhang gesendet. Sie können diese Option deaktivieren, wenn Sie nur andere Anhänge senden möchten.

Zusätzliche Anhänge

Fügen Sie statische Dateien hinzu, die immer mitgesendet werden sollen: - AGB.pdf - Preisliste.pdf - Logo.png

Dynamische Anhänge

Dateien, die basierend auf einem Suchmuster aus einem Ordner ermittelt werden: - Quellordner: Ordner, in dem gesucht wird (Platzhalter möglich) - Dateiname enthält: Suchmuster für den Dateinamen - Existenz: Muss existieren / Kann existieren - Wartezeit: Sekunden, die auf die Datei gewartet wird

Anwendungsfall: Zur Rechnung gehörende Lieferschein-PDF aus einem anderen Ordner anhängen.

Dateigruppen-Anhänge

Wenn Sie Dateigruppen verwenden, können Sie Dateien aus sekundären Untergruppen als Anhänge hinzufügen.

Sonderzeichen in Anhangsnamen ersetzen

Aktivieren Sie diese Option, um Sonderzeichen (Umlaute, Sonderzeichen) in Anhangsnamen durch ASCII-Zeichen zu ersetzen. Dies kann Kompatibilitätsprobleme bei manchen E-Mail-Systemen vermeiden.

16.6 Versandoptionen

Als Entwurf speichern (nur Outlook)

Die E-Mail wird nicht sofort gesendet, sondern als Entwurf in Outlook gespeichert. Sie können die E-Mail vor dem Versand noch prüfen und bearbeiten.

Hinweis: Diese Option ist nur bei Versand über Outlook verfügbar, nicht bei SMTP oder Exchange Online.

Entwurf öffnen (nur Outlook)

Bei aktivierter Option “Als Entwurf speichern” wird der Entwurf automatisch in Outlook geöffnet.

Hinweis: Diese Option ist nur bei Versand über Outlook verfügbar.

Aufgabenspezifische Sendeeinstellungen

Aktivieren Sie diese Option, um für diese Aufgabe andere E-Mail-Einstellungen zu verwenden als die globalen Programmoptionen. Dies ermöglicht z.B.: - Versand über ein anderes E-Mail-Konto - Andere SMTP-Einstellungen - Andere Outlook-Konfiguration

16.7 Anhangsverschlüsselung

Anhänge verschlüsseln

Aktivieren Sie diese Option, um PDF-Anhänge vor dem Versand mit einem Passwort zu schützen.

Passwort

Option	Beschreibung
Statisches Passwort	Festes Passwort für alle E-Mails
Dynamisches Passwort	Passwort aus extrahierten Daten (z.B. Kundennummer)

16.8 Beispiel: Rechnungen an Kunden versenden

Ausgangssituation

Erstellte Rechnungen sollen automatisch an den jeweiligen Kunden per E-Mail gesendet werden. Die Kunden-E-Mail-Adresse wird aus einer CSV-Datei ermittelt.

Voraussetzungen

Extrahierungsregel für “Kundennummer” erstellt
CSV-Datei mit Kundendaten vorhanden

Konfiguration

Aktiviert: Ja
Empfängertyp: CSV-Datei
CSV-Datei: C:\Daten\Kunden.csv
Schlüsselspalte: 1 (Kundennummer)
E-Mail-Spalte: 3 (E-Mail-Adresse)
Betreff: Ihre Rechnung <RuleId:1(Rechnungsnr)>
Nachricht: (Standardtext mit Platzhaltern)
HTML-Nachricht: Nein

Ergebnis

Jede verarbeitete Rechnung wird automatisch an die E-Mail-Adresse des Kunden gesendet, die aus der CSV-Datei ermittelt wird.

16.9 Versandmethoden

Die E-Mail kann über verschiedene Methoden versendet werden. Die Konfiguration erfolgt in den Programmoptionen oder in den aufgabenspezifischen Sendeeinstellungen.

SMTP

Direkter Versand über einen SMTP-Server: - Server-Adresse und Port - Authentifizierung (Benutzername/Passwort) - Verschlüsselung (SSL/TLS)

Outlook

Versand über das lokal installierte Microsoft Outlook: - Verwendet das konfigurierte Outlook-Konto - Unterstützt Entwürfe und verzögertes Senden - Erfordert installiertes Outlook

Exchange Online

Versand über Microsoft 365 / Exchange Online: - OAuth-Authentifizierung - Mandanten-ID und Anwendungs-ID erforderlich - Keine lokale Outlook-Installation nötig

16.7 Tipps und Hinweise

E-Mail-Adressen validieren

Bei der Verwendung von Platzhaltern oder CSV-Dateien stellen Sie sicher, dass die ermittelten E-Mail-Adressen gültig sind. Ungültige Adressen führen zu Versandfehlern.

Anhangsgröße beachten

Viele E-Mail-Server begrenzen die Größe von Anhängen (oft 10-25 MB). Bei großen PDF-Dateien: - Verwenden Sie die Aufgabe “PDF komprimieren” vorher (mit einem separaten Profil) - Teilen Sie große Dateien auf (mit einem separaten Profil) - Nutzen Sie alternative Übertragungsmethoden (Cloud-Links)

Spam-Filter vermeiden

Um zu verhindern, dass automatisch versendete E-Mails als Spam eingestuft werden: - Verwenden Sie einen seriösen Absender - Vermeiden Sie typische Spam-Phrasen - Konfigurieren Sie SPF, DKIM und DMARC für Ihre Domain

Mehrere E-Mail-Aufgaben

Sie können mehrere “E-Mail versenden”-Aufgaben zum selben Profil hinzufügen: - Unterschiedliche Empfänger - Unterschiedliche Nachrichtentexte - Verschiedene E-Mail-Konten

Fehlerbehandlung

Wenn der E-Mail-Versand fehlschlägt: - Prüfen Sie die Verbindung zum E-Mail-Server - Überprüfen Sie die Anmeldedaten - Kontrollieren Sie die E-Mail-Adresse - Sehen Sie in der Protokolldatei nach Details

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