1 Einführung

1.1 Willkommen bei Automatic PDF Processor 2

Automatic PDF Processor ist eine leistungsstarke Windows-Anwendung zur automatisierten Verarbeitung von PDF-Dokumenten. Das Programm überwacht von Ihnen festgelegte Ordner und führt bei eingehenden PDF-Dateien automatisch die gewünschten Aufgaben aus.

Typische Anwendungsszenarien

Eingehende Rechnungen automatisch nach Datum und Rechnungsnummer umbenennen
Belege in eine strukturierte Ordnerhierarchie einsortieren
Rechnungsdaten (Datum, Betrag, Rechnungsnummer) extrahieren und als CSV exportieren
Gescannte Dokumente mit OCR durchsuchbar machen
PDF-Dateien automatisch per E-Mail an definierte Empfänger weiterleiten
Große PDF-Dateien komprimieren, um Speicherplatz zu sparen
Mehrseitige PDFs nach bestimmten Kriterien aufteilen
Einzelne PDFs zu einem Gesamtdokument zusammenführen
ZUGFeRD-konforme elektronische Rechnungen erstellen
Dokumente mit Wasserzeichen oder Stempeln versehen

1.2 Programmstart

Nach der Installation starten Sie Automatic PDF Processor über das Startmenü oder die Desktop-Verknüpfung.

Tipp: Sie können das Programm so konfigurieren, dass es automatisch mit Windows startet. Diese Einstellung finden Sie unter Extras > Programmoptionen > Allgemein.

1.3 Das Hauptfenster im Überblick

Das Hauptfenster von Automatic PDF Processor ist in mehrere Bereiche unterteilt:

Menüleiste - Zugriff auf alle Programmfunktionen
Profil-Werkzeugleiste - Schnellzugriff für Profilverwaltung
Profilliste - Übersicht aller angelegten Profile
Log-Werkzeugleiste - Steuerung der Verarbeitungsanzeige
Log-Liste - Protokoll der verarbeiteten Dateien
Statusleiste - Aktuelle Statusinformationen

1.4 Grundprinzip: Profile

Die Arbeit mit Automatic PDF Processor basiert auf Profilen. Ein Profil definiert:

Welche Ordner überwacht werden sollen
Welche PDF-Dateien verarbeitet werden (Filter)
Welche Daten aus den PDFs extrahiert werden (Extrahierungsregeln)
Welche Aufgaben ausgeführt werden (bis zu 20 verschiedene Typen)

Sie können beliebig viele Profile anlegen. Jedes Profil arbeitet unabhängig und kann unterschiedliche Ordner überwachen und Aufgaben ausführen.

Beispiel: Einfaches Archivierungsprofil

Ein typisches Profil für die automatische Archivierung von Rechnungen könnte so aussehen:

Überwachter Ordner: C:\Eingang\Rechnungen
Filter: Dokumenttext enthält “Rechnung”
Datenextraktion: Rechnungsdatum und Rechnungsnummer aus dem Text extrahieren
Aufgabe: Datei umbenennen nach Schema <Rechnungsdatum>_<Rechnungsnummer>.pdf
Aufgabe: Datei verschieben nach D:\Archiv\Rechnungen\<Jahr>\<Monat>\

1.5 Erste Schritte

1. Neues Profil anlegen

Klicken Sie in der Profil-Werkzeugleiste auf Neues Profil… oder wählen Sie im Menü Datei > Neues Profil….

2. Überwachten Ordner festlegen

Wechseln Sie zur Registerkarte Überwachte Ordner und fügen Sie den Ordner hinzu, der überwacht werden soll.

3. Filter setzen (optional)

Wenn nicht alle PDFs im überwachten Ordner verarbeitet werden sollen, definieren Sie auf der Registerkarte Filter entsprechende Kriterien.

4. Aufgaben konfigurieren

Wechseln Sie zur Registerkarte Aufgaben und aktivieren Sie die gewünschten Aufgaben. Konfigurieren Sie jede Aufgabe entsprechend Ihren Anforderungen.

5. Profil speichern und aktivieren

Klicken Sie auf OK, um das Profil zu speichern. Das Profil beginnt sofort mit der Überwachung des angegebenen Ordners.

Wichtig: Bereits im Ordner vorhandene Dateien werden zunächst nur indiziert (als “bekannt” markiert) und nicht automatisch verarbeitet. Um bestehende Dateien nachträglich zu verarbeiten, verwenden Sie die Schaltfläche Nachholen in der Profil-Werkzeugleiste. Neu hinzugefügte Dateien werden dagegen automatisch verarbeitet.

1.6 Verarbeitungsablauf

Wenn eine neue PDF-Datei in einem überwachten Ordner erscheint, läuft folgender Prozess ab:

Erkennung - Das Programm erkennt die neue Datei
Filterprüfung - Es wird geprüft, ob die Datei den Filterkriterien entspricht
Datenextraktion - Definierte Daten werden aus dem PDF extrahiert
Aufgabenausführung - Alle aktivierten Aufgaben werden der Reihe nach ausgeführt
Protokollierung - Das Ergebnis wird in der Log-Liste angezeigt

Tipp: In der Log-Liste können Sie den Status jeder verarbeiteten Datei einsehen. Ein Doppelklick auf einen Eintrag zeigt Details zur Verarbeitung an.

1.7 Systemanforderungen

Windows 10 oder Windows 11
.NET 8.0 Runtime (wird bei Bedarf automatisch installiert)
Mindestens 4 GB RAM empfohlen
Für OCR: Zusätzlicher Speicherplatz für Sprachdateien

1.8 Hilfe und Support

Bei Fragen oder Problemen stehen Ihnen folgende Ressourcen zur Verfügung:

Online-Hilfe: Wählen Sie Menü > Online-Hilfe
Anleitungen: Schritt-für-Schritt-Tutorials auf unserer Website
Support: info@gillmeister-software.de

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