31 Inhalt ersetzen

31.1 Beschreibung

Die Aufgabe Inhalt ersetzen ermöglicht das datenschutzkonforme Ersetzen von Textinhalten in PDF-Dokumenten. Der Original-Text wird dabei tatsächlich aus dem Dokument entfernt (echte Redaction) und durch einen neuen Wert ersetzt.

Typische Anwendungsfälle

Anonymisierung: Personenbezogene Daten (Namen, Adressen, Kundennummern) durch Platzhalter ersetzen
Datenschutz: Sensible Informationen für DSGVO-Konformität unkenntlich machen
Standardisierung: Dynamische Inhalte durch einheitliche Werte ersetzen
Nummerierung: Dokumentnummern durch fortlaufende Nummern ersetzen
Archivierung: Originale Referenznummern durch Archiv-IDs ersetzen

Wichtig: Diese Aufgabe erzeugt eine neue Datei im konfigurierten Zielordner. Die Originaldatei bleibt unverändert.

31.2 Allgemeine Einstellungen

Aktiviert

Aktivieren Sie diese Option, damit die Aufgabe bei passenden PDF-Dateien ausgeführt wird. Deaktivierte Aufgaben werden übersprungen.

31.3 Ersetzungen konfigurieren

Die Ersetzungen werden über eine Liste verwaltet. Jede Ersetzung besteht aus:

Platzhalter (Extraktionsregel): Definiert, welcher Bereich im PDF ersetzt werden soll
Ersetzungsquelle: Bestimmt, woher der neue Wert kommt
Anwendungsbereich: Legt fest, wie viele Vorkommen ersetzt werden

Ersetzungen hinzufügen

Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine neue Ersetzung zu konfigurieren.

Ersetzungen bearbeiten

Wählen Sie eine Ersetzung aus der Liste und klicken Sie auf Bearbeiten, um die Konfiguration anzupassen.

Ersetzungen entfernen

Wählen Sie eine Ersetzung aus und klicken Sie auf Entfernen, um sie zu löschen.

Reihenfolge ändern

Mit den Pfeil-Schaltflächen können Sie die Reihenfolge der Ersetzungen anpassen. Die Ersetzungen werden von oben nach unten abgearbeitet.

31.4 Platzhalter (Extraktionsregel)

Der Platzhalter bestimmt den Bereich im PDF, dessen Inhalt ersetzt werden soll. Es werden die konfigurierten Datenextraktionsregeln des Profils verwendet.

Voraussetzungen

Die Extraktionsregel muss im Profil unter “Datenextrahierung” konfiguriert sein
Die Regel muss einen definierten Bereich haben (Position oder Keyword-basiert)

Fallback-Regeln

Wenn mehrere Regeln mit gleichem Namen existieren (Fallback-Konfiguration), wird die erste erfolgreiche Regel verwendet.

31.5 Ersetzungsquellen

Wählen Sie, woher der neue Wert für die Ersetzung kommt:

Fester Text

Ein unveränderlicher Text, der immer gleich eingefügt wird.

Beispiele	Anwendung
`ANONYMISIERT`	Datenschutz-Markierung
`*ENTFERNT*`	Sensible Daten kennzeichnen
(leer)	Text komplett entfernen
`[FIRMA XY]`	Einheitliche Firmenbezeichnung

Aktuelles Datum/Zeit

Das aktuelle Datum und/oder die Uhrzeit, formatiert nach Ihren Vorgaben.

Format	Beispiel
`dd.MM.yyyy`	12.01.2026
`yyyy-MM-dd`	2026-01-12
`HH:mm:ss`	14:30:45
`dd.MM.yyyy HH:mm`	12.01.2026 14:30
`dddd, d. MMMM yyyy`	Montag, 12. Januar 2026

UTC-Zeit: Optional kann statt der Lokalzeit die UTC-Zeit verwendet werden.

Fortlaufende Nummer

Eine automatisch inkrementierte Nummer, die pro Profil und Regel gespeichert wird.

Einstellung	Beschreibung
Startwert	Die erste Nummer (z.B. 1 oder 1000)
Inkrement	Erhöhung pro Dokument (z.B. 1, 10, 100)
Format	Ausgabeformat (z.B. “D8” für 8 Stellen mit führenden Nullen)
Löschung nach Tagen	Automatisches Zurücksetzen nach X Tagen (optional)

Beispiel: Startwert 1000, Inkrement 1, Format “D8” → “00001000”, “00001001”, “00001002”, …

Zufällige Zahl

Eine zufällig generierte Zahl innerhalb eines definierten Bereichs.

