32 Programmoptionen
32.1 Übersicht
Die Programmoptionen enthalten zentrale Einstellungen, die für alle Profile gelten. Hier konfigurieren Sie das E-Mail-Konto zum Versenden, Verarbeitungszeiten, Backup-Einstellungen und weitere programmweite Funktionen.
Aufrufen: Menü Extras → Optionen… oder Tastenkürzel Strg+O
32.2 Allgemein
Sprache
Wählen Sie die Programmsprache: - Deutsch (Standard) - English
Die Änderung wird nach einem Neustart des Programms wirksam.
Autostart
| Option |
Beschreibung |
| Mit Windows starten |
Das Programm wird automatisch beim Windows-Start ausgeführt |
| In den Infobereich starten |
Das Programm startet minimiert im Infobereich (System Tray) |
Verhalten bei Minimieren/Schließen
| Option |
Beschreibung |
| In den Infobereich minimieren |
Beim Minimieren wird das Programm in den Infobereich verschoben |
| Beim Schließen in den Infobereich |
Der Schließen-Button minimiert das Programm statt es zu beenden |
Arbeitsverzeichnis
Optional können Sie ein eigenes Arbeitsverzeichnis angeben, in dem temporäre Dateien erstellt werden, die für die Verarbeitung notwendig sind. Standardmäßig wird ein Unterordner im temporären Windows-Verzeichnis verwendet.
Anwendungsfall: Bei Problemen mit dem Standard-Temp-Verzeichnis oder wenn temporäre Dateien auf einem bestimmten Laufwerk erstellt werden sollen.
Zentral verwaltete Profildatei
Für Unternehmensumgebungen können Sie eine zentral verwaltete Profildatei angeben, die von allen Arbeitsplätzen gelesen wird.
| Option |
Beschreibung |
| Profildatei |
Pfad zur zentralen Profiles.json |
| Bearbeitung erlauben |
Wenn deaktiviert, können Profile nur gelesen, nicht geändert werden |
| Verarbeitung im Admin-Modus unterdrücken |
Verarbeitung wird ausgesetzt, wenn die zentrale Datei bearbeitet wird |
Passwortspeicherung
Bestimmt, wo sensible Passwörter gespeichert werden:
| Modus |
Beschreibung |
| Verschlüsselt in Konfiguration |
Passwörter werden AES-verschlüsselt in den JSON-Dateien gespeichert (Standard) |
| Windows-Anmeldeinformationsverwaltung |
Passwörter werden im Windows-Tresor (Credential Manager) gespeichert |
Empfehlung: Für den Dienst-Betrieb oder geteilte Konfigurationen ist die Windows-Anmeldeinformationsverwaltung sicherer.
32.3 Verarbeitung
Prüfintervall
Legen Sie fest, wie oft das Programm die überwachten Ordner auf neue Dateien prüft.
| Einstellung |
Standard |
| Sekunden zwischen Prüfungen |
120 (2 Minuten) |
Hinweis: Ein kürzeres Intervall führt zu schnellerer Verarbeitung, erhöht aber die Systemlast.
Pause zwischen Verarbeitungen
Optional können Sie eine Pause zwischen der Verarbeitung einzelner Dateien festlegen. Dies ist nützlich bei externen Systemen, die Zeit für die Synchronisation benötigen.
Verarbeitungszeitraum einschränken
Beschränken Sie die Verarbeitung auf bestimmte Zeiten:
| Einstellung |
Beschreibung |
| Wochentage |
Nur an ausgewählten Tagen verarbeiten |
| Von/Bis |
Zeitraum für die Verarbeitung (z.B. 09:00-17:00) |
Anwendungsfall: Verarbeitung nur während der Geschäftszeiten, um beispielsweise nur bei Anwesenheit von Personal zu drucken.
