Bei einer variablen Position der Daten, wie in Rechnungen, Lieferscheinen o. ä., erfolgt das Bestimmen des Datenbereichs durch ein Schlüsselwort (beispielsweise Rechnungsnummer:|Rechnungsnr.:|Rechnungs-Nr.:). Nach Angabe des Schlüsselworts wird die Position des Datenbereichs (z. B.: rechts daneben) ausgewählt. Sie erhalten eine Live-Vorschau des extrahierten Werts basierend auf den Beispielsdateien, die bei der Erstellung des Profils angegeben wurden. Optional können die extrahierten Daten bereinigt, validiert und formatiert werden.

Wenn mehrere Extrahierungsregeln mit dem gleichen Namen angelegt werden, ist es ausreichend, wenn eine dieser Regeln ein gültiges Ergebnis erzielt. Damit lassen sich Abweichungen in den einzelnen Dokumenten ausgleichen. Als letzte Regel des gleichen Namens lässt sich optional ein benutzerdefinierter Text (beispielsweise "Fehler", "n.v.", etc.) als Wert bereitstellen, um kenntlich zu machen, dass die erwarteten Daten nicht im Dokument enthalten waren bzw. dass eine Anpassung der Regel erforderlich ist.

Beim Extrahieren von Daten aus Dokumenten wie Formularen, in denen die Werte innerhalb eines vorgegebenen Bereichs eingetragen werden, erfolgt die Datenbestimmung positionsbasierend durch Verschieben eines Auswahlrechtecks. Die Größe des Auswahlrechtecks kann angepasst werden. Der extrahierte Text wird oberhalb der Vorschau des Dokuments in Echtzeit angezeigt. Verschiedene Versionen eines Formulars lassen sich durch Verwendung eines Filters für den Dokumententext unterscheiden.