Einstellung	Beschreibung
Anzahl Stellen	Gesamtlänge der Zahl (mit führenden Nullen)
Minimum	Kleinster möglicher Wert (optional)
Maximum	Größter möglicher Wert (optional)

Beispiel: 8 Stellen, Min 0, Max 99999999 → “00123456”, “87654321”, …

Zufälliger Wert aus Liste

Ein zufällig ausgewählter Wert aus einer Textdatei.

Einstellung	Beschreibung
Listenpfad	Pfad zur Textdatei (ein Wert pro Zeile)

Beispiel-Listendatei:

Max Mustermann
Erika Musterfrau
Hans Schmidt
Lisa Meier

Die Werte werden zufällig ausgewählt. Bereits verwendete Werte werden intern gespeichert, um Wiederholungen zu minimieren.

CSV-Nachschlagen

Ein Wert wird aus einer konfigurierten DynamicQueryList (CSV-Datei) nachgeschlagen.

Einstellung	Beschreibung
Listenname	Name der DynamicQueryList (aus Programmoptionen)

Ablauf: 1. Der extrahierte Wert (aus der Platzhalter-Regel) wird als Suchbegriff verwendet 2. In der CSV-Liste wird der entsprechende Ersetzungswert gefunden 3. Der Ersetzungswert wird eingefügt

Beispiel: Extrahierter Wert “KD-123” → CSV-Nachschlag → “Anonymer Kunde A”

31.6 Anwendungsbereich (Scope)

Der Anwendungsbereich bestimmt, wie viele Vorkommen im Dokument ersetzt werden:

Bereich	Beschreibung	Anwendungsfall
Einzelnes Vorkommen	Nur das von der Regel gefundene Vorkommen	Standard für einzelne Datenfelder
Alle Seiten (gleiche Position)	Der Text an derselben Position auf allen Seiten	Kopf-/Fußzeilen mit wiederkehrendem Inhalt
Alle Vorkommen im Dokument	Jedes Vorkommen des Textes im gesamten Dokument	Durchgängige Ersetzung (z.B. Firmenname)

Einzelnes Vorkommen (Standard)

Ersetzt nur die eine Stelle, die von der Extraktionsregel gefunden wird. Ideal für: - Einzelne Datenfelder (Kundennummer, Rechnungsnummer) - Einmalige Textstellen

Alle Seiten (gleiche Position)

Findet die Position auf der ersten Seite und ersetzt den Text an exakt dieser Position auf allen Seiten. Ideal für: - Kopfzeilen mit Dokumentnummer - Fußzeilen mit Seitenzahl oder Firmenname - Wiederkehrende Elemente an fester Position

Alle Vorkommen im Dokument

Sucht im gesamten Dokument nach allen Vorkommen und ersetzt jeden Treffer. Ideal für: - Firmennamen, die mehrfach vorkommen - Personennamen in Verträgen - Begriffe, die durchgängig ersetzt werden sollen

31.7 Vorschau

Mit der Schaltfläche Vorschau können Sie die Ersetzungen an einer Beispieldatei testen.

Vorschau-Fenster

Das Vorschau-Fenster zeigt eine Gegenüberstellung: - Links: Original-PDF - Rechts: PDF mit angewendeten Ersetzungen

Beispieldatei auswählen

Wählen Sie eine der konfigurierten Beispieldateien aus dem Dropdown-Menü.

Hinweise zur Vorschau

Die Vorschau speichert keine Änderungen
Fortlaufende Nummern werden simuliert (nicht gespeichert)
Zufallswerte werden neu generiert

31.8 Speicherort

Verzeichnis

Geben Sie das Zielverzeichnis für die bearbeitete Datei an.

Hinweis: Es wird empfohlen, für jeden Verarbeitungsschritt einen eigenen Ordner zu verwenden.

Dateiname

Legen Sie den Namen für die bearbeitete Datei fest.

Beispiele:

Eingabe	Ergebnis
(leer)	`Dokument.pdf` (Originalname)
`<FileName>_anonym`	`Dokument_anonym.pdf`
`<RuleId:1(Archivnr)>`	`A-2024-001234.pdf`

Namenskollisionen

Wählen Sie, was passieren soll, wenn bereits eine Datei mit dem Zielnamen existiert.

31.9 Dateidatum

Erstellungs- und Änderungsdatum anpassen

Optional können Sie das Dateidatum der bearbeiteten Datei ändern.

31.10 Im Anschluss

Externes Programm aufrufen

Nach der Ersetzung kann automatisch ein externes Programm gestartet werden.