Fehlerbehandlung
Bei Fehlern benachrichtigen
Aktivieren Sie diese Option, um bei Verarbeitungsfehlern automatisch eine E-Mail zu erhalten.
| Einstellung |
Beschreibung |
| Empfänger |
E-Mail-Adressen für Fehlerbenachrichtigungen (kommagetrennt) |
Dateien bei Fehlern verschieben
| Einstellung |
Beschreibung |
| Dateien mit Fehlern verschieben |
Dateien, die nicht verarbeitet werden konnten, in einen separaten Ordner verschieben |
| Zielordner |
Pfad zum Fehler-Ordner |
Dateien ohne Text
Optionen für PDFs, die keinen extrahierbaren Text enthalten:
| Option |
Beschreibung |
| Verschieben |
In einen separaten Ordner verschieben |
| Per E-Mail senden |
An die angegebenen Empfänger senden |
| Ignorieren |
Diese Dateien von der Verarbeitung ausschließen |
Dateien ohne Filter-Treffer
| Option |
Beschreibung |
| Verschieben |
Dateien, die keinem Profil-Filter entsprechen, in einen Ordner verschieben |
| Zielordner |
Pfad zum Ordner für nicht zugeordnete Dateien |
Erweiterte Einstellungen
| Option |
Standard |
Beschreibung |
| Verschobene Dateien als bekannt behandeln |
Ja |
Dateien, die vom Programm verschoben wurden, werden bei erneutem Erscheinen am Ursprungsort nicht erneut verarbeitet |
| ML für Barcode-Erkennung aktivieren |
Ja |
Maschinelles Lernen (lokal) für verbesserte Barcode-Erkennung |
| Bereits verarbeitete Dateien merken |
Ja |
Speichert Prüfsummen verarbeiteter Dateien zur Vermeidung von Mehrfachverarbeitungen |
| Prüfsummen-Aufbewahrung (Tage) |
90 |
Wie lange Datei-Prüfsummen gespeichert werden (0 = unbegrenzt) |
32.4 E-Mail-Konto zum Senden
Konfigurieren Sie das E-Mail-Konto, das für alle E-Mail-Aufgaben und Benachrichtigungen verwendet wird.
Kontotyp
| Typ |
Beschreibung |
| SMTP |
Direkter Versand über einen SMTP-Server |
| Outlook |
Versand über das installierte Microsoft Outlook (classic) |
| Exchange Online |
Versand über Microsoft 365 / Exchange Online |
SMTP-Einstellungen
| Einstellung |
Beschreibung |
| Server |
Hostname des SMTP-Servers (z.B. smtp.provider.de) |
| Port |
SMTP-Port (Standard: 25, SSL: 465, STARTTLS: 587) |
| Benutzername |
Anmeldename beim SMTP-Server |
| Passwort |
Passwort für die Authentifizierung |
| Absendername |
Name, der als Absender angezeigt wird |
| Absender-E-Mail |
E-Mail-Adresse des Absenders |
Verschlüsselung
| Option |
Beschreibung |
| Automatisch aushandeln |
Beste verfügbare Verschlüsselung verwenden (empfohlen) |
| Keine |
Unverschlüsselte Verbindung |
| SSL/TLS sofort |
Verschlüsselung von Anfang an (Port 465) |
| STARTTLS erforderlich |
STARTTLS muss unterstützt werden |
| STARTTLS wenn verfügbar |
STARTTLS verwenden, falls unterstützt |
S/MIME-Signierung
Für digitale Signaturen können Sie ein S/MIME-Zertifikat konfigurieren:
| Quelle |
Beschreibung |
| Windows-Zertifikatspeicher |
Zertifikat aus dem Windows-Speicher auswählen |
| Zertifikatsdatei |
PFX/P12-Datei mit privatem Schlüssel |
Outlook-Einstellungen
| Einstellung |
Beschreibung |
| Standardkonto verwenden |
Das in Outlook konfigurierte Standardkonto nutzen |
| Benutzerdefiniertes Konto |
Ein bestimmtes Outlook-Konto über die SMTP-Adresse auswählen |
Exchange Online-Einstellungen
| Einstellung |
Beschreibung |
| Absendername |
Name des Absenders |
| Absender-E-Mail |
E-Mail-Adresse (muss mit Microsoft 365 verknüpft sein) |
| Timeout |
Zeitlimit für die Verbindung (Standard: 30 Sekunden) |
Hinweis: Für Exchange Online ist eine einmalige Authentifizierung bei Microsoft erforderlich.
Pause nach dem Senden
Optional können Sie eine Pause zwischen E-Mail-Sendungen festlegen, um Begrenzungen des E-Mail-Servers zu beachten.
32.5 Excel-Bericht per E-Mail
Automatischer Versand eines Excel-Berichts mit Verarbeitungsstatistiken.
