26 ZUGFeRD/Factur-X erstellen

26.1 Beschreibung

Die Aufgabe ZUGFeRD/Factur-X erstellen wandelt ein PDF in eine elektronische Rechnung nach dem ZUGFeRD- oder Factur-X-Standard um. Dabei wird eine vorab existierende, strukturierte XML-Datei mit den Rechnungsdaten in das PDF eingebettet und das PDF in das PDF/A-3b-Format konvertiert.

Typische Anwendungsfälle

E-Rechnung: PDF-Rechnungen für B2B- oder B2G-Anforderungen vorbereiten
XRechnung: Deutsche Behördenrechnungen nach EU-Norm erstellen
Factur-X: Französische/europäische E-Rechnungen erstellen
Automatisierung: Rechnungs-PDFs mit vorhandenen XML-Daten kombinieren

26.2 Allgemeine Einstellungen

Aktiviert

Aktivieren Sie diese Option, damit die Aufgabe bei passenden PDF-Dateien ausgeführt wird. Deaktivierte Aufgaben werden übersprungen.

26.3 ZUGFeRD-Version

Wählen Sie die ZUGFeRD-Version:

Version	Beschreibung
ZUGFeRD 2.1	Weitverbreitete Version
ZUGFeRD 2.3.2	Aktuelle Version (empfohlen)

26.4 Konformitätsstufe

Wählen Sie die Konformitätsstufe basierend auf Ihren Anforderungen:

Stufe	Beschreibung	Verwendung
Minimum	Minimale Anforderungen	Einfache Rechnungen
Basic	Grundlegende Rechnungsdaten	Standard-Rechnungen
Basic WL	Basic ohne Positionsdetails	Rechnungen ohne Einzelpositionen
Comfort	Erweiterte Rechnungsdaten	Detaillierte Rechnungen
Extended	Vollständige Rechnungsdaten	Komplexe Rechnungen
EN16931	EU-Norm für E-Rechnungen	EU-weiter Austausch
XRechnung	Deutsche Behörden-Norm	Rechnungen an Behörden

26.5 XML-Datei

Pfad zur XML-Datei

Geben Sie den Pfad zur XML-Datei mit den Rechnungsdaten an. Sie können Platzhalter verwenden.

Beispiele:

Eingabe	Ergebnis
`D:\XML\<RuleId:1(Rechnungsnr)>.xml`	`D:\XML\2024001.xml`
`<ParentDirectory>\<FileName>.xml`	`C:\Rechnungen\Rechnung_001.xml`

Im Elternordner suchen

Aktivieren Sie diese Option, um die XML-Datei automatisch im gleichen Ordner wie das PDF zu suchen.

Dateiname im Elternordner

Wenn “Im Elternordner suchen” aktiviert ist, geben Sie den Dateinamen der XML-Datei an. Standard: factur-x.xml

26.6 Speicherort

Verzeichnis

Geben Sie das Zielverzeichnis für die ZUGFeRD-Datei an.

Hinweis: Es wird empfohlen, für jeden Verarbeitungsschritt einen eigenen Ordner zu verwenden, um eine klare Trennung zu gewährleisten.

Dateiname

Legen Sie den Namen für die entstehende ZUGFeRD-PDF-Datei fest.

Namenskollisionen

Wählen Sie, was passieren soll, wenn bereits eine Datei mit dem Zielnamen existiert.

26.7 Dateidatum

Erstellungs- und Änderungsdatum anpassen

Optional können Sie das Dateidatum der ZUGFeRD-Datei ändern.

26.8 Im Anschluss

Externes Programm aufrufen

Nach dem Erstellen der ZUGFeRD-Datei kann automatisch ein externes Programm gestartet werden.

Parameter: Verfügbare Platzhalter: - <PathIncludingFilename> - Vollständiger Pfad der ZUGFeRD-Datei - <ParentDirectory> - Pfad des Elternordners - <Filename> - Dateiname

26.9 Beispiel: Rechnungen für Behörden (XRechnung)

Ausgangssituation

Sie müssen Rechnungen an deutsche Behörden im XRechnung-Format einreichen. Die XML-Dateien werden von Ihrer Buchhaltungssoftware im gleichen Ordner wie die PDFs erstellt.

Voraussetzungen

PDF-Rechnung vorhanden
XML-Datei mit XRechnung-konformen Daten im gleichen Ordner

Konfiguration

Aktiviert: Ja
ZUGFeRD-Version: ZUGFeRD 2.3.2
Konformitätsstufe: XRechnung
Im Elternordner suchen: Ja
Dateiname im Elternordner: xrechnung.xml
Verzeichnis: D:\Ausgang\Behoerden
Dateiname: <FileName>

Ergebnis

Eingabedateien	Ausgabe
`Rechnung_2024001.pdf` + `xrechnung.xml`	`D:\Ausgang\Behoerden\Rechnung_2024001.pdf` (ZUGFeRD/XRechnung)

26.10 Beispiel: Factur-X für französische Kunden

Ausgangssituation

Sie versenden Rechnungen an französische Kunden und müssen das Factur-X-Format einhalten.

Konfiguration

Aktiviert: Ja
ZUGFeRD-Version: ZUGFeRD 2.3.2
Konformitätsstufe: EN16931
Pfad zur XML-Datei: D:\Export\<RuleId:1(Rechnungsnr)>_facturx.xml
Verzeichnis: D:\Versand\FR
Dateiname: Facture_<RuleId:1(Rechnungsnr)>

26.5 Tipps und Hinweise

PDF/A-3b Konvertierung

Das PDF wird automatisch in PDF/A-3b konvertiert, wenn es nicht bereits in diesem Format vorliegt. Dies ist eine Voraussetzung für ZUGFeRD/Factur-X.

XML-Struktur

Die XML-Datei muss dem gewählten ZUGFeRD-/Factur-X-Schema entsprechen. Ungültige XML-Dateien führen zu Fehlern bei der Verarbeitung.

Validierung

Validieren Sie Ihre ZUGFeRD-Dateien nach der Erstellung mit einem geeigneten Validator: - Kostenlose Online-Validatoren - ZUGFeRD SDK - Behördenportale (für XRechnung)

Konformitätsstufe wählen

Minimum/Basic: Für einfache Rechnungen ohne besondere Anforderungen
EN16931: Für EU-weiten B2B-Austausch
XRechnung: Pflicht für deutsche Behördenrechnungen

XML-Quellen

Die XML-Datei kann aus verschiedenen Quellen stammen: - ERP-System - Buchhaltungssoftware - Manuell erstellt - Andere Automatisierungsprozesse

Kombination mit Aufgabe “Anhänge speichern”

Wenn Sie eine bestehende ZUGFeRD-Rechnung verarbeiten, können Sie mit “Anhänge speichern” die XML-Datei extrahieren.

Anhänge einbetten In PDF/A konvertieren