Ordner überwachen - PDF-Dateien nach individuellen Regeln automatisch drucken

Automatic PDF Processor

Mit Automatic PDF Processor lassen sich PDF-Dateien automatisch drucken. Dazu wird ein vom Programm überwachter Ordner festgelegt, in den regelmäßig zu druckende PDF-Dokumente eingehen. Der überwachte Ordner sowie die Filter- und Druckeinstellungen werden in einem Profil zusammengefasst. Für die Druckausgabe lassen sich somit unterschiedliche Einstellungen je Profil festlegen, um beispielsweise verschiedene PDF-Dokumente auf verschiedenen Druckern oder in einer unterschiedlichen Qualität zu drucken. Es können beliebig viele Profile angelegt werden.

Das Programm lässt sich auch einsetzen, um nur gelegentlich mehrere PDF-Dateien auf einmal zu drucken. Fügen Sie einfach eine Verknüpfung zum überwachten Ordner im "Senden an"-Kontextmenü hinzu und Sie können anschließend beliebig viele PDF-Dateien markieren und an den Druckordner senden. Der Dateiname bestimmt die Reihenfolge, in welcher die Dokumente gedruckt werden. Der Druckvorgang lässt sich auch mit einem anschließenden Verschieben des gedruckten PDF-Dokuments in einen Unterordner "Verarbeitet" o. ä. kombinieren.

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Beliebig viele Ordner überwachen

Eingehende PDF-Dateien untersuchen und passende Regeln anwenden

Optionale Filter anwenden

Zu druckende PDF-Dateien eingrenzen durch flexible Filter, z. B. Name oder Inhalt

PDF-Dateien automatisch drucken

Beliebige PDF-Dokumente direkt an den Drucker senden (z.B. Rechnungen oder Angebote)

Optionale Weiter­verarbeitung

Anschließende Aufgaben ausführen z.B. PDF-Datei als Parameter an ein Programm übergeben

Mit Automatic PDF Processor können Sie:

  • Bestimmte PDF-Dokumente immer automatisch drucken
  • Individuelle Profile für verschiedene Druckeinstellungen erstellen
  • Beliebig viele Ordner überwachen
  • Filtern nach Dokumententext, Dateidatum, Anhangsname oder -anzahl, Titel ...
  • Optional nur bestimmte Seiten von PDF-Dateien automatisch drucken (z. B. nur die erste oder letzte Seite eines PDF-Dokuments ausdrucken)
  • Verschlüsselte bzw. passwortgeschützte PDF-Dateien drucken
  • PDF-Dokumente verkleinert oder vergrößert drucken
  • Mehrere PDF-Dateien gleichzeitig drucken (auch auf verschiedenen Druckern)
  • Alle PDF-Dateien eines Ordners (mit benutzerdefinierten Filterkriterien) nachträglich verarbeiten
  • Sich regelmäßig einen Excel-Bericht mit Übersicht und Detailinformationen erstellen und optional zusenden lassen
  • Das automatische Drucken von PDF-Dateien auf bestimmte Tage und Zeiten begrenzen, um PDF-Dateien beispielsweise nur zu Bürozeiten zu verarbeiten
  • Weitere Aktionen ausführen z. B. die gedruckte Datei anschließend verschieben
  • Sich über verschiedene Verarbeitungsstatus per E-Mail informieren lassen

Anlegen eines Profils für den automatischen Druck

Automatic PDF Processor - Druckeinstellungen
  1. Klicken Sie auf "Neues Profil..." und geben Sie dem Profil einen passenden Namen.
  2. Fügen Sie in der Kategorie "Überwachte Ordner" einen Ordner hinzu.
  3. Wählen Sie den Aufgabentyp "Datei drucken" aus und setzen Sie den Aufgabenstatus auf "Aktiviert".

Jetzt verbleiben nur noch optionale Druckeinstellungen. Sie können den vorausgewählten Drucker ändern, das Papierfach oder beispielsweise die Anzahl der Kopien. Der Ausdruck lässt sich im Menü "Größe" vergrößern oder verkleinern, zum Beispiel für Etikettendrucker oder andere spezielle Drucker.

Anlegen eines Profils für den Druck von mehreren PDF-Dateien auf einmal

Automatic PDF Processor - PDF-Drucker

Für die Konfiguration des Drucks mittels "Senden an" muss bereits ein Profil angelegt worden sein. Öffnen Sie den Windows Explorer, geben Sie in der Adresszeile die Zeichenfolge shell:sendto ein und drücken Sie ENTER, um den SentTo-Ordner zu öffnen. Ziehen Sie den überwachten Ordner mit gedrückter ALT-Taste in den SentTo-Ordner, um dort eine Verknüpfung zu erstellen. Die Verknüpfung sollte anschließend noch umbenannt werden, zum Beispiel in "PDF-Drucker". Sie können jetzt mehrere PDF-Dateien markieren und im Kontextmenü den Eintrag "Senden an" -> "PDF-Drucker" auswählen. Die gewählten Dateien werden (nach ihrem Namen sortiert) im Hintergrund gedruckt.


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