Bericht versenden
| Einstellung |
Beschreibung |
| Bericht per E-Mail senden |
Aktiviert den automatischen Berichtversand |
| Empfänger |
E-Mail-Adressen für den Bericht (kommagetrennt) |
Bericht speichern
| Einstellung |
Beschreibung |
| Bericht lokal speichern |
Speichert den Bericht als Excel-Datei |
| Verzeichnis |
Speicherort für die Berichtsdateien |
Intervall
Wann soll der Bericht erstellt werden?
| Intervall |
Beschreibung |
| Täglich |
Jeden Tag zur angegebenen Uhrzeit |
| Wöchentlich |
An einem bestimmten Wochentag |
| Monatlich |
An einem bestimmten Tag des Monats |
Berichtszeitraum
Welchen Zeitraum soll der Bericht abdecken?
| Zeitraum |
Beschreibung |
| Aktueller Tag |
Nur der heutige Tag |
| Vortag |
Der gestrige Tag |
| Vorwoche |
Die komplette Vorwoche (Mo-So) |
| Vormonat |
Der komplette Vormonat |
| Letzte X Tage |
Die letzten N Tage |
| Vom Ersten des Monats bis heute |
Vom Monatsanfang bis heute |
32.6 Log
Aufbewahrungsdauer
| Einstellung |
Standard |
| Tage |
365 |
Log-Einträge, die älter als dieser Zeitraum sind, werden automatisch gelöscht.
Anzeigelimit
| Einstellung |
Standard |
| Maximale Anzahl angezeigter Einträge |
25.000 |
Begrenzt die Anzahl der im Hauptfenster angezeigten Log-Einträge, um die Performance zu optimieren.
32.7 Sicherungen
Automatische Backups der Programmkonfiguration.
Backup aktivieren
| Einstellung |
Standard |
| Sicherungen erstellen |
Ja |
Backup-Intervall
| Einstellung |
Standard |
Beschreibung |
| Alle X Stunden |
4 |
Zeitbasiertes Backup |
| Nach Profiländerungen |
Nein |
Backup nach jeder Profiländerung |
Backup-Verzeichnis
Standardmäßig werden Backups im AppData-Ordner gespeichert. Sie können ein alternatives Verzeichnis angeben (z.B. ein Netzlaufwerk).
Maximale Anzahl
| Einstellung |
Standard |
| Maximale Anzahl Sicherungen |
50 |
Ältere Backups werden automatisch gelöscht, wenn diese Anzahl überschritten wird.
32.8 Druckeinstellungen
Standardeinstellungen für die Druckaufgabe.
Profilvoreinstellungen
| Einstellung |
Standard |
Beschreibung |
| Verarbeitung nach Anwenden stoppen |
Ja |
Weitere Profile werden nicht auf dieselbe Datei angewandt |
| Wiederkehrende Dateien als neu behandeln |
Nein |
Dateien, die erneut im Ordner erscheinen, werden wieder verarbeitet |
Druckoptionen
| Einstellung |
Standard |
Beschreibung |
| Seiten automatisch drehen |
Ja |
Seiten werden optimal zur Papiergröße ausgerichtet |
| Inhalt automatisch zentrieren |
Nein |
Druckinhalt wird auf der Seite zentriert |
| Größenmodus |
Einpassen |
Wie der Inhalt an das Papier angepasst wird |
| Skalierung |
100% |
Prozentuale Skalierung des Druckinhalts |
Größenmodus
| Modus |
Beschreibung |
| Einpassen |
Inhalt wird auf die Seitengröße skaliert |
| Originalgröße |
Inhalt wird in Originalgröße gedruckt |
| Benutzerdefiniert |
Manuelle Skalierung in Prozent |
32.9 Dynamische Listen
Dynamische Listen ermöglichen die zentrale Verwaltung von Werten, die in Extrahierungsregeln oder für den Filter verwendet werden können.
Listenverwaltung
| Aktion |
Beschreibung |
| Neu |
Neue dynamische Liste erstellen |
| Bearbeiten |
Ausgewählte Liste bearbeiten |
| Löschen |
Ausgewählte Liste entfernen |
Listentypen
| Typ |
Beschreibung |
| Statisch |
Fest definierte Werte |
| CSV-Datei |
Werte werden aus einer CSV-Datei geladen |
| Excel-Datei |
Werte werden aus einer Excel-Datei geladen |
Verwendung
In Extrahierungsregeln können Sie dynamische Listen referenzieren mit: - <QueryWithList{Listenname}> - Wert aus der Liste abfragen - <EntryFromList{Listenname}> - Im Filter: Prüfen ob Wert in Liste enthalten
Anwendungsfall: Eine Liste von Kundennummern, die regelmäßig aktualisiert wird, kann zentral gepflegt werden und steht allen Regeln zur Verfügung.