Parameter: Verfügbare Platzhalter: - <PathIncludingFilename> - Vollständiger Pfad der bearbeiteten Datei - <ParentDirectory> - Pfad des Elternordners - <Filename> - Dateiname

31.11 Beispiel: Kundendaten anonymisieren

Ausgangssituation

Rechnungen enthalten Kundennamen und Kundennummern, die für die Archivierung anonymisiert werden sollen.

Konfiguration

Extraktionsregeln erstellen:
- Regel “Kundenname” (Position oder Keyword-basiert)
- Regel “Kundennummer” (Position oder Keyword-basiert)
Ersetzung 1: Kundenname
- Platzhalter: Kundenname
- Ersetzungsquelle: Fester Text
- Fester Text: ANONYMISIERT
- Anwendungsbereich: Alle Vorkommen im Dokument
Ersetzung 2: Kundennummer
- Platzhalter: Kundennummer
- Ersetzungsquelle: Fortlaufende Nummer
- Startwert: 1, Inkrement: 1, Format: D6
- Anwendungsbereich: Einzelnes Vorkommen
Speicherort:
- Verzeichnis: D:\Archiv\Anonymisiert
- Dateiname: <FileName>

Ergebnis

Original	Anonymisiert
“Max Mustermann”	“ANONYMISIERT”
“KD-123456”	“000001”

31.12 Beispiel: Kopfzeile auf allen Seiten ersetzen

Ausgangssituation

Mehrseitige Dokumente haben auf jeder Seite eine Kopfzeile mit dem Firmennamen, der durch eine neue Bezeichnung ersetzt werden soll.

Konfiguration

Extraktionsregel erstellen:
- Regel “Firmenname” mit Position der Kopfzeile
Ersetzung:
- Platzhalter: Firmenname
- Ersetzungsquelle: Fester Text
- Fester Text: Neue Firma GmbH
- Anwendungsbereich: Alle Seiten (gleiche Position)

Ergebnis

Der Firmenname wird auf allen Seiten an der Kopfzeilen-Position durch “Neue Firma GmbH” ersetzt.

31.13 Beispiel: Datum aktualisieren

Ausgangssituation

Vorlagen-Dokumente sollen mit dem aktuellen Datum versehen werden.

Konfiguration

Extraktionsregel erstellen:
- Regel “Datum” mit Position des Datumsfeldes
Ersetzung:
- Platzhalter: Datum
- Ersetzungsquelle: Aktuelles Datum/Zeit
- Format: dd.MM.yyyy
- Anwendungsbereich: Einzelnes Vorkommen

Ergebnis

Original	Ersetzt
“01.01.2024”	“12.01.2026”

31.14 Tipps und Hinweise

Schriftart-Übernahme

Der neue Text wird in einer ähnlichen Schriftart wie der Original-Text eingefügt. Bei eingebetteten Subset-Fonts wird automatisch auf verfügbare System-Fonts zurückgegriffen.

Echte Redaction

Im Gegensatz zu einfachen Text-Overlays wird der Original-Text wirklich aus dem PDF entfernt: - Der Original-Text ist nicht mehr durch Copy & Paste extrahierbar - Forensische Wiederherstellung ist nicht möglich - DSGVO-konforme Anonymisierung

Reihenfolge beachten

Wenn mehrere Ersetzungen überlappende Bereiche haben, wird die Reihenfolge der Liste beachtet. Stellen Sie sicher, dass die Ersetzungen sich nicht gegenseitig beeinflussen.

Fallback-Regeln nutzen

Für robuste Konfigurationen können Sie Fallback-Regeln verwenden: - Mehrere Regeln mit gleichem Namen - Die erste erfolgreiche Regel wird verwendet - Ermöglicht verschiedene Positions-Varianten

Kombination mit anderen Aufgaben

Typische Workflow-Reihenfolge: 1. Daten extrahieren (Extrahierungsregeln) 2. Inhalt ersetzen (Anonymisierung) 3. In PDF/A konvertieren (Archivierung) 4. E-Mail versenden oder kopieren

Performance bei großen Dokumenten

Bei Dokumenten mit vielen Seiten und der Einstellung “Alle Seiten (gleiche Position)” kann die Verarbeitung länger dauern. Testen Sie die Konfiguration mit Beispieldateien.

Fortlaufende Nummern verwalten

Die aktuellen Zählerstände werden in der AppData-Konfiguration gespeichert. Bei Bedarf können Sie: - Den Startwert neu setzen - Die automatische Löschung nach X Tagen aktivieren

Barcode einfügen Programmoptionen