22 Vorlage verwenden

22.1 Beschreibung

Die Aufgabe Vorlage verwenden füllt eine Textvorlage mit extrahierten Daten aus und speichert das Ergebnis als separate Datei. Die Platzhalter in der Vorlage werden durch die tatsächlichen Werte aus dem PDF ersetzt.

Typische Anwendungsfälle

• Begleitschreiben: Automatisch generierte Anschreiben mit Rechnungsdaten
• Datenexport: XML- oder JSON-Dateien mit extrahierten Werten erstellen
• Berichte: Strukturierte Textdateien für andere Systeme erzeugen
• Indexdateien: Metadaten-Dateien für Dokumentenmanagementsysteme

22.2 Allgemeine Einstellungen

Aktiviert

Aktivieren Sie diese Option, damit die Aufgabe bei passenden PDF-Dateien ausgeführt wird. Deaktivierte Aufgaben werden übersprungen.

22.3 Vorlage

Vorlagendatei

Geben Sie den Pfad zur Vorlagendatei an. Die Vorlage ist eine Textdatei (z.B. .txt, .xml, .json), die Platzhalter enthält.

Unterstützte Dateitypen: Alle textbasierten Dateien

Zeichencodierung

Wählen Sie die Codierung der Vorlagendatei:

22.4 Ersetzungen

Ersetzungspaare definieren

Für jeden Platzhalter in der Vorlage definieren Sie ein Ersetzungspaar:

1. Suchbegriff: Der Text in der Vorlage, der ersetzt werden soll (z.B. [RECHNUNGSNR])
2. Extrahierungsregel: Die Regel, deren Wert eingesetzt wird

Beispiel-Vorlage:

<?xml version="1.0"?>
<Rechnung>
    <Nummer>[RECHNUNGSNR]</Nummer>
    <Datum>[DATUM]</Datum>
    <Betrag>[BETRAG]</Betrag>
    <Kunde>[KUNDE]</Kunde>
</Rechnung>

Ersetzungspaare: | Suchbegriff | Extrahierungsregel | |————-|——————-| | [RECHNUNGSNR] | Regel “Rechnungsnummer” | | [DATUM] | Regel “Rechnungsdatum” | | [BETRAG] | Regel “Bruttobetrag” | | [KUNDE] | Regel “Kundenname” |

22.5 Einbettung (optional)

Datei in PDF einbetten

Aktivieren Sie diese Option, um die generierte Datei als Anhang in das PDF einzubetten.

Einbettungs-Dateiname

Geben Sie den Namen an, unter dem die Datei im PDF angezeigt werden soll.

Anwendungsfall: Sie erstellen eine XML-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten und möchten diese direkt im PDF verfügbar machen, ähnlich wie bei ZUGFeRD-Rechnungen.

22.6 Speicherort

Verzeichnis

Geben Sie das Zielverzeichnis für die generierte Datei an.

Hinweis: Es wird empfohlen, für jeden Verarbeitungsschritt einen eigenen Ordner zu verwenden, um eine klare Trennung zu gewährleisten.

Dateiname

Legen Sie den Namen für die Ausgabedatei fest. Die Dateiendung sollte zum Inhalt passen (z.B. .xml, .json, .txt).

Namenskollisionen

Wählen Sie, was passieren soll, wenn bereits eine Datei mit dem Zielnamen existiert:

22.7 Dateidatum

Erstellungs- und Änderungsdatum anpassen

Optional können Sie das Dateidatum der generierten Datei ändern.

22.8 Im Anschluss

Externes Programm aufrufen

Nach dem Erstellen der Datei kann automatisch ein externes Programm gestartet werden.

Parameter: Verfügbare Platzhalter: - <PathIncludingFilename> - Vollständiger Pfad der generierten Datei - <ParentDirectory> - Pfad des Elternordners - <Filename> - Dateiname der generierten Datei

22.9 Beispiel: XML-Datei für Buchhaltungssystem

Ausgangssituation

Ihr Buchhaltungssystem erwartet einen XML-Import mit einem bestimmten Format.

Vorlagendatei (rechnung_template.xml):

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<BuchhaltungsImport>
    <Beleg>
        <BelegNr>%%BELEGNR%%</BelegNr>
        <Datum>%%DATUM%%</Datum>
        <Lieferant>%%LIEFERANT%%</Lieferant>
        <Netto>%%NETTO%%</Netto>
        <MwSt>%%MWST%%</MwSt>
        <Brutto>%%BRUTTO%%</Brutto>
    </Beleg>
</BuchhaltungsImport>

Konfiguration

1. Vorlagendatei: C:\Vorlagen\rechnung_template.xml
2. Ersetzungen: Alle 6 Platzhalter mit entsprechenden Regeln verknüpft
3. Verzeichnis: D:\Import\Buchhaltung
4. Dateiname: <RuleId:1(BelegNr)>.xml

Ergebnis

Für eine Rechnung mit Belegnummer “RE-2024001” wird erstellt:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<BuchhaltungsImport>
    <Beleg>
        <BelegNr>RE-2024001</BelegNr>
        <Datum>15.12.2024</Datum>
        <Lieferant>Mustermann GmbH</Lieferant>
        <Netto>1050,42</Netto>
        <MwSt>199,58</MwSt>
        <Brutto>1250,00</Brutto>
    </Beleg>
</BuchhaltungsImport>

22.6 Tipps und Hinweise

Platzhalter-Format

Verwenden Sie eindeutige Platzhalter, die nicht versehentlich im normalen Text vorkommen: - Gut: [RECHNUNGSNR], %%DATUM%%, {{KUNDE}} - Schlecht: Datum, Nr (könnten im Text vorkommen)

Sonderzeichen in XML

Wenn extrahierte Werte XML-Sonderzeichen enthalten (<, >, &), müssen diese in den Extrahierungsregeln bereinigt oder maskiert werden.

Mehrere Ersetzungen

Sie können beliebig viele Ersetzungspaare definieren. Jedes Paar wird unabhängig verarbeitet.

Leere Werte

Wenn eine Extrahierungsregel keinen Wert liefert, wird der Platzhalter durch einen leeren String ersetzt.