Hinweis: Sofern Listen als Filter eingesetzt werden, ist das Spaltentrennzeichen bei einspaltigen Listen optional und die Spaltenangabe für das Ergebnis irrelevant. Beim Einsatz für den Datentyp “Abfrage (mit Liste)” muss das Trennzeichen jedoch zwingend angegeben werden.
32.10 Passwortliste
Zentrale Verwaltung von Passwörtern für verschlüsselte PDF-Dateien.
Passwörter hinzufügen
Fügen Sie Passwörter hinzu, die das Programm automatisch beim Öffnen verschlüsselter PDFs probiert.
| Aktion |
Beschreibung |
| Hinzufügen |
Neues Passwort zur Liste hinzufügen |
| Entfernen |
Ausgewähltes Passwort löschen |
Funktionsweise
Wenn das Programm eine verschlüsselte PDF-Datei erkennt: 1. Passwörter aus dem aktuellen Profil werden probiert 2. Passwörter aus dieser globalen Liste werden probiert 3. Bei Erfolg wird die Datei mit dem gefundenen Passwort geöffnet
Sicherheitshinweis: Die Passwörter werden verschlüsselt gespeichert, abhängig von der Einstellung unter “Allgemein” → “Passwortspeicherung”.
32.11 Sonstiges
Ordnerüberlappung prüfen
| Einstellung |
Standard |
| Überwachte Ordner auf Überlappung prüfen |
Nein |
Wenn aktiviert, warnt das Programm beim Speichern, wenn mehrere Profile mit nicht ausreichenden Filterkriterien denselben Ordner oder überlappende Ordner überwachen.
Trim-Funktion bei neuen Regeln
| Einstellung |
Standard |
| Trim-Funktion automatisch hinzufügen |
Ja |
Neue Extrahierungsregeln erhalten automatisch die Bereinigungsfunktion “Leerzeichen am Anfang und Ende entfernen”.
Druckerverfügbarkeitsprüfung
| Einstellung |
Standard |
| Vereinfachte Druckerverfügbarkeitsprüfung |
Ja |
Bei aktivierter Option wird nur geprüft, ob der Drucker installiert ist, nicht ob er verfügbar ist. Dies kann Probleme mit Netzwerkdruckern vermeiden.
Ordner für verschlüsselte Dateien ohne Passwort
Geben Sie Ordner an, in denen verschlüsselte PDF-Dateien auch ohne Passwort verarbeitet werden sollen. Die Dateien werden in dem Zustand verarbeitet, wie sie zugänglich sind.
Anwendungsfall: PDFs mit Berechtigungspasswort, die lesbar sind, aber nicht bearbeitet werden dürfen.
32.8 Tipps und Hinweise
Konfiguration sichern
Nutzen Sie die automatische Backup-Funktion, um Ihre Konfiguration zu schützen. Bei Problemen können Sie einen früheren Stand wiederherstellen.
Backup-Pfad: %APPDATA%\Gillmeister Software\Automatic PDF Processor 2\Backups\
E-Mail-Test
Bevor Sie E-Mail-Aufgaben produktiv einsetzen, testen Sie die E-Mail-Einstellungen mit der Test-Funktion im Optionen-Dialog.
Verarbeitungszeiten
Die Einstellung “Verarbeitungszeitraum einschränken” ist nützlich für: - Druckaufgaben, die nur bei Anwesenheit von Personal ausgeführt werden sollen - Umgebungen, in denen nur zu bestimmten Zeiten Dateien erwartet werden - Systeme, die nachts für Wartung oder Backups reserviert sind
Zentrale Profilverwaltung
Für Unternehmen mit mehreren Arbeitsplätzen: 1. Profile auf einem Netzlaufwerk speichern 2. Pfad unter “Zentral verwaltete Profildatei” eintragen 3. Optional: “Bearbeitung erlauben” deaktivieren für Endbenutzer 4. Optional: “Verarbeitung im Admin-Modus unterdrücken” aktivieren für den Administrator